Образец официального письма на примере письма с просьбой согласования изменений проектного решения. Порядок согласования изменений

Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий. По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили. Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

В строительстве часто возникает необходимость согласовывать отступления от проекта. Например, для применения материала (оборудования), который не соответствует действующей проектной документации, но применение которого необходимо. Причины бывают разные. Бывает подрядная организация просит согласовать материал на более дешевый без изменения сметной стоимости строительства чтобы сэкономить, бывает материал (оборудование) снят с производства или приходится отказаться от применения ввиду импортозамещения, или хотят заменить на более качественный современный и надежный. Бывает нужно согласовать изменение проектного решения по прокладке какой-либо инженерной сети. Бывает проектировщики просто упустили что-то при проектировании и это нужно добавить. Иногда согласовывают изменение технологии производства работ.

Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.

Заказчик самостоятельно направляет исполнителю работ откорректированную рабочую документацию.

По поводу ведения журнала авторского надзора: всё зависит от конкретной организации. В журнал они обычно вписывают только то, что замечают при непосредственном посещении объекта. А согласования по письмам в журнал не вписываются. Их собирают и передают потом в составе исполнительной документации.

Однажды был такой случай: строился объект. Рабочий проект был давно разработан одной организацией. Договор с этой организацией на авторский надзор прекратил срок своего действия. В итоге авторский надзор осуществляла по договору другая организация (корректировки в проект вносила и согласовывала изменения). СРО на проектирование было в порядке. Но в итоге проверки появился такой пункт: «Строительство осуществляется с отклонениями от рабочей документации. Не предоставлены согласования изменения проектных решений.» Проверяющий объяснил: «авторский надзор не может осуществлять организация, не являющаяся автором проекта. Нарушение авторских прав и интеллектуальной собственности. Кто попало не может вносить изменения. Только автор.» Решение было такое: попросили разработчика проекта написать письмо, о том, что они делегируют право ведения авторского надзора по объекту такому организации такой-то.

Деловая переписка, когда инициатором внесения изменений проекта является подрядчик и делается это без изменения стоимости строительства.

1. Образец письма просьбы подрядчика заказчику.

Подрядчик направляет официальное письмо с просьбой согласовать изменение материала Заказчику.

В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

2. Письмо проектировщику.

Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.

3. Образец ответа на письмо заказчика.

Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику. Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото. В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.

4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику.

Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.

Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу "Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат."

5. Пример письма ответа подрядчику с вариантом отказа

Заключение сделки предполагает наличие договоренности сторон об ее условиях, поэтому уведомление об изменении договора в одностороннем порядке встречается нечасто. Ведь Гражданский кодекс исходит из равноправия сторон. Значит, любые изменения или дополнения оформляются дополнительными соглашениями.

Но из каждого правила есть исключения. Право на изменение условий в одностороннем порядке сопряжено с обязанностью направить соответствующее уведомление. Причем такой документ следует отличать от соответствующей претензии и .

В этой статье мы разместили общие рекомендации по составлению такого документа в сфере действия гражданско-правовых договоров. Вопросы изменения трудового договора освещены отдельно. Для получения индивидуальной консультации действует бесплатный сервис «консультация юриста».

Пример уведомления об изменении договора

Генеральному директору

ООО «ПраздникСвета»

П.С. Корнеенко

адрес: 152908, Ярославская область,

г. Рыбинск, пр-д Северный, 5, оф. 19

от Дудник Романа Александровича,

адрес: 152900, Ярославская область,

г. Рыбинск, пр-кт Кирова, д. 178, кв. 12

20 апреля 2017 г. между ООО «ПраздникСвета» и мной был заключен договор аренды помещения № 5А/2017, предметом которого является офисное помещение № 19, расположенное по адресу: Ярославская область, г. Рыбинск, проезд Северный, дом 5, площадью 80 кв. м. Указанный договор зарегистрирован в Управлении Федеральной службы кадастра и картографии по Ярославской области.

Согласно п. 3.25, 5.2. вышеуказанного договора и в соответствии с ч. 3 ст. 614 Гражданского кодекса РФ уведомляю Вас об изменении арендной платы с 01 октября 2017 г. Арендная плата с 01.10.2017 г. устанавливается в размере 15 000 руб. Порядок и сроки внесения платежей остаются прежними.

Основание направить уведомление об изменении договора

Право в одностороннем порядке изменить условия договора должно быть основано на нормах права (законодательства РФ) или прямо закрепляться в тексте договора (при условии, что он не признан недействительным). Что касается норм закона, то и Гражданский, и Земельный, и Градостроительный и т.п. кодексы содержат такие основания. Но чаще всего такое право предоставляется органам государственной власти, местного самоуправления, бюджетным учреждениям и организациям.

В сфере повседневных гражданско-правовых договоров можно выделить договор аренды (арендная плата), (лизинговые платежи), нормы о залоге, страховании и др. В принципе, уведомление об изменении договора можно направить в целях заключения соответствующего соглашения в дальнейшем. То есть в уведомлении описать сложившиеся обстоятельства и просить о заключении дополнительного соглашения.

А вот когда уведомление не нашло «отклика» у контрагента, составляйте или . Разумеется, при наличии оснований изменения договора. При изменении условий соглашения направление одного из документов (претензии или уведомления) является обязательным способом . И без приложения копии текста документа и доказательств его вручения суд вынесет определение о .

Нюансы составления уведомления

Как видно из примера уведомления об изменении условий договора, составляется документ в свободной форме. Статьей 450.1 Гражданского кодекса закреплена обязанность каждой из сторон соглашения действовать добросовестно и разумно при изменении ранее достигнутой договоренности. На практике это означает:

• направление документа заблаговременно,
• вручение его надлежащим образом,
• обоснованность изменения условий договора (о которой стороны договорились заранее или право на которое прямо закреплено законом и подтверждено обстоятельствами).

Например, банк в одностороннем порядке изменяет процентную ставку по кредиту, причем ставка рефинансирования существенно не поменялась. Аргументируя свой ст. 450.1 ГК РФ можно добиться отказа в удовлетворении требований банка.

Вручение уведомления об изменении договора

Договор будет считаться измененным либо с наступления даты, указанной в уведомлении, либо с момента вручения его адресату. Если оно не вручено по причинам, не зависящим от отправителя (истек срок хранения и т.п.), то в соответствии со ст. 165.1 ГК РФ последний день срока ответственного хранения и будет считаться днем вручения.

Вручайте документ только тем способом и по тем адресам, которые содержатся в договоре или размещены в официальных источниках информации. Последний вариант подходит только в том случае, если договором не закреплены адреса сторон и порядок вручения документа. Но такие случаи практически не встречаются.

Юридическую значимость уведомление об изменении условий договора обретает при указании в его тексте реквизитов и даты заключения соглашения, сторон, какое (какие) условие (условия) изменяются и в связи с чем.

Как такового, понятия «дополнительное соглашение» законодательством РФ не определено, хотя в деловом лексиконе оно встречается довольно часто. В законодательных актах данный документ упоминается как «соглашение об изменении условий договора» ().

Особенности составления документа

Форма дополнительного соглашения к договору

Дополнительное соглашение - документ, в котором оговариваются дополнительные условия или изменения к тем условиям, что были установлены основным договором. Это может быть как определение новых прав и обязанностей сторон, так и аннулирование отдельных пунктов.

Дополнительное соглашение составляется в такой же форме, что и основной документ (). Их стили оформления должны строго соответствовать друг другу - если договор написан произвольно от руки, то и соглашение должно быть также написано произвольно от руки. Если основной документ был заверен нотариально, то и дополнительное соглашение подлежит нотариальному удостоверению.

Важно! В случае если процедура составления основного договора и приложения к нему будет отличаться, соглашение не возымеет никакой юридической силы.

Соглашение может быть составлено по взаимному согласию сторон либо же по решению суда, если такого согласия достигнуто не было. Обращаться в суд можно лишь в том случае, если заявитель на письменное предложение внести изменения в договор получил от второй стороны отказ, либо же если никакого ответа вообще предоставлено не было.

Порядок составления дополнительного соглашения

При составлении документа следует учитывать, что его содержание не может противоречить всем пунктам основного договора - оно может затрагивать только некоторые из них. Основания для изменения условий предусмотрены .

Обязательные пункты соглашения:

• реквизиты первичного документа, в дополнение которому соглашение и составляется;
• сведения о сторонах, подписывающих документ с указанием их реквизитов;
• дата и место, где соглашение подписывается (если текст документа прописывается в Калининграде, а стороны его подписывают в Москве, то указывать нужно именно Москву);
• цель и причины, на основании которых вносятся поправки;
• подписи и печати сторон (при наличии).

Важно! Количество экземпляров дополнительного соглашения должно быть равным количеству экземпляров основного договора.

Дополнительному соглашению присваивается порядковый номер - ограничений по количеству таких договорённостей законодательством не установлено. Пункты, которые подлежат изменению, указываются чётко и в том же порядке, как они идут в основном договоре. Все наименования, а также сроки, даты и суммы должны быть вписаны также в одном формате.

Общие правила составления юридически значимых документов:

• имена и названия прописываются полностью без сокращений;
• суммы помимо цифрового стиля написания должны также приписываться словами.

Важно! Текст нужно писать внимательно, не допуская ни орфографических, ни смысловых ошибок, так как после вступления в силу соглашения, изменённые пункты основного договора утратят свою правомерность.

Пункты основного документа, которые не изменяются, переписывать не нужно.

Срок действия дополнительного соглашения и его правомерность

Если соглашение является приложением к договору, который был составлен сторонами без нотариального удостоверения, он набирает свою юридическую силу с момента его подписания, в противном случае - с момента его нотариального заверения.

Важно! Соглашение, подписанное одной из сторон по принуждению, под действием алкоголя или наркотических веществ, а также в результате обманных действий второй стороны, является недействительным.

Срок действия дополнительного соглашения зависит от его условий и условий самого договора. В большинстве случаев соглашение будет считаться действительным до момента выполнения всех прописанных в нём обязательств.

Нюансы внесения изменений в стоимость работ (услуг)

Порядок изменения цены, оговоренной в договоре между сторонами, регламентируется статьями и Гражданского Кодекса РФ. То, была она зафиксирована в твёрдой сумме или же указана приблизительно, значения не имеет.

Корректировка цены может быть осуществлена в любое время действия основного договора даже после выполнения работ, но до момента произведения оплаты.

При определении новой стоимости следует руководствоваться теми же принципами, что и при составлении договора. Так, если для этого использовалась смета, то в неё также необходимо будет внести соответствующие изменения. Данное действие должно быть в обязательном порядке согласовано сторонами.

Важно! Если в основном договоре стоимость работ (услуг) обозначена не была, заказчик должен будет осуществить оплату в размере, оговоренном в дополнительном соглашении (статьи и Гражданского Кодекса РФ).

Заполненный образец документа

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___

к договору № ______ от «__» _________20__ г.
________________________________

Г. _________________ «___» ________ 20___ г.

В лице ________________________, действующего на основании __________, и ________________________________, в лице __________________________________________________, действующего на основании ________________________________, с другой стороны, далее «Стороны», подписали настоящее дополнительное соглашение № ___ (далее - Соглашение), о нижеследующем:

1. П.____ договора изменить и изложить в следующей редакции: «Стоимость работ (услуг) определяется на основании «________________________», и в соответствии с представленными Исполнителем счетами к договору составляет ____________ (_______________________) , в том числе НДС 18% __________ руб. (Приложение № ___ к договору).

2. Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью договора № _____ от «__» ________ 20__ г.

3. Во всем остальном, что не оговорено настоящим Соглашением, стороны руководствуются положениями договора № _____ от «__» ________ 20__ г.

4. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

5. Подписи сторон.

Порядок внесения изменений в договор

Ст. 450 ГК РФ допускается внесение изменений в подписанный договор. Все корректировки осуществляются только с согласия сторон сделки, если иное не установлено законом или соглашением.

Изменяться может любой пункт контракта, в том числе цена, срок действия, порядок оплаты и т. д. Ст. 420 ГК РФ поясняет, что дополнительное соглашение по своей сути является договором и, соответственно, к нему применимы условия о переговорах, акцепте и оферте, содержащиеся в ст. 434.1-443 ГК РФ.

Допсоглашение составляется в письменной форме и содержит следующую информацию:

• отсылку к основному договору (номер и дату заключения);
• место и дату подписания;
• данные о сторонах;
• изложение старой редакции пункта, в который вносятся изменения (необязательно);
• изложение текста в новой редакции.
• подписи сторон.

Образец дополнительного соглашения об изменении цены договора и порядок составления

В ст. 424 и 450 ГК РФ допускается изменение цены договора в любой момент по взаимному согласию сторон, его подписавших, и в течение срока его действия (за исключением случаев, установленных законом).

ВАЖНО! Цена договора может определяться не в тексте документа, а, например, в смете. В этом случае все корректировки вносятся в смету.

Вне зависимости от того, как определяется цена в договоре (в твердой форме или зависит от каких-либо обстоятельств), в тексте соглашения необходимо уточнить, с какого срока действует новое правило о расчетах. Если речь идет о поэтапном выполнении работ, которые не были оплачены, между заказчиком и подрядчиком могут возникнуть споры. Их можно избежать, детально прописав условия и порядок вступления изменений в силу.

При отсутствии такого указания на помощь приходит правило п. 2 ст. 453 ГК РФ, согласно которому новая цена договора начинает действовать с момента заключения соглашения.

Образец допсоглашения об изменении цены договора можно скачать по ссылке .

Дополнительное соглашение к договору об изменении любого его пункта

Стороны сделки вправе внести изменения в любой пункт соглашения. Делается это в письменной форме посредством составления дополнительного соглашения. При этом документом могут вноситься корректировки как в один пункт, так и в несколько.

Не знаете свои права?

ВАЖНО! Законодатель в ст. 452 ГК РФ уточняет, что допсоглашение составляется в той же форме, что и договор. Если договор подлежал нотариальному удостоверению, то соглашение не будет иметь силу без соблюдения этого условия.

Образец дополнительного соглашения об изменении пункта договора может выглядеть следующим образом:

Дополнительное соглашение

к договору от 12.12.2017 № 12-Д

Москва, 12.01.2018

Стороны договора от 12.12.2017 № 12-Д ИП Харимов Д. В. (Хранитель) и Иванов О. В. (Поклажедатель) в настоящем дополнительном соглашении договорились о нижеследующем:

• Пункт 3.3.1 договора от 12.12.2017 № 12-Д изложить в следующей редакции: «3.3.1. Хранитель вправе не принимать имущество на хранение в случае, когда Поклажедатель не передал имущество в установленный п. 3.3.5 договора срок».

Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами.

Подписи сторон:

Хранитель: ИП Харимов Д. В. /Харимов/

Поклажедатель: Иванов О. В. /Иванов О. В./

***

Таким образом, дополнительное соглашение представляет собой документ, который вносит изменения в уже существующий договор. Заключить его можно в добровольном порядке, если стороны пришли к взаимному согласию.

Соглашение об изменении условий договора. Изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено Гражданским Кодексом, другими законами или договором.

Многосторонним договором, исполнение которого связано с осуществлением всеми его сторонами предпринимательской деятельности, может быть предусмотрена возможность изменения или расторжения такого договора по соглашению как всех, так и большинства лиц, участвующих в указанном договоре, если иное не установлено законом. В указанном в настоящем абзаце договоре может быть предусмотрен порядок определения такого большинства.

По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

1. при существенном нарушении договора другой стороной;
2. в иных случаях, предусмотренных Гражданским Кодексом, другими законами или договором.

Существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.

Сторона, которой Гражданским Кодексом, другими законами или договором предоставлено право на одностороннее изменение договора, должна при осуществлении этого права действовать добросовестно и разумно в пределах, предусмотренных Гражданским Кодексом, другими законами или договором.

Изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств

Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.
Изменение обстоятельств признается существенным, когда они изменились настолько, что, если бы стороны могли это разумно предвидеть, договор вообще не был бы ими заключен или был бы заключен на значительно отличающихся условиях.

Если стороны не достигли соглашения о приведении договора в соответствие с существенно изменившимися обстоятельствами или о его расторжении, договор может быть расторгнут, а по основаниям, предусмотренным пунктом 4 настоящей статьи, изменен судом по требованию заинтересованной стороны при наличии одновременно следующих условий:

1. в момент заключения договора стороны исходили из того, что такого изменения обстоятельств не произойдет;
2. изменение обстоятельств вызвано причинами, которые заинтересованная сторона не могла преодолеть после их возникновения при той степени заботливости и осмотрительности, какая от нее требовалась по характеру договора и условиям оборота;
3. исполнение договора без изменения его условий настолько нарушило бы соответствующее договору соотношение имущественных интересов сторон и повлекло бы для заинтересованной стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишилась бы того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора;
4. из обычаев или существа договора не вытекает, что риск изменения обстоятельств несет заинтересованная сторона.

При расторжении договора вследствие существенно изменившихся обстоятельств суд по требованию любой из сторон определяет последствия расторжения договора, исходя из необходимости справедливого распределения между сторонами расходов, понесенных ими в связи с исполнением этого договора.

Изменение договора в связи с существенным изменением обстоятельств допускается по решению суда в исключительных случаях, когда расторжение договора противоречит общественным интересам либо повлечет для сторон ущерб, значительно превышающий затраты, необходимые для исполнения договора на измененных судом условиях.

Город Москва, РФ
Восемнадцатого июля две тысячи __________________ года

Мы, ШВЕЦ АЛЕКСАНДР АНАТОЛЬЕВИЧ, 22.02.1952 г.р., паспорт 02 02 777222, выдан ПВС УВД ____________ округа гор. Москвы 22.02.2002 г., код подразделения 222-002, прож.: гор. Москва, ул. 3 Тихая, дом № 12, кв. № 43, с одной стороны,
и Закрытое акционерное общество «МИРАНДА», (Устав в новой редакции зарегистрирован Постановлением заместителя главы администрации ___________ района гор. Москвы за № 22/44 пр. 12 от 02.12.1992 г.) в лице директора, СМЕЛЕНКО МИХАИЛА ВАСИЛЬЕВИЧА, 12.02.1962 г.р., паспорт 1234 № 553311, выдан ОВД гор. Москвы 05.05.2005 г., прож.: гор. Москва, ул. Ленина, дом № 70 кв. 24, действующего на основании выписки из Протокола № 1 общего собрания акционеров закрытого акционерного общества «МИРАНДА» от 12.02.2002 г., с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

В заключенный нами и удостоверенный ______(ФИО нотариуса)______., нотариусом нотариального округа гор. Москвы 13.03.2003 г. по реестру за № 33 Договор аренды автомашины, мы настоящим Соглашением вносим следующие дополнения отдельным пунктом № 13 Договора:

13. Закрытое акционерное общество «МИРАНДА», в лице директора Смеленко Михаила Васильевича, принимает на себя обязанности по исполнению Федерального закона «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», в связи с чем обязуется представлять интересы Швец Александра Анатольевича по этому вопросу в соответствующих учреждениях и организациях, подавать заявления, получать и представлять все необходимые справки и документы, заключать и подписывать на условиях по своему усмотрению соответствующие договоры страхования, оплачивать необходимые платежи и расходы по договорам независимо от суммы, получать страховые возмещения независимо от суммы.

Расходы по совершению настоящего соглашения оплачивает ЗАО «МИРАНДА».

Настоящее Соглашение составлено и подписано сторонами в трех экземплярах, один из которых хранится в делах нотариальной конторы нотариального округа гор. Москвы, РФ, по адресу: гор. Москва, ул. Красная, 1, а остальные экземпляры выдаются сторонам.

Текст настоящего соглашения сторонам нотариусом прочитан вслух.

ПОДПИСИ:
От имени ЗАО «МИРАНДА» соглашение подписал его директор:
_________________________________

г. Москва, РФ, восемнадцатого июня две тысячи ___________________ года.
Настоящий договор удостоверен мной, ______(ФИО нотариуса)______, нотариусом нотариального округа гор. Москвы, РФ.
Соглашение подписано сторонами в моем присутствии. Личность сторон установлена, их дееспособность, проверена. Правоспособность ЗАО «МИРАНДА» и полномочия директора ЗАО «МИРАНДА» проверены.

Зарегистрировано по реестру за № 5326

Взыскано по тарифу – ______ руб. с пр. (со соглашению сторон на основании ч. 2 ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 г. и на осн. п.39 ч.2 Инструкции ГНС России «По применению Закона РФ «О государственной пошлине» от 15.05.1996 г. № 42).

НОТАРИУС
______(ФИО нотариуса)______