Учет исполнительных листов. Журнал учета исполнительных документов Журнал регистрации исполнительных документов в организации образец

Внутри организации происходит постоянное движение документов. В среднем 80% документов требуют исполнения и регистрации. Как правильно произвести регистрацию исполнительных листов, рассказывается в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Чем типовые сроки регистрации исполнительных листов отличаются от индивидуальных

Типовые сроки регистрации исполнительных документов составляют:

• 10 дней: документы с пометкой «Оперативно»;
• 7 дней: запросы судебных приставов-исполнителей;
• 3 дня: документы с пометкой «Срочно» и «Незамедлительно».

Вы можете разработать свой перечень деловых бумаг с типовыми сроками регистрации для коммерческой организации. В него включите самые распространенные документы организации. Перечень зафиксируйте в приложении к Инструкции по делопроизводству или приказе по организации.

Деловая бумага может иметь индивидуальный срок исполнения . Чаще всего индивидуальный период регистрации применяют к внутренним организационно-распорядительным документам – приказам, распоряжениям, протоколам и т. д. В этих документах руководитель фиксирует срок регистрации в тексте деловой бумаги.

ПРИМЕР

Королеву Г. А.
Подготовить ответ до 27.01.2017
Карпов
10.01.2017

Документы с типовыми сроками исполнения поставьте на контроль во время их регистрации.

Сроки регистрации исполнительных документов считают в рабочих или в календарных днях

По правилам делопроизводства период регистрации деловой бумаги считают в календарных днях (см. ГСДОУ п. 3.3.1). В рабочих днях период регистрации считают, только если об этом прямо сказано в резолюции или тексте.

ПРИМЕР

Подготовить ответ в течение 10 рабочих дней.
18.10.2017 А.В. Краснов

Таким образом, последний день срока исполнения документа – 31.10.2017.

Как исчислять сроки регистрации исполнительных документов

Срок исполнения для входящего документа считайте с даты, когда он поступил в организацию. Срок регистрации для внутренней бумаги – с даты, когда его подписали или утвердили. Оперативно передавайте документ исполнителям в самые короткие сроки – в день поступления или на следующий день, если документ поступил в нерабочее время. Срочные документы передавайте исполнителям незамедлительно.

Ч аще всего организация получает исполнительные листы, обращенные к ее работникам (на выплату алиментов, административных штрафов и др.), для исполнения которых бухгалтерии необходимо осуществить удержания из их заработной платы. Гораздо реже организация получает исполнительные листы, обращенные к ней самой , - их «отработкой» обычно сначала занимается юридическая служба, которая и ведет судебные тяжбы. Ведь, говоря обычным языком, исполнительный лист является результатом проигранного в суде дела.

Исполнительный лист оформляется судом после вступления судебного акта в законную силу. Это правоустанавливающий документ, возникающий в процессе специального исполнительного производства, которое регламентируется Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», Гражданским процессуальным и Арбитражным процессуальным кодексами РФ, Кодексом административного судопроизводства РФ.

Исполнительный лист поступает в статусе «входящего» документа лично от взыскателя или по доверенности от его представителя, от судебного пристава или из соответствующего суда по почте или по информационно-телекоммуникационным каналам в электронной форме (тогда он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью соответствующего суда).

Как принимать и регистрировать?

Если в организации разрабатывается Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (как одно из приложений к Инструкции по делопроизводству), то исполнительные листы всегда в него включаются.

Общий алгоритм ваших действий может быть следующим:

1. Нужно решить, кто что делает.

В порядке взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями, прежде всего с бухгалтерией и юридической службой, решается вопрос, какое подразделение принимает , а какие подразделения регистрируют исполнительные документы, контролируют сроки исполнения и обеспечивают хранение после их исполнения в течение установленных сроков.

Разделение обязанностей доводится до сведения первого руководителя организации, а при необходимости разрабатывается краткий Регламент взаимодействия подразделений организации в процессе работы с исполнительными документами , поскольку административная ответственность (и возможные штрафы) за нарушение требований законодательства в работе с исполнительными документами возлагается на руководителя организации.

2. Прием документа и его регистрация - не одно и то же. По общему правилу, второе может происходить на следующий день после первого. Хотя с исполнительными документами так «затягивать» не стоит.

Специалистам службы делопроизводства сложно грамотно проверить подлинность исполнительного документа, а также документы, удостоверяющие личность и полномочия представившего его лица. Поэтому в средних и крупных компаниях функция взаимодействия с внешними взыскателями возлагается на юридическую службу или специально уполномоченного сотрудника службы безопасности , что вполне обоснованно. Именно эти специалисты, действуя более осознанно, и должны иметь право удостоверить (подписать) отметку о получении исполнительного листа. Кроме даты (что стандартно для такой отметки) в ней может указываться время, поскольку у исполнительных документов может быть срок немедленного исполнения.

Пример 1

Свернуть Показать

Только в маленьких организациях (где на безрыбье и рак - щука) это стоит возлагать на секретаря или службу делопроизводства. Если документ принимает не то подразделение, которое его потом регистрирует в журнале учета, то «принимающий» может его фиксировать в простом Реестре (или списке) , с обозначением даты и времени получения, наименования и других элементарных идентифицирующих реквизитов (но не в Журнале регистрации входящей корреспонденции).

3. Передача документа в бухгалтерию, которая будет его исполнять.

Специально уполномоченный на прием таких документов сотрудник (или служба делопроизводства / секретарь) передает полученные исполнительные документы работников в бухгалтерию организации в день получения (лучше - под расписку в том же Реестре, где зафиксирована дата получения). В номенклатуре дел «принимающей» службы дело с такими реестрами фиксируется как переходящее, а срок его хранения можно установить в 5 лет как у самих исполнительных листов (см. ст. 416 в Перечне):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

В крупных организациях полученные исполнительные документы предварительно может рассматривать один из руководителей организации или начальник юридической службы . И в бухгалтерию исполнительные документы потом передаются с соответствующими указаниями руководства по исполнению. Тогда такое дополнительное блуждание документа внутри организации можно фиксировать все в том же Реестре приема таких документов.

4. Бухгалтерия регистрирует полученный исполнительный лист в Журнале регистрации исполнительных документов в день получения (или в крайнем случае не позднее следующего рабочего дня) , см. Пример 2. Журнал в обязательном порядке прошивается, листы нумеруются, на месте скрепления наклеивается лист с заверительной надписью, которая подписывается руководителем организации или главным бухгалтером и удостоверяется печатью. В небольших организациях и при отсутствии печати (что должно быть зафиксировано в уставе организации) заверительную надпись удостоверяют двумя подписями: руководителя организации и бухгалтера.

Принятые и зарегистрированные исполнительные документы и Журнал их регистрации включаются в номенклатуру дел бухгалтерии и тоже являются переходящими делами. Журналы регистрации исполнительных листов имеют срок хранения 5 лет по ст. 459 о) Перечня, фрагмент которого приведен ранее.

После регистрации исполнительного документа бухгалтерия обязана направить судебному приставу обратное уведомление о получении документов. Кредитные организации обязаны немедленно взыскивать денежные средства по исполнительным документам и информировать об этом в течение 3 дней со дня исполнения (в силу ч. 5 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Остальные организации тоже должны действовать оперативно. Если пристав после отправки вам документов на исполнение не получит в разумный срок вашего обратного уведомления, он может прийти с проверкой.

В уведомлении указываются входящие номер и дата исполнительного документа, телефон организации, ставятся подпись бухгалтера и печать (при наличии). Такой порядок описан, например, в разделе I приложения I к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов (утв. ФССП России 19.06.2012 № 01-16).

Если исполнительные документы поступают из судов в электронном виде (после арбитражного процесса), то в зависимости от технологической оснащенности организации они могут быть после проверки усиленной квалифицированной электронной подписи зарегистрированы в применяемой информационной системе в электронном виде, а могут быть и распечатаны, заверены службой делопроизводства как бумажные копии электронных документов и переданы на регистрацию в бухгалтерию.

Распределение ролей в описанном алгоритме может быть и иным. Мы описали оптимальный вариант, объяснив, почему стоит делать именно так.

В бухгалтерию поступил исполнительный лист на удержание алиментов с работника. Как принять обязательство к учету? Нужно ли отразить суммы в отчетности за 9 месяцев? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Виды исполнительных документов

В своей работе бухгалтеры используют выражение «исполнительный лист». Под ним подразумевают все виды исполнительных документов. Это, в частности:

• исполнительные листы, которые выдают суды общей юрисдикции и арбитражные суды на основании принимаемых ими судебных актов;
• судебные приказы;
• нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
• удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
• судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
• акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

В таких исполнительных документах содержатся требования о возмещении вреда, причиненного здоровью или в связи со смертью кормильца, ущерба, причиненного преступлением, о взыскании штрафа, назначенного в качестве наказания за совершение преступления или правонарушения, о взыскании алиментов с работника.

Расскажу, как работать с исполнительным листом, с которым бухгалтер чаще всего сталкивается на практике, - на удержание алиментов.

Как вести документооборот

Если в учреждение поступил исполнительный лист или сотрудник сам принес нотариальное соглашение, бухгалтер обязан удерживать деньги из зарплаты. Если долг взыскивают через судебного пристава, то он направит работодателю следующие документы:

• копию исполнительного документа;
• постановление об обращении взыскания на зарплату работника;
• копию постановления о взыскании исполнительного сбора за неуплату периодических платежей;
• копию постановления о взыскании административного штрафа и других расходов по нему;
• памятку для руководителей и главных бухгалтеров по вопросам удержания и перечисления денег.

Зарегистрируйте их в специальном журнале и храните в сейфе (п. I приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19 июня 2012 г. № 01-16). Типовой формы нет. Ее можно разработать самостоятельно. Приведу пример, как заполнить такой журнал (см. образец 1).

Образец 1. Журнал регистрации исполнительных листов

В тот день, когда документ поступит в учреждение, бухгалтер должен отправить судебному приставу-исполнителю уведомление. В нем надо указать:

• регистрационный номер и дату;
• контактный телефон;
• Ф. И. О. бухгалтера.

Стоимость почтовых услуг нужно удержать из дохода сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ).

Отражаем в учете исполнительный лист

Удержания по исполнительным листам фиксируют на счете 304 03 (п. 273 Инструкции № 157н). Покажу их учет на примере.

Пример:

Бухгалтер школы удерживает по исполнительному листу 1/3 месячного дохода экономиста на выплату алиментов.

Алименты пересылают получателю по почте. Расходы на пересылку составляют 3 процента от удерживаемой суммы. Сотрудник занят в деятельности, приносящей доход. Бухгалтер удержал алименты в размере 22 687,52 руб. . Расходы на их пересылку составляют 680,63 руб. . В учете записано:

ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
22 687,52 руб.
- удержана сумма алиментов по исполнительному листу;

ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
680,63 руб.
- удержаны расходы на почтовый перевод алиментов.

Фиксируем в отчетности исполнительный лист

Удержания уменьшают задолженность учреждения перед своими работниками по заработной плате. То есть фактически происходит зачет встречных требований, который является разновидностью некассовых операций. Суммы заносят в графу 8 раздела 2 отчета по форме 0503737.

Покажу, как заполнить отчет, исходя из условий примера (см. образец 2).

Образец 2. Как отразить алименты в отчете по форме 0503737

Информацию об исполнении судебных решений также надо отразить в форме 0503295. В справочной таблице к отчету (ф. 0503295) бухгалтер должен указать количество и сумму неисполненных судебных решений. А в пояснительной записке - сведения о мерах, принятых для погашения задолженности по алиментам.

Номер исполнительного документа, присвоенный при регистрации входящей корреспонденции

Дата предъявления исполнительного документа

Исполнительный документ

Количество листов приложения

Наименование должника в соответствии с исполнительным документом

Наименование организации/ (Ф.И.О.) взыскателя по исполнительному документу

Наименование организации/(Ф.И.О.) взыскателя по исполнительному документу (представителя взыскателя)/судебного органа, предъявившего исполнительный документ/ номер и дата почтового уведомления

дата выдачи

наименование судебного органа

Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее - Закон), а также заявления взыскателей (их представителей) о возбуждении исполнительного производства регистрируются делопроизводителем в порядке, предусмотренном пп. 4 п. 48 Инструкции, путем присвоения уникальных регистрационных номеров, состоящих из индекса территориального органа, индекса структурного подразделения судебных приставов, порядкового номера по регистрационному журналу входящих документов (электронной базе данных).

Зарегистрированные исполнительные документы учитываются в Книге учета исполнительных документов под теми же регистрационными номерами.

По окончании календарного года не завершенные в делопроизводстве исполнительные документы подлежат перерегистрации в регистрационном журнале входящих документов (электронной базе данных).

Ежегодно заводится новая Книга учета исполнительных документов, в которую переносятся перерегистрированные исполнительные документы. Во вновь заведенной Книге учета исполнительных документов после нового присвоенного номера через косую черту помещаются регистрационный номер и год из Книги учета исполнительных документов прошлого года. В Книге учета исполнительных документов прошлого года делается отметка о перерегистрации.

При электронной регистрации исполнительных документов делопроизводитель ежедневно распечатывает, заверяет своей подписью и помещает в дело учета исполнительных документов перечень зарегистрированных в течение дня документов. Ведение дела учета исполнительных документов еженедельно проверяется начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом, о чем им после последней регистрационной записи вносится отметка о результатах проверки: "Правильность и достоверность регистрационного учета проверена..." с указанием даты проверки, должности, инициалов и фамилии, личной подписи проверяющего.

Дело учета исполнительных документов, формируемое указанным способом, ведется при электронной регистрации вместо Книги учета исполнительных документов.

168. По каждому участку (территории) приставом ведется Зональная книга учета исполнительных производств.

Каждому участку (территории) присваивается индивидуальный зональный индекс. При переводе пристава на другой участок (территорию) индивидуальный зональный индекс сохраняется за участком (территорией).

В Зональной книге учета исполнительных производств указываются фамилия, инициалы пристава, зональный индекс его участка (территории).

169. По каждому исполнительному документу делопроизводителем заводится номенклатурное дело "Исполнительное производство", которое не позднее следующего дня после регистрации исполнительного документа, а по исполнительным документам, требующим немедленного исполнения, - в день поступления передается приставу в соответствии с распределением по зональному принципу.

При получении исполнительного документа с заявлением взыскателя (их законных представителей) пристав ставит свою подпись в Книге учета исполнительных документов.

170. Для учета сводных исполнительных производств в структурном подразделении территориального органа ФССП России делопроизводителем ведется Книга учета сводных исполнительных производств.

Сводному исполнительному производству присваивается один регистрационный номер (номер первого исполнительного производства в составе сводного). Номер сводного исполнительного производства должен заканчиваться заглавной буквой "С".

Пристав составляет реестр взыскателей, который помещается в дело сводного исполнительного производства.

171. Запросы , оформляемые по установленной форме, по исполнительным производствам с требованиями имущественного характера направляются в органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество, в банки и иные кредитные организации, иные органы, а также лицам, осуществляющим учет прав на ценные бумаги, с письменного разрешения старшего судебного пристава.

Запросы по исполнительным производствам с требованиями неимущественного характера оформляются с учетом специфики исполнительного документа.

Запросы в регистрирующие органы направляются не позднее двух дней после истечения срока для добровольного исполнения должником требований исполнительного документа.

172. Обращения сторон исполнительного производства, оформленные в письменном виде, регистрируются делопроизводителем в порядке, предусмотренном п. 88 Инструкции, и помещаются в исполнительное производство с приложением копий ответов на них.

Рассмотрение обращений граждан, не связанных с исполнительным производством, осуществляется в соответствии с положениями раздела V Инструкции. Такие обращения формируются в отдельное номенклатурное дело.

173. Листы в книгах учета должны быть пронумерованы и прошиты. Запись о количестве листов заверяется подписью начальника районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшего судебного пристава и оттиском печати этого отдела.

Все записи в книгах учета должны быть разборчивыми, без сокращений. Подчистки и записи карандашом не допускаются.

При необходимости исключения неправильной записи она зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов лица, исключившего неправильную запись, а также указываются дата, основание исправления и порядковый номер правильной записи.

Правильная запись помещается после всех записей с указанием номера страницы и порядкового номера исключенной записи.

174. Все книги учета включаются в номенклатуру дел структурного подразделения территориального органа ФССП России в качестве номенклатурных дел.