Типовой перечень документов со сроками хранения. Новый перечень документов со сроками хранения

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел . Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря .

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

• примерная и

  номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и

номенклатуру дел структурного подразделения.

отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения - в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации:

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),

обязательно утверждается руководителем организации,

если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

основной части и

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

структурной,

производственно-отраслевой и

функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 - индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 - финансовый отдел, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации . После них - заголовки дел распорядительной документации . Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак - указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак - указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

Корреспондентский признак - указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Хронологический признак - указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».

Географический признак - используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел , содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы ­граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам ­и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные - в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно - по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно - по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, ­далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам ­должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело - это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют :

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) - для отбора документов, образовавшихся в 80-х - первую половину 90-х гг.;

«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);

существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов , данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» , распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления . Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Временные сроки должны применяться всеми организациями.

А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы по­стоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».

C роки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые - всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

• бюро делопроизводства и архивного дела;
• служба персонала;
• отдел регулирования оплаты труда;
• отдел бюджетного управления и анализа;
• бухгалтерия;
• отдел налоговой отчетности;
• отдел промышленной и пожарной безопасности;
• технологический отдел;
• прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.

После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.

Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:

Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.

Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.

В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:

Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.

После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.

Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.

В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.

Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.

Приложение. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

С изменениями и дополнениями от:

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Регистрационный N 18380

Утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов). Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый - отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой - о работе с кадрами и т. д.

Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Регистрационный N 18380

Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования

Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне , без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены

Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня), в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38

Решением Верховного Суда РФ от 4 февраля 2015 г. N АКПИ14-1405, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиции 900 и Перечня, утвержденного настоящим приказом, признаны не действующими со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных. Названное решение вступило в законную силу 9 апреля 2015 г. (Информация опубликована в "Российской газете" от 19 мая 2015 г. N 105)

Введение

Для помещаемых в архив документов образуется единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Ведущую роль в определении срока хранения документов играет перечень с указанием сроков хранения. Архивные учреждения разработали типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и стоимость продукции). При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащихся в деле. Только после этого прибегают к помощи перечня путем сопоставления изучаемых единиц хранения с соответствующей статьей перечня. Под статьей в перечне понимается совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Это актуально, так как установление сроков хранения документов имеет огромную роль для истории.

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации не должны носить стихийный характер, связанный с чрезвычайными ситуациями. Они должны осуществляться открыто и планомерно.

Цель: раскрыть значение перечней документов, контроля исполнения документов и поручений.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Виды перечней

документ ведомственный контроль

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждения, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, указания, памятки и т.д.

Из названных пособий большую популярность имеют перечни.

Перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкций Архивного фонда страны.

Комиссия вправе назначить по перечню следующие сроки хранения документов:

Кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);

Долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т.д.);

Ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Сложившиеся к 1990 году система перечня достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990 года, когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привлечены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Существует система перечней документов в зависимости от сроков хранения:

В данной системе традиционно различают 2 типа перечней документов:

С указанием срока хранения документов;

Подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

Типовыми;

Ведомственными.

Перечень типовых документов издаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются Федеральной архивной службой Российской Федерации.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия и круг деятельности фондообразователя изменился. Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, как правило, через 10-15 лет после введения их в действие.

Список существующих перечней с указанием сроков хранения:

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов)»;

- «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России»;

Существуют и другие перечни: ведомственные. Например:

- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

- «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 года, старый разработанные для наиболее массовых видов юридических лиц. Здесь стоит упомянуть:

- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Перечнем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях понятно, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

Пометка «до минования надобности», которая позволяет организации самостоятельно определять длину жизни документа,

Отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года № 403

(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения