Передаем трудовую книжку уволенному работнику. Уведомления Уведомление о необходимости

Сотрудник отсутствует на работе продолжительное время. Как составить уведомление о необходимости явиться на работу? Каким способом вручить его работнику? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Что понимать под прогулом

На практике случается, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:

• в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
• более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.

Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула (« »). Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах (« »).

Напомним, что считаются прогулом следующие ситуации:

• работник самовольно ушел в отпуск или без согласования с работодателем использовал имеющиеся у него дни отгула;
• работник не предупредил работодателя об увольнении по собственному желанию.

Сотрудник не ходит на работу

Бывает, что сотрудник без объяснения причин отсутствует на работе продолжительное время. В такой ситуации нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться для предоставления объяснений. Как отправить уведомление правильно? Ведь если не соблюсти действующее законодательство, документ не будет считаться направленным работнику.

Получается, перед кадровиком, составившим документ, встает вопрос, каким письмом отправлять уведомление о необходимости явиться на работу?

Сразу скажем, что уведомление о необходимости явиться для дачи объяснений нужно направить на домашний адрес работника ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В тексте письма следует попросить сотрудника выйти на работу и объяснить причину своего отсутствия на рабочем месте или направить в адрес работодателя письменные объяснения в предложенный работнику срок.

Неполучение работником уведомления о необходимости явиться на работу для предоставления объяснений не может являться препятствием для увольнения работника за прогул. Главное дать сотруднику время на ответ в письменной форме. Если по истечении этого срока письменный ответ не будет получен или сотрудник не явится на работу, следует составить акт об отсутствии объяснений за подписью двух или более свидетелей. Следующим этапом станет увольнение работника за прогул (ч. 2 ст. 193 ТК РФ, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15.07.2014 № 33-2339/2014).

Понятно, что действующее законодательство не устанавливает единого бланка уведомления о необходимости явиться на работу. Образец письма-уведомления, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время на разработку собственной формы.

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ , все же есть.

Прекращаем трудовой договор

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href="/dok/law/">трудовым, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8)*(1), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения*(2). Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде*(3). По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).

Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).

Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.15.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела кадров ООО "Актив" В.П. Кистановой, секретаря ООО "Актив" О.И. Марченко, экономиста отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськина В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину было предложено ознакомиться с его содержанием под роспись, от чего он отказался, после чего содержание указанного выше документа было зачитано ему вслух. На мой вопрос, заданный экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину о причинах его отказа от ознакомления с приказом под личную роспись, он ответил, что не согласен с увольнением. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин ────────────────── ......................................................................... Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин от подписи в настоящем акте отказался, в связи с чем содержание акта ему было зачитано вслух, что подтверждаем личными подписями. Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ───────

Заметки на полях. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Возвращаем трудовую книжку

По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(4), а также произвести с ним окончательный расчет*(5).

Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение*(6). Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться*(7). Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.

Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8).

Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).

Образец акта о невозможности вручить трудовую книжку

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.30.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела закупок ООО "Актив" И.Д. Шуваловой, экономиста отдела закупок ООО "Актив" Д.П. Носикова В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. в трудовую книжку И.В. Караськина (АТ N 453258) внесена запись об увольнении из ООО "Актив" в связи с сокращением штата работников организации по п. 2 ст. 81 ТК РФ (запись N 6). Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин сегодня, 12.03.2013 г., в течение всего рабочего дня с 08:30 до 17:30 отсутствовал на рабочем месте по неизвестным причинам, в связи с чем не представляется возможным ознакомить его с записями в трудовой книжке и вручить ему трудовую книжку. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела закупок ООО "Актив" Шувалова И.Д. Шувалова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" Носикова Д.П. Носикова ──────────── ──────────────────

Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»*(9). Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм*(10).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации*(11).

По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»)*(12). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.

В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника. Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде . Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять. Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое :

• если оно вручено лично под роспись;
• если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению

Нюанс : если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено» , судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата . Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи . Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение .

Регистрируем уведомление

В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации . Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:

• распечатываете 2 копии уведомления;
• в журнале регистрируете его под номером по порядку;
• номер и дату указываете на уведомлении;
• визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
• один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение .

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с
датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать . В документ включаем следующие сведения:

• название документа («Уведомление»);
• заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
• адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
• адресат (ФИО работника и его адрес);
• причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
• предложения, решения или просьбы;
• виза директора (или начальника ОК);
• виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете .

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Виды уведомления работника

Видов таких документов множество:

• о начале отпуска;
• уведомление о сокращение работника;
• о расторжении договора;
• о временном переводе;
• об увольнении;
• о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.

При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.

Уведомление о расторжении договора

Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно .

Внимание!

Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!

Уведомление о сокращении штата работников

Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры . Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого , должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.

Уведомление об увольнении работника

Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения . При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.

Образец подобного извещения можно .

После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.

При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.

В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого .

Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде . Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах . Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его .

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Полезное видео

О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:

Выводы

После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.