Оформление и составление акта: образец, правила и особенности. Кто подписывает акт выполненных работ Подпись актов выполненных работ за директора

Договора на выполнение работ и по количеству занимают центральную нишу среди общего количества договорных взаимосвязей. Этот документ содержит полный набор обязательств подрядчиков перед заказчиками. То есть, в нем детально расписаны все обещания по выполнению конкретных видов работ и порядок их сдачи. Последним этапом таких взаимоотношений является оформление акта выполненных работ и закрепление его подписями сторон договора.

Главным условием договора подряда является конкретный вид работ или услуга. Подрядчик обещает в выполнить взятые на себя обязательства, а заказчик вовремя оплатить обговоренную в документе сумму денег.

Для исключения взаимных претензий после выполнения поставленных задач, а также уменьшения вероятности обмана к нулю, должна оформляться бумага, указывающая на факт выполнения всех условий соглашения. Его название может быть разнообразным. На практике данный документ называют:

• актом приема выполненных работ
• актом выполнения работ

Наименование обсуждается между участниками договора подряда перед его подписанием. Выбранное название должно формулироваться на всем периоде деловых взаимоотношений во всех оформляемых документах.

Порядок составления документа

Правила предоставления права подписи

При оформлении документального подтверждения поставленных задач необходимо иметь четкое представление, кто подписывает акты выполненных работ. В первую очередь таким правом владеют руководители предприятий и организаций. Но на практике директор из-за своей занятости не в состоянии выполнять такую функцию. Поэтому, чтобы не было замедления в работе, право ставить подписи предоставляют определенным сотрудникам. Например, акт сдачи и приема выполненных работ может утверждать предприятия.

Законодательная база нашего государства не запрещает передавать право подписи другим сотрудникам. Наоборот нормами закрепляются такие действия. Ведь в случае запрета директору пришлось бы круглые сутки находиться в своем кабинете. Таким образом, это право передается уполномоченным сотрудникам.

Подтверждение полномочий ставить подпись

Право ставить подпись в акте выполненных работ или оказанных услуг должно подтверждаться . Без наличия такого документа такую функцию должен выполнять только директор. Это правило должно соблюдаться даже тогда, когда в договоре оговорена между сторонами возможность ставить подпись третьими лицами.

Кроме этого, ни , ни должностная инструкция, ни нормативные акты организации предприятия не дают право ставить подпись без предоставления доверенности. То есть, стороны соглашения в процессе оформления акта выполненных работ обязаны предоставить друг другу подтверждения полномочий визировать документ. Им может быть:

• оригинал доверенности
• заверенная копия доверенности

Лица, занимающиеся индивидуально предпринимательской деятельностью также имеют законное право утверждать акт выполненных работ через своих работников. Это должно реализовываться с помощью доверенности, составленной в произвольной письменной форме.

Важные требования

Обычно такой документ, кроме отчетной функции может выполнить защитную роль в судебном органе и других правовых структурах, в случае невыполнения одной из сторон взятых . В процессе таких разбирательств важна каждая мелочь. Поэтому, важно обращать внимание на такие критерии:

Р ассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: работник общества с ограниченной ответственностью, не являющийся генеральным директором или его заместителем, может быть управомочен на подписание от имени общества актов выполненных работ как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации, трудовом договоре.

Обоснование вывода

В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) генеральный директор общества с ограниченной ответственностью (далее - ООО, общество) уполномочен выдавать доверенности на право представительства от имени общества, в том числе и с правом передоверия.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, в том числе для совершения сделок от имени представляемого. По совершенной представителем по доверенности сделке гражданские права и обязанности возникают (изменяются, прекращаются) непосредственно у представляемого (ст. 182, 185 ГК РФ).

Таким образом, положениями ГК РФ и Закона об ООО допускается возложение функций представительства от имени общества по определенным вопросам, включая подписание договоров и других документов, на другое лицо путем выдачи соответствующей доверенности. Причем законодательство не ограничивает количество выдаваемых доверенностей и круг лиц, которым они могут быть выданы. Доверенность должна быть подписана генеральным директором с приложением печати организации. В доверенности должны быть указаны дата ее выдачи и полномочия представителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обращаем ваше внимание, что при подписании документов от имени организации работнику следует указывать именно свою должность, а также то, что документы подписываются по доверенности.

Кроме того, полномочия сотрудника организации на подписание от ее имени документов могут также вытекать из устава общества, подтверждаться трудовым договором сотрудника (или его должностной инструкцией), о чем свидетельствует анализ судебной практики (смотрите, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2006 по делу № А05-8220/2005-32).

Поскольку в рассматриваемой ситуации общество намерено уполномочить работников на подписание актов выполненных работ, являющихся по смыслу ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, обществу надлежит учитывать также требования данного Закона.

Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Право работника ООО на подписание первичных документов, включая и акты выполненных работ, может быть регламентировано внутренними документами общества. Если данный сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером общества.

Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками права подписи тех или иных первичных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, выступает приказ по организации. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме (если в организации не разработана какая-то специальная). Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции (однако на практике доказывание права подписи документов путем предъявления такой инструкции может оказаться довольно непростым).

В то же время положения Закона о бухучете не содержат запрета на подписание первичных документов представителем по доверенности. В свою очередь арбитражные суды также исходят из той позиции, что полномочия на подписание первичных документов может быть передано по доверенности, закреплено приказом или в должностной инструкции сотрудника организации (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.05.2011 № Ф02-1287/11 по делу № А19-20918/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.04.2009 № 11АП-2510/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.06.2008 № Ф08-2922/2008, ФАС Поволжского округа от 30.01.2008 по делу № А57-22290/05-35-7-45, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2007 № 09АП-10920/2007 и от 20.06.2006 № 09АП-4752/2006).

Учитывая изложенное, работник общества может быть управомочен на подписание от имени организации актов выполненных работ в равной мере как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации (трудовом договоре, должностной инструкции).

В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к значения относят Конституцию, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события - смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

1. Название вышестоящей организации (если она есть).
2. Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
3. Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться , приемки-передачи и так далее.
4. Место оформления.
5. Текст.
6. Указание на наличие приложения (если оно есть).
7. Подпись и дата оформления.
8. Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:

1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
2. Расследовании производственной аварии.
3. Нормировании труда.
4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, - в 2-х, не передающих - в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Подписание

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.

Утверждение

Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других - рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.

Этот документ составляется при приеме, приеме-передаче всех основных средств, за исключением:

• зданий, сооружений;
• объектов движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно;
• объектов библиотечного фонда.

Прием, прием-передача перечисленных основных средств оформляются другими первичными документами. Кроме того, на группу основных средств, поступивших в одном календарном месяце, являющихся однотипными и имеющими одинаковую стоимость, можно составить Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031). Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 (далее - Акт (ф. № ОС-1)). В постановлении также приведены указания по ее применению и заполнению. Актом (ф.

Оформление акта о приеме-передаче объекта основных средств

Внимание

Это требование дает основание поставщику произвести списание материальной ценности с баланса предприятия, а получателю – поставить принятый объект на баланс. Дополнительно документ обязаны подписать все члены комиссии и ее председатель. Указываются их ФИО и должности. Когда представитель передающей организации поставит свою личную подпись внизу третьей страницы, главный бухгалтер сделает пометку в инвентаризационной карточке.

Акт приема-передачи основных средств по форме ос-1

Важно

А также, если у передающей стороны имущество являлось основным средством, по данным ее бухучета. Важная деталь Акт по форме № ОС-1 должен содержать заключение комиссии по приему-передаче имущества. Помимо этого акт должен содержать заключение комиссии.

Заполняем акт о приеме-передаче основных средств

Заполнение второй страницы акта Вторая страница акта включает в себя три таблицы:

1. В первую вписывается информация о состоянии объекта основных средств на момент приема-передачи: дата выпуска, ввода в эксплуатацию, ремонта, фактическое время использования, сумма износа, остаточная стоимость и стоимость приобретения по договору.
2. Во вторую таблицу включаются сведения об объекте на дату принятия к бухучету: стоимость, оставшийся срок использования и метод высчитывания амортизации.
3. Третья таблица касается некоторых особенностей имущества, в том числе наличия в нем драгметаллов.

Заполнение решения комиссии и подписи сторон В следующую часть документа вписываются дата, а также результаты проведения испытаний передаваемого имущества и заключение комиссии, присутствовавшей при приеме-передаче.

Оформляем акт приема-передачи основных средств по форме № ос-1

Ведь обычные граждане не должны оформлять подобные документы, так как для них имущество не является основным средством. Что обязательно должно быть в акте Независимо от того, в результате какой сделки выбывает или поступает основное средство, в акте всегда должны быть заполнены следующие графы:

• номер и дата составления акта;
• полное наименование основного средства согласно технической документации;
• название организации-изготовителя;
• место приемки основного средства;
• заводской и присвоенный инвентарный номера основного средства;
• номер амортизационной группы и срок полезного использования основного средства;
• сведения о содержании драгоценных металлов, камней;
• другие характеристики основного средства.

Составляют акт на основании технической документации на объект.

Акт приема-передачи основного средства – родной и знакомый

Главный бухгалтер (Розанова М.А.) Печать Если же основное средство вам передает организация-спецрежимник, то, поскольку она не определяла амортизационную группу для целей налогообложения, вы можете определить ее самостоятельно. Чтобы заполнить строку «Организация-изготовитель» на первой странице акта, нужно посмотреть технические документы на объект (например, технический паспорт). А если эти сведения найти невозможно, то в строке ставится прочерк.

Инфо

В шапке первой страницы акта ОС-1 обязательно должны поставить свои подписи руководители передающей (если приобретено ОС, бывшее в эксплуатации) и принимающей сторон, а также должны стоять даты утверждения ими акта ОС-1. Заполняем раздел 1 второй страницы акта Этот раздел заполняет только сторона, передающая основное средство. Следовательно, он вообще не заполняется при приеме-передаче нового ОС.

Составление акта приема-передачи основных средств происходит тогда, когда имущество, причисляемое к основным средствам переходит из пользования одной компании к другой. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи основных средств.xlsСкачать образец акта приема-передачи основных средств.xls Основные средства – что это такое К основным средствам предприятий и организаций относится любое имущество, при помощи которого фирма осуществляет свою деятельность: оборудование, техника, инвентарь, материалы, транспорт, приборы и т.д. Здания и сооружения также являются основными средствами, ровно как разводимый скот и некоторые виды растений.
А вот те предметы или продукция, которые находятся в складских помещениях и планируются для дальнейшего сбыта, а также те, которые находятся в стадии транспортировки, основными средствами не считаются.

Формирование акта приема-передачи основных средств

Члены группы следят за постановкой и принятием материальных ценностей на бухгалтерский учет. Если приобретенный актив не является основным средством продавца, а проходит как товар, тогда форму № ОС-1 бухгалтер получателя заполняет самостоятельно. Используются документы, сопровождающие приобретение (товарная накладная).
Указывается дата выпуска продукции и когда она введена в эксплуатацию, амортизационная группа, присвоенный инвентарный номер. Графы, отведенные продавцу, оставляются пустыми. Тот же алгоритм действий соблюдается при покупке у физического лица. К каждому утвержденному экземпляру прикрепляются соответствующие технические документы, которые касаются приобретенного объекта. Важным документом, на основании которого производится отгрузка товара, является товарная накладная. Этот бланк служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учете.
Приема-передачи объекта Когда передаваемый объект числился в качестве основного средства у реализующей стороны, представители продавца и покупателя обязаны совместно заполнить акт приема-передачи. Для этой цели используется бланк формы № ОС-1. Документ оформляется в двух экземплярах (один – поставщику, другой – получателю). Продавец в экземпляре, который оставляет себе, второй раздел оставляет незаполненным. В противоположность ему, приобретатель обязательно заполняет данные графы своего документа с новыми сведениями. Для этого используются бумаги, полученные от поставщика с техническими данными оборудования (инструкция, паспорт). На основании его составляется другой документ для принятия к учету приобретенного имущества.
Специальная комиссия из представителей обеих сторон контролирует совершение операции.

Кто должен подписывать акт о приеме передаче объекта основных средств

В нем указываются выводы комиссии о пригодности объекта основных средств к эксплуатации, например, делается запись «Можно эксплуатировать». Акт (ф. № ОС-1) подписывается всеми членами комиссии, лицами, сдавшими и принявшими основные средства, а также главным бухгалтером с указанием должностей и расшифровок подписей. Если осуществляется прием-передача объекта(ов) между организациями, Акт (ф. № ОС-1) утверждается руководителем учреждения-получателя и учреждения-сдатчика и составляется в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам). Один из экземпляров утвержденных актов вместе с подтверждающей документацией передается в бухгалтерскую службу учреждения-получателя для принятия объектов основных средств к учету.
На что обратить внимание при оформлении акта Сведения в документ можно вносить как на компьютере (при наличии электронной формы), так и от руки (шариковой ручкой, но не карандашом). Важное требование, которое надо соблюсти обязательно: наличие подписей руководителей организаций или представителей, действующих от их имени (использование факсимильных подписей при этом недопустимо). Заверять бланк при помощи штемпельных изделий нет строгой необходимости, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять печати и штампы в своей работе только при том условии, что эта норма закреплена в их внутренних нормативно-правовых актах. Документ создается как минимум в двух экземплярах (по одной для каждой из сторон сделки), но при надобности можно сделать и дополнительные копии.
Тогда организация-получатель при принятии такого объекта к учету за первоначальную стоимость примет договорную Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» Данный раздел заполняет только получатель основного средства Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету Если основное средство ранее эксплуатировалось, указывается остаточная или договорная стоимость. Если же приобретается новое основное средство - стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения (с учетом расходов на доставку, сборку и т. д.) Срок полезного использования Если имущество ранее уже использовалось и амортизировалось, при линейном методе норму амортизации определяют исходя из срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации предыдущими собственниками.

Кто наделен полномочиями подписывать акты сверок с контрагентами в организации прояснит статья.

Вопрос: Кто должен подписывать акты сверок с контрагентами в организации? На Главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера нужна ли при этом доверенность?

Ответ: Подписывать акты сверок с контрагентами в организации должен руководитель. Ведь именно он наделен правом совершать сделки. Передать свои полномочия другим сотрудникам руководитель может только на основании доверенности (п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник могут подписать акты сверок, если они имеют доверенность с соответствующими полномочиями. Иначе налоговые инспекторы могут посчитать, что акты неверно оформлены.

Что проверить в акте сверки, чтобы избежать споров с контрагентами и налоговиками

На начало года организациям нужно сверить расчеты со всеми контрагентами. То есть провести инвентаризацию долгов и обязательств. Это надо сделать по трем причинам:

Чтобы обеспечить достоверность годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
-выявить и своевременно списать просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность. Это важно для правильного расчета налога на прибыль. Если организация не намерена списывать долги, достаточно оформить акт сверки с контрагентом. В день его подписания срок исковой давности прерывается и начинается новый отсчет. На следующие три года (п. 1 ст. 196 и ст. 203 ГК РФ);
-прояснить с контрагентами все споры по взаимным расчетам.

Инициатором сверки может быть любая сторона. Но сверка считается проведенной, если акт подписан обеими сторонами. Посмотрим, как грамотно составить акт сверки либо что в нем проверить, если акт прислал контрагент.

1. Безопаснее включить в акт сверки все реквизиты, обязательные для «первички»

Акт сверки не является первичным документом. Ведь после его составления финансовое состояние сторон не меняется (письмо ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955 , постановления Арбитражного суда Уральского от 20.11.15 № Ф09-8173/15 и ФАС Западно-Сибирского от 19.03.14 № А81-784/2013 округов).

С помощью акта сверки нельзя подтвердить факт совершения хозяйственной операции. Тем не менее в акт безопаснее включить все реквизиты, обязательные для «первички» (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

Название документа - акт сверки расчетов;
-дату составления. Помимо нее, каждая сторона обычно ставит еще одну дату - когда ее представитель подписал акт сверки. Считается, что контрагент признал задолженность именно на эту дату, а не на дату составления акта сверки;
-названия организаций, проводящих сверку;
-итоговую сумму долга (с указанием единицы измерения - руб.);
-ФИО и должности лиц, подписавших акт сверки;
-личные подписи этих лиц.

Наличие в акте этих реквизитов позволит избежать претензии налоговиков. Например, если стороны оформили акт сверки, чтобы отсрочить списание долга, по которому скоро закончится срок исковой давности. Инспекторы утверждают, что акт сверки, содержащий не все обязательные реквизиты, не прерывает течение этого срока. Значит, долг считается просроченным. Поэтому компания обязана списать в налоговом учете:

Кредиторскую задолженность - во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ);
-дебиторскую задолженность - во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК РФ).

Суды не согласны с этим подходом (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 10.10.14 № А03-16459/2013 , ФАС Северо-Западного от 25.03.14 № Ф07-1502/2013 и Уральского от 27.03.12 № Ф09-933/12 округов). Они считают, что акт сверки, не содержащий ряда обязательных реквизитов, все равно подтверждает задолженность. Но проще добавить реквизиты в акт сверки, чем судиться.

2. В акте сверки нужно оставить место для внесения данных второй стороной

Акт сверки, подписанный только одной стороной , не влечет юридических последствий

Каждая организация вправе разработать и утвердить свою форму акта сверки (см. пример выше). Многие пользуются актом, который формируется в бухгалтерской программе. Это нормально. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты.

Особенность сверки с контрагентом состоит в том, что в акте каждая сторона приводит данные своего учета. Поэтому в акте должно быть место для заполнения его обеими сторонами (возможный алгоритм сверки приведен во врезке ниже).

АЛГОРИТМ

Порядок сверки с контрагентом

Шаг 1. Бухгалтер организации, которая решила провести сверку с контрагентом, заполняет шапку, преамбулу и свою половину акта сверки. Затем он определяет итоговую сумму задолженности и пересылает проект акта бухгалтеру контрагента.

Шаг 2. Бухгалтер второй компании вносит в акт сверки свои данные. Если расхождений не выявлено, сверка считается законченной. Стороны переходят к шагу 4.

Шаг 3. Если расхождения есть, бухгалтеры обеих организаций разбираются, из-за чего они возникли, исправляют ошибки в учете и определяют реальное сальдо расчетов.

Шаг 4. Бухгалтер, инициировавший сверку, формирует итоговый акт сверки. Он включает в него данные обеих сторон, распечатывает два экземпляра акта и передает их на подпись. Если стороны не смогли устранить расхождения, это отражается в акте сверки. Тогда в нем указывают два итоговых сальдо - по данным каждой стороны.

Шаг 5. Компании обмениваются экземплярами акта, подписанными обеими сторонами

Если в акте сверки отразить данные учета только одной стороны, налоговики могут придраться. Например, сославшись на то, что акт сверки - это двухсторонний документ. Но если расхождений при сверке не выявлено и акт подписан обеими сторонами, претензии инспекторов необоснованны. Это подтверждают многие суды (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.07.09 № А56-56517/2008 и Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.08 № 15АП-1707/2008).

Стороны вправе сверить расчеты в любой момент. И за любой период. Количество сверок в течение года также неограниченно.

Но Минфин России считает, что инвентаризацию расчетов нужно проводить по состоянию на 31 декабря (разд. II приложения к письму от 09.01.13 № 07-02-18/01). Ведь отчетным годом для бухгалтерской отчетности является период с 1 января по 31 декабря (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Значит, если сверка проводится несколько раз в год, хотя бы один акт сверки между сторонами должен быть составлен на 31 декабря.

Чиновники согласны, что закончить сверку расчетов можно и после окончания отчетного года. Особенно если у организации много контрагентов из других регионов. Главное, завершить ее до составления годовой бухгалтерской отчетности.

4. Если у компании изменилось название, в акте сверки лучше указать и старое, и новое

Если в акте сверки нет данных о договоре , налоговики признают акт недействительным

В 2015 году многие акционерные общества поменяли организационно-правовую форму. Например, из ОАО или ЗАО преобразовались в ПАО или АО (п. и ст. 66.3 ГК РФ). Часть ЗАО поменяли организационно-правовую форму на ООО.

В акте сверки целесообразно указать оба названия - и старое, и новое. Хотя бы в одном месте. Например, в преамбуле акта. Это оградит от лишних вопросов налоговиков и снизит риск задвоения задолженности. То есть одновременного ее указания в балансе по старому названию контрагента (например, по дебету) и новому (по кредиту).

5. Операции по нескольким договорам с контрагентом можно включить в один акт сверки

Из акта сверки должно быть ясно, по какой сделке возникла задолженность. Поэтому в акте нужно указать реквизиты договора - его название (если есть), номер и дату. Эти сведения можно вынести в шапку или преамбулу акта сверки.

Если в акте сверки нет данных о договоре, налоговики могут признать акт недействительным. То есть посчитать, что он не прерывает срок исковой давности.

Суды по-разному оценивают этот недочет в оформлении акта сверки. Некоторые арбитры согласны с инспекторами (постановления Арбитражного суда Московского от 21.10.15 № Ф05-14104/2015 и ФАС Московского от 30.07.14 № Ф05-6979/2014 округов).

Суды других округов считают, что отсутствие в акте сверки информации о договоре не лишает его доказательственной силы (постановления ФАС Дальневосточного округа от 10.05.06 № Ф03-А24/06-1/1459 и от 28.03.06 № Ф03-А24/06-1/841). Но безопаснее указывать в акте, по какому договору проводится сверка.

Если между сторонами заключено несколько договоров, они сами выбирают, как проводить сверку. Возможны два варианта:

Составить отдельный акт сверки по каждому договору;
-?включить сведения по всем договорам в один акт сверки. В этом случае в табличной части акта нужно добавить столбец «Реквизиты договора».

6. Если акт сверки подписал не гендиректор, нужно указать реквизиты доверенности

Акт сверки вправе завизировать лишь генеральный директор организации. То есть то лицо, которое выступает от ее имени без доверенности (п. и ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об ООО» и п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об АО»).

Без доверенности акт сверки вправе завизировать лишь гендиректор

Остальным работникам для подписания акта сверки нужна доверенность. Это требование распространяется и на главного бухгалтера. Реквизиты доверенности нужно указать в акте сверки.

Большинство судов считают, что акт сверки, подписанный неуполномоченным лицом, не прерывает срока исковой давности (определения ВАС РФ