Как правильно писать служебные записки образец. Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

О повышении заработной платы

ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 25\10982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

Генеральный директор ООО «Компания»

Жданов В.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

Оформление докладной записки о невыполнении должностных обязанностей осуществляется на листе бумаги формата А4.

О нарушениях в работе

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору

ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

На приобретение канцтоваров

В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество).

О выделении денежных средств

Сотрудник __________________________/_____________/

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела __________________________/_____________/

ВНИМАНИЕ

Ответственность за учет и хранение, закупленной специально для подразделений литературы, лежит на руководителях данных подразделений.

Решение о выделении средств на приобретение литературы:

Руководитель

Корпоративного университета ___________________________/____________ /

Сумму в размере

Рублей ______________/_____________/«__»________200_г.

Обязуюсь предоставить товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в срок до 25 «____________» 200_г. ___________________________/_____________/

Товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в размере

Рублей _______________/_____________/«__»________200_г.

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

• данные о составителе и получателе документа;
• краткое изложение сути вопроса;
• подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Служебной запиской именуется модель документального оборота внутри организации, которая дает возможность результативно реагировать на всевозможные обстоятельства.

Цели и типы служебного документа

Служебное письмо предназначается для извещения определенного должностного лица об имеющихся трудностях или о внесении, каких либо предложений касающихся производственных вопросов.

Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса.

Служебные записки подразделяются на:

• те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
• те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.

В свою очередь служебная перепись может осуществляться как между подчиненными и работодателем (внутренние), так и между руководителями структурных подразделений и основным руководителем предприятия (внешние). Внешне производственные документы предназначаются для предоставления их за пределы организации, получателем такого вида записки является вышестоящее руководство.

Информация и форма внутренней деловой бумаги

Содержание служебных документов обычно освещает производственные, материальные, хозяйственные вопросы, а также вопросы премирования, повышения или понижения в должности. Таким образом, сотрудник любого отдела может обратиться с письменной просьбой о предоставлении ему определенных материальных или финансовых средств, как для производственного, так и для личного пользования. Кроме того содержание такого документа может освещать жалобу на конкретного сотрудника или на непосредственного руководителя.

Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.

Внутрипроизводственное письмо руководителю организации от подчиненных составляется рукописным способом в свободной форме. Однако для написания такого рода документа можно использовать компьютерную или печатную технику.

Грамотное написание документа

Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

• кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
• название составляемого письма;
• вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
• основная часть, излагается подробная суть события;
• заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
• под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.

Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.

Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.

Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.

Формирование производственных писем в электронном виде

На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа. Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством. Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.

Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:

• в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
• подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
• на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.

Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.

Аспекты составления

При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

Соблюдение вышеперечисленных нюансов, позволит даже не опытному сотруднику составить грамотную и понятную для руководителя служебную записку.

Значимость документа

Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.

Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.

Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.

Вконтакте

Служебная записка

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

• Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
• Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
• Собственно наименование «Служебная записка «;
• Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
• Непосредственно текст служебной записки;
• Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Служебная записка

Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.

Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:

• вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
• вопросы информационного характера;
• вопросы по организации рабочего процесса;
• хозяйственные вопросы.

Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 » УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.

Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Служебная записка – пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

комментарии

Больше материалов по теме:

Сюжеты

Документы

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна

Служебная записка от работника: цели и образец

С какой целью она составляется?

СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме

внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

побудить руководителя принять решение или издать распоряжение

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.

Виды служебных записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

о запросе информации;

о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.

о премировании сотрудников.

Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении - краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать , а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в .

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте .

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4 .
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в .

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

С уважением,

Петрова Мария Ивановна (подпись)

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

ЗАО «Сигма-Консалт»

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

• штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
• дырокол – 5 штук;
• блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО «Сигма-Шторм»

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

• лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
• мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

Матвееву И. И.

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

С уважением,

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО «Совремонт»

Петрову П.П.

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

Борисову Б.Б.

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

С уважением,

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: