Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности Реестр приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как его оформить, скачайте образцы журналов

Читайте в этой статье:

Правила ведения журнала регистрации приказов

Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Книга приказов: образец оформления

• на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
• ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
• журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
• с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Обязательных журналов регистрации пять, остальные - дело добровольное. Но даже если не хотите «разводить лишнюю бумажную работу», не торопитесь от них отказываться - прочитайте статью журнала "Справочник кадровика". В ней эксперты разобрали пять ситуаций, когда такие журналы помогают кадровику доказать свою правоту в суде и спастись от крупного штрафа.

Журнал приказов содержит несколько столбцов:

• второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
• третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
• в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
• в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
• в шестом краткое содержание;
• в седьмом – подпись ответственного лица.

Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Журнал регистрации приказов по кадрам нужно заполнять четко и без помарок. Строго запрещено штриховать записи, зачеркивать буквы, пытаться убрать сведения с помощью корректирующих средств. Недопустимо наличие страниц, которые не имеют нумерации. Книга приказов по кадрам заполняется только сплошным текстом.

Как оформить журнал регистрации приказов

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

В акте нужно закрепить:

• Ф.И.О. , должности работников, ответственных за составление, хранение документа;
• сотрудников, на которых перекладывается обязанность вести журнал, если основные ответственные за него временно отсутствуют;
• установленные периоды хранения книги регистрации приказов;
• место хранения полностью заполненных документов.

Обычно ведением журнала регистрации приказов занимается секретарь, если организация небольшая. В крупных фирмах эта обязанность может возлагаться на отдельного работника. При этом ответственность за сохранность документа должна быть отражена в локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции, так как возможна порча книги или ее утеря. Некоторые фирмы ведут сразу несколько журналов – в обычном и электронном виде.

Несмотря на то, что книга приказов по кадрам - необязательный документ, эксперты рекомендуют вести ее каждой организации. Связано это с тем, что при проверках у фирмы есть всего три дня, чтобы подготовить необходимый пакет документов, который будет проверять трудовая инспекция или налоговая. В этом случае журнал регистрации приказов позволит быстрее найти нужные бумаги. Кроме того, он облегчает работу многих специалистов фирмы, так как позволяет систематизировать документооборот.

Если организация не хочет самостоятельно разрабатывать журнал регистрации приказов, образец документа можно скачать или купить в специализированном магазине. В первом случае книгу нужно не только распечатать, но и пронумеровать, опломбировать, после этого приступать к ее оформлению и ведению. При этом специалист, ответственный за ведение журнала регистрации приказов по кадрам, образец которого не установлен на законодательном уровне, обязан придерживаться общих правил заполнения документа.

Вложенные файлы

• Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
• Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
• Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
• Журнал учета приказов о командировании работников.docx
• Журнал по личному составу.docx

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.

Из статьи вы узнаете:

Назначение журнала регистрации приказов

Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.

В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.

В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Как правильно оформляется и ведется книга приказов

Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.

В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.

Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.

Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.

Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:

Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .

Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.

Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:

"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?

Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .

Порядок регистрации приказов

Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:

Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.

Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.

Вносим название документа в графу 2.

Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.

Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)

Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.

Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.

Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Образец журнала на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи.

Для чего используется журнал учета приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.

Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:

• о назначении первого руководителя;
• учреждении обособленного подразделения;
• утверждении штатного расписания;
• проведении внутренней проверки или аттестации;
• сокращении численности штата;
• утверждении должностных инструкций;
• по иным общехозяйственным вопросам.

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.

Не знаете свои права?

В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

может быть индивидуальным в каждой компании. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру:

• Титульный лист. На нем приводится название регистра, наименование компании, срок начала и окончания ведения журнала. Внизу или с обратной стороны этого листа обычно указывается должность и Ф. И. О. лица, ответственного за заполнение журнала.
• Основная часть, куда заносится вся подробная информация о регистрируемых общехозяйственных распоряжениях. Эта часть имеет табличную форму, состоящую из следующих граф:
  • порядковый номер;
  • дата утверждения приказа;
  • регистрационный (обычно буквенно-цифровой) номер приказа;
  • краткое содержание (название) приказа;
  • данные лица, издавшего приказ;
  • ответственное за исполнение лицо;
  • примечания.

Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты. Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.

При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.

Как заполнить бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.

Если журнал ведется в бумажном формате, то при необходимости внести исправление следует соблюдать требования, изложенные в п. 8 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о заверке поправок подписью ответственного за ведение журнала лица с указанием его фамилии и должности, а также даты внесения исправления.