Индексирование документов (Систематизация, предметизация, координатное индексирование). Индексирование документов

Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К КООРДИНАТНОМУ ИНДЕКСИРОВАНИЮ

ГОСТ 7.66-92
(ИСО 5963-85)

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Дата введения01.01.93

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к координатному индексированию документов, включая правила формирования поискового образа документа. Специфические требования к систематизации и предметизации документов - по ГОСТ 7.59 . Форма представления поискового образа документа в коммуникативном формате МЕКОФ - по ГОСТ 7.52.

Стандарт распространяется на информационно-поисковые системы, в которых содержание документов представлено в сжатой форме лексическими единицами информационно-поискового языка. Стандарт не распространяется на формирование фактографических записей в фактографических базах данных.

Термины и определения - по ГОСТ 7.0, ГОСТ 7.26, ГОСТ 7.27, ГОСТ 7.59 и ению 1 .

Дополнительные требования, отражающие потребности народного хозяйства, приведены в нии 1 .

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Процесс индексирования включает следующие этапы, которые осуществляют в указанной ниже последовательности:

анализ и определение содержания документа, как объекта индексирования;

выбор понятий, характеризующих содержание документа;

выбор терминов индексирования для обозначения понятий;

формирование поискового образа документа из терминов индексирования.

Перечисленные этапы могут быть объединены в составе технологических процедур при условии надлежащего выполнения каждого из этапов.

1.2. Поисковый образ документа (ПОД) формируют из выбранных терминов индексирования при помощи грамматических средств информационно-поискового языка (ИПЯ).

1.3. В процессе индексирования не рекомендуется описывать документ как физический объект (с точки зрения его формы, объема и пр.). Допускается отражать в ПОД подобную информацию, если она позволяет более точно установить соответствие документа информационной потребности пользователя системы.

2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА

2.1. При анализе документа индексатору должна быть предоставлена возможность ознакомиться с документом в полном объеме. При невозможности исчерпывающего ознакомления с документом индексатор должен изучить имеющиеся текстовые части документа (основные источники индексирования):

справочный аппарат документа - заглавие (наименование), аннотацию, реферат, содержание (оглавление), предисловие, заключение и др.;

введение;

заголовки частей и глав;

первые фразы глав и параграфов;

иллюстрации, схемы, таблицы и подписи к ним;

слова и группы слов, которые в тексте подчеркнуты или выделены полиграфическими средствами.

Индексирование только по заглавиям является неполноценным. При индексировании по рефератам и аннотациям следует следить за адекватностью передачи в них содержания документа.

2.2. При анализе нетекстовых (аудиовизуальных и других) документов, которые помимо чтения требуют просмотра, прослушивания, испытания объекта в действии и других подобных процедур, допускается индексирование их по имеющемуся текстовому компоненту (наименованию, краткому описанию и т.п.), но и в этом случае индексатору должна быть предоставлена возможность полного ознакомления с документом, если текстовый материал представляется недостаточным.

3. ВЫБОР ПОНЯТИй, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИХ СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

3.1. Число характеристик и понятий, отраженных в ПОД, определяет его полноту и является важнейшим показателем качества индексирования.

3.1.1. В ПОД необходимо отразить все понятия, которые могут иметь ценность для пользователей системы.

В документе может быть выявлено более одной темы из сферы интересов пользователей. Эти темы должны рассматриваться раздельно.

3.1.2. Тематика, отражаемая при индексировании, не должна ограничиваться узкими рамками непосредственных интересов пользователей ИПС. Следует включать в ПОД также понятия, связанные с побочными аспектами документа (например, социальные и экономические аспекты научно-технических исследований).

3.1.3. При выборе понятий основным критерием является потенциальная ценность понятия для выражения содержания документа или для его поиска. При этом необходимо ориентироваться на типичные запросы к ИПС:

отбирать понятия, наиболее употребительные в коллективе пользователей ИПС;

уточнять состав лексики и грамматические правила ИПЯ па основе обратной связи с пользователями.

Изменения, вносимые в ИПЯ, не должны нарушать общую структуру и логику, заложенные при его создании.

3.1.4. Число терминов индексирования, приписываемых одному документу, определяется количеством сведений, содержащихся в документе. Ограничение числа терминов должно быть основано на содержательном отборе наиболее важных понятий.

3.2. Полнота индексирования, принятая в каждой ИПС, определяется ее функциональным назначением. Объем документа также сильно влияет на полноту индексирования. Необходимо учитывать указанные факторы и на их основе производить экспертный отбор понятий из документа, не стремясь включить в ПОД все упомянутые в нем понятия.

3.3. Специфичность ПОД определяется тем, в какой мере понятия документа нашли точное отражение терминами индексирования, и также является одним из параметров качества индексирования. Замена понятия термином, отражающим более широкое понятие, приводит к потере специфичности. Более широкие термины допускается использовать в особых случаях:

если излишне специфичный термин непонятен пользователям, особенно когда соответствующее понятие применяется только в пограничных областях деятельности;

если в документе понятие раскрыто недостаточно полно или является вспомогательным для изложения содержания документа.

3.4. Рекомендуется в каждой ИПС разрабатывать списки характеристик, которые признаются важными для отражения в ПОД. Для всех систем может быть рекомендован список указателей роли по ГОСТ 7.52. В зависимости от потребности конкретной ИПС этот список может быть как расширен, так и сокращен.

4. ВЫБОР ТЕРМИНОВ ИНДЕКСИРОВАНИЯ

4.1. В процессе выбора терминов индексирования понятия, характеризующие содержание документа, представляют:

предпочтительными лексическими единицами (дескрипторами или ключевыми словами), выбранными по правилам конкретного ИПЯ;

терминами, отражающими новые понятия, проверив их точность и приемлемость по словарям, энциклопедиям, справочникам, классификационным таблицам, информационно-поисковым тезаурусам, терминологическим стандартам и другим источникам, признанным авторитетными в данной области.

4.2. Выбор терминов индексирования осуществляют на основе зарегистрированного (ГОСТ 7.25) или опубликованного информационно-поискового тезауруса, который используют при составлении запросов к ИПС.

При использовании тезауруса допускается сокращать число терминов, включаемых в ПОД за счет исключения общих понятий, которые могут быть привлечены на этапе поиска документа или на этапе составления поискового предписания на основании ссылок в статьях тезауруса.

4.3. Понятия, не представленные в словаре индексирования, но необходимые для формирования ПОД, выражают одним из двух способов:

новым специфическим термином, который включают в ПОД и в словарь;

более общим термином, имеющимся в ИПЯ; при этом специфический термин направляют в службу ведения ИПЯ в качестве кандидата на включение в словарь.

Новые понятия представляют наиболее близкими из существующих в ИПЯ лексических единиц, а также оценивают полезность включения новых терминов в словарь с точки зрения поиска.

4.4. При индексировании свободными ключевыми словами, взятыми из текста документа, они должны быть приведены к канонической форме по ГОСТ 7.25. Длину словосочетаний рекомендуется ограничивать двумя-тремя словоформами.

Схема индексирования с использованием информационно-поискового тезауруса приведена в нии 2 .

5. ФОРМИРОВАНИЕ ПОИСКОВОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА

5.1. ПОД состоит из выбранных терминов индексирования, организованных с помощью грамматических средств ИПЯ данной ИПС.

5.2. В состав ПОД могут быть включены следующие категории данных, предусмотренные технологией индексирования конкретной ИПС:

степень нормализации терминов индексирования и применяемый для этого словарь;

индивидуальные характеристики термина индексирования;

связь терминов индексирования в синтаксических конструкциях ПОД.

Для включения в ПОД фактографических данных применяют грамматические категории, указанные в . 6 .

5.3. По степени нормализации различают два типа терминов координатного индексирования: дескрипторы и ключевые слова.

5.4. Термины индексирования должны быть представлены в ПОД в соответствии с орфографическими правилами используемого в системе естественного языка.

5.4.1. Дескрипторы допускается представлять условными кодами, которые указаны в используемом словаре индексирования. В этом случае ИПС должна обеспечивать автоматический поиск орфографических форм дескрипторов по их кодам.

5.4.2. Ключевые слова в многоязычных информационных системах, с ПОД на основе различных национальных языков, должны быть снабжены пометами о принадлежности к тому или иному естественному языку.

5.5. Индивидуальные характеристики терминов индексирования являются факультативными элементами ПОД и их используют для уточнения содержания документа, организации процедур информационного поиска или дальнейшей аналитико-синтетической обработки документов в системе.

К индивидуальным характеристикам относят данные о семантической и морфологической категории термина индексирования, его роли и информационном весе, способе получения и предполагаемом использовании.

5.5.1. Семантическая характеристика термина индексирования заключается в отнесении его к следующим лексикографическим категориям:

1) термин, выражающий научно-техническое понятие;

2) имя собственное, идентификатор;

3) наименование параметра;

4) значение параметра (выраженное текстом или именованной величиной);

5) числовое выражение;

6) обозначение единицы величины.

5.5.2. Морфологическая характеристика термина индексирования заключается в отнесении его к лексикографическим категориям:

1) производное слово;

2) сложное слово;

3) словосочетание;

4) аббревиатура;

5) фрагмент слова.

Морфологические характеристики используют в ПОД для реализации в ИПС смыслового анализа лексических единиц на основе их формальных признаков.

5.5.3. Роль термина индексирования указывают в ПОД для уточнения места соответствующего понятия в содержании документа. Для этого особыми указателями роли, принятыми в ИПС, отмечают термины индексирования, отражающие следующие аспекты документа:

1) объект исследования, описания;

2) характеристики, свойства, параметры объекта;

3) методы и средства исследования, технологическую оснастку;

4) составные части, узлы, детали объекта;

5) область применения объекта (отрасль хозяйства, техники, науки);

6) назначение объекта;

7) цель исследования, разработки, описания;

8) результаты исследования, разработки.

5.7. Запись ПОД в памяти ИПС обусловлена принятым в ней способом кодирования с учетом требований настоящего раздела и ГОСТ 7.52.

6. ФАКТОГРАФИЧЕСКОЕ ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

6.1. Фактографическое индексирование документа (ФИД) заключается в выявлении в документе и включении в ПОД данных, выражающих конкретные сведения (сообщения), имеющиеся в документе.

На основании результатов ФИД в фактографических ИПС формируются массивы сведений, в которых единицей информации является фактографическая запись.

6.2. ФИД предполагает формальное различение в ПОД двух категорий терминов индексирования, выражающих:

1) темы или объекты сообщения;

2) приписанные этим объектам свойства, являющиеся смыслом сообщения.

Соответствующие термины индексирования должны быть связаны друг с другом в синтаксическую конструкцию, объединяющую наименование объекта, его характеристики, их значения, единицы величины и отражающую смысловые связи понятий в документе.

Дополнительно такая синтаксическая конструкция может быть охарактеризована:

1) показателем модальности;

2) условием истинности.

6.3. Показатель модальности фактографического сообщения определяет различие между сообщениями следующих типов:

1) наблюдаемый факт;

2) допускаемое значение;

3) требование стандарта;

4) плановый показатель;

7) предположение;

8) условие.

Если в информационной системе не используют показатели модальности, то все фактографические сообщения рассматривают как принадлежащие одной модальности, которая должна быть указана в эксплуатационной документации системы.

6.4. Условием истинности фактографического сообщения является другое фактографическое сообщение, связанное с первым в синтаксическую конструкцию вышестоящего уровня.

Например:

Х = вес продукта

Z = 150 г.

V = влажность не более 45 %,

где Х - характеристика объекта,

Z -значение характеристики,

Y - условие истинности.

Фактографическое сообщение, являющееся условием истинности, должно иметь показатель модальности условия «если », например:

(вес продукта = 150 г) (если (влажность не более 45 %)).

6.5. Термины индексирования, выражающие тему (объект) сообщения, относятся к категориям 1 или 2, указанным в 5.5.1 . При использовании категории 1 термину индексирования может быть дополнительно приписан показатель единичности или общности объекта (квантор).

Квантор общности используют в сообщениях, где выражено утверждение обо всех объектах, попадающих в объем соответствующего понятия.

Квантор единичности используют в сообщениях, где выражена информация о том объекте, входящем в состав данного понятия, который рассматривается в данном документе.

6.6. Термины индексирования, выражающие свойства объектов, которые составляют смысл сообщения, могут быть выражены лексическими единицами категорий 1, 2, 3 ( м. п. 5.5.1) или параметрической конструкцией ( ).

6.7. Параметрическая конструкция должна состоять из двух формально выраженных частей: наименования параметра и перечня значений параметра (см. ), которые объединены в одну синтаксическую конструкцию.

14. Конец

Блок-схема индексирования по информационно-поисковому тезаурусу показана на чертеже.

Блок-схема алгоритма индексирования

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по науке и технологиям и Техническим комитетом ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

РАЗРАБОТЧИКИ

В.И. Белоозеров, канд. филол. наук (руководитель темы); Н.Д. Кравченко, канд. пед. наук; И.В. Тростникова; Н.А. Сливницина; Г.Н. Хондкариан; В.Н. Казаков, канд. техн. наук

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Комитета стандартизации и метрологии СССР от 27.03.92 № 297

Настоящий стандарт разработан методом прямого применения стандарта ИСО 5963-85 «Документация. Методы анализа документов, определения их тематики и выбора терминов индексирования» с дополнительными требованиями, отражающими потребности народного хозяйства

3. Срок первой проверки - 1995г.

Периодичность проверки - 5 лет

4. РАЗРАБОТАН ВПЕРВЫЕ

5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например:

02-10/15, где 02-10 - это индекс дела по номенклатуре, 15 - порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107 К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер может дополнить индексом (буквой) "П", например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, а в другой - под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

Примеры индексирования документов в конкретной и биографической базе данных

При индексировании документов используется два вида информационно-поискового языка: классификационные индексы и ключевые слова. При формировании базы данных индексирование осуществляется de visu – по полному тексту исходного документа. Такой метод позволяет с помощью набора ключевых слов более полно и адекватно отразить содержание индексируемого документа, а набор ключевых слов по сути может выступать как вспомогательная аннотация документа. Например:

Бандиты, вымогавшие цветные металлы у директора «Росвнештерминала» В. Бурова, представились «кобзоновскими».

Ключевыми словами здесь будут:

Цветные металлы. Вымогательство. Контрабанда. ОПГ – «кобзоновская». Кобзон И. Буров В. Иваньков В. = Япончик. Захаров А. = Захар.

Данный пример хорошо показывает, как можно избежать перегруженности аннотации и при этом не допустить потери информации.

Наиболее сложной частью работы по вводу документа в базу данных является выбор ключевых слов при индексировании этого документа. Эта трудность усугубляется отсутствием какой-либо нормализации лексики, используемой при работе над базами данных. Особую сложность вызывает выбор ключевых слов, отражающих названия учреждений, общественных организаций и т. п. С одной стороны, очевидно, что одному объекту должно соответствовать одно название, но с другой стороны – вольное обращение журналистов с обозначением этих объектов (а выбор ключевых слов происходит на основании текста публикации) приводит к тому, что в базе данных одному объекту соответствует несколько названий.

Например:

Ассоциация правовой защиты и реабилитации инвалидов,

Ассоциация социально-правовой защиты и реабилитации инвалидов,

Ассоциация по реабилитации и социальной поддержке инвалидов.

Это затрудняет пользователю поиск и может снизить его полноту. Поэтому, когда пользователь дает запрос на поиск информации, он тоже должен учитывать, что одно и то же учреждение или организация могут быть зафиксированы под разными названиями. Принятие во внимание этого фактора поможет снизить информационные потери, а в некоторых случаях сведет их до минимума.

Иногда из публикаций не всегда понятно, идет ли речь об одном объекте или это различные объекты со сходными наименованиями. Например:

Антимонопольное территориальное управление,

Антимонопольное управление,

Антимонопольный комитет.

Проблемой является и выбор ключевых слов, соответствующих названиям культовых зданий.

Какое ключевое слово предпочесть создателю базы и пользователю из следующего списка:

Собор Св. Петра и Павла,

Собор Петра и Павла,

Петропавловский собор,

Собор Св. апостолов Петра и Павла.

Порой трудно идентифицировать культовые здания, когда в исходной публикации используется слово «храм», а не «церковь» или «собор». Например, если в документе употреблено словосочетание «Никольский храм», то неясно, идет ли речь о Никольском соборе на площади Коммунаров или о Никольской церкви на улице Марата.

Пользователю при формулировании запроса необходимо помнить и о многочисленных переименованиях, начало которым положила перестройка. Например:

Театр им. Ленинского комсомола, см. Балтийский дом.

Необходимо учитывать при составлении запроса и те случаи, когда имеется два общепринятых названия одного объекта. Например:

Центральный выставочный зал, см. Манеж.

Кунсткамера, см. Институт антропологии и этнографии им. Петра Великого.

В настоящее время идет работа по отбору и систематизации ключевых слов, используемых при создании базы данных, что, безусловно, облегчит пользователю доступ к информации. Выявляются параллельные ряды, существующие в словаре, и для каждого ряда синонимов выбирается слово-представитель – дескриптор. Предполагается, что после завершения этого этапа работ индексирование будет по-прежнему осуществляться на основе текста публикации, но не непосредственно: термин или словосочетание, выбранное в качестве ключевого слова, которое попадает в словарь, будет сравниваться с контролируемым словарем и войдет в документ в той форме, которая в этом словаре зафиксирована.

Для журналиста, независимо от места его работы, электронные базы данных по-прежнему представляют самый оперативный источник новейшей информации. К тому же это еще наиболее экономичный источник. Но почти для всех журналистов поиск в электронных базах данных остается двухступенчатым процессом, и проводят они его не самостоятельно. У журналиста появляется идея статьи, библиограф переводит эту идею в параметры поиска, отбирает базу (или базы) данных, осуществляет поиск и передает результаты журналисту, который смотрит, соответствуют ли они запросу.

Полнота и точность полученной информации зависит не только и не столько от квалификации библиографа, сколько от того, как грамотно был сформулирован запрос журналистом. Например, журналист исследует проблему бензиновых кризисов, которые время от времени будоражат рынок. Из разных источников известно, что рынок нефтепродуктов и нефтеносителей в Санкт-Петербурге контролируется, в частности, «тамбовским» преступным сообществом. Известно также, что сильной стороной баз данных является их способность объединять несоизмеримые понятия с тем, чтобы избавить журналиста и библиографа от необходимости искать иголку в стоге сена, – вся информация, не имеющая отношения к делу, при этом исключается. Для одной части уравнения подбираются такие ключевые слова, как организованная преступность , ОПГ тамбовская , для другой – нефть, бензин, бензиновый кризис . В результате журналист получает миллион ссылок на опубликованные статьи, не отвечающие введенному запросу. Почему так происходит? Да потому, что «бензин» может относиться к бензоколонкам, «нефть» – к нефтедобыче и нефтяным компаниям, а словосочетание «организованная преступность» даст десятки статей, посвященных различным криминальным группировкам. Чаще всего это случается, когда поиск ведется в полнотекстовой базе данных и не ограничен, скажем, заголовками или аннотациями статей. Для того чтобы минимизировать «информационный шум» и информационные потери в данном конкретном запросе, необходимо отсечь лишние ключевые слова, скрестив только лишь понятия «ОПГ тамбовская» и «бензиновый кризис».

При формулировании темы поиска для запроса журналисту следует особое внимание уделять используемой при этом лексике. Ведь языковые средства, которые мы, не задумываясь, применяем в обыденной речи, отличаются от нормативного словаря, с которым работает библиограф. Например, ваше ключевое слово «барахолка» – столь привычное и понятное, но имеющее в словаре помету «просторечное», – лучше заменить на «вещевой рынок», поскольку библиограф занес в словарь, скорее всего, именно этот термин.

Отобрав первичную и вторичную информацию по интересующей его теме и смежным темам из всех доступных (с разумными затратами времени и средств) источников, журналист может систематизировать ее и составить аналитическую справку.

Статья 259. Собственность хозяйственного товарищества или кооператива, образованного на базе имущества крестьянского (фермерского) хозяйства 1. Членами крестьянского (фермерского) хозяйства на базе имущества хозяйства может быть создано хозяйственное товарищество или