Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив. Группировка исполненных документов в дела Сгруппировать исполненные документы в дела

На различных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела :

по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т. д.;

по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы;

по корреспондентам, с которыми ведется переписка;

по грифу ограничения доступа к документам («КТ», «Конфиденциально»), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона .

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рис. 1 ). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

Рис. 1.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается один экземпляр документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

в дело формируются, как правило, документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или в нумерационной.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие, письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.п.), относящиеся к одной организации.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. В зависимости от специфики предприятия, объема документов рекомендуется использовать комбинированно и те и другие.

Папки импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Применяют многострочные документы.

Группировка документов по однородным признакам (по кас-

В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ - один из элементов обработки документов , т.е. подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синтетического и аналитического учета.

Группировка документов по числу маршрутов движения и передаваемого их количества

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов , подготовку документов к последующему хранению и использованию.

В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности.

Признаки, по которым проводится деление классификационной группировки документов, можно было бы перечислить и дальше. Однако совершенно очевидно, что документы классифицируются в зависимости от нашей потребности, от подхода к ним.

Об условности группировки документов в системы, подвергаемые унификации, мы говорили выше. В организациях, для которых проводится унификация системы документации , используются документы, относящиеся и к другим системам, часто в значительном количестве. Так, в Госбанке СССР при разработке унифицированной системы расчетно-денежной документации было выявлено 750 видов и разновидностей действующих форм документов, из которых 300 относилось не к расчетно-денежной, а к другим системам документации 1. Подобным же образом в Госплане СССР используется отчетная документация, в ЦСУ СССР - бухгалтерская и т. д.

К средствам документальной техники относятся средства изготовления документов, средства копирования и размножения и средства хранения и группировки документов.

К средствам документационной техники относятся средства изготовления документов, копирования, размножения и хранения, а также группировки документов.

Групповая регистрация на карточках. При групповом способе подлежащие учету документы регистрируют на отдельных карточках группами. Система группировки документов для регистрации разрабатывается заранее. Эту систему обычно согласовывают с последующей организацией документов в делопроизводстве и применяемыми для этой цели классификаторами и номенклатурами дел.

Значение классификации или научной группировки документов в целях их разыскания и использования исключительно велико. Вопросы классификации документов - коренные в теории и практике административного делопроизводства.

При рассмотрении вопросов классификации следует-различать два ее этапа. Это прежде всего первичная группировка документов, первая ступень их классификации на основе так называемых номенклатур дел.. В дальнейшем первичные комплексы (дела) документов классифицируют путем их распределения по классам, отделам классов, подотделам отделов классов и т. д. Для этой цели обычно дополнительно к номенклатурам дел создают особые классификационные схемы - классификаторы.

Рассмотрим сначала вопросы первичной группировки документов.

Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы (дела) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов.

Что же представляют собою признаки заведения дел, каково их происхождение, какие признаки в первую очередь используются при группировке документов в делопроизводстве

Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов.

Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки разновидность документа, его автор, содержание (текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия.

Признаки, используемые при первичной группировке документов, или признаки заведения дел представляют собою ни что иное, как основные элементы формуляров документов . Знание элементов формуляра документов , таким образом, обязательно не только для правильного составления, но и для группировки их в дела.

К сожалению, предметно-вопросный признак при первичной группировке документов удается использовать не всегда. Дело в том, что отдельные разновидности документов (например, протоколы, иногда приказы и др.) представляют чаще всего сложные документы, отражают не один, а несколько вопросов. Поэтому сложные документы в дела формируют по номинальному, авторскому и хронологическому признакам (Приказы директора швейной фабрики № 3 Московского городского совнархоза на 1959 г.).

Чем шире сочетание признаков при группировке документов в дела, тем легче, результативнее вся последующая работа с документами и в делопроизводстве, и в архиве.

Обязательность применения признаков заведения дел. Чтобы закончить изложение вопроса о признаках заведения дел, остановимся кратко на наиболее важных ошибках, встречающихся при первичной группировке документов.

Но смысл этих надписей, конечно, один и тот же. Владельцы подобных папок в результате незнания, а иногда в поисках легкой жизни отказались от правильного формирования дел. А правильная первичная группировка документов, как и другая работа, требует труда, добросовестности и некоторых знаний.

В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Формулируя названия дел в номенклатуре, не следует забывать об экспертном признаке, о группировке документов по срокам хранения.

Другой недостаток-неумение правильно формулировать и редактировать названия дел. Часто признаки заведения дел в их названиях отражают неправильно и непоследовательно (примеры приведены выше). Названия дел типа разная переписка в номенклатурах недопустимы. Не всегда учитывают в названиях дел и группировку документов по срокам хранения (экспертный признак).

ПЕРВИЧНАЯ ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Группировка документов производится в сводных группиро-вочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов . Группировка документов вдела проводится согласно отметкам исполнителей на документах в дело №..., дата и подпись исполнителя - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

В качестве признаков, по которым документы группируют на карточках, применяются признаки первичной группировки документов в дела (признаки ведения дел). На одной карточке может быть зарегистрирована переписка с одним определенным корреспондентом (этот признак применяют особенно часто), документы одного содержания, одной разновидности, за опредлен-ный период времени одного автора или по нескольким из указанных признаков. N

Первичная группировка документов в дела признаки заведения дел. История делопроизводства показывает, что уже в далеком прошлом, в XVI-XVIIbb., в учреждениях Московского государства документы подвергались первичной группировке. Основными комплексами документов были так называемые дела. Подобные-первичные комплексы встречаются и в наши дни (судебные, личные и другие дела).

Весьма важным признаком первичной группировки документов оказался срок их хранения - пбстоянный или временный. Этот признак называют экспертным,

Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством (замком) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку.

Основным документом, определяющим формированием дел, служит так называемая номенклатура дел1. Она представляет систематический перечень названий дел, которые предполагается завести в предстоящем году. Поскольку номенклатура дел составляется на дела, которые еще предстоит завести, ее можно рассматривать как своеобразный план группировки документов в дела.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу . Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

● дежурствах;

● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила , утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Е.А. Кошелева,
архивист

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 1 .

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения 2 .

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила :

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
- личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
- дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
- дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
- дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
7. Что понимается под «формированием дел»?
8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
9. Как определяются сроки хранения дел?
10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?

См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.