Новый отчет по стажу в пенсионный фонд. СЗВ-стаж: образец заполнения отчетности

Форма СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей, возникшая после передачи в ФНС управления над поступающими взносами. Введение новой формы было обусловлено необходимостью ПФР получать полные сведения о работниках хозяйствующего субъекта. Доступа к этим сведениям они были лишены, и теперь извлекают необходимые сведения из бланка СЗВ-СТАЖ.

Отчет СЗВ-СТАЖ должен рассматриваться как бланк, который каждый хозяйствующий субъект с работниками должен отправлять в ПФР с целью обеспечения фонда данными о трудовом стаже. Собой он заменил ранее использовавшийся отчет РСВ-1, но только в отношении сведений о работающих в организации лицах, а также привлекаемых по договорам подряда.

На первый взгляд эта форма напоминает собой еще один новый отчет для Пенсионного фонда - СЗВ-М. Его также ввели не так давно для передачи в ПФ сведений о пенсионерах, которые еще выполняют трудовые обязанности.

Однако при подробном рассмотрении становится ясно, что СЗВ-СТАЖ является более расширенным источником данных, чем СЗВ-М. В него заносятся не только личные сведения о работнике и его номер СНИЛС, но также даты начала и завершения трудовой деятельности в субъекте бизнеса.

Также в данном отчете показываются периоды, в течение которых за сотрудником было сохранено место труда, но в это время он фактически не работал. В таким промежуткам относятся больничные периоды, отпуска без оплаты, периоды присмотра за детьми и т. д.

Закон закрепил обязанность субъекта бизнеса выдавать копию данного отчета работнику при увольнении последнего. В такой ситуации форма должна быть заполнена только на него одного, распечатана и передана вместе с другими обязательными документами в завершающий день работы.

Внимание: при сдаче отчета приложением к ней является форма ОДВ-1, какая включает в себя данные о начисленных и отправленных в ФНС взносах за данный период. Необходимость в предоставлении таких данных возникает из того, что отчеты по взносам в суммовом выражении в течение года предоставляются только в налоговый орган.

В случае, если сотрудник организации выходит на пенсию, то субъект бизнеса должен оформить и предоставить в фонд бланк СЗВ-СТАЖ для правильного начисления пенсионных платежей.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ?

В законе прямо указано, какие субъекты бизнеса в обязательном порядке отправляют указанную форму.

В этот список включены:

• Компания и учреждения любой формы собственности, у каких есть оформленные трудовые соглашения с работниками и договора подряда. Также у них могут быть филиалы и представительства, которые зарегистрированы в установленном порядке;
• Физические лица, которые ведут деятельность в формате ИП, а также адвокаты, нотариусы и аналогичные лица, которые привлекают к работе персонал по договорам.

Внимание: отсюда следует, что главным критерием является найм работников, которым происходит начисление вознаграждения и уплата с него страховых взносов. Если такие есть, то субъект бизнеса отправляет форму в безусловном порядке.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Установлено, что СЗВ-СТАЖ является ежегодным отчетом. Это значит, что заполнять его и отправлять в пенсионный орган его необходимо только один раз в году. По закону, выполнить это необходимо до 1 марта года, какой находится за отчетным. Если указанная дата совпадает с выходным днем, либо праздничным, то крайний день отправки нужно перенести на ближайший рабочий день.

Сроки сдачи в 2019 году на бумажном носителе не отличаются от подачи по сети интернет.

Однако определены ситуации, при которых даты передачи отчета изменяются:

• Если работник увольняется, то необходимо оформить и выдать ему на руки заполненные отчеты в его завершающий рабочий день;
• Если работник оформляет себе пенсию впервые, то после поступления запроса из фонда, субъект бизнеса должен оформить и сдать на него отчет в срок трех дней.

Куда необходимо предоставить отчет

Для отчета используются общие правила определения отделения ПФ, куда нужно направлять бланк:

• ИП должны сдавать отчет в фонд по месту их регистрации, т. е. по прописке в паспорте;
• Компании должны направлять отчет по месту своего расположения;
• Филиалы и представительства должны оформлять отчет независимо от головной компании, и сдают заполненный бланк по месту своего расположения.

Способы сдачи

Установлено, что форма СЗВ-СТАЖ может быть передана в ПФ несколькими способами:

• Можно заполнить отчет на компьютере, распечатать и отдать инспектору лично в руки. При этом необходимо иметь две его копии - на второй должна быть проставлена отметка по получении бланка. Иногда в момент сдачи на бумаге требуется предоставить электронный файл на носителе (диск, флэшка и т. д.). Данный способ сдачи отчета доступен только тем субъектам бизнеса, у кого число наемного персонала не сверх 25 человек.
• Отправить отчет можно в электронном виде с использованием системы ЭДО. Для этого у субъекта должна быть оформлена ЭЦП и заключен договор со специализированным сервисом. В обязательном порядке этот способ используют те работодатели, у кого число работников превышает 25 человек. До этого количества сдавать электронно можно по желанию.

Форма сдачи отчета

Внимание: вместе с бланком СЗВ-СТАЖ нужно отправлять также опись ОДВ-1.

В этом документе должны быть указаны сведения о хозяйствующем субъекте, а также размер остатка взносов на начало периода, начисленных и выплаченных в течение периода. Дополнительно здесь необходимо указать количество работников, с какими у компании подписаны трудовые соглашения.

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ

Файлы .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В самом верху записывается регистрационный номер, присвоенный субъекту бизнеса в Пенсионном фонде.

Затем указываются коды ИНН и КПП. У компании код ИНН включает в себя 10 символов, и две клетки, которые окажутся после заполнения пустыми, нужно будет прочеркнуть. У предпринимателя, в свою очередь, код ИНН включает в себя 12 символов, но не присвоен код КПП.

Графа «Тип сведений» может принимать следующие значения:

Раздел №2 - Отчетный период

В данный раздел необходимо внести номер года, за какой отправляется отчет.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот раздел выглядит таблицей, куда нужно заносить сведения обо всех работниках, с кем в течение отчетного года заключались трудовые договора либо на подряд.

В графы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вписываются указанные персональные сведения по каждому из сотрудников.

В следующей графе СНИЛС необходимо указать номер, который присвоен каждому работнику в органе ПФР.

Графа «Период работы» разделена на две части. В левой нужно записать дату, с которой работник начал исполнять трудовые обязанности в компании. В правой записывается день, в которой он уволился. Если сотрудник проработал в организации весь год, то в данные столбцы записываются дни начала и завершения календарного года.

Может возникнуть ситуация, при которой у одного сотрудника будет сразу несколько периодов работы. Это может получиться если, например, он уволился, в затем в этом же году снова вернулся в данное учреждение.

В этом случае заносят оба периода, располагая строки друг под другом. Личные данные такого сотрудника (ФИО и номер СНИЛС) необходимо проставить только единственный раз, в первой строке. В остальных строках эти столбцы оставляют пустыми.

В ситуации, когда сотрудник выходит на пенсию, и отчет оформляется по причине этого события, то в последней графе необходимо указать день предполагаемого начала отдыха.

Если гражданин выполнял работы согласно заключенного договора ГПХ, то в графы нужно занести даты периода его действия.

В графе «Территориальные условия» необходимо указывать код, который определяет выполнение сотрудником обязанностей в особых окружающих условиях.

Примеры кодов:

Полный список кодов указан в инструкции по заполнению формы.

В графу «Особые условия» заносится код, когда сотрудник выполнял работу в условиях с вредными факторами. Такая работа дает право на выход на пенсию в раннем возрасте. Однако при указании этого периода есть особенность - если работа такая была, но для подтверждения не были оформлены все необходимые документы, то использовать данную льготу нельзя.

Примеры кодов:

Полный список кодов также указан в инструкции по заполнению формы.

Столбец 10 должен содержать код, указывающий на стаж. При этом столбец 11 содержит продолжительность этого периода в месяцах и днях.

Полный перечень возможных кодов находится в инструкции к форме.

Столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» должен включать в себя отметку только в том случае, если днем увольнения работника является 31 декабря.

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

В этот раздел заносится информация только в том случае, если работник, на которого оформляется отчет, выходит на пенсию. Здесь расположены две графы в форме вопросов, на которые необходимо дать ответы путем проставления отметок.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Этот раздел также подлежит заполнению только тогда, когда работник собирается выходить на пенсию. В разделе необходимо отметить периоды, за которые происходило начисление взносов, а также указать - выполнялась ли их уплата.

Приложения для заполнения граф 9-12

Опись ОДВ-1

Вместе с оформлением отчета СЗВ-СТАЖ, ответственное лицо должно также заполнить и передать опись по форме ОДВ-1. В ней производится обобщение всех данных, которые были занесены в отчет.

Опись может быть составлена в одном из трех допустимых форматов: «Исходный», «Корректирующий», а так же «Отменяющий». Выбор формата происходит путем проставления отметки «Х» в соответствующем окне.

В разделе 1 указываются сведения об организации. Заполнение этих сведений происходит по аналогии с разделом 1 формы СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 графа «Отчетный период» должна всегда включать «0». В графу «Год» записывается номер года, за который оформлены отчет и опись.

В раздел 3 записывается общее количество работников, включенных в отчет.

Раздел 4 заполняется только тогда, когда в отчетах находятся данные формата СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и имеющие пометку «Особая». Данные, которые здесь отражаются, должны быть представлены за весь период составления отчета.

В раздел 5 заносятся сведения, если в отчете есть данные формата СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по работникам, которые собираются оформлять пенсию досрочно, из-за особых климатических условий либо вредных факторов.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Закон устанавливает, что необходимо выдавать на руки форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Если компания оформляет и сдает отчет по итогам года, то в него включается информация по всех работникам, осуществлявшим трудовые отношения в данном периоде.

Если же бланк оформляется при увольнении, то он должен содержать в себе сведения только по этому работнику. В противном случае произойдет нарушение законодательства по защите персональных данных по отношению к другим сотрудникам. А такое действие не допустимо.

Если происходит оформление отчета по причине увольнения, то ему необходимо присвоить статус «Исходный», в качестве года заполнения указать год увольнения.

В табличной части указывается дата, в которую работник был принят, либо день начала года (если он работал до этого времени). В качестве дня, завершающего период, указывается день увольнения. Если сотрудник уволился 31 декабря, то эта дата указывается как завершение времени работы, а также ставится отметка в графе 14.

Внимание: разделы 4 и 5 данными не заполняются, если такой отчет оформляется для выдачи уволенному сотруднику.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ

Отчет устанавливает, что он подается в ПФ в случаях, если у субъекта бизнеса есть хоть одно заключенное трудовое соглашение. У предпринимателя без работников, а также адвоката или нотариуса, которые работают в одиночку, обязанностей подавать этот отчет нет.

Нужно отметить, что формат данного отчета подразумевает, что в табличной части должна содержаться хотя бы одна строка с данными. В противном случае он не сможет пройти входной контроль на правильность заполнения.

Для компаний нет однозначного ответа по поводу оформления нулевого отчета. Это связано с тем, что у этого субъекта бизнеса есть как минимум директор, указанный в Уставе.

Поэтому, необходимость сдать отчет может быть двоякой:

• У компании нет ни одного трудового соглашения, в том числе и с директором. Значит отчет сдавать не нужно. Но при этом директор должен быть наемным лицом со стороны, а не единственным учредителем.
• Отчет сдавать необходимо, если договор с руководителем заключен. Кроме этого, это также придется делать, если договора нет, но директор является единственным собственником. В этом случае, по закону, он считается состоящим в трудовых отношениях не зависимо от фактического заключения соглашения. В отчете будет указана единственная строка с данным лицом.

Внимание: отчет не будет считаться нулевым, если у организации есть работники, но все они находятся в отпусках без оплаты. В этой ситуации они все вносятся в бланк, с указанием кода периода.

Штрафы за не сданный отчет или за невыдачу при увольнении

Установлено несколько штрафов за неподачу отчета, размер которых зависит от обстоятельств нарушения:

• Субъект бизнеса подал отчет в полном объеме, однако не был соблюден установленный законом срок - по 500 рублей за каждого работника, сведения о котором не были отправлены вовремя.
• Отчет был отправлен в необходимый срок, однако в нет отражены не все нужные работники - по 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором не попала в отчет при сдаче.
• Отчет был передан в орган вовремя, и в нем указаны все необходимые работники. Однако во время проверки контролирующий орган выяснил, что по некоторым сотрудникам в отчет были внесены недостоверные данные - по 500 рублей за каждого человека, по которому были переданы неверные данные.

Еще один штраф устанавливается на случай, когда субъект бизнеса был обязан отчитываться только в электронном виде, а подал отчет на бумаге. Его размер установлен в сумме 1000 рублей.

Важно: поскольку по закону работодатель обязан при увольнении передать своему бывшему сотруднику на руки бланки СЗВ-СТАЖ со сведениями о нем, были введены штрафы за нарушение этой обязанности. Его размер установлен в сумме 50000 рублей.

Такой же размер штрафа необходимо будет уплатить в ситуации, когда сотрудник делает себе документы на трудовую пенсию, а компания в установленный трех-дневный срок не подала на него сведения в ПФ.

В 2019 году работодатели сдают в ПФР новый СЗВ-СТАЖ. Этот документ содержит сведения о пенсионном стаже работника, поэтому отчет нужно сдать обязательно. Разберем, как изменился бланк. А также расскажем, кто и когда сдает новую форму СЗВ-СТАЖ в ПФР по обновленным требованиям.

По-новому заполняйте СЗВ?СТАЖ – Пенсионный фонд поменял правила. Мы согласовали все рекомендации с ПФР и сделали образцы отчетов,

Что такое СЗВ-СТАЖ

С 1 января 2017 года работодатели сдают в ПФР новый отчет - СЗВ-СТАЖ. Это отчет с информацией о пенсионном стаже сотрудников, который заменяет РСВ-1.

Раньше компании показывали сведения о стаже сотрудников в РСВ-1. Но последний раз этот документ сдавали за 2016 год. Чтобы в ПФР и дальше поступали данные, чиновникиввели новую отчетность для всех работодателей о страховом стаже – СЗВ-СТАЖ. Изменения в закон внесло постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. Однако в 2019 году этот документ уже не действует, вместо него страхователи должны ориентироваться на постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Кто из работодателей и когда сдает отчет СЗВ-СТАЖ

На практике возникает вопрос - кто и когда сдает форму СЗВ-СТАЖ в фонд. Ответ на этот вопрос такой - работодатели обязаны ежегодно сдавать отчет в пенсионный фонд.

Также возникает вопрос - кого включать в СЗВ-СТАЖ. Ответ - в отчет необходимо записать сотрудников и работников, с которыми действует гражданско - правовой договор. Эксперты Системы Главбух предупреждают – включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы.

Если не обязаны начислять взносы в пользу физлица, данные о нем в отчете не приводите. Например, организация арендует у гражданина помещение или автомобиль либо исполнитель самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Когда других договоров с данным человеком нет – в СЗВ-СТАЖ его не отражайте .

У предпринимателей часто возникает вопрос - нужно ли сдавать ИП отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Ответ на этот вопрос следующий - отчет обязаны сдавать как организации, так и индивидуальные предприниматели.

Кроме ежегодных отчетов в законе также предусмотрены отдельные случаи, когда в 2018 году СЗВ-СТАЖ необходимо отправить в фонд досрочно. Случаи, когда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ в фонд, перечислены в таблице.

Кроме вышеперечиснных случаев отчет необходимо выдать сотруднику на руки. Всего предусмотрено два случая - по письменной просьбе сотрудника и при увольнении. В первом случае крайний срок - не позднее в течении 5 рабочих дней. Во втором случае форму необходимо вместе с остальными документами. Когда и как передавать копии отчета сотрудникам >>>

Кто сдает СЗВ-СТАЖ - кадры или бухгалтерия

Ответа на вопрос, кто фактически формирует и сдает СЗВ-СТАЖ, в законодательстве нет. Решение по таким вопросам каждая компания принимает самостоятельно.

Ответ будет завесить от того, как организовали штат в организации, документооборот и распределили должностные обязанности.

Например, в маленькой компании один бухгалтер может одновременно выполнять функции бухгалтера и кадровика. Тогда вопрос отпадает.

В случае, если в компании предусмотрена кадровая служба, то отчет можно поручить ей. Сотрудники кадровой службы первые получают самые важные данные для формы СЗВ-СТАЖ – СНИЛС, актуальные Ф.И.О. и даты приема на работу и увольнения. А вот каким способом отчитаться, зависит от количества работников.

Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде . Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронке – на усмотрение страхователя.

Все организации, которые заключали с гражданами трудовые и гражданско-правовые договоры, будут заполнять новую форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Из старой формы СЗВ-СТАЖ убрали шапку документа, которая дублировала сведения из первого раздела. Теперь ИНН, КПП и регистрационный номер указывают в отчете один раз. Кроме того, чиновники переименовали графу 14 раздела 3, чтобы указывать в ней периоды, засчитываемые в страховой стаж безработным.

Типы новой формы СЗВ-СТАЖ

Всего существует три вида новой формы СЗВ-СТАЖ, которую работодатели подают в зависимости от ситуации:

• Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период;
• Дополняющая. Подается, если необходима корректировка в форме СЗВ-СТАЖ из-за ошибок в исходном отчете;
• Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которые оформляют пенсию в течение года.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета – СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » или «Дополняющая », СЗВ-КОРР с типом «ОТМН », «КОРР » или «ОСОБ ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение. Как исправлять отчетность о страховом стаже сотрудников >>> ».

В исходной и дополняющей форме обязательно необходимо заполнить первых три раздела, а в форме для назначения пенсии пять.

Бумажную СЗВ-СТАЖ можно заполнять на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку любого цвета, кроме красного и зеленого. Отчет заполняйте печатными буквами. Подчистки и исправления запрещены.

Как известно, с 1 января 2017 года страховые платежи контролируют налоговики. И отчитываться по страховым взносам страхователям теперь нужно в свою ИФНС (по месту регистрации). За Пенсионным фондом сохранились лишь функции по контролю сведений персонифицированного учета. Ранее основную часть этих сведений «пенсионщики» получали из формы РСВ-1. Но она утратила свою актуальность в связи с произошедшими изменениями. Поэтому ПФР утвердил новые формы персонифицированной отчетности. Среди них СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ. В этой консультации мы поговорим о том как заполнить новую форму в ПФР СЗВ-СТАЖ .

Новая форма СЗВ-СТАЖ

Из названия формы СЗВ-СТАЖ становится понятно, что она призвана информировать «пенсионщиков» о страховом стаже застрахованных лиц. Как было отмечено выше, до 2017 года эти сведения Фонд брал из РСВ-1. Но поскольку этот отчет отменили, ПФР ввел новый - СЗВ-СТАЖ.

Имейте в виду!
Новая форма СЗВ-СТАЖ сдается только в сопровождении ОДВ-1 - описи, которая содержит сведения о страхователе и перечень представляемых вместе с этой описью форм: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ.

Бланк формы СЗВ-СТАЖ

Бланк отчета СЗВ-СТАЖ утвержден (Приложение № 1). Его Вы можете скачать ниже.

Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ и на кого

Сведения о страховом стаже физлиц по форме СЗВ-СТАЖ подают все страхователи ( , п.1 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ)):

• организации (в т. ч. иностранные) и их обособленные подразделения;
• ИП, нотариусы, адвокаты, другие частнопрактикующие специалисты,

на застрахованных лиц, выполняющих работу:

• по трудовому договору;
• по договору гражданско-правового характера (ГПХ) (при условие, что на причитающееся вознаграждение начисляются страховые взносы).

Говоря простым языком СЗВ-СТАЖ должны сдавать все работодатели на работников и заказчики по гражданско-правовым договорам на исполнителей.

Заметьте!
ИП (адвокаты, нотариусы, частные детективы и т. д.) без работников форму СЗВ-СТАЖ на себя не представляют.

Дело в том, что обязанность по сдаче СЗВ-СТАЖ в ПФР возникает у страхователей (п.2 Закона № 27-ФЗ). А страхователем предприниматель (нотариус, адвокат и пр.) становится только тогда, когда заключает трудовой договор или договор ГПХ с физлицом и встает на учет в Пенсионном фонде в качестве страхователя (п.1 Закона № 27-ФЗ).

Таким образом, ИП без работников (подрядчиков) сведения о страховом стаже не представляет вообще.

Куда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ представляется в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя - юридического или физического лица (п.1 Закона № 27-ФЗ).

Организация, имеющая в своем составе обособленные подразделения (ОП), сдает СЗВ-СТАЖ по месту регистрации каждой «обособки», которая (пп.3 п.1 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ (далее - Закон № 167-ФЗ)):

1. имеет отдельный банковский счет (счета);
2. начисляет выплаты и вознаграждения в пользу физлиц.

Заметьте, что вышеуказанные «признаки самостоятельности» ОП применяются с 2017 года. При этом компании больше не нужно самостоятельно регистрироваться в ПФР по месту нахождения «ответственных» подразделений, созданных в 2017 году. Всю необходимую информацию для этого передаст ИФНС (п.2 Закона № 167-ФЗ).

Не забывайте!
Начиная с 2017 года все российские организации обязаны сообщать в налоговые органы по месту своего нахождения о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физлиц. На это отводится месяц со дня издания приказа о наделении «обособки» соответствующими полномочиями (пп.7 п.3.4 ст.23 НК РФ). Налоговики, в свою очередь, проинформируют об этом «пенсионщиков».

В какой форме нужно сдавать СЗВ-СТАЖ

На СЗВ-СТАЖ распространяются общие требования п.2 Закона № 27-ФЗ, предъявляемые к формату представления персонифицированной отчетности (в т. ч. и СЗВ-М). Если сведения подаются на 25 застрахованных лиц и более, то направить их нужно в электронном виде по ТКС. Если «физиков» не больше 24 человек (включительно), то отчет можно сдать на бумаге. Для этого нужно распечатать 2 экземпляра документа.

Бумажный СЗВ-СТАЖ можно сопроводить электронным файлом отчета, сохраненным на внешнем носителе информации (флешке, диске и др.). Электронная подпись в данном случае не понадобится.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ

Несоблюдение формата представления СЗВ-СТАЖ тоже может стать основанием для применения ПФР финансовых санкций. Согласно Закона № 27-ФЗ если страхователь подаст сведения на 25 человек и более не в электронном виде, а на бумаге, то ему придется раскошелится на 1 000 руб.

И наконец, Закон № 27-ФЗ не предусматривает ответственности за невыдачу или несвоевременную выдачу работнику (подрядчику) его персонифицированных сведений, в т. ч. и о его страховом стаже. А для наказания страхователя по (ч.1) за данное нарушение в случае обращения с жалобой физлица в трудовую инспекцию, на наш взгляд, нет никаких оснований.

Важно!
СЗВ-СТАЖ для работника должна содержать только его данные и ничьи другие. В такой отчет категорически запрещается включать сведения о стаже других застрахованных лиц. Иначе будет нарушен закон о персональных данных и страхователя могут привлечь к ответственности.

В статье таблица с точными сроками, чтобы вовремя сдать СЗВ-СТАЖ в 2020 году. Там же информация, в какие сроки выдать форму работникам. Скачайте таблицу, чтобы не пропустить срок и сделать все вовремя.

Кто сдает отчет СЗВ-СТАЖ в 2020 году

СЗВ-СТАЖ – это относительно новая форма отчетности. Она была утверждена приложением 1 к Постановлению Правления ПФР № 3п от 11.01.2017г.

Появление нового отчета связано с тем, что администрирование взносов на обязательное пенсионное страхование с 2017 года перешло в ведение налоговых органов. Пенсионные фонды перестали получать сведения о страховом стаже работающих граждан, а эта информация необходима им для назначения пенсий. Раньше все необходимые сведения сотрудники ПФР получали из отчета РСВ-1, а теперь из отчета СЗВ-СТАЖ.

Впервые по этой форме работодатели отчитались за 2017 год. СЗВ-СТАЖ должны сдавать не только работодатели. Ее сдают страхователи, заключающие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, издательские, лицензионные и другие договоры.

Обратите внимание: самозанятые лица форму СЗВ-СТАЖ на себя не сдают. Это ИП, нотариусы и адвокаты, которые не нанимают работников и не привлекают исполнителей по ГПХ договорам.

СЗВ-СТАЖ за 2019 год: ответы на все Ваши вопросы

Эксперты журнала «Зарплата» подготовили ответы на самые важные вопросы по заполнению СЗВ-СТАЖ. Ознакомьтесь перед заполнением.

Внимание , стало ясно, как отражать период отпуска в СЗВ-СТАЖ. Раньше этот вопрос был спорным, но в ПФР окончательно дали четкий ответ. Эта информация обязательно понадобится, когда будете заполнять СЗВ-СТАЖ за 2019 год в 2020 году.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ зависят от типа отчета и повода его составления. Есть три типа формы СЗВ-СТАЖ, каждый из них имеет свое назначение:

Сроки составления отчеты мы собрали в одной таблице, а ниже расскажем о них подробнее.

Сведения за год

Срок отправки исходной формы СЗВ-СТАЖ определен в п.2 ст.11 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете». СЗВ-СТАЖ страхователи отправляют в ПФР один раз в год. Срок отправки – не позднее 1 марта следующего года.

Если крайний день выпадает на календарный выходной, то срок отправки продлевается до ближайшего рабочего дня. Сам закон 27-ФЗ от 01.04.1996г. такого положения не содержит. В таких случаях положения законодательства применяются по аналогии.

То есть к отношениям, прямо не урегулированным в законе, применяются нормы другого нормативного акта, регулирующие похожие отношения. В данном случае применяется статья 193 Гражданского кодекса, в которой оговорен перенос срока до следующего рабочего дня. Правомерность такого подхода ПФР подтвердил в письме от 28 декабря 2016 г. N 08-19/19045.

День 1 марта 2020 года выпадает на воскресенье, а значит, крайний срок сдачи СЗВ-СТАЖ переносится на 2 марта сдачи СЗВ-СТАЖ не будет. И отчет должен быть отправлен точно в срок.

При увольнении работника

С появлением формы СЗВ-СТАЖ для работодателей усложнилась процедура увольнения работников. Теперь вместе с трудовой книжкой и справкой о заработке работодатель обязан выдать уволенному сведения по форме СЗВ-СТАЖ.

Не имеет значения, просил работник выдать ему сведения или нет. Эта обязанность работодателя прописана в п.4 ст.11 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г., а значит, выдать сведения должен каждый работодатель независимо от просьбы работника. Такие же сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно выдать физическому лицу, с которым был заключен гражданско-правовой договор.

Срок выдачи СЗВ-СТАЖ при увольнении – день прекращения трудового или гражданско-правового договора. Сведения выдаются работнику на руки.

Обратите внимание: отправлять досрочно в ПФР сведения СЗВ-СТАЖ на уволенного работника не нужно, так как такого требования не содержится в законе 27-ФЗ от 01.04.1996г.

Форма СЗВ-СТАЖ содержит персональные данные работников организации. Поэтому запрещается выдавать сотрудникам полные сведения. Необходимо подготовить выписку со сведениями на одного увольняющегося работника. Если в один день увольняется несколько работников, подготовить отдельную форму придется для каждого из них. При этом в каждой форме будет содержаться информация, предназначенная только для одного работника.

По требованию работника

Работник вправе получить сведения о собственном стаже не только в момент увольнения. Пункт 4 статьи 11 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г. обязывает руководителя выдавать сведения любому обратившемуся к нему работнику. Срок выдачи сведений – не позднее пяти календарных дней со дня обращения работника.

Обратите внимание: срок выдачи сведений по обращению работника исчисляется в календарных днях.

Для получения копии отчета работник должен написать на имя руководителя компании заявление. Его форма и содержание законодательством не регламентируется, поэтому заявление составляется в произвольном виде.

При назначении пенсии

Если работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то работодателю придется отчитаться в ПФР досрочно. Ведь для назначения пенсии сотрудникам Фонда потребуются сведения о страховом стаже, а срок отчетности за текущий год еще не наступил.

В этом случае работник может написать заявление на имя руководителя компании с просьбой отправить в ПФР сведения о его стаже досрочно. Такая возможность предусмотрена п.2 ст.11 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г. Форма, сроки и порядок подачи заявления законодательством не регламентированы. Работник может составить его в произвольной форме.

В течение трех календарных дней со дня получения заявления работодатель обязан отправить в ПФР сведения о стаже пенсионера.

При ликвидации и прекращении деятельности

При ликвидации компании придется досрочно отправить сведения в ПФР. Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ для ликвидирующихся компаний установлены в п.3 ст.11 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г. Компания обязана передать в Пенсионный фонд сведения в течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но до подачи заявления о ликвидации.

Пример

20 июля 2018 года учредители организации приняли решение о ее ликвидации. В течение июля и августа проводились подготовительные мероприятия. 4 сентября утвержден промежуточный ликвидационный баланс. В течение месяца, то есть до 3 октября компания обязана подать сведения по форме СЗВ-СТАЖ.

Похожие правила действуют в следующих случаях:

• При реорганизации юридических лиц,
• При прекращении деятельности индивидуального предпринимателя.

Как у организации, так и предпринимателя есть один месяц для отправки последнего отчета СЗВ-СТАЖ. Месячный срок отсчитывается со дня:

• Утверждения передаточного акта (разделительного баланса) – для компаний,
• Принятия решения прекращения деятельности – для ИП.

Отдельное правило установлено для частнопрактикующих нотариусов и адвокатов. Они обязаны сдать последний отчет СЗВ-СТАЖ одновременно с заявлением о снятии с учета в качестве страхователя в системе обязательного пенсионного страхования.

Корректировка

Законодательством не оговорены сроки отправки корректировки. Поэтому отправлять ее можно в любое время на усмотрение компании. Однако если корректирующий отчет отправлен до истечения срока, установленного для исходной формы, то компании не придется платить штраф.

Пример

В январе 2020 года компания отправила СЗВ-СТАЖ с ошибочными сведениями. Если корректировка будет отправлена до 1 марта 2020 года, то компании не придется платить штраф. Если организация отправит корректировку 2 марта или позднее, то придется оплатить штраф по 500 руб. за каждого работника с ошибочными сведениями.

Нулевка

Законодательством не предусмотрена отправка нулевого отчета СЗВ-СТАЖ. Чтобы ПФР принял отчет, в нем должен быть хотя бы один работник. Кстати, если руководитель компании является и ее единственным учредителем, он подпадает под действие ст.273, 274 ТК РФ, то есть считается застрахованным лицом. А значит, должен быть указан в СЗВ-СТАЖ, и это будет уже не нулевая форма.

Если же в компании нет застрахованных лиц, и взносы на обязательное пенсионное страхование не начислялись, то сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ не нужно.

Как сдавать СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Работодатели-организации отправляют форму СЗВ-СТАЖ в ПФР по месту своей регистрации, а предприниматели – по месту жительства. Обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, имеющие расчетный счет и начисляющие зарплату своим работникам, отчитываются в ПФР по своему адресу регистрации.

Есть несколько вариантов, как отправить сведения:

• Если в компании работает 24 человека или меньше, то можно выбрать любой способ:
  • Отчитаться по электронным каналам,
  • Сдать отчет в бумажном виде, например, лично принести в ПФР, отправить почтой или передать через доверенное лицо,
• Если численность персонала 25 человек или больше, то ПФР примет отчет только по электронным каналам.

Ответственность за несдачу СЗВ-СТАЖ

Штрафы за нарушение сроков сдачи СЗВ-СТАЖ предусмотрены ст.17 закона 27-ФЗ от 01.04.1996г.

Компанию оштрафуют за нарушение сроков отправки сведений в ПФР или выдачи работникам. Сумма штрафа – 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Такой же штраф предусмотрен за отправку неточных или неполных сведений. По 500 рублей придется заплатить за каждого пропущенного или, наоборот, лишнего работника. А также за каждого работника с ошибочными сведениями. Кроме компании штраф заплатит ее руководитель, сумма – от 300 до 500 руб. Штрафа можно избежать, если отправить корректировку, пока не истек срок для исходных сведений. Пример мы приводили выше.

Еще один штраф предусмотрен за нарушение формата предоставления отчета. Это касается компаний, у которых численность персонала превышает 25 человек. Отчитываться они должны по электронным каналам. Если отчет отправлен в бумажном виде, штраф составит 1 000 рублей.

Самый большой штраф заплатят компании, которые не выдают СЗВ-СТАЖ уволенным работникам. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции в следующих размерах:

• 30 000 – 50 000 руб. – для организаций,
• 1 000 – 5 000 руб. – для предпринимателей и руководителей компаний.

Внимание! Новые формы

СЗВ-СТАЖ: кто сдает

п. 2 ст. 11 , 27-ФЗ):

• организации;

п. 1.5 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 3п (далее - Порядок)):

• трудовые договоры;

СЗВ-СТАЖ: куда сдавать

СЗВ-СТАЖ: сроки сдачи

27-ФЗ).

27-ФЗ).

СЗВ-СТАЖ: бланк

систему КонсультантПлюс .

Заполнение СЗВ-СТАЖ

ОДВ-1

ОДВ-1: бланк

систему КонсультантПлюс .

С формой отчета вы можете ознакомиться ниже.

1. 400-ФЗ .

СЗВ-СТАЖ: кто сдает

Представлять сведения о страховом стаже застрахованных лиц должны (п. 2 ст. 11 , ст. 1 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

• организации;
• ОП, имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также начисляющие выплаты в пользу физлиц.
• ИП, у которых есть работники и/или есть заключенные с физлицами ГПД.

СЗВ-СТАЖ: на кого подаются сведения

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется на застрахованных лиц, с которыми в отчетном году были заключены (п. 1.5 Порядка, утв. Постановлениеv Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п (далее - Порядок)):

• трудовые договоры;
• ГПД на выполнение работ/оказание услуг;
• договоры авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

СЗВ-СТАЖ: куда сдавать

Сведения подаются в отделение ПФР по месту учета организации/ОП/ИП.

СЗВ-СТАЖ: сроки сдачи

Форму СЗВ-СТАЖ необходимо представить не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если же сведения подаются менее чем на 25 застрахованных лиц, то СЗВ-СТАЖ можно сдать на бумаге.

Имейте в виду, если СЗВ-СТАЖ вы должны представить в электронном виде, а сдадите на бумаге, то вас оштрафуют на 1000 руб. за нарушение способа подачи (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

СЗВ-СТАЖ: бланк

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ можно через систему КонсультантПлюс .

С формой отчета вы можете ознакомиться ниже.

Заполнение СЗВ-СТАЖ

Расскажем кратко о некоторых моментах заполнения СЗВ-СТАЖ:

1. Отчетность может быть заполнена чернилами, шариковой ручкой печатными буквами. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зеленого.
2. Форма СЗВ-СТАЖ должна быть заполнена без помарок и исправлений.
3. Страницы нумеруются, начиная с титульного листа - ему присваивается номер «00001».
4. При сдаче первичной формы СЗВ-СТАЖ в поле «Тип сведений» нужно отметить «Исходная».
5. В Разделе 1 страхователь отражает сведения о себе.
6. В разделе 2 нужно указать год, за который подается СЗВ-СТАЖ.
7. Раздел 3 формы предназначен для отражения информации о каждом застрахованном лице.
8. Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» при подаче СЗВ-СТАЖ за год заполнять не нужно - эти разделы заполняются только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии». Такая форма подается в отделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю с просьбой предоставить индивидуальные сведения на него.

Более подробно ознакомиться с правилами заполнения СЗВ-СТАЖ вы можете в вышеупомянутом Порядке.

ОДВ-1

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ страхователь должен подавать форму ОДВ-1.

ОДВ-1: бланк

Скачать бланк ОДВ-1 можно через систему КонсультантПлюс .

С формой отчета вы можете ознакомиться ниже.

Инструкция по заполнению ОДВ-1

Расскажем кратко о некоторых моментах заполнения ОДВ-1:

1. При подаче первоначальной формы СЗВ-СТАЖ в форме ОДВ-1 ставится отметка о типе сведений «Исходная».
2. Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» ОДВ-1 заполняется так же, как и раздел 1 «Сведения о страхователе» формы СЗВ-СТАЖ.
3. В разделе 2 «Отчетный период (код)» необходимо поставить «0» (для отчетных периодов начиная с 2017 года) и год, за который подается ОДВ-1.
4. Количество застрахованных лиц в разделе 3 указывается в соответствии с этим количеством в СЗВ-СТАЖ.
5. При подаче ОДВ-1 вместе с формой СЗВ-СТАЖ раздел 4 ОДВ-1 не заполняется.
6. Раздел 5 нужно заполнить, если в форме СЗВ-СТАЖ (с типом сведений — ИСХ) содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1 — 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ .

Подготовка и проверка СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

ОДВ-1 и другие формы персонифицированного учета

ОДВ-1 подается не только вместе с СЗВ-СТАЖ, но и с другими формами персучета: СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. Отметим, что форма СЗВ-КОРР заполняется для корректировки данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах на основании отчетности, ранее представленной страхователями. А форму СЗВ-ИСХ нужно заполнить за отчетные периоды до 2016 года включительно страхователем, который нарушил установленные сроки представления отчетности.

Чем утверждена форма

Уточненная отчетность

При подаче уточненки за год используйте указанную выше форму, а не действующую в настоящее время!