Особенности хранения электронных документов. Порядок уничтожение электронных документов Однако есть другой вариант

Рисунок 55 – Окно «Поиск по номеру»

7. Нажмите кнопку «Записать».

Для того чтобы установить связь между документами, одного из которых нет в СЭДД «Дело», необходимо:

a. Открыть регистрационную карточку документа, существующего в СЭДД «Дело»;

b. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена;

c. Нажать на кнопку «Связки» (Рис. 53);

d. В открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить связку» (Рис.56);

Рисунок 56 – Окно «Связки»

e. Поле «Связанный документ» станет активным для ввода. Введите в данное поле номер и дату документа (которого нет в СЭДД «Дело») с которым необходимо связать текущий документ (Рис. 57). А также выберите соответствующий тип связки.

Рисунок 57 – Окно «Связки»

f. Нажмите кнопку «Записать».

6. Ввод отчета об исполнении

С помощью кнопок откройте необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку «Ввести отчет» (Рис. 58).

Рисунок 58 – Ввод отчета об исполнении

Откроется окно «Отчет исполнителя» (Рис. 59):

Рисунок 59 – Отчет исполнителя

В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета.

После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 60):

Рисунок 60 – РК с введенным отчетом об исполнении

Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей (сотрудников Вашего подразделения). После ввода отчета документ удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. Такие документы потом можно найти по поиску.

7. Снятие поручения с контроля

Поручение снимается с контроля при условии, что за всех исполнителей введен отчет об исполнении поручения. Для того, что бы снять резолюцию с контроля нажимаем кнопку «Редактировать поручение», показанную на рисунок 61.

Рисунок 61 – Область «Поручения»

Открывается окно резолюции (Рис. 62), в котором необходимо указать фактическую дату (дату снятия с контроля), затем нажмите кнопку «Записать».

Рисунок 62 – Снятие поручения с контроля

Сняв поручение с контроля, метка контрольности, расположенная с правой стороны поручения будет заменена маркером .

8. Снятие документа с контроля

Для того чтобы закрыть документ и снять его с контроля необходимо сначала найти его в кабинете или по поиску (Рис. 63).

Рисунок 63 – Стартовое окно программы «Дело»

Затем зайти в документ и нажать на панели инструментов сначала кнопку «Редактировать» . В поле «Факт» ввести дату исполнения РК.

Рисунок 64 – Контрольность документа

После установки фактической даты РК, отметка контрольности, расположенная в верхней части РК документа, будет заменена маркером если в РК нет контрольных поручений первого уровня.

9. Работа в кабинете

Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (Рис. 65).

https://pandia.ru/text/79/476/images/image165.jpg" width="448" height="362 src=">

Рисунок 65 – Главное окно программы

По умолчанию открывается папка №1 «Поступившие» (Рис. 66). В этой папке находятся записи о новых документах поступивших в подразделение, но еще не принятых к исполнению. Все документы в кабинет поступают на имя владельца (правый верхний угол) (Рис. 66).

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 66 – Кабинет. Папка «Поступившие»

Если документ в кабинет поступил по пересылке, по полю «Кому» или по полю «Адресат», то после ввода отметки об ознакомлении его можно удалить из кабинета (выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Удалить документ из папки»), если не требуется ввести проект резолюции.

Если требуется ввести проект резолюции, то после ввода проекта необходимо принять к исполнению документ. Для этого выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Принять к исполнению» (Рис. 67).

Рисунок 67 – Кабинет. «Принять к исполнению»

После этого запись о документа удалится из папки «Поступившие» и переместится в папку №2 – «На исполнении» (Рис. 68).

Рисунок 68 – Кабинет. Папка «На исполнении»

В данной папке запись о документе будет храниться до тех пор пока проект резолюции не будет утвержден (при наличии соответствующей настройки у пользователя) или не будет введен отчет об исполнении за владельца кабинета.

В папке №3 – «На контроле» (Рис. 69) находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета.

Рисунок 69 – Кабинет. Папка «На контроле»

В папке №4 – «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций (Рис. 70).

Рисунок 70 – Кабинет. Папка «У руководства»

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции (что бы удалить не верно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Cttl + D ). Данная кнопка необходима для рассылки утвержденных проектов резолюций. Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Разослать» в окне проекта резолюции.

В папке № 5 – «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работает руководители. Запись об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

В папке №6 - «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело.

Папка № 7 – «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован.

Папка № 8 – «На визировании» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирование проекта запись о нем исчезает из данной папки.

Папка № 9 – «На подписи» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки.

10. Журнал ознакомления с документом

Для того чтобы поставить в регистрационной карточке отметку об ознакомлении документов, необходимо:

− Открыть регистрационную карточку документа;

− Выбрать пункт меню «Реквизиты» ­ «Журнал ознакомления с документом» (Рис. 71)

font-size:14.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 71 – Журнал ознакомления с документами

− Нажать кнопку «Редактировать», затем кнопку , в появившемся окне ввести фамилию лица ознакомившегося с документом и нажать кнопку «Выбрать», после установить дату и время ознакомления, для чего нажать на кнопку

Рисунок 72 – Журнал ознакомления с документом

11. Списание документов в дело

Списать документ в дело можно несколькими способами:

− С помощью функции «Поиск»;

− Из папки кабинета.

Для того чтобы списать документ в дело из кабинета необходимо открыть папку кабинета нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (Рис. 73) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (Рис. 74). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».

Рисунок 73 – Окно «Списание в дело»

Рисунок 74 – Справочник «Номенклатура»

Аналогично производится списание в дело при помощи функции «Поиск», для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы, осуществить поиск по необходимым критериям, далее нажать на необходимой записи правой кнопкой мышки и выбрать «Списать в дело».

Если необходимо списать связанные документы, то откройте РК и нажмите Действия-> Списать связанные РК (Рис. 75).

Рисунок 75 – Списать в дело связанные РК

После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании (Рис. 76).

Рисунок 76 – Журнал передачи документов

Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.

12. Поиск документов

Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (Рис.77).

Рисунок 77 – Главное окно программы

Рабочее окно режима Поиск разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов.

Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 78 – Окно поиска

Для того, что бы начать поиск нажмите кнопку «Начать поиск» (Рис.79).

Рисунок 79 – Окно поиска

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (Рис. 80).

font-size:14.0pt;line-height: 150%;font-family:" times new roman>Рисунок 80 – Окно «Найденные документы»

font-size:16.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>По вопросам эксплуатации и развития системы

электронного документооборота «Дело» обращаться :

Г . Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а

тел./, 566-822,

566-833, 566-844, 566-801

e - mail : delo @ biz - it . ru

www . biz - it . ru

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

• в графе «Примечание» (Пример 1);
• в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

• описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
• описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
• номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
• в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
• наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
• наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
• опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
• вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
• порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

• приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
• не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

• опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
• опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

• в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
• режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Для сохранения текущих параметров поиска как значений по умолчанию следует нажать в окне поиска кнопку и в открывшемся меню выбрать пункт "сохранить " (рис. 9).

Остальные пункты этого меню имеют следующее назначение:

1. Регистрация нового документа

Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Инструкция по работе с окном РКК приведена в разделе 11 "Карточка документа".

Ввести данные можно двумя способами.

1 . Нажать кнопку , в открывшемся меню выбрать тип регистрируемого документа, заполнить поля РКК и сохранить её в базе данных, нажав кнопку "Сохранить" (рис. 10).

2. Прибегнуть к помощи "мастера регистрации". Мастер вызывается кнопкой . Регистрация выполняется в пошаговом режиме: мастер выводит окно, пользователь вводит данные, нажимает кнопку "Далее" и переходит к следующему окну (рис. 11). Завершается регистрация нажатием кнопки "Сохранить" в последнем окне. Инструкция по работе с этим окном приведена в разделе 12 "Резолюция".

При регистрации с помощью мастера в РКК вводятся только те данные, которые, по мнению мастера, обычно вводятся для выбранного (на первом шаге) типа документа.

1. Просмотр и редактирование карточки документа

Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".

РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. 2.8 "Отчеты").

1. Электронный образ документа

При нажатии кнопки открывается окно закачки документа, изображенное на рис. 12.

Для закачки следует нажать кнопку "Обзор…", выбрать файл, в котором сохранен документ, и нажать кнопку "Закачать". Пиктограмма приложения, в котором подготовлен документ, появится в информационном окне (рис. 3).

К одному документу можно "прикрепить" указанным способом неограниченное количество электронных образов.

1. Списание документа в дело

Кнопка позволяет списать в дело выбранный курсором документ, а если документ уже списан – просмотреть и отредактировать реквизиты списания.

Примечание . Списать документ в дело также можно в модуле "Номенклатура дел" (см. 10.1 "Номенклатура дел").

Если документ еще не списан в дело, то при нажатии на кнопку откроется окно, изображенное на рис. 13. Для списания документа в дело необходимо задать в полях окна реквизиты списания и нажать кнопку "Сохранить".

Документ списывается в определенный том определенного дела. Дело либо задается своим индексом в поле Индекс дела , либо выбирается из списка дел, расположенного в правой части окна. В списке представлены дела за год, указанный в полеДела за , организации (подразделения), указанной в полев . Если организация не указана, в списке представлены дела всех организаций (головной организации и ее структурных подразделений).

Из списка дело выбирается двойным щелчком по индексу. Щелчок по заголовку открывает окно редактирования атрибутов дела (см. 10.1.5 "Редактирование дела").

После выбора дела автоматически заполняются поля:

№ в деле – предлагается номер, на единицу больший номера последнего документа в деле;

№ тома – предлагается номер последнего тома дела.

Эти значения, равно как и значения полей Дата списания и№ экземпляра , можно изменить.

После того как пользователь введет количество страниц в документе в поле Кол-во страниц , в полеСтраницы будет показан диапазон страниц, отведенный документу в деле.

Если документ уже списан, то при нажатии кнопки откроется окно, в котором можно просмотреть и отредактировать реквизиты списания дела (рис. 14). Кнопкапозволяет удалить документ из дела.

Сформированные отчеты открываются в окне MSWord.

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников - «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна - и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают - это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это - время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

3. Общие положения

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5. Использование электронной цифровой подписи

6. Правила работы с папками и документами

7. Классификация документов

8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9. Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

● прием и учет поступивших документов,

● подготовка и согласование проектов документов,

● учет и регистрация отправляемых документов,

● выдача поручений руководителями структурных подразделений,

● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

● коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

● иностранные названия необходимо писать без перевода;

● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

● входящие документы,

● исходящие документы,

● внутренние документы,

● бумажные документы.

Основная задача раздела - объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Согласование и утверждение инструкции

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений.

***

Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии (существует еще множество организационных факторов), но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.

Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту - must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах.