Как сдавать сведения о застрахованных лицах. Кто и когда сдает отчет сзв-м

Но после того, как пенсионер прекратит работать, ему будет выплачиваться пенсия с учетом всех пропущенных в период его работы индексаций (ч. 3 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). В связи с этим органам ПФР необходимо оперативно получать информацию о занятости пенсионеров. Для этих целей и была введена форма СЗВ-М. И до того, как страхователи начали представлять ее по итогам каждого месяца, пенсионеры, прекратившие свою трудовую деятельность и желающие получать проиндексированную пенсию, должны были самостоятельно подавать в свое отделение ПФР заявление. А теперь необходимость в этом отпала.

Что указывать в СЗВ-М

Индивидуальные сведения, указываемые в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН работника (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть никакие суммовые значения, касающиеся доходов работника или начисленных с них взносов, в СЗВ-М не отражаются.

Сведения подаются только на тех лиц, с которыми у страхователя в отчетном месяце действовал или действует до сих пор трудовой договор или , в том числе на пенсионеров. Таким образом, Пенсионный фонд ежемесячно получает от работодателей информацию о том, кто из пенсионеров еще трудится, а кто уже окончательно ушел на пенсию.

СЗВ-М на бумажном носителе могут сдать работодатели с численностью сотрудников меньше 25 человек. Как отчитаться на бумаге, читайте в статье.

Проверяйте СЗВ‑М так,

Как заполнять отчет СЗВ-М: общие правила

В отчет надо включить работников, с которыми в месяце хоть один день действовал трудовой договор или договор подряда. Причем без разницы, перечислял ли работодатель по таким контрактам вознаграждения или нет.

В отчете записывают три вида сведений о сотрудниках:

Ф. И. О.;
СНИЛС;

Причем отчество заполняют, если у сотрудника оно есть. То же самое с ИНН - если у работника нет такого номера, то и заполнять эту графу не нужно. А вот без данных о СНИЛС отчет сдать не получится.

Сдача СЗВ-М в 2019 году на бумажном носителе

Компании сдают СЗВ-М на бумажном носителе с численностью 24 человека и меньше. У страхователей с таким количеством работников есть право выбирать, как им удобнее сдать отчет: по электроне или на бумаге.

Организации, в которых работают 25 трудящихся и больше, СЗВ-М сдают только через интернет (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе

В законодательстве есть три способа сдачи СЗВ-М на бумажном носителе в 2019 году:

лично;
через представителя, которому организация оформила доверенность;
почтой.

Отчет сдают в территориальное отделение ПФР по месту учета страхователя (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

После того, как заполните все данные отчета, выполните следующие шаги:

подпишите документ у руководителя и поставьте рядом расшифровку подписи;
укажите дату отчета;
поставьте печать. Ее можно не проставлять, если компания официально отказалась от использования печати.

По общему правилу с генеральным директором - единственным учредителем трудовой договор заключать не обязательно. Вместе с тем, директор-учредитель застрахован для целей обязательного пенсионного страхования.

Как отправить СЗВ-М по почте

Далеко не всем страхователям, которые сдают бумажный СЗВ-М, удобно добираться до фонда и сдавать отчет непосредственно сотруднику ПФР. Возникает вопрос - можно ли СЗВ-М отправить по почте. Ответ на этот вопрос положительный.

Сначала заполните форму отчета. Сделать это можно на компьютере и потом распечатать, или же вписать данные в бланк вручную. Затем отправьте отчет заказным или ценным письмом с описью вложения. На ней сотрудник почты сделает отметку о дате отправки.

Кстати, отправлять отчет по почте вправе любой сотрудник компании. То есть поручить такое задание можно и секретарю. Оформлять доверенности и другие документы не требуется.

Сроки сдачи СЗВ-М на бумажном носителе в 2019 году

Срок сдачи СЗВ-М на бумажном носителе в 2019 году такой же, как для электронных отчетов. Разницы по срокам сдачи нет.

Крайний срок сдачи отчета - 15 число следующего месяца (п. 2.2 ст.11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Так, к примеру, СЗВ-М за апрель надо сдать не позже 15 мая. Этот срок не переносится.

Штрафы за СЗВ-М

За отчет СЗВ-М есть два штрафа - отдельно за нарушение сроков и отдельно за неправильное представление.

Страхователя оштрафуют, если отчет СЗВ-М сдать позже срока. Размер штрафа - 500 руб. за каждого застрахованного сотрудника. Когда отчет СЗВ-М сдали своевременно, но указали в нем данные не по всем застрахованным физлицам, компании также выпишут штраф - 500 руб. за каждого человека, которого не внесли в отчет.

Штраф за опоздание с отчетом. Фонд оштрафует компанию, которая сдала отчет позже крайней даты. Величина штрафа - 500 рублей за каждого работника, на которого компания подавала сведения с опозданием (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Например, если компания сдаст СЗВ-М на 11 сотрудников 18 сентября, то ее оштрафуют на 5 500 руб. (500 руб. х 11 чел.).

Штраф за нарушение порядка сдачи. Если компания, в которой трудилось 25 и более застрахованных, сдаст отчет на бумаге, ее оштрафуют на 1000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Но у таких компаний есть и другой риск - фонд может вообще не принять СЗВ-М на бумаге, если в нем перечислено 25 человек и более.

С апреля 2016 года законодательство ввело новую форму отчетности СЗВ-М в Пенсионный фонд. Подавать ее обязана каждая организация, у которой заключены трудовые договора с работниками. Необходимо разобраться, какое именно подразделение подает форму СЗВ-М.

Важно разбираться, что представляет собою такая отчетность. СЗВ-М – это сведения о застрахованных входящие, буква М говорит о необходимости сдавать ее каждый месяц.

Данный документ подается страхователем на каждое застрахованное лицо, которое заключило с ним трудовой договор. Это могут быть обычные работники, сотрудники в декрете или отпуске, также пенсионеры. Сдается такая отчетность каждой организацией, предприятием, фирмой, индивидуальным предпринимателем. Главное условие – это наличие трудового договора. Также здесь нужно указывать лиц, которые были уволены в отчетный период.

Заполнять форму надо даже на одного единственного сотрудника. Если же у предпринимателя никого нет в штате, он работает сам на себя, то такой отчет он не сдает.

Существуют некоторые особенности заполнения документа:

Например, когда человека уволили с работы 01.04, а отчетность подается 10.05 – в этом случае его не вносят в форму, даже тогда, когда ему положены выплаты;
Сдача отчетности совершенно не зависит от выплат работникам. Главное, чтобы на момент подачи с человеком заключен был договор;
Все сотрудники, с которыми закреплены трудовые отношения договором, обязательно включаются в отчетность, даже при временном отсутствии на рабочем месте.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Кто сдает СЗВ-М кадры или бухгалтерия

Законодатели не издали каких-либо инструкций по заполнению и сдаче такой формы отчетности. Поэтому нигде в законе нельзя найти, что делать с формой СЗВ-М, кто должен сдавать ее.

Поэтому вся ответственность за сдачу отчета возлагается на руководство организации. Именно руководитель должен назначить ответственного, который будет заполнять форму, а после чего предоставлять ее в Пенсионный фонд.

Чаще всего этим занимается бухгалтерия, потому как они заполняют на сотрудников большое количество форм, сведения из которых, подойдут и для СЗВ-М. Но с этой задачей легко справится и отдел кадров, потому как у них также имеется вся необходимая информация на работников.

В связи с чем, руководитель самостоятельно принимает решение и накладывает на должностное лицо обязанность по заполнению формы и предоставлению ее в Пенсионный фонд. Важно понимать, что сотрудник должен быть ответственным, потому как неверное заполнение и ошибки, несвоевременная сдача отчета ведет к наложению штрафа суммой 500 руб.

Подается СЗВ-М ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Законодатели продлили срок на 5 дней. В случае, когда срок сдачи выпадает на праздник или выходной, то он переносится на ближайший рабочий день.

СЗВ-М в 2017 году, если ИП без работников

Тогда, когда у индивидуального предпринимателя нет работников, ему такую отчетность подавать не нужно. Потому как сам с собой он трудовой договор не заключает.

Если же он заключает трудовой договор хотя бы с одним сотрудником, то ему должна быть присвоена квалификация работодателя-страхователя. Тогда сдавать такую отчетность необходимо по общим правилам.

Когда сдается отчет СЗВ-М в 2017 году

Важно понимать, что при сдаче такой формы необходимо соблюдать определенные сроки. Поэтому каждый бухгалтер обязан иметь перед собою таблицу со сроками сдачи отчетности в 2017 году:

Сдается такой вид документа двумя способами:

В бумажном виде – только для тех, кто имеет в штате до 25 сотрудников. Направить его в Пенсионный фонд можно почтой или лично;
Все остальные обязаны подавать отчет в электронном виде.

Состоит форма из четырех разделов, которые включают в себя реквизиты страхователя, отчетный период, форму и всю информацию на застрахованное лицо.

В четвертом разделе указываются фамилия, имя, отчество лиц, которые имеют с организацией трудовые договора, ИНН и КПП. Если у фирмы отсутствует ИНН человека, его можно не указывать.

Третий раздел включает форму отчетности, тут нужно указать один из следующих кодов:

Исхд – исходная, та, которая подается впервые.
Доп – дополняющая – та, где указываются сведения, которые не вошли в первую форму. Старые данные указывать уже не нужно.
Отмн – отменяющая – та, которой отменяется вся информация, предоставленная ранее:

Организация имеет обособленное подразделение, без отдельного расчетного счета.Зарплата начисляется и выплачивается с головного предприятия.Перечисляли только с зп обособленного подразделения НДФЛ по месту нахождения обособки и туда же сдавали отчет НДФЛ.Сегодня прочитала в налоговом курьере от 25.01.2017 "СЗВ-М за январь 2017 года", чтоВ какое отделение ПФР сдавать СЗВ-М за январь:Сведения по форме СЗВ-М следует подать в территориальный орган ПФР по месту регистрации.По сотрудникам из обособленных подразделений отчитайтесь в отделение ПФР по месту учета «обособки».Это новшество 2017 года? или всегда надо было так отчитываться? или это касается обособленных подразделений с расчетным счетом?

До 01.01.2017 обособленные подразделения сдавали отчет СЗВ-М по месту своего учета при одновременном соблюдении трех условий:

Подразделение имеет отдельный баланс;

Отдельный расчетный (лицевой) счет;

Самостоятельно начисляет выплаты работникам и исполнителям.

В противном случае отчет нужно было сдавать сведения о работниках и исполнителях обособленного подразделения входили в отчет по головной компании.

С 01.01.2017 правила подачи СЗВ-М немного изменились. Сейчас если у подразделения есть отдельный расчетный или лицевой счет и оно начисляет вознаграждения сотрудникам, то такое подразделение сдает СЗВ-М в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению.

Т.о. в приведенной Вами выдержке говорится об обособленных подразделениях, которые имеют расчетный счет и самостоятельно начисляют зарплату своим работникам.

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

Куда сдавать

Форму СЗВ-М сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту учета страхователя, то есть организации или предпринимателя. Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то учтите ряд особенностей .

Если у подразделения отдельный расчетный или лицевой счет и вознаграждения сотрудникам вы начисляете обособленно, сдавайте СЗВ-М в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения.

Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России. Такие выводы можно сделать из положений пунктов и статьи 431 Налогового кодекса РФ, Закона от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ.

Четыре вопроса про форму СЗВ-М

Сдают ли СЗВ-М обособленные подразделения

Обособленные подразделения самостоятельно сдают СЗВ-М на застрахованных лиц при соблюдении трех условий:

- подразделение имеет отдельный баланс;
- отдельный расчетный (лицевой) счет;
- самостоятельно начисляет выплаты работникам и исполнителям.

Баланс, счет, зарплата. Ваше подразделение отвечает всем трем условиям. Сдайте СЗВ-М в управление ПФР по месту своего учета. Укажите КПП обособленного подразделения (ч. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Нет баланса, счета и начисления зарплаты. Сведения о работниках и исполнителях войдут в СЗВ-М по головной компании.

Скачайте формы

Можно ли СЗВ-М отправить по почте ? Ответ на этот вопрос содержат нормы того законодательного акта, которому подчинены правила работы с данным отчетом. Что же это за правила и можно ли СЗВ-М сдать по почте в соответствии с ними, читайте об этом в нашем материале.

Что такое СЗВ-М?

Форма СЗВ-М является представляет собой ежемесячную отчетность, представляемую в ПФР работодателями, — это предусмотрено п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Данный отчет содержит следующую информацию о сотрудниках, работавших у работодателя в отчетном месяце:

Ф. И. О.;
СНИЛС;

Об особенностях указания реквизита ИНН в отчете СЗВ-М см. публикацию .

Какие существуют способы сдачи СЗВ-М?

Заполнив необходимые сведения о каждом сотруднике, организации и ИП направляют отчет в ПФР. При этом допустимые варианты отправки поставлены в зависимость от числа лиц, на которых подаются данные за отчетный период (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

25 человек и более — форма представляется исключительно в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи).
Менее 25 человек — возможна подача на бумажном носителе. Самый распространенный вариант сдачи отчета на бумаге — это лично явиться в ПФР для его представления.

А можно ли сдать бумажную СЗВ-М по почте? На этом подробнее остановимся далее.

Можно ли отправить по почте СЗВ-М?

Действующее законодательство не запрещает СЗВ-М сдать почтой в связи с тем, что сдача отчета на бумаге, как уже отмечалось, допустима. Но для этого должно соблюдаться условие о непревышении числа лиц, попавших в отчетность (не более 24 человек).

Перед отправкой отчета почтой необходимо составить опись вложения в письмо, на которой будет стоять отметка почтового отделения с датой его отправки, что в случае необходимости сможет подтвердить своевременность сдачи СЗВ-М.

О порядке составлении описи при отправке формы почтой см. статью .

Если же работодатель решит представить СЗВ-М в ПФР почтой, но при этом отчитается за 25 человек и более, то его оштрафуют на 1 000 руб. в связи с нарушением способа отправки отчета (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Убедившись в том, что СЗВ-М можно отправить по почте, перейдем к вопросу о том, в какие сроки это необходимо сделать.

Когда нужно сдать СЗВ-М?

Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца. В 2016 году эта дата соответствовала 10-му числу.

Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье .

Итоги

Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.