Номенклатура дел с нуля. Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника . Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Понятия

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – это список, в который вы включите все дела организации.

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку . Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре , через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации . То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Пример сводной номенклатуры

Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.

Виды номенклатур

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела .

Есть три варианта номенклатур:

• типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
• примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
• индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:

• индекс дела;
• заголовок;
• количество томов;
• сроки хранения;
• примечания.

Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела . Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).

Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».

Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.

Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.

В примечаниях можно указывать:

• о заведении дела (если дела хранятся постоянно, здесь нужно отметить, что дело заведено);
• о переходящих делах;
• о передаче в архив города;
• об уничтожении (если срок вышел или принят новый ЛНА).

А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика . Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.

Первая строчка будет такая:

• индекс дела – 3-01;
• заголовок будет «Положение об отделе кадров»;
• количество томов не пишем (он наверняка будет 1);
• срок хранения пишем «до минования надобности»;
• в примечании можно указать, что дело заведено.

Внимание!

Важно : нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела.
Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел ().

На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.

Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.

Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия .

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

• (раздел 3.4);
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел . При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Номенклатура дел , позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм. Рассмотрим, как ее создают и применяют.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

• классификация и учет;
• облегчение поиска;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

• типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
• примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
• индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

• Индекс дела — его номер.
• Заголовок дела — его наименование.
• Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
• Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
• Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

• номер структурного подразделения (раздела);
• номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

• временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
• временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
• постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

• управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
• документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

• В оформлении папок по ним.
• Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
• Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

• одно из подразделений — в небольших фирмах;
• каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

• сведения о выданном документе;
• дата выдачи;
• фамилия получателя;
• подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

• общее количество дел;
• количество переходящих дел;
• количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:

• - изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
• - изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях -- его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;
• - предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
• - предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
• - уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
• - составление и оформление проекта номенклатуры дел;
• - согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях -- его уточнение и дооформление;
• - утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены в приложениях 1 и 2.

При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

• - учредительными документами предприятия;
• - положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
• - номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
• - описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• - документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.

В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.

Первая из них -- «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

• - содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) и специфика ее документирования;
• - сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
• - сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
• - сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, -- в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.

• 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.
• 2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
  • - название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
  • - название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
  • - название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
  • - краткое содержание документов, помещаемых в дело;
  • - название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
  • - дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.

• 1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка -- в скобках -- указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».
• 2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются -- вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».

В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются -- вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».

Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».

• 3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:
  • - если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются их конкретные названия -- вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетов по противодействию терроризму»;
  • - если содержание дела касается только одной административно-территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Документы по комплектованию автоматизированными средствами обучения учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федерального округа».
• 4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».
• 5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».

Если предполагается, что дело -- например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, -- будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем -- при необходимости -- заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:

При формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), -- заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.

Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный -- при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового -- по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

• - уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
• - уточнение заголовков дел, их индексов;
• - включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;

• - в графе 2 указываются заголовки дел;
• - в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;
• - в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
• - в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем -- в течение всего срока действия номенклатуры дел -- в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») -- о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
• - названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
• - отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
• - сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
• - отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.

Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы -- например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

• - руководителем архива предприятия;
• - руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия -- только проектов сводных номенклатур дел;
• - службой ДОУ (делопроизводством) -- только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).