План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2018 году

3.2. Планирование и отчетность архива

3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.

Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости - с поквартальной разбивкой.

Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно - исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.

Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.

План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.

3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.

3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения. Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.

3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.

10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

10.3. Контроль за состоянием хранения

документов и их организацией в делопроизводстве

структурных подразделений

10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

10.4. Выполнение платных работ и услуг

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.

При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.

Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.

Планирование - деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

– научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.

План государственного архива

1. План работы архива на год.

1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.

1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).

2. План структурного подразделения архива на год.

3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.

4. Отчет о выполнении работы архива за год.

5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).

6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.

7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.

8.Табель учета рабочего времени работников архива

План архива учреждения

1. План работы архива учреждения на год.

2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).

3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).

4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.

5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).

6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).

7.Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным.

Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

· из введения;

· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

· расчетной части (основных показателей плана работы на год);

· предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях -источниках комплектования.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учре­ждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуще­ствляет руководство учреждения, организации, предприятия. Ор­ганизационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведую­щий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется рабо­та архива, являются:

ü для государственного архива :

Положение об архиве;

Положение о структурном подразделении архива;

Структура и штатное расписание архива;

Смета расходов архива на год;

Должностные инструкции сотрудников;

ü для ведомственного архива:

Положение об архиве;

Инструкция о службе документационного обеспечения управ­ления или инструкция по делопроизводству организации;

Должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов . К ним относятся:

ü для государственного архива:

План работы архива на год;

План научно-исследовательской работа архива на год;

План научно-издательской работы архива на год;

План работы структурного подразделения архива на год;

Индивидуальный план работы сотрудника или дневник уче­та труда сотрудника;

Отчет о выполнении работы архива за год;

Отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

Отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

Отчет о выполнении плана работы сотрудника;

Табель учета рабочего времени работников архива;

ü для ведомственного архива:

План работы архива на год;

Планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий ар­хив на год с поквартальной разбивкой;

Перспективные планы передачи документов на государст­венное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

Отчет о выполнении годового плана;

Дневник учета груда работника архива;

Табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложе­ний. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типо­выми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.

Вести Реестр государственных услуг в соответствии с административным регламентом № 53 В течение года А.Ю.Попова 2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края 2.1. Провести мероприятия по организации хранения документов, в т.ч.: — размещение документов в хранилище; — картонирование дел; — подшивка документов 1-3 квартал В.А.Ильина 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния 2.2. Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 1-3 квартал М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова 1В соответствии с цикличным планом проверок на 2014-2017 гг 2.3. Провести мероприятия по обеспечению нормативных режимов хранения документов. Осуществлять контроль и вести журнал учета: 2.3.1. состояния охраны Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.2. состояния противопожарного режима Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.3.

План работы архива на год

Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах). Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив. Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).
К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др. Выполнение работ – в течение года. Комплектование архива Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах.

План работы архива

Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия. Информация, которая должна быть отображена в годовом плане работы архива:

• наименование архива предприятия;
• календарный год, на который составляется план;
• название раздела, а так же наименование вида работы;
• объем рабочего времени;
• бюджет рабочего времени;
• срок исполнения работы;
• должности, фамилии, имена и отчества исполнителей работ.

Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.

Организация работы ведомственного архива

Наименование организацииУТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации <* ПодписьРасшифровка подписи Дата ПЛАН РАБОТЫ на 20 ГОД (наименование архива) T T T T T T T ¬ ¦N¦Название¦Единица¦Объем ¦ Бюджет ¦Срок¦Испол-¦Примечание¦ ¦п/п¦раздела ¦измере-¦работы¦рабочего¦исполнения¦нитель¦¦ ¦¦и наиме-¦ния¦¦времени ¦¦¦¦ ¦¦нование ¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦вида ра-¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦боты¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + + ¦ 1 ¦2¦3¦4¦5¦6¦7¦8¦ + + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ L + + + + + + + Наименование должности руководителя архиваПодписьРасшифровка подписи Дата Форма годового плана работы архива <* Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением. Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов.

Бланкер.ру

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1. Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4. Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.
Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец

Декабрь А.Ю.Попова 3.5 Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2014 г. Октябрь–ноябрь М.Б.Полякова 3.6 Подготовить и направить в Агентство по делам архивов «Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования архивного отдела на 1 декабря 2014 года»; ф. 6 к сведениям (с расшифровкой по организациям) Декабрь А.Ю.Попова 3.7 Составить карточки фондов, листы фондов на вновь принятые фонды и направить в Агентство по делам архивов Декабрь М.Б.Полякова 4. Формирование Архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования 4.1 Провести работу по оптимизации состава списков организаций-источников комплектования.
Внимание! Для полнофункциональной работы с сайтом требуется javascript Заказать услугу Отправить запрос Главная Документы План работы архива 1. План работы архива на 2017 год. Дата публикации: 23.12.2016 года План работы архива на 2017 год. Скачать в формате PDF 149 кб › 2. Отчет о результатах деятельности 2016 года. Дата публикации: 01.03.2017 года Отчет о результатах деятельности 2016 года. Скачать в формате PDF 325 кб › 3. План работы архива на 2015 год Дата публикации: 10.06.2015 года План работы архива на 2015 год. План финансово-хозяйственной деятельности ГКБУ «ГАПК на 2015 год. 4. Отчет о результатах деятельности 2014 года. Дата публикации: 17.03.2015 года Отчет о результатах деятельности 2014 года.