Что такое форма по окуд и ее примеры. Код окпо – что это и для чего нужен? Как узнать код формы по окуд учреждения

В любой стандартной документации содержатся коды ОКУД. Они используются для классификации определённых действий, дополнительно упорядочивая документооборот на предприятии. Они вписываются по умолчанию в некоторые документы. Например, когда оформляется приказ на отпуск или же готовятся документы на увольнение.

Под этой аббревиатурой скрывается расшифровка – общероссийского классификатора управленческой документации. В 1993 году было принято решение придать всем используемым документам должный вид, чтобы их можно было систематизировать. Речь идёт о тех бумагах, с помощью которых происходит управление структурой. Каждый приказ или заявление получили код, являющийся уникальным.

Классификатор несколько раз подвергался изменениям. Сначала в 2017 году (июнь), а затем в 2018 году.

Эти коды нужны для организационной работы предприятий, не имеет значения, в какой форме собственности они находятся.

Основное назначение классификатора:

1. Использование систематизированных кодов ведёт к тому, что из документооборота уходят ненужные бланки. Общее сокращение количества бумаг положительно влияет на организационную работу в целом.
2. Благодаря кодам, система получает новейшую информацию.
3. Происходит чёткое регулирование учёта бумаг, которые были созданы по стандартной форме.
4. ОКУД помогает анализировать состав бланка, чтобы не было похожих дубликатов.
5. ОКУД – это, прежде всего, контроль над тем, как используются стандартные формы отчётности.

Разработкой кодов занимаются специальные отделы, которые отвечают за унифицированность в системе документации. А окончательные редакции утверждаются в Министерствах.

Что обозначают цифры в коде ОКУД

Каждый процесс документооборота сопровождается стандартной формой. Она имеет код, состоящий из 8 цифр. Первые 7 цифр отвечают за классы и подклассы, а 8 цифра является проверочным числом.

1. 2 первые цифры обозначают, к какому классу относится форма. Если секретарь видит числа 0 и 9, то это означает, что перед ней вся документация, содержащая в себе данные о Пенсионном фонде.
2. Далее цифровое обозначение подсказывает, о каком подклассе форм идёт речь, а также обозначает, как они используются. Если человек видит перед собой документ со вторыми цифрами 01, то можно делать вывод, что в бумагах информация о распределении средств.
3. Следующие три числа подсказывают, как была зарегистрирована форма, то есть её порядковый номер.
4. Завершающая цифра является контрольным числом.

Например: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 09 - класс формы (Унифицированная система документации Пенсионного фонда) 01 - подкласс (Документация по учету и распределению средств) 004 - порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 6 - контрольное число

Как узнать код формы по ОКУД

Для того чтобы правильно пользоваться кодами в своей работе, нужно знать все их обозначения. И в этом поможет орган статистики. Когда начинается предпринимательская деятельность любой компании или ИП, по умолчанию происходит присвоение кодов. В них входят и коды ОКУД.

Если работник знает ИНН организации, тогда можно воспользоваться следующими способами:

1. Составить запрос и отослать его в орган статистики. Он должен территориально быть привязан к предприятию, на которое идёт запрос.
2. Использовать помощь посредников. Существует специальные юридические фирмы, которые за небольшую плату узнают все коды самостоятельно.
3. Зайти на сайт Госстатистики (www.gks.ru ) и своими силами найти все интересующие данные.

Первые два способа требуют большого количества времени. Если использовать онлайн ресурсы, информацию легко получить гораздо быстрее.

Примеры формы ОКУД

1. Код «0200000» . У этого кода есть ещё 13 подклассов. Они регулируют информационную, нормативную и другую деятельность предприятий. С помощью этих кодов в документах можно понять, какие сведения содержатся: ликвидация предприятия, процесс приватизации, либо реорганизации. Кроме того, эти коды ОКУД помогают классифицировать документооборот, связанный с приёмом на работу, увольнением людей, переводом, начислением премиальных поощрений, оформлением отпуска.
2. Если работник видит код «0300000» , то значит, речь идёт о систематизировании первичной информации. У него есть 11 подклассов. И относятся они больше к бухгалтерии предприятия: начисление заработной платы, контроль трудовой деятельности, кассовая отчётность, контроль материально-технической базы, инвентаризация, отчёт по ремонтным работам.
3. При использовании кода «0400000» можно говорить о принадлежности документации к банковской сфере. Он располагает ещё 8 кодами.
4. Код «0500000» - это все бюджетные документы.
5. Коды с цифрами «0600000» контролируют все отчёты и документы по статистике.
6. Хозяйственные объекты используют код «0700000» .
7. При классификации трудовых отношений используется код «0800000» .
8. Документооборот по пенсионным бумагам, регулируют коды «0900000» .
9. Внешнеторговая деятельность – это коды «1000000» . У неё есть ещё 7 дополнительных кодов. Их задача регулировать документы по внешнеторговым операциям.

Подробный перечень показателей

• Ответственный за поддержку классификатора: Ростехрегулирование
• Основание: Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 01.07.1994
• Утвержден: 08.06.2009
• Вступил в действие: 01.09.2009

Что такое ОКУД

ОКУД – сокращенное название общероссийского классификатор управленческой документации, входящего в Единую систему кодирования и классификации технико-экономической и социальной информации. Классификатор призван упорядочить информационные потоки, унифицировать регистрацию форм. ОКУН заменил существовавший ранее аналогичный Общесоюзный рубрикатор.

Разработчики унифицированных систем документации – это разнообразные государственные российские министерства и ведомства. Они утверждают единые формы документов, становящиеся впоследствии объектами общероссийского классификатора управленческой документации. В ОКУД применена трехступенчатая иерархия, где каждая позиция включает в себя 2 блока – наименование объекта и идентификацию.

Как классифицируются объекты в ОКУД

ОКУД – составная часть Единой системы кодирования и классификации социальной и технико-экономической информации, которая охватывает унифицированные формы и системы документации, которые разрешены к применению в народном хозяйстве. Разработан классификатор для решения таких задач, как:

• Регистрация форм документов
• Сокращение количества используемых форм
• Упорядочения в народном хозяйстве информационных потоков
• Исключения неунифицированных форм документов из обращения
• Обеспечение систематизации и учета унифицированных форм документов на основе их регистрации
• Рациональная организация контроля над использованием унифицированных форм документов
• Контроль над составом форм документов
• Исключение дублирования информации, которая применяется в сфере управления

Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами РФ. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.

Какие разделы кодов ОКУД существуют и какова структура кода

В первом блоке представлены контрольное число и код, которые имеют следующий вид: ХХ ХХ ХХХ Х, восьмая последняя цифра является контрольным число, первые семь цифр представляют собой коды ОКУД.

Первая ступень иерархии – это первые и вторые символы, она обозначает класс форм. Другими словами, на данной стадии классификации будет выявлена принадлежность конкретной формы документа к определенной УСД. Вторая ступень иерархии ОКУД обозначена третьими и четвертыми символами, означает она подкласс форм. К третьей ступени относится регистрационный номер формы документа.

Ко второму блоку относится наименование объекта, которое представляет собой само название формы документа, конкретизированное либо общее для различных ступеней классификации.

В обязательном порядке коды общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. В некоторах классах форм, кроме указанных блоков, указывается иногда, например, индекс, периодичность и т.д. Связано это с преемственностью обозначений, которые приняты в органах государственной статистики.

Разрешается законом создавать новые формы первичной документации компетентными органами власти. Но тогда они обязаны вести отраслевой классификатор, созданные на основе ОКУД. В соответствующих классах и подклассах должны быть использованы определенные серии кодов.

Необходимо добавить, что были исключены в классификаторе классы, которые касаются УСД ВС РФ.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД – сокращенно) создан для определения единых форм документов, используемых организациями на всей территории страны. Что это обеспечивает? Сокращение количества подлинных форм по ОКУД, возможность классификации и контроля применения.

Структура кода

Благодаря системе из оборота было выведено множество различных форм одних документов, облегчена работа проверяющих и контролирующих органов. К примеру, отчет о проведении выполненных работ имеет одинаковую структуру, позволяет легче сориентироваться в написанном, заранее зная где искать нужную информацию.

В России ОКУД утв. в 1993 году. ОК 11 93 до сих пор используется, но с поправками 2017 года. Рассмотрим структуру кодового обозначения. Структура имеет следующий вид: ХХ ХХ ХХХ Х, где первые 2 значения определяют класс, вторые – подкласс, третьи три цифры – вид и последнее число является контрольным.

Классификатор охватывает группы 01-59 класса. Классы 60-79 отведены на нужды Вооруженных Сил. Если возникнет необходимость в создании новых классов, будут использованы коды 80-99.

Код объединят класс документов похожего назначения. Цифры 02 в начале кода означают, что документ является организационно-распорядительным. Тип делиться на подклассы:

• 0211 – учредительные,
• 0212 – реорганизующие,
• 0213 – относящиеся к ликвидации предприятия и т.д.

Учредительные документы делятся на конкретные виды:

1. Положение организации (0211111).
2. Приказ о создании организации (0211151).
3. Протокол собрания учредителей (0211162).
4. Устав (0211231).

Последняя цифра кода – контрольное число, отдельная для конкретного вида документов. Для устава цифра — 2. Устав любой организации содержит код 02112314 2.

Где взять ОКУД?

Самостоятельно вписывать код не нужно. В унифицированной форме ОКУД, которые используются в работе, прописан код документа. Если бланк не содержит обозначения, скорей всего эта форма документа не предусмотрена единой системой классификации и кодирования. Убедитесь, что форма Т является унифицированной.

Если вам интересно откуда взять код ОКУД на определенный вид документа, обратитесь в органы статистики. Органы предоставят перечень кодов, которые присвоены для использования вашей либо любой интересной вам организацией в вашем районе. Но подготовка сведений может занять некоторое время.

Второй способ — перепоручить обращение в органы статистике посредникам, занимающимся предоставлением услуг сбора сведений. Но услуга будет платной. Также допустимо самостоятельно найти нужные коды на сайте Госкомстата Российской Федерации. Правда, посещение сайта доступно по будням.

Группы документов ОКУД

Аббревиатура ОКУД охватывает унифицированные коды следующего вида:

01ХХХХХХ – управленческие.

02ХХХХХХ – организационно-распорядительные.

03ХХХХХХ – учетные.

04ХХХХХХ – банковские.

05ХХХХХХ – бухгалтерские.

06ХХХХХХ – статистические.

07ХХХХХХ – отчетные и учетные.

08ХХХХХХ – трудовые.

09ХХХХХХ – Пенсионного фонда.

10ХХХХХХ – внешнеторговые.

Вместо Х следует подставлять номер подкласса, документа и контрольное число, отдельное для вида приказа, распоряжения и т.п.

Общероссийский классификатор управленческой документации имеет сокращенную аббревиатуру ОКУД. Общепринятые модели документов и упорядоченные системы различных документаций, которые рекомендованы к пользованию в хозяйстве были объединены в определенные коды ОКУД для упорядоченного фиксирования социально-экономических сведений.

Данный классификатор был выпущен в 1993 году и взят к исполнению всеми хозяйствующими субъектами.

Понятие кода ОКУД

Нормативное регулирование

В 2017 году был издан новый ОКУД в обновленной редакции, введен в действие с 1 июня 2017 года. В настоящее время в экономике используют ОКУД 011-93 с изменением № 97 от 4.05.2017 г.

Предназначение

Данным классификатором пользуются хозяйства различных видов собственности. ОКУД призван выполнять следующие функции:

• Уменьшать количество раннее используемых бланков;
• Упорядочивать поток информации;
• Обеспечивать систематизированный учет стандартизированных образцов документов на основании их фиксации;
• Обеспечивать надзор за составом бланков и устранение повторения сведений, возможных в управленческой сфере;
• Контролировать использование стандартизированных бланков.

Используют общероссийский классификатор в учете при хозяйственной деятельности различных .

Разрабатывается он специалистами УСД (унифицированные системы документаций) и утверждается министерствами и ведомствами РФ.

Где его взять

В каждой организации применяются различные стандартные бланки. Эти бланки разработаны специально для учета и формирования информации. Коды ОКУД указаны уже на каждом бланке и специально их брать не нужно.

Как узнать код

Чтобы узнать по каким именно кодам нужно учитывать информацию и документацию необходимо обратиться в органы статистики. Там, на каждое предприятие или при открытии деятельности, должны быть присвоены определенные коды, в том числе и ОКУД.

При возникновении необходимости узнать код по ИНН предприятия, предпринимателя или любого контрагента можно применить следующие способы:

1. Отправить запрос в Госстатистику по месту регистрации запрашиваемого агента;
2. Обратиться в посредническую юридическую организацию, которая оказывает подобные услуги:
3. Получить информацию в интернете через онлайн-сервис Госстатистики , где была зарегистрирована компания или предприниматель.

В первых двух вариантах следует учесть, что получение информации займет некоторое время. Воспользовавшись услугами интернет службы можно получить сведения гораздо быстрее.

Важно! Онлайн-сервис Госстатистики может быть недоступен по выходным дням.

Формы документов

Строение кода

Для каждого процесса утверждена единая форма, которую обязаны заполнять сотрудники. Она имеет собственные коды, состоящие из семи цифр и контрольного числа, где

• Начальные две цифры – это соответствие вида документа к нужному классу документации;
• Следующие два знака – направление использования данных форм и их совокупность;
• Последние три цифры указывают на номер регистрации данного вида документа, который отмечается внутри подкласса;
• Последующая завершающая цифра в коде указывает на контрольное число.

Каждый документ, составленный юридическим лицом или в частном порядке, имеет принадлежность к тому или иному классу подчиненности или принадлежности. Соответственно он должен учитываться согласно классификатору с определенной периодичностью. Это требуется для регулярного обновления данных с целью регистрации их в органах статистики.

• Например, для Вооруженных Сил разработаны собственные коды, которые не входят в общий перечень и носят внутренний регламент.
• В то время как любой документ можно отнести к группе официальных и личных.

Официальная группа, в зависимости от применения, включает в себя:

• Управленческие документы;
• Научно-технические или конструкторские;
• Производственные документы;
• Технологические и другие.

Управленческие документы в данной группе занимают ведущую роль, так как именно они являются ядром всего документооборота в хозяйстве. Благодаря своей функции можно управлять деятельностью объектов как в границах государства, так и отдельно взятого хозяйства.

Примеры

Если подробнее остановиться на каждой форме, то можно сказать следующее:

• Под кодом 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной информации находятся еще тринадцать разъяснительных кодов. Они содержат документацию по информационной, нормативной координации деятельности, приватизации, созданию, реорганизации хозяйств. А также документацию, необходимую при приеме, увольнении, переводе на иное место работы, фиксированием премий, наказаний, и т.д.
• Код 0300000 обозначает систему первичной документации для учета. Он также под собой имеет одиннадцать разъяснительных кодов. В них входит набор документов по бухгалтерскому учету на предприятиях, оплате и контролю труда, выполнению кассовой дисциплины, контролю за материалами, итогами инвентаризации, работ при ремонте и в строительстве, в том числе и капитальном, сохранности материальных ценностей, использование строительной техники и автотранспорта.
• Код 0400000 относится к Унифицированной системе банковской документации, устанавливается Банком России и имеет дополнительно восемь кодов. Они подразумевают виды бланков по бухучету, квитовке и контролю расчетов с авизо, движению денег, контроль за валютой, отчетности и учета депозитов.
• Код 0500000 относится к бюджетной, финансовой сфере и имеет под собой пять кодов. Они несут в себе информацию и бланки по финансам, бюджетной отчетности, сведения, представляемые в счетную палату и правительство России,
• В код 0600000 входят разъяснительных еще восемнадцать кодов, несущих информацию по отчетам и статистике. Документы по доходам населения, демографии, оптовой и розничной торговле, сельскому хозяйству, строительству, инвестициям, а также отчет по преступности включается в данные коды.
• Код 0700000 принадлежит учетной документации хозяйствующих объектов. Здесь всего пять дочерних кодов, которые отвечают за регистры бухучета, документы строгой отчетности, туристические путевки.
• Система документации по труду относится к коду 0800000 . Содержит дополнительно шесть кодов, в которых есть вся документация по рынкам и охране труда, трудовым отношениям и заявлениям в инспекции по труду, а также самым низким потребительским бюджетам.
• Вся информация, относящаяся к системе документации пенсионного фонда, находится под кодом 0900000 . В его составе также есть три разъясняющих кода. К таковым принадлежат набор документов по контролирующей, плановой экономической работе, а также набор бланков по ведению учета и распределению финансов.
• Завершающий код 1000000 учитывается как стандартизированная система внешнеторговых документов. Здесь можно найти семь добавочных кодов. Они включают в себя полный набор документации необходимый при оформлении и ведении учета внешнеторговых операций.

Благодаря использованию Общероссийских классификаторов можно упорядочить поток получаемой информации и получить возможность управлять процессом экономики как на отдельном предприятии, так и в целом государстве.

42. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и государственные стандарты на унифицированные системы документации как нормативные документы.

План: - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), ОК 011-93 как составная часть «Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК)» (краткая структура); - назначение ОКУД - государственные стандарты на документацию как нормативные акты: предпосылки появления, история, особенности содержания.- ГОСТ Р 6.30-2003: структура, содержание, отличия от ранее действующих.

Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрация форм документов; упорядочивание информационных потоков; сокращение количества применяемых форм документов; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспе/чение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые Министерствами РФ – разработчиками унифицированных систем документации.

Классификатор содержит наименование видов управленческих документов и их коды – идентификаторы форм документов.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы Государственном стандарте (ГОСТ). История возникновения: Началом развития стандартизации в нашей стране следует считать введение метрической системы мер и весов. В 1925 г. был создан первый центральный орган по стандартизации - Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны. Основными задачами Комитета были организация руководства работой ведомств по разработке ведомственных стандартов, а также утверждение и опубликование стандартов. Была введена категория стандартов - ОС * Т (общесоюзный стандарт). В 1940 г. ЦК ВКП(б) и Совнарком СССР Постановлением от 9 июля отменили порядок утверждения стандартов наркоматами, и при Совнаркоме СССР был создан Всесоюзный комитет по стандартизации. Вместо ОС * Тов и различных отраслевых стандартов была введена категория - государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ). Определенной вехой в развитии стандартизации явилось Постановление Совета Министров СССР от 7 января 1985 г. "Об организации работы по стандартизации в СССР". В этом постановлении главной задачей стандартизации была названа разработка системы нормативно-технической документации, определяющей прогрессивные требования к продукции, правилам, обеспечивающим ее разработку, производство и применение, а также контроль за правильностью использования этой документации.

Если говорить о современных стандартах о документации, то важным является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его структура: область применения; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов; Приложения.

Его главное отличие от ранее действующих ГОСТов в том, что он носит рекомендательный характер. Появились новые реквизиты, среди которых: Основной государственный регистрационный номер; идентификационный номер налогоплательщика/ код постановки на учет.