Документ входящий в группу распорядительных документов. Распорядительная документация

Для руководства любой организацией необходима исполнительно-распорядительная деятельность, выполняющая функцию оперативного регулирования и координации, мотивации и мобилизации всех ресурсов для эффективного осуществления целей и задач основной деятельности организации. Исполнение этой функции фиксируется в распорядительной документации (РД), система которой содержит решения и представляет собой нисходящий информационный поток – от руководства организации к исполнителям. Распорядительные документы обязательны для выполнения, являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения. Они реализуют управляемость объектов по вертикали и относятся к правовым актам различного уровня: федерального, субъектов РФ, муниципальной власти и конкретных организаций, что позволило объединить их вместе с организационно-правовыми документами в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-97, -2003).

Основными видами документов РД являются: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

По сфере своего действия распорядительные документы делятся на:

~ общеобязательные государственные предписания: постановления, приказы, распоряжения, а также правила, положения и инструкции, - издаваемые федеральными органами исполнительной власти; к этому уровню относятся и указы и распоряжения, издаваемые Президентом РФ (ст.90 Конституции РФ);

~ предписания исполнительных органов субъектов РФ и их территориальных образований;

~ правовые акты организаций.

С точки зрения порядка принятия решений вся РД делится на:

· документы, издаваемые коллегиально;

· документы, издаваемые на основании единолично принимаемого руководителем решения.

При единоличном управлении организацией руководитель принимает решения по всем вопросам деятельности организации и издает приказы, распоряжения, указания .

При наличии коллегиальных органов управления (кроме совещательных органов, решения которых носят рекомендательный характер) распорядительная деятельность руководителя ограничивается, как правило, вопросами внутренней деятельности организации, а коллегиальный орган издает постановления или решения .

Состав и требования к оформлению распорядительных документов, издаваемых Президентом РФ и федеральными органами исполнительной власти определены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива РФ от 27 ноября 2000 № 68.

Состав распорядительных документов, издаваемых организациями всех организационно-правовых форм определяется их учредительными документами. Содержание РД не должно противоречить Конституции и законодательству РФ, РД Президента и правительства РФ, международным обязательствам РФ, а также учредительному документу организации и ранее изданным распорядительным документам. Правовой статус распорядительной документации позволил объединить предъявляемые требования к ее составлению и оформлению с требованиями к организационной документации, которые сформулированы в ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, которую в делопроизводстве обычно называют УСОРД. Впрочем, эти же требования в настоящее время предъявляются к оформлению и составлению всех подсистем управленческой документации организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения организационных, материально-технических, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности организации, органа власти и управления. Выделяют две группы приказов - по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться руководителем совместно с руководителями других организаций.

Проект приказа разрабатывается соответствующим структурным подразделением, руководитель которого несет ответственность за его качество, или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации. Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения требующих своего решения вопросов с целью исключения возможности неполноты или недоработки их содержания и необходимости последующей корректировки. Поручения должны быть конкретными, реальными и обеспечены ресурсами.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа (как правило, разрабатывается бланк приказа) и заголовка - «о чём? (Приложение 2).

Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование действий, предписываемых в распорядительной части. Основанием приказа может служить законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или собственный ранее изданный акт, тогда указываются полные данные этого документа (На основании …, В соответствии с …). В констатирующей части приказа, изданного в инициативном порядке во исполнение задач и функций организации, формулируются цели предписываемых действий (В целях …), излагаются факты и события, послужившие причиной издания приказа (В связи …). Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ:, которое пишется с новой строки от левого поля, после него ставится двоеточие, и также с новой строки начинается перечисление поручений, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт, содержащий поручение, срок выполнения поручения, и, в случае необходимости, наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя. Последний пункт приказа – пункт о контроле с указанием должности, фамилии и инициалов того, на кого он возлагается.

В тексте приказа все пункты формулируются максимально кратко и ясно. Все уточняющие сведения даются в приложениях, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение 1)…, (приложение 2) и т.д. На самом приложении указывается его наименование (список, график и т.п.), на последнем листе приложение визируется руководителем подразделения, подготовившего его (или его вышестоящим руководителем), а в правом верхнем проставляется углу слово Приложение и его порядковый номер, а также указание к какому приказу (пункту приказа) оно относится:

Если приложением к приказу является утверждаемый нормативный документ, на самом документе (инструкция, правила и т.п.) в правом верхнем углу ставится гриф утверждения со ссылкой на приказ (автор, дата, номер).

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в его тексте, не допускается.

Проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных служб на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования. Виза представляет собой слово СОГЛАСОВАНО с указанием должности и фамилии визирующих лиц, подпись должностного лица при визировании сопровождается датой. Если при согласовании имеются замечания, виза дополняется словами «замечания прилагаются», а сами замечания излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если замечания носят принципиальный характер и вносятся в проект, он подлежит процессу повторного согласования.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично главой исполнительной власти (государства, субъекта РФ, мэром и др.), главой коллегиального органа власти и управления, руководителем организации или самостоятельных подразделений, а также главными специалистами организации. Право его издания закрепляется в учредительных, организационно-правовых или распорядительных документах организации.

Составляется и оформляется распоряжение также как приказ, но распорядительная часть начинается с новой строки словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», либо непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Указание – правовой акт, издаваемый органом управления, преимущественно по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органов.

Указания, как правило, составляются и оформляются как распоряжения. Если они направляются в нижестоящие организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, к реквизитам документа добавляется реквизит «адресат».

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций по наиболее важным вопросам их деятельности, или распорядительный документ, принимаемый двумя и более органами управления, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой на основе единоначалия.

Составляется и оформляется как приказ, констатирующая и распорядительная части разделяются словом РЕШИЛИ: (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО) на месте слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ и их территориальных образований для решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами и установлением стабильных норм и правил, а также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления аналогичен порядку составления решений, но с ключевым словом «ПОСТАНОВИЛИ:» (ПОСТАНОВЛЯЕТ); оформляется на бланке конкретного вида документа (постановления).

Таким образом, следует отметить, что для всех распорядительных документов характерны общий по характеру процесс издания и общие требования к их оформлению с учетом особенностей каждого вида документа. Процесс издания любого распорядительного документа состоит из следующих процедур:

Инициирование решения (обоснование необходимости его издания),

Сбор и анализ информации по данному вопросу,

Подготовка проекта распорядительного документа

Согласование проекта документа

Доработка проекта в соответствии с замечаниями,

Принятие решения (подписание документа)

Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Классификация документов

Документы предприятий и организаций классифицируются по следующим признакам:

По способу фиксации информации: графические, письменные, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях;

По назначению: приказы, положения, протоколы, акты, уставы, письма и т.д.;

По видам: типовые (т.е. обязательные к применению в определенной области), примерные, трафаретные, индивидуальные;

По степени сложности: простые (посвященные одному вопросу), сложные;

По месту составления: внешние по отношению к организации (входящие и исходящие), внутренние;

По срокам исполнения: срочные, несрочные;

По сфере действия: служебные (деловые), официально-личные;

По степени гласности: без ограничения доступа, с ограничением доступа разного уровня (секретные, для служебного пользования, конфиденциальные);

По юридической силе: подлинники, копии.

Стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании электронного документооборота.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.

ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

Организационно-распорядительная документация

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации.

Термин «организационно-распорядительная документация», как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно- распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.).

Для внутренних документов обязательными являются следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, текст документа, подпись. В официально-личных документах обязательным также является указание адресата. Для внешних документов (входящих и исходящих) обязательными являются реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа (кроме писем), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст документа, подпись, оттиск печати.

Организационные документы

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас- порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, сведения о должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует: главный бухгалтер, юрист; подписывает: начальник отдела кадров или заместитель руководителя; утверждает: руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Распорядительные документы

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Информационно-справочные документы

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Излагается текст телеграммы предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна- чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Документы с трафаретным текстом Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов (шаблонов) основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

Машинописному тексту соответствует шрифт Times New Roman 14 размера, эти шрифтом набирается постоянная информация шаблона для удобства ввода переменной информации на пишущей машинке. Любой документ можно сделать трафаретным, но необходимо решить вопрос о целесообразности этого.

Создают шаблоны анкет, справок, приказов и др., т.е. тех документов, которые оформляются регулярно. Шаблоны могут включать текст в виде таблиц. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Основные виды документов по личному составу

Резюме – документ при приеме на работу. Содержит сведения об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст резюме может состоять из разделов: цель – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение.

Трудовой контракт (договор) – документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

Оплату труда;

Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить (прописными буквами). Затем с новой строки указывается: фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. При приеме на работу и переводе на другую должность заявление является первоочередным документом, при увольнении заявление оформляется тогда, когда желание уволиться исходит от работника. В заявлении указывается: должность; структурное подразделение, куда работник устраивается; условия приема (на полную ставку, штатное совместительство, почасовая оплата и др.). Заявление подписывается и в нем указывается дата. В визах или в резолюции руководителя указываются: оклад и дата приема на работу.

Техническая документация

Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

Конструкторская документация (КД) – это графические и текстовые документы, которые в совокупности или в отдельности, определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и утилизации. Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТами единой системы КД (ЕСКД), которым определены, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж- схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Схема – это графическое представление определения, анализа или метода решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потока, оборудования и т. д. (ГОСТ 19.701). Полные сведения об элементах изображенных на схеме записывают в их перечень (ГОСТ 2.702), который выполняется в форме таблицы. Перечень элементов помещают на первом листе схемы или оформляют как самостоятельный документ на формате А4 с основной надписью для текстового документа (ГОСТ 2.104, форма 2, 2а). Элементы вносятся в перечень группами в алфавитном порядке буквенно-цифровых обозначений. В пределах каждой группы, имеющей одинаковые буквенные обозначения, элементы располагаются по возрастанию порядковых номеров. Между группами элементов рекомендуется оставлять незаполненные строки для внесения изменений. На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.

Большую группу графических и текстовых технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Технологическая документная информация отражает способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса.

Порядок разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении и ремонте изделий, устанавливается взаимосвязанными правилами и положениями, представляющими собой комплекс стандартов и руководящих нормативных документов – единую систему технологической документации (ЕСТД).

Основной технологический документ – технологическая карта, которая дает подробное описание, и в которой приводятся расчеты всех технологических операций по изготовлению изделия. Технологические карты в практической деятельности руководителей и специалистов представлены следующими разновидностями: – операционной, фиксирующей отдельные производственные операции (сверление, шлифование, крепление, монтаж и т. п.); – общей (маршрутной) с последовательностью операций; цикловой с перечислением группы операций одного рабочего или одного цеха; – типового технологического процесса, содержащего сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц. Первым листом комплекта технологических документов является титульный лист, который оформляется в соответствии с ГОСТ 3.1105.

Обязательность применения ТЛ устанавливается на уровне отрасли или предприятия (организации). 1.6. Научно-исследовательская документация Научно-исследовательская (научная) документация (НД) создается в процессе научно-исследовательских работ и научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство.

Основными видами научно-исследовательских документов являются:

Итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским, опытно- конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально- проектным работам (ЭПР);

Технические отчеты о научно-исследовательских работах (НИР), ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;

Заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;

Аннотации на научно-исследовательские работы;

Паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;

Монографии, диссертации и отзывы на них;

Технические задания на НИР;

Программы научно-исследовательских работ; отчеты, доклады о работе научных экспедиций;

Отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;

Технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки; 14

Первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кино, фото-, фонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).

Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001.

Документооборот

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Различают входящий, исходящий и внутренний документооборот: Входящими являются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Исходящими документами являются ответы организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

Внутренние документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. в ней собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Оформление обложки дела

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914-72. Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: - полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж); - наименование структурного подразделения; - делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; - заголовок дела; - срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются: - даты дела (тома, части); - номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); - количество листов в деле; - архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Составление описей

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела временного (свыше 10 лет) хранения;

Дела по личному составу и иные однотипные дела;

На дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

Служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически- структурная. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

Приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

Планы, сметы;

Отчеты, балансы;

Доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту. Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации – технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела; - заголовок дела; - дата; - количество листов; - примечания. Все эти данные переписываются с обложки дела.

Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на 18 внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. 1.12. Оформление работ Обязательными составляющими пояснительной записки любой письменной работы являются: титульный лист, содержание и список литературы.

Титульный лист является первым листом пояснительной записки (ПЗ). Титульный лист включают в общую нумерацию страниц ПЗ. На титульном листе номер страницы не ставят. Содержание включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименования) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Слово «Содержание» записывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Содержание включают в общее количество листов ПЗ.

Список литературы должен содержать перечень источников, использованных при выполнении лабораторных работ. Сюда включаются не только книги, но и журнальные статьи, авторские свидетельства, стандарты и другие материалы. Источники следует располагать в порядке появления ссылок в ПЗ. Сведения об источниках необходимо приводить в соответствии с требованиями ГОСТ.

Основные понятия криптосистем

В настоящее время известно достаточно много надёжных алгоритмов кодирования информации. На базе этих алгоритмов создаются системы шифрования, которые называются криптосистемами.

Прежде, чем перейти к рассмотрению криптосистем приведем некоторые основные понятия, используемые ниже.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП является результатом криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе.

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи.

Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие создание и подтверждение электронной цифровой подписи, а так же создание закрытых и открытых ключей цифровых подписей.

Ключ (в соответствии со стандартом ГОСТ 28147-89) - это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных, обеспечивающее выбор только одного варианта из всех возможных для данного алгоритма.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи.

Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Для обозначения всей области тайной (секретной) связи используется термин "криптография".

Системы шифрования

В криптографических системах шифрование может быть симметричным или асимметричным относительно расшифровывания (декодирования).

Соответственно различают два класса криптосистем:

· симметричные (конвенциональные) одноключевые криптосистемы;

· асимметричные двухключевые криптосистемы (с открытым и закрытым ключами).

В симметричных криптосистемах существует достаточно большой риск хищения ключа при его, в определенной степени, широком распространении. В этой системе не обеспечивается защита информации от подделки одним из владельцев секретного ключа. Это приводит к тому, что недобросовестный участник информационного обмена может сфабриковать якобы полученное сообщение либо отказаться от сообщения, посланного им самим.

Асимметричные криптосистемы называются также криптосистемами с открытым ключом. В них для шифрования данных используется один ключ, а для расшифровки другой ключ (отсюда и название - асимметричные).

Первый ключ является открытым (public key) и может быть отправлен всем пользователям системы для использования в шифровании данных. Второй ключ является закрытым (секретным, private или secret key) он не доступен другим пользователям системы.

Система работает следующим образом. Каждый пользователь обладает двумя дополняющими друг друга ключами: открытым и закрытым. При передачи данных от Пользователя1 Пользователю 2 сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 2, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 2. Когда данные будет передавать Пользователь 2, то сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 1, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 1.

Кто угодно может использовать открытый ключ получателя для того, чтобы зашифровать отправляемое тому сообщение. Получатель затем использует соответствующий закрытый ключ для его расшифровки. Никто, кроме получателя, не может расшифровать сообщение, так как никто больше не имеет доступа к этому закрытому ключу. Даже тот, кто зашифровал сообщение с помощью открытого ключа, не сможет его расшифровать.

Открытый и закрытый ключи спаренные. Ключ расшифровки не может быть определен без определения ключа шифрования.

Свой закрытый ключ и пароль следует сохранять очень тщательно. Вы должны всегда иметь над ним физический контроль. Приемлемо держать его на домашнем персональном компьютере или на переносном компьютере, который вы носите с собой. Если вы вынуждены использовать служебный компьютер, над которым вы не всегда имеете физический контроль, держите связки закрытых и открытых ключей на защищенном от записи флоппи-диске, и храните его в опечатанном сейфе. Не рекомендуется хранить закрытый ключ на удаленной системе. Кто-нибудь может перехватить сеанс связи, захватить ваш пароль и затем получить доступ к самому закрытому ключу, хранящемуся на этой системе. Закрытый ключ может храниться только на машине, находящейся под вашим физическим контролем.

Аутентификация абонента основывается на использовании электронной цифровой подписи. Электронная подпись - это специальная последовательность символов, добавляемая к тексту, чтобы заверить его подлинность. Она получается путем сложных математических преобразований из самого текста и специального числа, называемого Вашим секретным ключом. Очевидно, что любое постороннее лицо, изменяя текст, должно внести соответствующие изменения и в подпись. Однако, зная одну ее составляющую - текст, оно не знает другой - ключа - и, следовательно, внести таких изменений не может.

При проверке подписи производятся действия, обратные тем, при помощи которых она получена, но вместо секретного ключа в них участвует другое число - открытый ключ. Он, естественно, зависит от секретного ключа, но так, что получить секретный ключ из открытого ключа нельзя.

Еще одна особенность цифровой подписи заключается в том, что она не связана с единственным экземпляром бумажного документа. Уничтожив подписанный экземпляр бумажного документа, можно быть уверенным, что второго точно такого больше нет. Что касается уничтожения электронного документа, то это ни о чем не говорит, так как может существовать неограниченное количество ничем не отличающихся копий документа.

Одной из основных проблем, связанных с использованием криптосистем с открытым ключом, является проблема обеспечения достоверности передаваемых открытых ключей (ОК). Представим себе, что некий злоумышленник – Пользователь 3 подменил открытый ключ Пользователя 1, во время его передачи Пользователю 2, на свой открытый ключ. В этом случае он сможет расшифровывать все сообщения Пользователя 2, предназначенные для Пользователя 1. Аналогичная атака на цифровую подпись приведет к тому, что сообщения, подписанные злоумышленником, будут считаться подлинными, а настоящие сообщения - ложными.

Центральной становится проблема взаимного установления подлинности открытых ключей сторон, которые ранее не были представлены друг другу, и никак не взаимодействовали. Решение состоит в использовании выделенного специального центра сертификации (ЦС) (удостоверяющего центра).

ЦС - это единый орган, который своей цифровой подписью заверяет открытые ключи участников расчетов (точнее, заверяет связь между условным именем участника, его открытым ключом и временем его действия). Таким образом "связанные вместе" и заверенные цифровой подписью ЦС данные называются сертификатом. Ясно, что сам открытый ключ Центра Сертификации должен быть заранее достоверно известен всем пользователям, чтобы каждый мог проверить подпись ЦС под сертификатами.

Сертификат содержит открытый ключ и данные для опознания владельца сертификата. Открытый ключ в сертификате используется для кодирования/декодирования сообщения и проверки подписи сообщений.

Схемы работы ЦС могут отличаться. Одна из принципиальных схем применения цифровых сертификатов может быть следующей:

Пользователь 1 посылает в ЦС подписанный запрос на сертификацию, который содержит его имя, открытый ключ и, возможно, дополнительную информацию.

ЦС создает сертификат Пользователя 1, подписывая своим секретным ключом запрос на сертификацию. ЦС посылает созданный сертификат Пользователю 1.

Посылая свой сертификат Пользователю 2, Пользователь 1 посылает ему свой открытый ключ.

Пользователь 2 проверяет подпись под сертификатом Пользователя 1 на открытом ключе ЦС. Если подпись верна, то он помещается в хранилище сертификатов пользователей.

Предоставленный сценарий предполагает, что у Пользователя 2 есть доступ к открытому ключу ЦС (или сертификату ЦС).

Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:

· уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;

· фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;

· открытый ключ электронной цифровой подписи;

· наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;

· наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи.

Таким образом, ЦС выполняет только функцию подтверждения подлинности открытого ключа. Сам ЦС участвует только в операциях по сертификации. Он выступает в системе "третьей" независимой стороной или "электронным нотариусом". Последнее означает, что ЦС может быть единым для всех пользователей всех иерархических уровней в системе.

Возможна и такая схема работы, когда пользователи получают открытые ключи централизованно. ЦС создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи.

Сертификаты ключей действительны в течение определённого срока. Вне этого периода времени сертификат недействителен. По ряду причин ЦС может аннулировать сертификат, например, в случае компрометации. ЦС осуществляет аннулирования посредством занесения недействительных сертификатов в особый список - список аннулированных сертификатов. Пользователи сети осуществляют доступ к этому списку, чтобы проверить, действителен ли такой-то сертификат.

Играя роль нотариуса в системе цифровой аутентификации и защиты информации, ЦС становится и самым её уязвимым звеном. Компрометация его секретного ключа (СК) приводит к тому, что злоумышленник может от имени ЦС заверить любой сертификат, выдать себя за любое лицо и от его имени совершить любые действия, в частности, он может от имени ЦС сменить все открытые ключи(ОК) в системе и вывести ее целиком из строя. Поэтому в системе с ЦС необходимо либо гарантировать очень надежное хранение его СК, либо предусмотреть безболезненный механизм замены пары СК/ОК Центра Сертификации в случае компрометации.

Застраховаться от такой ситуации можно двумя способами: увеличением числа ответственных подписей под сертификатом (одновременная компрометация СК нескольких ответственных лиц ЦС маловероятна) или введением контролирующего звена перед передачей данных об ОК пользователям. Контролирующее звено будет пользоваться доверием пользователя и его ОК будет известен пользователю заранее.

Существуют так называемые самоподписанные сертификаты – те сертификаты, которые подписывает исключительно их владелец, а не доверенная организация. Такая схема обмена ключей основана на взаимном доверии пользователей и надежности каналов связи, по которым стороны передают ключи друг другу.

Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. При этом удостоверяющий центр должен обладать необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей. Статус удостоверяющего центра, обеспечивающего функционирование корпоративной информационной системы, определяется ее владельцем или соглашением участников этой системы.

Чтобы увеличить степень безопасности при использовании ключей шифрования необходимо вести достоверный каталог отмененных сертификатов. Тогда каждый пользователь, узнав о пропаже свого СК или заподозрив его компрометацию, должен будет немедленно сообщить об этом в установленном порядке. После этого сертификат будет внесен в реестр «отмененных», а сам владелец сертификата с этого момента не будет отвечать за последствия возможного использования отмененного сертификата другими лицами.

Использование любого сертификата должно предваряться не только проверкой подписи ЦС под ним, но и выяснением, не входит ли он в список отмененных сертификатов.

Структура криптосистем

Криптосистема - это программный продукт, способный производить двусторонние криптопреобразования над данными.

Криптографическая система состоит из трёх частей: алгоритма, ключей и протоколов передачи данных. Криптоалгоритмы несомненно являются как бы «сердцем» криптографических систем, а криптосистема облегчает работу с криптоалгоритмом со стороны человека и обеспечивает совместимости потока данных с другим программным обеспечением.

Имеется достаточно большое количество алгоритмов для построения криптографических систем. Среди них широко известные алгоритмы DES, IDEA, DSA, RSA, ECC, стандарт ГОСТ 28147-89, стандарт РФ ГОСТ 34.10. Имеются даже отраслевые стандарты, например, отраслевой стандарт нефтяной и газовой промышленности ОСТ 51-07-98.

2) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-

03-03. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 17с.

3) Янковая В.Ф. ГОСТы, которые мы выбираем / ООО

«Профессиональное издательство» // Секретарь-референт. – 2004. –

№7. – С.11-15.

4) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения. – Введ. 1998-02-27. – М.: ИПК Издательство

стандартов, 1998. – 8с.

Похожая информация.

Понятие «распорядительные документы». Констатирующая и распорядительная часть распорядительная документа. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений. Приказы: по основной деятельности, по организационным вопросам, по личному составу. Указания. Распоряжения. Постановление. Решение.

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:

11 – дата документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы согласования документа;

27 – отметка об исполнителе;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания»

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

­ констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

­ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.

Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.

"Кадровый вопрос", 2012, N 7

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.

С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:

Правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);

Правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);

Правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).

Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:

1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа;

6) принятие решения или подписание документа;

7) доведение распорядительного документа до исполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:

Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении.

Эмблема - товарный знак или знак обслуживания;

Наименование организации;

Название вида документа - приказ;

Дата и номер документа;

Место издания;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?". Например:

"О проведении ремонтных работ";

"О повышении качества продукции".

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия может выступать:

Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Распорядительная часть документа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть документа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

Наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;

Поручение;

Срок выполнения поручения.

Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

1) когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления;

2) когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводятся дата и номер, заголовок соответствующего документа;

3) когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации.

При составлении приказа необходимо:

Увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

Излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;

Указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

Обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;

Указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказ;

Соблюдать сроки подготовки приказов, установленные руководством организации;

Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.

При значительном объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст помещается в приложение к приказу. При наличии приложений в виде графиков, схем, таблиц в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части дается ссылка на приложении. Соответственно, приложения должны быть подписаны и пронумерованы в верхнем правом углу.

Таким образом, приложение является неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в приказе, не допускается.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям. Ответственному исполнителю не всегда для выполнения работы требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа - Выписка из приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая непосредственно касается ответственного исполнителя. Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю.

Открытое акционерное общество

"ГРОСМАРТ"

01.04.2011 N 15-ОД

г. Москва

О запрете курения

табачных изделий

В целях снижения пожароопасной ситуации и вредного воздействия табачного дыма на здоровье граждан

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. За нарушение данного приказа наложить штраф в размере 500 руб.

3. Руководителям структурных подразделений ознакомить с настоящим приказом сотрудников под роспись.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на ведущего инженера по технике безопасности П. Н. Мохнатого

Директор организации В. П. Петров

Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Распоряжение носит характер обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок. Правом издавать распоряжение могут быть наделены заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых документах, а также распорядительных документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях). Таким образом, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления федеральными органами власти распоряжения могут издаваться на длительный срок действия.

Оформление распоряжения осуществляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке. К реквизитам распоряжения относят:

Государственный герб РФ, субъекта РФ, логотип, товарный знак организации;

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Дату документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Заголовок к тексту;

Текст документа;

Отметку о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Отметку об исполнителе;

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

Идентификатор электронной копии документа.

Распоряжение зачастую не содержит констатирующей части. В том случае, если распоряжение содержит констатирующую часть, текст начинается с ключевого слова: Предлагаю или Обязываю.

Пример распоряжений см. ниже.

Открытое акционерное общество

"ГРОСМАРТ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Москва

О дисциплине

В целях усиления безопасности производственного процесса и укрепления дисциплины

ПРЕДЛАГАЮ:

1. С 01.04.2011 вход на территорию организации в течение дня разрешить только при наличии пропуска.

3. Руководителей структурных подразделений ознакомить сотрудников с данным распоряжением.

Директор В. П. Петров

Постановление

Постановление - это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.

Проект постановления должен отвечать следующим требованиям:

Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, уставу области, договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области;

Быть отредактирован, иметь краткое и ясное изложение сущности вопроса, с обоснованными и сформулированными целями и задачами;

Постановление не должно превышать трех листов по объему, а приложение к постановлению - пяти.

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти, властных органов субъектов РФ, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.

К решению можно также отнести совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:

Государственный герб РФ - если организация имеет право на гербовый знак;

Наименование вышестоящего органа;

Название вида документа;

Дата и номер документа;

Место издания;

Заголовок к тексту;

Подпись руководителя коллегиального органа.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Эксперт журнала

Подписано в печать

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления.

Основными видами распорядительных документов, которые издают органы управления в соответствии с действующим законодательством и компетенцией являются:

• - приказы;
• - указания (распоряжения);
• - протоколы;
• - решения.

Приказ - самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

• - определение задачи или проблемы;
• - сбор необходимой информации;
• - подготовка приказа;
• - согласование;
• - подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

• - увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;
• - излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности сто двоякого толкования;
• - определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;
• - обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.

Дата приказа - это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении..."> "Об итогах..." и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его пил, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "б соответствии...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...".

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции...", и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2013 М 48".

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение № 1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2013 № 2".

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения - составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Последний в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Второй экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на ПОЛЯХ документа или на обратной стороне пишут слово "ознакомлен", ставят свою подпись и дату. Отметку об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.

Указание (распоряжение) - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "Обязываю", "Предлагаю".

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др.

Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляется на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указываются наименование предприятия, название документа - "Протокол", дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:

"Протокол

заседания Соната директоров

16.01.2013 № 1"

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

• - "Председатель", и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;
• - "Секретарь", и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;
• - после слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество; в протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;
• - в разделе "Повестка дня" раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т.д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

• - "Слушали:...";
• - "Выступили:...";
• - "Постановили (Решили):...".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.

В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол содержит только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают - председатель и секретарь.

Принятые па заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов "Верно", наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы документационного обеспечения управления.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).

Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указываются причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.

Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с наименования органа, его принимающего, и слова "РЕШИЛ" (прописными буквами). Решение состоит, как правило, из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, подразделение или должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем или секретарем коллегиального органа, регистрации (присвоения ему номера) и проставления даты (соответствует дате проведения заседания коллегиального органа, его принявшего).

Основные образцы распорядительных документов представлены в приложении 3.