Документы для принятия на работу. Основные условия приема на работу нового сотрудника - правильный порядок оформления, пошаговая инструкция

Прием на работу оформляется в течение 3 дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:

1. Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
2. Работодатель составляет кадровую документацию.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

• паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета;
• СНИЛС (пенсионное свидетельство);
• документы об образовании;
• справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, начиная с 01.04.2016 должны будут ежемесячно отчитываться в ПФР. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

1. Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

1. Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
2. Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
3. Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 КТ РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
4. Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2.

Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой .

Итоги

Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.

Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

• трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
• типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Список документов, требуемых при приеме на работу, определен на законодательном уровне. Любые расширения могут трактоваться как нарушение, хотя зачастую работодатели не придают этому должного внимания.

Пакет документов, предъявляемых при официальном трудоустройстве

Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ . В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, паспорт моряка, военнослужащего);
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу);
• Трудовая книжка (за исключением случаев, когда физлицо впервые трудоустраивается или при работе в качестве совместителя).

Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений. Также подобный документ необходимо предоставить претенденту на конкретную должность в связи со вступлением в силу закона о профессиональных стандартах, действующего с 01.07.2016.

Список документов, не являющихся обязательными при приеме на работу

При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.

Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.

Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. Важно, что этот список документов определяется не произвольно самим работодателем, а с учетом положений действующего законодательства. В ином случае любые модификации и дополнения обязательного по ТК набора документов для трудоустройства могут трактоваться как нарушение ФЗ «О персональных данных».

По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата. В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ , в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.

Каких документов может не быть при оформлении на работу

Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.

Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.

Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.

По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).

Изменения с 1 января 2017 года

С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ , определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ , согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

1. Документ, удостоверяющий личность соискателя . Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
   • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
   • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
   • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
   • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
   • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
   • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
   • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

   ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

2. Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
3. Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

   К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

4. Трудовая книжка . Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
   • это первое официальное трудоустройство гражданина;
   • человек устраивается на работу по совместительству;
   • трудовая книжка утеряна или повреждена.
5. Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер , если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
   • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
   • карточка утрачена;
   • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

• трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
• СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

1. Заявление о приеме . Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
   • ФИО и должность работодателя;
   • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
   • заглавие документа – заявление;
   • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
   • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
   • подпись и расшифровка ФИО;
   • дата написания.

   Будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

2. Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
3. Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
4. Справка о заработной плате с предыдущего места работы . Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
5. Характеристика от прежнего работодателя , особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
6. Дополнительные свидетельства квалификации : сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
7. Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
8. Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций :
   • справка о беременности;
   • удостоверение многодетной семьи;
   • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
   • справка о донорстве;
   • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
   • государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

• ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
• постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Оформление сотрудника на работу

Оформление сотрудника на работу

Часто бухгалтеры, работающие в небольших компаниях, помимо своих основных обязанностей выполняют функции специалистов по кадрам. А значит, они отвечают за оформление всей кадровой документации, что является довольно сложным делом. Если специалист не прошел дополнительную подготовку, он легко может совершить ошибку, которая повлечет за собой штраф либо дисквалификацию руководителя фирмы. Поэтому сегодня обсудим, как грамотно осуществить оформление сотрудника на работу.

Виды оформления сотрудников на работу

Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.

В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:

трудовой договор;

гражданско-правовой договор;

удаленная работа;

заемный труд.

Обсудим более подробно все перечисленные варианты.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.

Основные положения трудового договора:

включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;

соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;

отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;

обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.

После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.

Гражданско-правовой договор - соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.

Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:

• возмездного оказания услуг;

  комиссии;

  перевозки;

  транспортной экспедиции;

  доверительного управления имуществом;

  поручения.

При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию в 2017 году по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).

Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:

Удаленной работой считается такая деятельность, которая ведется за пределами стационарного места работы, иначе говоря, дома, в транспорте, кафе, за границей, пр. При этом работодатель направляет задание специалисту удаленно: по почте, через Интернет либо другими способами.

Существует две разновидности удаленной работы:

надомная;

дистанционная.

Первый вариант связан с изготовлением определенных материальных предметов. Так, это может быть сборка ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание, пр. Тогда как по итогам дистанционной работы заказчик получает информацию, сведения, то есть разного рода объекты интеллектуальной собственности.

Примечание: обязательные платежи и взносы уплачиваются или не уплачиваются в зависимости от того, каким способом оформлен работник, есть ли у него статус ИП.

Заемным трудом называется труд работника, осуществляемый по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у него нет трудовых отношений. С 2016 года в России этот вид труда преимущественно запрещен.

Заемный труд также может быть двух видов:

аутсорсинг;

аутстаффинг.

Первым называется передача стороннему исполнителю (организации, ИП, гражданину) некоторых функций либо задач. Обычно для оформления сотрудника на работу в этом случае используется договор возмездного оказания услуг. Преимущественно на аутсорсинг передают ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета (подготовка, подача деклараций, ведение отчетности, пр.), юридическое сопровождение. Поскольку этот вид трудовых отношений не предполагает передачи работников исполнителя заказчику, такой тип заемного труда остается разрешенным. Обычно он выбирается управленцами для сокращения затрат на содержание штатных специалистов.

Аутстаффинг - это вид труда, при котором исполнитель передает персонал заказчику. То есть работники, продолжая находиться в штате исполнителя, действуют в интересах и подчиняются третьему лицу. Как мы уже упоминали, с 2016 года этот вид вошел в число запрещенных, поэтому за его применение работодатель может привлекаться к административной ответственности.

Единственное исключение в этом случае составляют частные агентства занятости, подходящие под определенные условия: наличие аккредитации, работа по ОСНО. Это могут быть юридические лица, направляющие персонал к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим ФЗ. Правда, стоит отметить, что необходимый для этого закон пока не принят.

Порядок оформления сотрудника на работу

Есть ряд этапов, предусмотренных законом, предшествующих приему и оформлению сотрудника на работу. К этому списку относятся медицинское обследование, избрание на должность или выбор претендента на конкурсной основе, пр.

Шаг 1. Медицинское обследование

Сотрудник должен пройти медицинское обследование прежде, чем начать выполнять свои должностные обязанности. Однако это правило распространяется лишь на такие группы лиц, как:

Граждане, не достигшие 18 лет.

Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, работники пищевой промышленности. Причем в этом случае медицинское обследование проводится перед приемом на должность и далее периодически. Например, для работников, не достигших 21 года, оно производится ежегодно.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с должностными инструкциями и иными нормами компании

Должностные инструкции представляют собой список обязанностей сотрудника. Работодатель может не предоставлять их при оформлении сотрудника на работу, но, благодаря этому документу, ему удастся избежать многих проблем, недоразумений, способных появиться в процессе трудовой деятельности.

При этом данный документ подготавливается и подписывается в двух экземплярах. То есть одна копия передается сотруднику, а вторая остается у работодателя.

Шаг 3. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

По закону оформление физического лица на работу в качестве сотрудника может происходить исключительно по гражданско-правовому или трудовому договору. Благодаря первому, работодателю удается получить такие преимущества: отчисление средств в ФСС является необязательным, это же правило распространяется на отпускные, больничные. Правда, этот вид договора используется только при учете итогового результата деятельности специалиста, в других ситуациях используется трудовой договор.

Как устанавливает ст. 67 ТК РФ, договор имеет силу лишь в том случае, если он составлен в письменной форме и подписан сторонами в двух экземплярах.

Не секрет, что есть ряд категорий данных, которые включаются в трудовой договор, - это обязательные (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

При составлении данного документа для оформления сотрудника на работу обязательно прописываются такие пункты:

Испытательный срок, благодаря которому руководство сможет уволить сотрудника при неудовлетворительном качестве работы.

Место работы сотрудника и структурное подразделение, к которому он относится.

Обязанности сотрудника - они прописываются конкретно, четко либо их должны содержать должностные инструкции;

Размер зарплаты.

Отдых специалиста, режим труда.

Шаг 4. Заключение договора о материальной ответственности (МО)

Договор о полной индивидуальной МО не является обязательным документом для оформления сотрудника на работу, однако мы рекомендуем его подписывать. Для него на данный момент нет установленной формы, зато есть общепринятые пункты.

Чаще всего эта разновидность договора используется для работников магазинов, складов, производственных точек и даже для рядовых офисных сотрудников, когда речь идет об офисной технике. Кроме того, данный договор полезен при оформлении сотрудника на работу, если тот будет иметь дело с деньгами, прочими ценностями. Этот документ также подписывается в двух экземплярах, где один передается сотруднику, а второй - руководителю.

Шаг 5. Сотрудник пишет заявление на работу

Любой специалист должен составить и подписать заявление при приеме на работу. Далее этот документ согласовывается с руководителем структурного подразделения компании, который, в свою очередь, ставит на заявлении соответствующую отметку, то есть визу.

Такое заявление обязательно включает в себя резолюцию, отметку об исполнении. Если директор компании выносит по нему положительное решение, приступают к дальнейшей работе с документами, необходимыми при оформлении сотрудника на работу.

Шаг 6. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Специалист, получивший на руки оба вышеназванных договора, ставит подпись в книге регистрации. Так у работодателя всегда будет возможность подтвердить тот факт, что человек бумаги получил.

Шаг 7. Публикация приказа о приеме на работу

Когда трудовой договор с работником заключен, подписывается соответствующий приказ. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. утверждены формы приказа о приеме на работу, а именно: форма № Т-1 «Приказ либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «О приеме работников». Этот документ используется при оформлении сотрудников на работу по трудовому договору, их учете, поэтому его содержание должно отражать все условия, содержащиеся в трудовом договоре. Прекрасно, если бумаги не только не противоречат друг другу, но и полностью совпадают.

Шаг 8. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке

Необходимо также поставить отметку и в трудовой книжке при оформлении сотрудника на работу. Правда, изначально допускается просто принять этот документ и сделать запись уже в процессе работы. Как устанавливает ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме работодателей, являющихся физическими лицами, но при этом они не числятся как ИП) обязан вести трудовые книжки отдельно по каждому сотруднику, работающему в компании более пяти дней, если данная работа представляет собой основной заработок гражданина.

Шаг 9. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек

Кроме того, требуется внести информацию в Книгу учета движения трудовых книжек, вкладышей к ним. Помимо этого заполняется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и их вкладышей.

Шаг 10. Оформление личной карточки на служащего

Вне зависимости от срока оформления сотрудника на работу, на каждого специалиста заводят личную карточку. После чего работник должен быть ознакомлен с записями, отраженными в данном документе и внесенными в трудовую книжку. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит свою подпись. Подчеркнем, что именно по этой причине карточки ведутся на бумажном носителе, ведь подпись ставится после записи о приеме на работу, переводах, пр.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств - до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).

Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.

Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам.