Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать? Как нужно распределять свое время, чтобы все успевать.

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью - это...

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием - привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника - это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку - роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Эта статья адресована всем, испытывающим трудности с распределением времени, а самое главное, одному моему очень близкому человеку, надеюсь, он воспользуется ее советами и разумно распорядится своим временем, тем более, что написать ее, он просил сам.

Начнем с раннего утра. Точнее с того, чтобы разумно распределить время, с правильной организацией труда. Полноценный труд зависит от вашей внутренней самоорганизации. Поэтому оптимальное решение в распорядке дня фрилансера: ранний подъем и отбой не позднее 24 часов, разумеется, по своему местному времени.

Мобилизованный для работы организм будет себя лучше чувствовать, когда вы встанете около 6 утра, именно на это время приходится, согласно биологическим ритмам, окончание периода легкости и свежести. Ведь, если вы «сова», вам гораздо легче вставать до 6 утра, чем в 7 или 8 часов. Скажу, что не писал бы об этом, если бы не проверил на собственной шкуре. Лучше уж поспать после обеда 1 – 1,5 часа. Вы сами удивитесь, увидев, сколько полезного вы сделали, посмотрев на свой рабочий стол, допустим, часов в 9 утра. У меня, к этому времени, обычно бывает написано 2 или 3 текста, которые в дневные часы в буквальном смысле слова вымучиваются. Запрограммировав для себя один ритм жизнедеятельности и постоянно его повторяя, вы сможете на уровне подсознания выполнять ставшие привычными дела.

Да пока не забыл, хочу заметить, чтобы с утра лучше работалось, нет ничего эффективнее контрастного, а еще лучше холодного душа (а еще лучше 1-2 ведра холодной воды, пусть в ванной, если живете в квартире – гарантирует прилив бодрости).

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Был у меня такой период, летом прошлого года, когда вставать надо было рано, в 5.30 утра, а ложиться приходилось поздно, в 1 или в 2 ночи. Ну и как тут себя будешь чувствовать, вы думаете плохо — да ничуть. После подъема — выполнение основных действий, зачем все-таки встал. И вперед, вы думаете за компьютер, нет, на улицу, в гараж и на дачу. Прогулка по утреннему бодрячку куда как с добром, весь сон, как рукой снимает. Машина с утра тем более мобилизует, ну а свежий воздух, необходимая работа где-то до обеда, пение птиц в лесу, тишина и покой поднимают настроение лучше всяких 150 грамм. После обеда, сон 1 – 1,5 часа, контрастный душ и за работу, с 14 до 18 часов вечера. После 18 часов – домашние дела, компьютер уходит на время в распоряжение младшего сына. В 19 часов за руль и вперед, жену с работы забирать. И в 21.30 за компьютер, за работу до самого финиша. Почему ночью, да просто ночью никто не будет приставать с вопросами и просьбами, отвлекать, требовать внимания и прочее. Тишина, отсутствие работающего телевизора и т. д.

Вот так как-то, вы думаете, уставал — да нисколько, организм адаптируется к нагрузке на раз-два, и сейчас, когда времени намного больше свободного, организму в расслабленном состоянии гораздо тяжелее. Биоритм нарушился и надо со ставшего привычным образа жизни переходить на другой.

У всех по-разному и каждый может распределить свое время согласно своим предпочтениям и обязательствам. Если вы работаете, распределите рабочее время по пунктам, время на почту, на соцсети, на написание работы, телефонные и прочие совещания.

Про соцсети отдельно. До недавнего времени не испытывал ни малейшего желания общения и работы в соцсетях, откуда что взялось, как говорится коготок увяз и все, засосало, но через них приходят посетители на сайт и можно решить многие вопросы. Да даже элементарно отдохнуть от обязанностей, так что нужно распределять, чтобы всего было в меру и развлечений, и работы. Справляться с этой зависимостью научился, желание немедленно проверить соцсети продлилось не больше двух недель и в настоящий момент полностью контролируется.

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Не рассматривайте разговор с руководителем или заказчиком как враждебное столкновение, представьте, что вы вместе с более опытным специалистом решаете общую проблему, а его веское слово будет решающим в этом действии. И ему, между прочим, приятно, что без него ничего не крутится, дайте ему лишний раз почувствовать, что он Босс. Так вы снизите приоритет первой задачи, делегируете, а по-простому перепоручите вторую работу кому-то другому и упростите выполнение третьей. Таким образом, вы сконцентрируете внимание на главном, приоритетном направлении вашей деятельности. Ну, а руководитель воспримет ваши действия, как возможность плодотворного сотрудничества с вами в реальном времени. В общем, если просто говорить, надо уметь грамотно пустить пыль в глаза, скинуть с себя груз лишних обязанностей и заняться главным. Но, ни в коем случае не конфликтовать и не откладывать дела на потом, как говорится, пристройте их, а потом уже смело гуляйте, потому, как следом придут другие дела, и вы поневоле окажетесь погребенными под неимоверно тяжелым грузом ответственности, от которого устанешь больше, чем от выполнения физической работы.

Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Таким образом, мы рассмотрели ваше рабочее расписание, поняли, как избавиться от лишних задач, расставить приоритеты, узнали, что ранняя побудка отнюдь не во вред организму. Удовлетворение собственным трудом позволит избавиться от стресса. Вы и все остальные поймут, что вы не просто член команды, у которого все валится из рук и ничего не получается, а ценный работник, выполняющий работу не просто вовремя, а в короткие сроки и качественно. Конечно, это потребует некоторых усилий, но поверьте, стоит того, и даже самая влюбленная спутница, глядя на ваши успехи, поймет, что вы не зря отдаете своей работе так много времени, уделяя ей так мало внимания. Она ведь думает о будущем не меньше, чем вы. Спокойствие и только спокойствие, и никакого стресса.

Не хватает времени? Ни чего не успеваете? Вот несколько советов, как провести свой день с пользой и чтобы дела не откладывались в долгий ящик, а вы получали требуемый результат.

Дисциплина и только дисциплина вам поможет. В армии все основано на дисциплине и там, планировать время получается лучшего всего. Почему? Да потому что, именно в армии все идет по разработанному графику. Вот и вы оставьте точный график выполнения работ и выполняйте строго по нему.

Одной из первостепенных задач, чтобы все успеть - вовремя проснуться. Это дает преимущество, вы выигрываете время на день предстоящий. Ведь если проснетесь в обеденное время, вы банально можете не успеть сделать все свои запланированные дела. Не зря во всем известной поговорке говорится «Кто рано встает тому бог подает».

Для начала составить список дел, удерживающих пальму первенства в приоритете. Установить порядок выполнения дел на день, а лучше на всю неделю. Выполняйте первыми самые важные и необходимые дела. Старайтесь совмещать, выполняя несколько одновременно. Некоторые можно растянуть на несколько дней, если эти дела трудоемкие и требуют много времени. По крайней мере, вы их начнете, а закончить при правильном подходе всегда сможете. Но не стоит оставлять их на последний момент. Отказывайтесь от тех дел, которые бесполезны или могут подождать. Научитесь говорить «Нет!!!» таким делам.

Забудьте про «воришек времени». Компьютер и телевизор тратят просто уйму времени, которое вы можете потратить на выполнение своих дел. В крайнем случае, выделите на «форумы», «игры» и социальные сети какой-то небольшой промежуток времени. Сидя за компьютером или смотря телевизор домашние дела не сделаются сами собой.

Для стимула выполнения плана чаще поощряйте себя отдыхом. Конечно же, куда без него. Хотя бы один день в неделю выделяйте на отдых. Например, воскресенье. Иначе вы начнете думать, что жизнь проходит зря. Прогулка в парке, выезд на «шашлыки», компьютерные и спортивные игры, все это поможет вам развеяться и не чувствовать себя нужным. Поход в кино, театр, ресторан или кафе неплохой повод сблизиться с семьей и близкими друзьями.

Если не пользуетесь часами, то можете купить модные женские часы от Best Time, чтобы с большей радостью их носить и всегда помнить о времени.

Попробуйте следовать плану в течении двух трех недель и вы увидите, что это станет привычкой. Время будет находиться на все. У вас будет куча свободного времени, и вы сможете потратить его на хобби и увлечения. Вы почувствуете себя повелителем жизни, нужным людям. А ведь счастье заключается именно в этом.

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

разработать определенный план;
первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
ежедневно анализировать выполненные задачи;
в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
следить за порядком;
выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
составление поэтапного плана выполнения работ;
избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
завершение начатых дел;
устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
чередование работы с отдыхом;
анализ планирования времени;
постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Частенько на нас сваливается столько дел, и начинает казаться, что справиться с этим хаосом можно только, если добавить еще пару часов в сутки. Однако никакого волшебства не нужно, лучше просто освоить правила тайм-менеджмента. Это и поможет вам научиться делать больше и все успевать. Грамотное планирование времени - это возможность делать как можно больше, заниматься, собой, образованием, работой, детьми без ущерба для кого-либо. Для того чтобы освоить тайм-менеджмент и научиться правильно распределять свое время, следует взять на заметку простые, но очень эффективные правила.

Учитесь четко формулировать свои цели

Каждое дело должно иметь свое четкое название. Фиксируйте даже самые мелкие дела в ежедневнике. А для усиления эффекта, звучать эти дела должна четко и конкретно. Например, «сходить к косметологу» или «сводить кота на прививки». Таким образом, вы как будто не оставляйте себе выбора и уже обязаны сделать то, о чем написали. Это правило поможет правильно распределить время на работе.

Никуда без ежедневника

Чтобы ответить на вопрос, как научиться правильно распределять свое время, нужно начать планировать свой день с самого утра и до самого сна. Тратится на это не больше 15-20 минут, а польза неимоверная. После того как все задачи на день будут зафиксированы, вы будете точно знать, сколько времени у вас есть на те или иные дела, чтобы успеть все.

Выглядеть это может просто как список дел, а может как расписание в школе, то есть каждое дело будет занимать конкретно прописанный час. Даже, если это 5 минут на то, чтобы вынести мусор, записать придется. Не надейтесь на собственную память, когда перед глазами все четко расписано, вы будете точно знать, сколько времени имеется в запасе и когда нужно приступать к следующему заданию на день.

Тратить деньги на блокнот совсем необязательно, хоть многие и считают, что это гораздо удобнее. В каждом телефоне есть такое приложение, как календарь или заметки, туда также можно заносить всю нужную информацию. Думаете, как правильно распределять время, чтобы все успевать? Здесь без ежедневника или планера никуда.

Делите большие задачи на более мелкие

Перед вами стоит одна большая цель? Если вы внесете ее в список одним пунктом, то, скорее всего, на подсознательном уровне вы будете оттягивать выполнение этого дела, потому что оно будет казаться таким большим и неподъемным. Выход есть - разбейте одну большую задачу на несколько маленьких, которые в итоге приведут к достижению главной цели. Например, вечером вы собрались приготовить лазанью, если вписать этот пункт отдельно в ежедневник, мы не думаем о том, что нужно потратить время как минимум на поход в магазин, а это уже может стать причиной отклонения от графика. Выписывайте каждую мелочь в свой план дня, чтобы не тратить время, которого и так не хватает, на мелкие неурядицы. Так, вам не придется вспоминать, что вы должны сделать и получится правильно распределить свое время.

Наведите порядок в вещах

Все мы знаем, что порядок в голове невозможен без порядка дома. Если вы заходите домой, а там везде бардак, то вы как минимум потратите кучу времени на поиск чего-то нужного, а вдобавок еще и расстроитесь. Это время можно провести с большей пользой для себя, а плохое настроение и вовсе может испортить остаток дня. Так что следите за чистотой в доме! Чтобы научиться, как правильно распределять свое время, научитесь для начала держать в порядке свое рабочее место.

Занимайтесь тем, что нравится

Постарайтесь распределять свое время так, чтобы была возможность тратить его на те дела, которые доставляют удовольствие. К примеру, вы большой любитель музыки - уделите хотя бы 10 минут в день ее прослушиванию. Такие маленькие занятия любимыми делами помогут чувствовать гармонию с самим собой на протяжении всего дня.

Делайте несколько дел одновременно

Звучит не очень убедительно, но это действительно возможно и даже полезно. Но касается это только задач, которые не требуют максимальной концентрации. К примеру, вам предстоит долгий путь по неоживленной трассе на машине - включите аудиокнигу или самоучитель какого-нибудь языка вместе книги. Доедете до места - выучите как минимум десяток новых слов. Только имейте в виду, касается правило осуществления нескольких дел одновременно только тех случаев, когда задача это позволяет. Если вам нужно написать отчет или курсовую, а параллельно вы начнете заниматься английским, то ничего хорошего из этого не выйдет.

Спорт - ваша ежедневная обязанность

Планируйте свое расписание так, чтобы физические упражнения стали ежедневным ритуалом. Начинайте день с зарядки, все мы знаем, что это заряд бодрости на весь день. Но и это еще не все, помимо базовых утренних упражнений, постарайтесь выделить хотя бы 30-40 минут на другую физическую нагрузку. Это может быть поход в фитнес-зал и даже самая обычная вечерняя пробежка. Мы же все знаем, что в здоровом теле - здоровый дух.

Хвалите себя

Работа - это, конечно же, очень важно и занимает она большую часть нашего времени, но только вот отдых не менее важен. Возьмите себе за правило каждый успешно выполненный пункт из списка задач «отмечать» чашечкой ароматного чая, парой страниц любимой книги и так далее. Таким образом, можно снова очистить сознание и быть максимально открытым к следующему пункту плана.

Чтобы максимально эффективно использовать свое время, можно включить в свою жизнь следующие привычки:

Анализируйте как прошел день перед сном, это поможет понять, на что нужно тратить времени больше, а о чем лучше забыть вовсе.
Как правильно распределить рабочее время? Планируйте, планируйте и еще раз планируйте, но только с расстановкой приоритетов, распределяйте дела по степени важности, самое тяжелое оставляя на утро. Только имейте в виду, что нужно правильно оценивать свои силы, если вы запланируйте больше, чем сможете сделать физически, это очень расстроит.
Следите за порядком на рабочем месте, распределяйте файлы на компьютере по папкам, чтобы не тратить время на их поиск. То же самое касается и бумажной документации.
Разбивайте большие планы и цели на более мелкие задачи, как ни странно, так вы быстрее придете к их осуществлению.
Научитесь говорить «нет», если понимаете, что это повредит вашим планам на день и не принесет никакой пользы. Экономьте силы и время.
Используйте любую свободную минутку с пользой. Пробка - самое лучшее время, чтобы подтянуть английский.
Ведите ежедневник и не держите все в своей голове.
Соблюдайте режим дня. Старайтесь ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, организм привыкнет и вставать по утрам станет гораздо проще.
Ну, и, конечно, никуда без отдыха. Выделяйте свободное время на занятие любимыми делами, не забывайте устраивать хотя бы один выходной в неделю.
Не стесняйтесь делегировать. Не пытайтесь постоянно разбираться в чем-то новом, доверьтесь профессионалу и качество выполнения задач возрастет и время сэкономится.

Помните, что ваше время только в ваших руках и его грамотная организация зависит исключительно от вас.