Оформление организационно распорядительных документов. Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Деятельность любого управления либо организации связана с созданием распорядительных документов, в которых фиксируется вся их деятельность. Понятие «документ» выражает доказательство и выступает носителем информации, имеющей юридическую силу. В зависимости от характера информации документ имеет своё значение и подразделяется на несколько видов.

Организационные — устанавливают структуру, основные принципы и режим работы, определяют принципы создания и ликвидации компании, определяют состав и стиль руководства компанией. Распорядительные — устанавливают порядок взаимодействия между управляющим и сотрудниками и направлены на выполнение конкретных задач.

Справочно-информационные документы доводят до сведения руководителей необходимую аналитическую информацию, выступающую основанием подготовки приказа либо другого организационно-распорядительного документа.

Какие существуют группы

Главная функция распорядительных документов нацелена на внесение порядка в управленческий процесс, отражает его вертикальную направленность при выполнении задач.

Значительная часть распорядительных документов имеет юридический характер, содержащит властные указания правительственных органов, обращенные к нижестоящим предприятиям, подразделениям, руководителям. К ним относят правовые акты (например, указы, подписанные Президентом РФ, постановления Правительства РФ, распоряжения местной администрации).

Основную группу таких документов составляют:

• приказы;
• распоряжения;
• решения;
• постановления;
• указание;
• протоколы. Это особый вид документа, который может быть как носителем справочной информации, так и содержать в себе постановляющую часть текста.

Издаются распорядительные документы как совместно, т.е. коллегиально, так и единолично. В случае единоличного подписания документов руководителем, повышается оперативность выполнения задач, и вся ответственность за принятое решение ложится на его плечи. Распорядительные документы бывают как внешними, т.е. поступают для исполнения из администрации, так и внутренними, т.е. выпускаются на данном предприятии.

Когда и кем издается приказ

Главный правовым актом в системе распорядительных документов является приказ. Он имеет правовую основу, является официальным актом и создается для оперативного решения задач в области основной деятельности.

Право подписи предоставлено руководителю предприятия, либо сотруднику, уполномоченному им по доверенности. Утверждаются этим видом документа методики, планы, положения, графики компании и прочее. Приказы имеют свою разновидность и в зависимости от срока их хранения издаются по личному составу и кадрам, основной деятельности.

Служба делопроизводства отвечает за оформление документов по основной и административно-хозяйственной деятельности (например, приказ о проведении инвентаризации, об утверждении бизнес-модели, положений и штатных расписаний, о назначении и т.д).

Служба персонала занимается подготовкой проектов трудовых приказов (например, о предоставлении различного вида отпусков, командировок, различных видов доплат и прочее). Но главным условием является компетентность сотрудников, подготавливающих и выпускающих правовой акт.

Сам приказ может быть простым и затрагивать конкретный вопрос, а может и содержать наиболее сложную структуру текста, затрагивающую решение многих задач.
Проект документа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. Преамбула начинается словами «С целью», «В связи», отражая причину создания документа, и заканчивается словом «приказываю». В распорядительной части текст излагается в повелительной форме и направлен на выполнение основных вопросов функционирования организации.

Внимание: ввиду огромного разнообразия распорядительных документов многие организации при регистрации приказов применяют систему индексации, заметно упрощающую поиск.

Определенная буква или набор букв, соответствующая характеристике приказа ставится после присвоения номера через дефис. Например, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам — это кадровый документ, в соответствии с которым бухгалтерия производит расчет пособия по декрету, будет иметь номер 25-к.

Когда и кем издается распоряжение

Распоряжение вид правового акта, издание которого направлено на исполнение более оперативных вопросов, затрагивающий небольшой круг исполнителей. Распоряжение подлежит обновлению ежегодно.

Распоряжение может подписывать как сам руководитель, так и начальники подразделений, исходя из конкретики поставленной задачи. Такого рода документы издаются например, для определения круга ответственных, применения порядка индексации документов и прочее.

Принцип оформления распоряжения такой же как и принцип оформления приказа. Существует лишь одно отличие - «приказываю» заменяют на слово «обязываю».

Когда и кем готовится указание

Указание - правовой акт, который издается только руководителем для решения заданий внутри управления либо организации.

Несколько десятков лет назад указание широко применялось в правительственных учреждениях, но благодаря проведению административной реформы, которая наделила правом вышестоящих руководителей издавать приказы, указание, как вид документа, стало вытесняться из всего потока документации.

Указания оформляется также, как и распоряжение, только слово «обязываю» может заменяться на слово «предлагаю», указывает на возможность выполнения исполнителем поручений, не входящим в круг его задач.

Решение — как документ

Правовой акт, рассматриваемый и принимаемый коллективным органом для выполнения наиболее важных поручений в компании либо органа власти называется решением.

По своему оформлению решение схоже с оформлением приказа, только в конце преамбулы приводится название коллектива, а затем слово «решил» (например, совет депутатов решил).

Данный вид правового акта является юридическим документом только после его подписания председателем совещательного органа и секретарем, визируется участниками заседания в отдельном листе согласования, который прикладывается к решению, регистрируется и доводится до исполнителей.

К сожалению, этот вид документа на практике используется всё реже.

Особенности оформления

Для придания распорядительному документу официально-делового стиля нужно соблюдать некоторые принципы. Документ должен излагаться кратко с четкими формулировками и с соблюдением последовательности. Нормативной базой для составления организационно-распорядительной документации служит государственный стандарт. В нем прописаны основные требования и принципы составления документов.

В любой организации в целях избежания различных недоразумений, необходимо создать свой локальный документ, в котором нужно подробно описать весь делопроизводственный процесс предприятия. Привести примеры, закрепить в локальном акте образцы оформления распорядительных документов.

Совет: чтобы не запутаться в сложном документообороте, утверждайте только те виды документации, наличие которых действительно необходимо.

Все распорядительные документы создаются на утверждённом в организации бланке, согласно ГОСТу, который содержит все необходимые реквизиты. Наличие реквизитов подтверждает легитимность документа, т.е. правомерность. Документ обязательно должен пройти процедуру согласования всеми заинтересованными лицами, в том числе руководителем юридической службы, только после этого его подписывает руководитель и передает в службу делопроизводства для регистрации.

Документы, принимаемые коллегиально, выносятся на рассмотрение и обсуждаются совместно на совещаниях в случае принятия положительного решения, подписываются в установленном порядке. В случае разногласий, документ дорабатывается и подписывается на следующих совещаниях.

Обязательным условием является доведение документа до исполнителя и ознакомление с ним под подпись. Этот процесс осуществляется в течение 3 дней с момента подписания либо утверждения документа в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, хотелось бы отметить, что документ, это не просто бумажка, которая нужна для отвода глаз. А все — таки это носитель важной информации, который в дальнейшем поможет избежать множества неприятностей, а от его правильного оформления зависит плодотворное развитие предприятия.

Как правильно составить распорядительный документ, смотрите в следующем видео:

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.

Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).

Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

ь наименование организации;

ь наименование вида документа;

ь заголовок к тексту;

ь гриф утверждения;

ь подписи составителей;

ь печать (при необходимости);

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.

При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.

Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».

В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.

Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.

Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:

ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;

ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.

ь Должностная инструкция главного бухгалтера;

ь Должностная инструкция бухгалтера;

ь Классного руководителя;

ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;

ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;

ь Должностная инструкция уборщика помещений;

ь Должностная инструкция дворника и др.

В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.

В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.

Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 (105) сентябрь 2011 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

● нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

● конкретные поручения вышестоящих органов;

● осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

● потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

● постановления;

● решения;

● приказы;

● распоряжения;

● указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

● единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);

● коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов:

■ Издаваемые единоличным исполнительным органом:

• · приказы;
• · распоряжения;
• · указания;

■ Издаваемые коллегиальным исполнительным органом

• · постановления;
• · решения.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Приказ о подготовке плана выпуска новой продукции

Открытое акционерное общество «МИР»

ПРИКАЗ

15.08.2011 № 56 о/д

О подготовке

плана выпуска новой продукции

на 2012 год

В целях решения вопросов, связанных с выпуском новых видов продукции в 2012 году в ОАО «МИР» (далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору по маркетингу Шумскому А.В. подготовить план выпуска новых видов продукции на 2012 год и представить на утверждение генеральному директору в срок до 15 сентября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Паркиной А.Н. ознакомить директора по маркетингу Шумского А.В. с настоящим приказом в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Ромашкина А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

ПРИМЕР 2

Приказ об утверждении плана ремонта производственных цехов

ПРИКАЗ

11.01.2011 № 02 о/д

Об утверждении

плана ремонта

производственных цехов

предприятия на 2011 год

В целях модернизации производственных мощностей ОАО «СКОТЛ» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить план ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год (приложение к приказу).

2. Начальнику секретариата Варкиной А.Н. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с реестром рассылки в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

ПРИМЕР 3

Распоряжение о подготовке производственного цеха к ремонту

Открытое акционерное общество «СКОТЛ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2011 № 52

О подготовке

производственного цеха № 2

к ремонту

В целях реализации плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год, утвержденного приказом ОАО «СКОТЛ» (далее - Общество) от 11.01.2011 № 234 о/д «Об утверждении плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год»,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника производственного цеха № 2 Колесникова А.В. подготовить цех для проведения ремонта к 1 июня 2011 года.

2. Начальника секретариата Варкину А.Н. ознакомить с данным распоряжением начальника цеха Колесникова А.В. в течение двух рабочих дней с даты подписания настоящего распоряжения.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Указание об организации подписки

Открытое акционерное общество «Солнечная долина»

УКАЗАНИЕ

20.05.2011 № 48

Об организации подписки

на второе полугодие 2011 года

В целях оперативного решения вопросов, связанных с организацией подписки на второе полугодие в ОАО «Солнечная долина» (далее - Общество),

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений Общества предоставить заявки от каждого структурного подразделения с указанием наименования подписного издания, количества экземпляров и наименования организации, осуществляющей издательскую деятельность, в общий отдел в срок до 1 июня 2011 года.

2. Начальнику секретариата Галкиной А.Н. ознакомить руководителей структурных подразделений Общества с настоящим указанием в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на руководителя административного управления Смешкову К.И.

Генеральный директор Пронкин А.В. Пронкин

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

ПРИМЕР 5

Решение о приостановке реализации проекта

Открытое акционерное общество «Золотая Нива»

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РЕШЕНИЕ

12.05.2011 № 07

О приостановке реализации

проекта по выпуску

нового оборудования марки «ХХХ»

В связи с невыполнением сроков реализации проекта по выпуску нового оборудования марки «ХХХ» (далее - Проект) Совет директоров

2. Руководителю проекта Сидоркину Ф.А. подготовить план мероприятий по устранению недоработок, обнаруженных в ходе выполнения проекта, и представить его на утверждение Совета директоров 1 июня 2011 года.

3. Начальнику секретариата Колкиной А.Г. ознакомить руководителя проекта Сидоркина Ф.А. под личную подпись с данным решением и обеспечить доведение настоящего решения до всех членов Совета директоров в течение трех рабочих дней с даты подписания данного решения.

4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на главного инженера Береговского А.В.

Председатель Совета директоров Смольченко А.К. Смольченко

Секретарь Полушкина О.В. Полушкина

Обратите внимание. На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Приказ о распределении обязанностей

Открытое акционерное общество «Альгида»

ПРИКАЗ

11.05.2011 № 34 о/д

О распределении обязанностей

Для решения оперативных вопросов, связанных с деятельностью ОАО «Альгида» (далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на заместителя генерального директора Рожкову Людмилу Петровну обязанности по оперативному руководству деятельностью Общества и предоставить право подписи:

Договоров, кроме кредитных;

Финансовых документов (право первой подписи);

Распорядительных документов (приказов, распоряжений);

Обращений в министерства и ведомства, организации по вопросам деятельности Общества и получения разрешительной документации.

2. Возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова Сергея Константиновича обязанности по руководству кадровой политикой Общества и предоставить право:

Утверждения штатного расписания Общества и согласования штатных расписаний филиалов Общества;

Подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества.

3. Начальнику юридической службы Кошелеву А.П. в установленном порядке оформить доверенности на заместителя генерального директора Рожкову А.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. в срок до 14 мая 2011 года.

4. Начальнику секретариата Милкиной А.Т. ознакомить заместителя генерального директора Рожкову Л.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с настоящим приказом под личную подпись и обеспечить доведение настоящего приказа до всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания настоящего приказа.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Рассохин А.В. Рассохин

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Е.Г. Юсипова, член Гильдии Управляющих Документацией

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Схема подготовки распорядительных документов:

· всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

· согласование текста и его подписание;

· обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительных документов состоит из двух час­тей - констатирующей и распорядительной (директивной).

Констатирующая часть является введением в существо рас­сматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причи­нами вызвано издание данного распорядительного документа, например дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого доку­мента. В этой же части отражаются цели и задачи предписыва­емых действий.

Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В свя­зи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посре­дине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет рас­порядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме.

К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.

Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, ко­торые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного дей­ствия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структур­ное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполне­ния, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения уста­навливается для каждого задания в отдельности.

Последний пункт распорядительного документа может содер­жать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.

Оформляются распорядительные документы на бланке орга­низации. Руководителем организации или структурного подраз­деления, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.

В определенных случаях проект распорядительного докумен­та может требовать визы согласования должностных лиц и спе­циалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера органи­зации и самого исполнителя.

Основные виды распорядительных документов:

1) Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государст­венной власти по организационным, хозяйственным, политичес­ким и другим вопросам, связанным с осуществлением их полно­мочий.

Очень часто постановления утверждают различного рода нор­мативные документы, которые оформляются как приложения к ним.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты :

1. герб РФ или субъекта;

2. наименование организации, издавшей документ;

3. наименование вида документа;

4. место составления или издания документа;

5. дата документа, регистрационный номер документа;

6. заголовок к тексту;

8. подписи;

9. визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрискон­сультом. Постановление печатают на общем бланке формата А4. Оно может содержать визы согласования исполнителя, юриди­ческой и финансовой службы. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

2) Приказ - это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначалия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций и предприятий для решения опера­тивных задач, стоящих перед ними).

Приказ - самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Это один из наиболее важных документов организации.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорга­низации учреждений или их структурных подразделений (отделов), утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных во­просов. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками данной организации или отрасли, которых он касается. В отдель­ных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

1. приказы по основной деятельности (по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, ре­ализации продукции и другим производственным вопросам)

2. приказы по личному составу (приказы по кадровым вопро­сам - увольнение, прием, перемещение работников с должности на должность и т.д.).

Подготовка приказа включает следующие стадии :

1. изучение су­щества вопроса и сбор необходимых сведений,

2. подготовка проек­та приказа,

3. согласование проекта,

4. подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутрен­них документов или на общих бланках документов.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся от­дельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального дирек­тора».

В констатирующей части указываются основания издания при­каза (нормативные документы государственных органов - прави­тельства, налоговой инспекции и др. - решения Совета директо­ров, общих собраний акционеров, производственная необходи­мость). Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В распорядительной части приказа, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурно­му подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается на постоянной основе, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Если в тексте приказа содержится несколько поручений, то текст приказа делится на пункты. Каждый пункт должен начи­наться с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее издан­ные документы (приказы, решения), действие которых данным приказом отменяется (в целом или по отдельным пунктам).

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инс­трукции, правила, положения), то они оформляются как приложе­ния к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится отсылка.

Например: «Приложение к приказу директора АО «Эра» от 01.03.95 г.»

После составления проекта приказа необходимо провести его согласование и подписание с соответствующими заинтересован­ными службами организации, издающей приказ. Проекты при­казов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрискон­сультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы.

Приказами оформляются :

• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

3) Указание - это распорядительный документ, издаваемый на предприятиях и в учреждениях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Право подписи указания имеют первый руководитель, глав­ный инженер и их заместители. Указание оформляется на общих бланках формата А4 с угловым расположением реквизитов заго­ловочной части. Текст указания, как и приказа, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Текст констати­рующей части завершается словами «Обязываю», «Предлагаю». Слово «Предлагаю» включается в констатирующую часть в том случае, когда исполнителя нельзя обязать к выполнению дей­ствий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой долж­ности. Распорядительная часть указания строится так же, как и а приказе.

4) Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оператив­ным вопросам на предприятиях единолично заместителями пер­вого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок дей­ствия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ (указание), только в констатирующей части используется одно слово - «Предлагаю». Структура распорядительной части распо­ряжения аналогична структуре приказа (указания) (см. Приложение 8).

5) Решение - это нормативный документ, издаваемый коллеги­альным органом по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.

Решения составляются по производственным вопросам сове­тами директоров, общим собранием акционеров и т.д. .

Решениями оформляют также результаты деятельности и дру­гих коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.

Следует учесть, что такой вид документа, как решение, в прак­тике работы организаций используется все реже.

Решение подписывается председателем и секретарем колле­гиального органа или лицами, ответственными за его издание.

Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).Система ОРД включает в себя:

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).

Справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

Составление и оформление основных видов документов

Как отмечалось ранее, в любой фирме должно существовать три вида бланков организационно-распорядительных документов:

Бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма (“единый” бланк);

Бланк письма;

Бланки конкретных видов документов.

Организационные документы

Организационные документы представляют комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия .

Наиболее распространенные виды организационных документов -это уставы, положения, в том числе о структурных подразделениях, инструкции, правила, договора, контракты и т.д..

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности .

Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации .

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает:

Общие положения,

Цели и задачи,

Деятельность,

Имущество,

Управление,

Реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы:

Общие положения,

Акционерный капитал,

Порядок деятельности,

Управление,

Учёт и отчетность,

Распределение прибыли, прочие накопления,

Прекращение деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций .

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положение об организации включает разделы :

Общие положения;

Основные задачи;

Функции;

Права и обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения и связи;

Контроль, проверка и ревизия деятельности;

Реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) строго не определена. На основе практического опыта выработана следующая структура положения о подразделениях:

Общие положения;

Основные задачи;

Функции;

Права и обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления .

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др. . Первым разделом инструкции является раздел “Общие положения”, в котором указываются цели издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (“исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились”) или в безличной форме (“срок хранения документов определяется по Перечню”) .

Примерная должностная инструкция секретаря-референта приведена в Приложении 1.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги А4.

Для того чтобы договор был действительным (имел юридическую силу) он должен содержать следующие реквизиты :

Наименование вида документа

Дату документа

Регистрационный номер документа

Текст документа

Юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения

Подписи должностных лиц каждой из сторон

Печати каждой из сторон; - визы согласования документа.

Количество экземпляров определяется количеством сторон, заключивших договор, но не мене двух экземпляров (по одному для каждой из сторон).

В предпринимательской практике принято использовать термин “договор” для соглашений, оформляющих отношения между сторонами внутри страны.

Соглашения, заключенные между сторонами, принадлежащими разным странам, принято называть контрактами. Содержание контракта по сравнению с договором более сложное. Он дополнительно включает статьи, отражающие вопросы международной сделки (условия пересечения границ грузом, таможенные пошлины и т.д.).

Более подробно вопросы оформления договора будут рассмотрены в третьем разделе курса.