Аналитическая документация. Информационно-аналитические документы

«Информационно-справочные и информационно-аналитические документы»

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:

Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

Справочно-информационные документы

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),

Ø наименование вида документа,

Ø дата и номер,

Ø место составления (для внешней докладной записки),

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец докладной записки:

Отдел новых проектов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Ø наименование структурного подразделения,

Ø дата,

Ø номер,

Ø заголовок к тексту,

Ø адресат,

Ø подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись .

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

Ø наименование организации-автора,

Ø справочные данные об организации,

Ø дата документа,

Ø номер документа,

Ø адресат,

Ø заголовок к тексту,

Ø подпись,

Ø отметка об исполнителе,

Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем? »,

например:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма ).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Справочно-аналитические документы

Акт - документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

Ø приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),

Ø приема-передачи (дел),

Ø обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),

Ø испытаний (образцов, систем, технологий),

Ø ревизии,

Ø инвентаризации,

Ø дегустации,

Ø расследования аварий, несчастных случаев,

Ø ликвидации организации и т.д. и т.п.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

Ø название вида документа (АКТ),

Ø дата и номер документа,

Ø место составления,

Ø заголовок к тексту,

Ø отметка о наличии приложений,

Ø подписи,

Ø гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец акта:

Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.

Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).

ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.

Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки:

Ø название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

Ø название вида документа «СПРАВКА»;

Ø дата и номер документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø адресат;

Ø отметка о наличии приложения;

Ø подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем? » и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.

Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образцы оформления справок:

Документирование коллегиальной деятельности

Протокол - «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов » (ЕГСД С.77).

Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:

Ø наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

Ø наименование вида документа «ПРОТОКОЛ »;

Ø дата и номер;

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.

В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается - заседание, собрание, совещание - и название самого коллегиального органа в родительном падеже.

Например:

ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;

ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.

В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.

Например:

Председатель - Чижов А.А.

Секретарь - Барская О.И.

Присутствовали - (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали - 28 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.

В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об )», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.

Например:

Повестка дня:

1.О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.

2.Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.

Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ , ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.

Например:

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.

Слово СЛУШАЛИ , которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним .

Образец полного протокола:

АО «Контакт-сервис»

ПРОТОКОЛ

09.08.98 № 12

Санкт-Петербург

заседания Совета директоров

Председатель: А.А.Серов

Секретарь: Т.Е.Шевченко

Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская,И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.

Повестка дня:

1.Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.

2....

3....

1.СЛУШАЛИ:

Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.

2. СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ: ...

(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).

Архивоведение и делопроизводство

Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.

2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы , телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке ;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе , которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации , справочные данные об организации , код организации , основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица , идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет , дата , регистрационный номер , ссылка на регистрационный номер и дату , адресат , заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись , отметка об исполнителе , в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений , в гарантийных письмах – оттиск печати .

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

сопроводительное письмо ; письмо-просьба ; письмо-запрос ; письмо-ответ ; письмо-сообщение ;

письмо-подтверждение ; информационное письмо ; гарантийное письмо ; письмо-извещение ;

письмо-приглашение ; письмо-предложение ; письмо-напоминание ; письмо-требование ; письмо-благодарность ; письмо-поздравление .

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями , специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии , составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии . Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­ вершившиеся составлением акта.

Ответ: Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол – док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт – док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение – док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка – док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка – док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка – док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние – составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние – составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка – док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты : отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолжен содержатьболее 300 слов . Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс – телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов . Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).

Документы личного происхождения: резюме для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, автобиография, заявления – о приеме на работу, об отпуске, об увольнении; личная доверенность, расписка

Ответ: Право на участие в конкурсе на замещение вакантной государственной должности имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие русским языком, отвечающие
установленным федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, необходимым для замещения вакантной государственной должности.

Решение о дате, времени и месте проведения второго этапа конкурса принимается руководителем государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных гражданами, изъявившими желание участвовать в конкурсе, а также после оформления в случае необходимости допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

В случае установления в ходе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению кандидата на государственную службу, он информируется в письменной форме руководителем государственного органа о причинах отказа в участии в конкурсе.

Информация о дате, времени и месте проведения конкурса сообщается гражданам, допущенным к участию в конкурсе (далее - кандидаты), руководителем государственного органа не позднее чем за неделю до его начала.

Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

· личное заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции, листок по учету кадров, фотографию;

· документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);

· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,копии документов об образовании, о повышении квалификации, о присвоении ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы);

· справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о его имущественном положении;

· медицинское заключение о состоянии здоровья по форме, утвержденной Комитетом здравоохранения;

· другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Представленные кандидатом на имя руководителя государственного органа сведения подлежат проверке в соответствии с федеральным законом.

С согласия гражданина (государственного служащего) проводитсяпроцедура оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности связано с использованием
таких сведений.

Государственный служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя руководителя государственного органа. Государственный орган обеспечивает ему
получение документов, необходимых для участия в конкурсе.

Проверка достоверности сведений, представляемых государственным служащим, изъявившим желание участвовать в конкурсе, осуществляется только в случае его участия в конкурсе на замещение высшей
государственной должности.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в случае:

· признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

· лишения его права занимать государственные должности государственной службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

· наличия подтвержденного заключением медицинского учреждения заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

· отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений;

· близкого родства или свойства (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов) гражданина с государственным служащим, если его предстоящая федеральная государственная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного другому;

· утраты гражданства Российской Федерации, наличия гражданства иностранного государства, за исключением случаев, когда доступ к государственной службе урегулирован на взаимной основе межгосударственными соглашениями;

· отказа от представления сведений о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на правах собственности, являющихся объектами налогообложения

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;
• объяснительная записка;
• заявление;
• представление;
• предложение;
• протокол;
• служебное письмо и др.
• Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

• наименование структурного подразделения;
• дата и номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название документа;
• дата и номер документа;
• инициалы, фамилия и должность заявителя;
• подпись автора заявления;
• резолюция.

Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название вида документа;
• дата, номер документа;
• адресат;
• заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

• фамилия, имя и отчество представляемого;
• дата рождения;
• образование;
• занимаемая должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);
• оценка служебной деятельности;
• оценка деловых и моральных качеств;
• повышение профессионального уровня;
• участие в общественной работе;
• мотивы назначения, перемещения или поощрения;
• должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руководителю организации.

Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование документа;
• вид заседания (совещания);
• место проведения заседания (совещания);
• дата и номер протокола;
• подпись.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Реквизит "Вид заседания" отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Место проведения заседания" выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется двумя междустрочными интервалами от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Постоянная информация вводной части (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") печатается прописными буквами непосредственно от края левого поля листа. Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал. Если их количество превышает 15 человек, составляется список присутствовавших.

Слова "повестка дня" печатают прописными буквами и располагают от левого края поля листа. Вопросы, перечисленные в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления полного протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированным способом размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Образец оформления краткого протокола

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Например:

Внешние справки составляются для представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заголовок отвечает на вопрос "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в ней сведения.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы, если он включает однородную систематизированную информацию. Если в справке содержатся сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит информацию финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются заместителем структурного подразделения.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

• наименование организации-автора;
• почтовые реквизиты организации;
• номер телефона, телетайпа, факса;
• дата и номер документа;
• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
• адресат (кому направляется);
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: "О чем?";
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архиве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руководителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой ДОУ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Важно запомнить!

При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила, установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и оформления некоторых реквизитов. Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и включает:

• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, миссис, мисс, Его Превосходительство и др.;
• имена (имена и фамилии, фамилия семьи, приставка к имени (старший, младший));
• занятие, функция (судья, нотариус, торговый атташе и т.д.);
• пункт доставки (номер дома, вид и название улицы, название населенного пункта, почтовый ящик);
• почтовый код;
• название территории (региона, графства, района, кантона, страны).

Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в последовательности:

• год – четырьмя цифрами;
• месяц – двумя цифрами от 01 до 12;
• день месяца – двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
• Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

• Президент Российской Федерации;
• Высшая правительственная;
• Правительственная;
• Срочная.

Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;
• указание категории телеграммы;
• отметку о виде телеграммы;
• телеграфный адрес получателя;
• текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
• подпись;
• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
• адрес и наименование организации-отправителя;
• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
• визу исполнителя;
• подпись руководителя организации;
• печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

• точка – тчк;
• запятая – зпт;
• двоеточие – двтч;
• кавычки – квч;
• скобки – скб;
• номер – нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми знаками препинания.