Командировочное удостоверение в эксель образец. Командировочное удостоверение: необходимость и порядок оформления

Иногда предприятие может отправлять своих работников в служебные поездки с целью выполнения поставленной производственной задачи. Среди документов, которые часто оформляют для такой поездки, встречается также командировочное удостоверение. Последние изменения в законодательстве разрешают не использовать его, но многие компании все же продолжают применять этот бланк.

До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась . Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.

С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.

Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в , либо в прочих компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.

Теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.

После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.

Вместе с удостоверением может оформляться (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.

Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами.

Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?

Поскольку командировочное удостоверение больше не являются обязательным документом, принимающее предприятие может отказаться ставить в нем печати. И это не будет считаться нарушением правил его оформления.

Если печати отсутствуют, срок командировки определяют с помощью:

• Дат в проездных документах;
• Таможенных печатей в загранпаспорте, они же определяют дату пересечения границы;
• Служебной записки.

Внимание! Последний способ также применяется, если работник совершает поездку на собственном либо рабочем автомобиле. Однако даты поездки и маршрут нужно подтвердить при помощи путевого листа, кассовых чеков с заправочных станций и прочих документов.

Скачать образец и бланк формы Т-10

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Word.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа - кода в справочнике ОКПО.

Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.

Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.

После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.

На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.

Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность - его серию, номер, место выдачи.

Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.

Оборотная сторона

Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.

Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.

Внимание! В командировочное удостоверение можно вносить исправления, например, при продлении командировки. Но это необходимо делать аккуратно. Предыдущая запись прочеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ее, а сверху указывается новая информация. После этого исправления заверяются подписью лица и печатью.

Сопутствующие документы

Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:

• Служебное задание - этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им - в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
• Отчет о проделанной работе - применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
• Авансовый отчет АО-1 - служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету - их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
• Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки - квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
• Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд - бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
• Чеки либо квитанции за услуги такси;
• Документы по прочим расходам - чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
• Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
• Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.

Оформлять командировочное удостоверение или нет - решает сама компания. Бланк перестал быть обязательном в кадровом делопроизводстве. Однако лучше оформить: документ позволит подтвердить суточные издержки работника в командировке. Расскажем, как оформлять Командировочное удостоверение в 2020 году: бланк и образец скачайте бесплатно.

Заполнить документы на командировку удобно в программе БухСофт. Программа подберет все необходимые реквизиты и проверит бланк на ошибки.

Заполнить документы на командировку онлайн

Обязательны ли командировочные удостоверения в 2020 году

Нет выписывать сопроводительные документы на командировку или нет, решает только работодатель. С 2015 года удостоверение и служебное задание перестали быть обязательными первичными документами.

Подтвердить продолжительность служебной поездки можно по следующим документам:

• приказ или распоряжение руководства;
• проездные билеты;
• отчет о выполнении задания;
• служебные записки и пояснения работника;
• табель учета рабочего времени.

Бланк командировочного удостоверения использует большинство организаций, ИП и фирм. Конечно, это удобно. Ведь формуляр содержит фактические отметки о выбытии и возвращении работника.

Выдавать командировочное удостоверение или нет?

Принять решение может только руководитель компании. Чтобы правильно оценить ситуации, следует оценить количество поездок, совершаемых работниками в год. Также посоветуйтесь с финансистами и кадровиками. Возможно, им удобнее работать по старым правилам. То есть, выписывать удостоверение, вместо кропотливых вычисление дней по проездным билетам.

Решили использовать командировочные удостоверения в работе? Утвердите свое решение отдельным приказом. Либо включите норматив в положения учетной политике. Закрепите бланк КУ в приложении. Опишите правила заполнения.

Учтите, что принимающие компании могут отказать от оформления командировочных удостоверений. То есть, не проставить отметку о прибытии работника на место назначения. В таком случае, следует договориться с принимающей стороной.

Какой бланк использовать

Сопроводительные документы в командировку - не обязательны. Поэтому, какой бланк заполнять для работы - решает сама фирма. Можно использовать унифицированный формуляр №Т-10, закрепленный Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года.

Разрешено разработать собственный бланк. Структуру документа закрепите приказом или в учетной политике. Учтите, что для своего первичного документа, следует учитывать требования ст. 9 закона № 402-ФЗ. Проследите, чтобы ваш формуляр содержал обязательные реквизиты:

• название бланка;
• дата составления;
• наименование компании или ИП, которая выписала командировочное удостоверение;
• содержание операции, подтверждаемой первичкой (направление работника в служебную поездку);
• величина натурального измерения операции, в нашем случае, это календарные дни;
• ответственные лица, их ФИО, должности и подписи.

Реквизиты проверьте заранее, до утверждения нового бланка. Если какой-то информации не хватает, то такой документ нельзя принимать к учету. Обратите внимание, что структура командировочного удостоверения должна содержать и дополнительные реквизиты.

• Статья по теме: Нужно ли командировочное удостоверение?

Порядок заполнения командировочного удостоверения

Раскройте следующую информацию на титульном листе командировочного удостоверения:

Оборотная сторона предназначена для отметок о выбытии и прибытии. Запись подтверждается печатью организации (при наличии).

Командировочное удостоверение в налоговом учете

Еще один важный момент, почему фирмы продолжают оформлять КУ. Бланки позволяют подтверждать командировочные расходы при исчислении налога на прибыль. То есть, при налоговой проверке, организации будет достаточно подать командировочные листы, чтобы подтвердить затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Командировочное удостоверение является основанием, чтобы работодателю не исчислять НДФЛ и страховые взносы с начисленных суточных (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).

Взносы и НДФЛ не начисляют только с ограниченных сумм. Если суточные в день превышают утвержденного в НК РФ лимита, то отчисления придется уплатить в бюджет.

Нормы по суточным утверждены в размере 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей в день - для заграничных выездов. Если фирма платит суточных больше, то с разницы начислите НДФЛ и взносы.

Если компания не выписывает командировочные, то подтвердить освобождение от начисления взносов и НДФЛ с суточных позволят документы. Это могут быть приказы о командировании, табеля учета рабочего времени, проездные билеты и служебные записки.

Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.

Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.

Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.

Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:

1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.

2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.

3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

• номер удостоверения, дата составления;
• ФИО работника, подразделение, должность;
• место командировки;
• цель командировки сотрудника;
• длительность командировки без учета пути;
• реквизиты паспорта;
• подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

• выбыл/прибыл в;
• число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.

Но ведь командировочные удостоверения отменили! Но для всех ли?

Из статьи вы узнаете:

Командировка, даже недолгая, всегда связана с определенными хлопотами и расходами. Независимо от продолжительности, цели и дальности служебной поездки, командированному работнику нужно выдать денежные средства на оплату транспорта, жилья и питания, а также оформить все необходимые документы. Еще несколько лет назад данная процедура сопровождалась большим объемом бумажной работы: работодатель составлял служебное задание, снабжал сотрудника , издавал приказ о направлении в командировку и отражал сведения о ней в регистрационных журналах.

Скачайте документы по теме:

С 8 января 2015 года, после вступления в силу постановления Правительства РФ №1595 от 29.12.2014г., правила командировочного документооборота упростились. В настоящее время отправить сотрудника в поездку можно с помощью одного распорядительного документа – приказа работодателя.

Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

Как обойтись без командировочного удостоверения

Получив возможность самостоятельно устанавливать правила оформления командировок, работодатели разделились на два лагеря. Документооборот компаний, решивших, что упрощение процедуры не отвечает их потребностям, и продолжающих, как и раньше, применять служебные задания и командировочные удостоверения, не претерпел особых изменений. А у тех, кто успел воспользоваться правом на отказ от прежних стандартов, возникли закономерные вопросы.

Как подтвердить сроки служебной поездки, если командировочное удостоверение-2018 не применять? Можно ли понять, сколько времени сотрудник потратил на дорогу туда и обратно? Что делать, если он задерживается в пункте назначения, и как узнать, на что потрачено время задержки - выполнение служебного поручения или личные, не связанные с работой дела? Безусловно, отсутствие документа с подробно расписанным графиком прибытия и выбытия из пунктов назначения, а также его письменным подтверждением от принимающей стороны, может несколько усложнить жизнь работодателю.

Поэтому для начала нужно озаботиться оформлением локальной документации, детально прописав в положениях и инструкциях условия осуществления служебных поездок . Отдельного внимания заслуживает алгоритм продления командировок. Существует удобный механизм, одним из элементов которого становится официальный запрос от принимающей стороны на продление срока пребывания командированного работника . В этом случае работодатель всегда уверен, что задержка обусловлена производственной необходимостью.

Важно: возможные основания для продления поездки целесообразно указать в тексте приказа, которым она оформляется.

Что касается подтверждения расходов и точных дат, вывод очевиден: придется полагаться на предоставленные командированным чеки, билеты, квитанции. Обязанность работника - собирать и хранить все проездные документы (если поездка осуществляется на личном или служебном автомобиле - чеки с заправок), выписанные в гостиницах и арендованных апартаментах счета, путевые листы, выданные принимающей стороной служебные записки. А по возвращении - сдавать их вместе с авансовым отчетом (форма АО-1), составлять который по-прежнему необходимо. Подготовить и сдать авансовый отчет следует в течение трех дней после завершения поездки.

Скачать в.xls

Несмотря на уменьшение объема работы с бумагами, на практике новый порядок оформления командировок не всеми воспринимается как более удобный. Поэтому даже лишенное статуса обязательного документа командировочное удостоверение в 2018 году все еще остается полезным бланком, с помощью которого можно подробно расписать схему командировки и в дальнейшем контролировать ее выполнение.

Расскажем, какими документами надо оформлять командировки в 2017 году и обязательно ли работнику выписывать командировочное удостоверение.

Командировки в 2017 году: оформление

Командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем на основании двух документов - приказа о направлении работника в командировку и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, если вы не отказались от его оформления.

Напомним, с 8 августа 2015 года отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не обязательно Однако по усмотрению компании она может продолжать их ведение.

Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте. Здесь же прописывают процедуру ведения журналов учета, которую можно оставить такой же, как и до 8 августа 2015 года, либо разработать новую (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Как избежать ошибок в расчетах с работником, учете и отчетности, посмотрите на примерах в статье

В приказах на командировки в 2017 году нужно прописать:

• Цель командировки. Служебное поручение командируемому работнику можно подробно сформулировать непосредственно в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Если вы применяете унифицированную форму приказа (например, форму № Т-9), служебное поручение можно описать в графе «с целью». Например, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, провести монтаж и наладку оборудования и т. п.
• Особый порядок исполнения поручения . В приказе можно отразить особенности выполнения служебного поручения. Например, привлечение к работе в выходной (праздничный) день.
• Основание направления в командировку . Основанием для издания приказа о направлении в командировку может быть документ, подтверждающий цель командировки. Например, работник командируется для проведения монтажа и наладки оборудования в соответствии с договором. Реквизиты этого договора нужно указать в качестве основания для издания приказа.

Также читайте:

Приказ на командировку в 2017 году: образец

Нужно ли командировочное удостоверение в 2017 году

Командировочное удостоверение - это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте

С 29 декабря 2014 года Правительство РФ отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения. Поэтому, направляя работника в командировку, командировочное удостоверение в 2017 году оформлять не нужно.

Кроме того, на командированных работников в 2017 году не нужно выписывать служебное задание на командировку. И брать у них отчет о выполненной работе в командировке по возвращении.

В 2017 году все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам - чекам, квитанциям и прочему.

Командировка на общественном транспорте . Фактический срок пребывания нужно подтвердить проездными документами. Их работник представит в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом по возвращении из командировки.

Командировка на личном автомобиле . В этом случае срок командировки нужно указать в служебной записке. Такую записку работник должен представить по возвращении из командировки. И приложить к ней оправдательные документы, подтверждающими использование личного авто (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Такой порядок пунктом 7 Положения о служебных командировках.

Что касается служебных поездок за границу, то здесь служебное задание и командировочное удостоверение и раньше не требовались. Время пребывания сотрудника за рубежом подтверждают отметки в загранпаспорте (п. 18 Положения о служебных командировках).