Цвет чернил при подписании первичных документов. Какой ручкой писать документы гелевой черной Можно ли заполнять документы гелевой ручкой

Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет. Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее. Первое, что необходимо знать, — это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий. Черный Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности.

Можно ли подписывать документы черной ручкой?

Но, все-таки, работники отделов кадров и бухгалтерий советуют подписывать документы синей пастой. Чтобы нельзя было спутать подлинную подпись с ксерокопией.

Да, можно. Прямых указаний нормативного акта об этом нет. Запрещено использовать только простой карандаш. Иногда руководство настаивает все же на заполнении синей ручкой — видимо, чтобы подпись заметно отличалась от шрифтов.
На самом деле, при подписи документов, цвет пасты (выбирая между синей и черной) не имеет большого значения. Главное, чтобы это не был какой-нибудь нестандартный цвет, и чтобы подпись была четко видна.

Однако, если документ ранее кем-либо заполнялся, желательно, чтоб цвет пасты, которой сделана подпись, соответствовал цвету пасты, которой был заполнен документ. Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны документы.

Какой ручкой подписывать документы?

Важно

В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета. Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия.

Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными. Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами.

Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать. Некоторые типы документов разрешается заполнять ручками разных видов и цветов.

Но чтобы избежать недоразумений, лучше всего использовать обыкновенную шариковую синюю ручку. В таком случае, вы можете быть спокойны и уверены, что ваши записи ни у кого не вызовут лишних вопросов и замечаний.

Нюансы заполнения документов

Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.

Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета.
Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.

Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.

Можно ли подписывать кадровые документы чёрной шариковой ручкой?

В его случае, основным документом и решающим фактором для работодателя будет диплом. Порча трудовой книжки, вызванная заполнением недопустимыми цветами или другими причинами, может привести к тому, что ее придется заменить.

В результате будут утеряны все записи, которые могли бы положительно охарактеризовать работника в глазах будущего работодателя. Восстановить такие записи будет очень сложно. Для этого понадобится нанести визит всем бывшим работодателям. А предприятия, где вы раньше работали, могут оказаться закрытыми (например, из-за банкротства). Во избежание вышеперечисленных проблем желательно иметь при себе ксерокопию вашей трудовой. С ее помощью всегда можно будет восстановить документ, если он будет утерян или испорчен. Работодатель обязан предоставить вам копию вашей трудовой в течение трех дней, если вы напишете и подадите соответствующее заявление.
На словах только вербально люди как то договорились между собой что мол вот синяя ручка с пастой и является главным и основным цветом всех документов, однако это никак не узаконено, так и грош цена их договорённости, очень часто встречаю заполнение разнообразной документации чёрной и красной пастами, и всё легально. Да, часто на работе сталкиваюсь с подобным вопросом.

Отдел кадров часто просит подписывать заявления об отпуске, дополнения к трудовому догововору и другие документы — исключительно синей ручкой. Как мне там объяснили, нужно это для того, чтобы оригинал документа отличался от ксерокопии.

Внимание

Если человек, работающий в отделе кадров, видит документ подписанный синей пастой — сразу понимает, что перед ним оригинал, даже не всматриваясь. Ограничений о цветах пасты для подписи документов в законах я не нашла.

Какой ручкой писать документы гелевой черной ручкой

Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию. А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора.

Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее. Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги.

Можно ли? Варианты решения данного вопроса Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами.

В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.

Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий.

Могут быть и другие варианты.
Лo#\╤О╙q╨U╘у╘█$Ощ?0╕lC∙4LMiL┐Ы Ъ7YФX&Zy[┘Ь┤х╡г╢[▓sxсXяTьЬььъшFt╟yа<┘╝пЯ▐S├з┌}Ы№к№KrУNУВ№Г]CмC ├ЁсJТDд╨■(D4<Ж%Ц1ОЮ.Б&|Ф:JжNз╥е1дC3`ЩИ,■lсщ\▄yї╘|╒╗╓¤╪?┘Д┌╩▄▌Z▐йрсАтяф`х╘чKш─ъBы├эJю╫Ёhё·єМїЎ▒°A∙╠√U№▐■k ААфo┌z╔╗┬о╫┐~уУи╨~╤w√Є~═[\А*~┴<БАЩ~ЫxВ}г№’~lМzсЭ~bКВ╟~hИ╚мЖ~БЗWС─~мЖ&vШ~фЕZЩ(Д<ЬЛГхАaБ╝∙А}&Щ Ж▒lШOДщЬ3ХНГяЖчУГ2qPР╛Ви[:О│ВBDtМщБЄ+╜Л╓Бу:М7Бє─┬ЪPРeпЦЧlО:ЪwФмМ*ЕoТ,К|p’ПцИ■ZoН╙ЗпD»ЛюЖz,ККЕХ°К+Д├ЩxЫньЦбЧ├ШўУыФзДС[С▄o!ППlY├НН(CфЛК■,pЙfЙ-sИkЕ°┴`ШёеемHЦбRЧtУbЭ9В╥Р▐ЩpnОНХЎX∙МnТ└CyК[ПЩ,ТИВМ┐▒ЖёЗД┐╫Шв░_к╧Х╩лЦУе▌БЫРИбmО-ЬШXKЛЁШOC Й╚Ф»,нЗ├Р,╖Е╕И╠╛ЙШn╗4йМХУ┤─ФъТ╤оПАТРBи╗l?Нтг7WпЛШЭ▐B╓ЙPШМ,╞З’У1КД╗Й╙╜pШN╞;и}Хo╛┤УюТз╖d╡Р░skЕНзй┘WЛ\гlBЗИ№╥∙;╘ЁXТD║6Q)ЕB%╒╝5╪╖й-б’G╡9+Sn╣═Ря▄ў╠wю∙╬°╬}`╞`ШбAHў╩жЮl:╢tЙ╖НЧ&┌?h╙ЙлUH%Цр╬R╒▌┼ЗV}Е╬тШY?Dq╛Йx■`$ NН╔Ь(`╚нЯ|mK╥\` +zу!3B6Awи╝.бQ+│Ц │)Aу▐№L{ТЦ└фФ╘&Д*┐wД┴╬чфы╨=K@щb╤AуUtoZgОCs·▒╠*иУ-Ю,▌CRPЭLчT╔wЎ@n0цъnЄ2╚b╧))н╡|╚хї√тЬ9xэхGцxяжЯи╙╧ў╬гТї.═/0|■FO╠yЬ^_И))цВО’jШ╞л║.

Темы:
Документооборот
Документы делопроизводства
Оформление документов

Вопрос Недавно у нас была проверка из вышестоящей организации и нам сделали замечание, что руководитель учреждения подписывает документы (письма, приказы и т.д.) черной (чернильной) пастой, а не синей шариковой ручкой. Руководитель с этим не согласен. Нигде не могу найти специальных требований по поводу цвета подписи и вида ручки (шариковая, перьевая, гелевая или чернильная)? Ответ Общих законодательно-нормативных требований к виду ручек или цвету чернил в законодательстве нет. Такого рода требования порой встречаются в ведомственных нормативных актах и в отдельных постановлениях Правительства (всего их порядка 200).
Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб./год До 30 апреля в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

справочной базе,
«книжной полке»,
курсу по кадрам,
всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

Обязательно ли при заполнении и подписании документов должна использоваться ручка синего цвета?

Или допустимы другие цвета, например, черный? Чем это регламентируется?

Документально требований о заполнении документов только синим цветом нет, если только таковые не установлены применительно к каким-то документам, например, банковским.

В различных нормативно-правовых актах приводятся требования к цвету чернил при заполнении и подписании документов.

Согласно пункту 9 Инструкции о применении Правил документирования и регистрации населения Республики Казахстан, утвержденной Приказом Министра Юстиции РК от 28.11.2011 №631, формуляр заполняется шариковой ручкой черной, темно-синей или фиолетовой пастой. Также в пункте 16 указанной Инструкции указано, подпись гражданина в формуляре выполняется им собственноручно шариковой ручкой пастой черного, синего или фиолетового цвета. Не допускается использование чернил и капиллярных (гелевых) ручек.

В соответствии с пунктом 39 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Постановлением Правительства РК от 14.10.2010 года №1172, расписка в получении наличных денег может быть сделана только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы прописью. К цвету пасты требований в этом случае не установлено.

В соответствии с пунктами 14 Правил ведения бухгалтерского учета к ведению бухгалтерской документации предъявляются определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Таким образом, соответствующим установленным нормам и сложившейся практике будет правильным использование в документах шариковых или перьевых ручек синего или черного цвета.

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

Недавно у нас возник спор — «Можно ли подписать счет-фактуру ручкой с зелеными чернилами?»

Казалось бы ответ однозначен — нет.

Но, на самом деле цвет чернил для подписи бухгалтерских документов совсем не регламентирован. Правила оформления первичных документов утверждены Положением, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г.

И согласно п 2.8. данного положения записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш. И речи о цвете чернил не идет.

Однако, при заверении банковских документов необходимо использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это требование прямо указано в пункте 2.8 Положения Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П.

Friend me:

No related posts.

Отзывы

Клерк.Ру > Бухгалтерия > Общая бухгалтерия > Документация и отчетность > Имеет ли значение цвет ручки в документах

Просмотр полной версии: Имеет ли значение цвет ручки в документах

Извините за может быть глупый вопрос, но реально столкнулась с проблемой: покупатель требует чтобы я переделала накладные и счета-фактуры из-за того что подписала черной ручкой. Это имеет какое-то значение?

да хоть желтый цвет-нигде не регламентируется
лично встречал кассовые доки красной ручкой прописанные, и банк и налорги проверяли-без вопросов
а еще можно на цветной бумаге даже платежки в банк носить(ежели не клиент-банк у вас)-запретов законодатеьных на этот счет нет
другой вопрос-непривычно красные листы платежек видеть

Из далека

28.06.2007, 10:02

Для бухгалтерского и налогового учета — без разницы.

Как это без разницы, а красный?

Почему нет? В 169 про цвет чернил точно ничего не сказано. Но вот если покупатель требует…

Из далека

28.06.2007, 10:30

Из далека, как Вы считаете, я могу "принять" счет-фактуру заполненный красными чернилами? 🙁

Откуда ж я знаю?:D
Вот тут мы что-то обсуждали…
http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=19851

Откуда ж я знаю? А надо бы знать, тем более, что это уже обсуждали.

Всем спасибо. просто хотелось еще раз удоставериться в необоснованности требований покупателя:)

Из далека

28.06.2007, 10:58

VEM, я имел в виду, что не зная человека, трудно судить на что он способен. Вы же о себе задали вопрос.

Откуда пошло такое утверждение:

Постановление Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. N 432 "Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" (утратило силу)
2. Заполнение бланков актовых записей и бланков свидетельств производится рукописным способом либо с использованием технических средств (пишущих машин, компьютеров).
При заполнении документов рукописным способом запись производится разборчивым почерком чернилами или пастой синего либо черного цвета. В случае применения технических средств краситель или порошок должен быть черного цвета.
Качество пасты, чернил, красителя, порошка, используемых при заполнении документов, должно обеспечивать сохранность текста документов в течение установленного срока их хранения.
Помарки и подчистки в документах не допускаются.

А это еще действительно:

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОЛОЖЕНИЕ
от 3 октября 2002 года N 2-П
О безналичных расчетах в Российской Федерации
(с изменениями на 11 июня 2004 года)

2.8. Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими.

К заполнению других документов в законодательстве требований не содержится.

Во всех инструкциях по заполнению деклараций так же указано, что ручка должна быть черного или синего цветов

покупатель требует чтобы я переделала накладные и счета-фактуры из-за того что подписала черной ручкой
А вы тоже потребуйте от него, чтобы он расплатился:
1) если наличными платит, то пусть все заплатит по 10 руб к примеру;
2) а если п.п., то пусть номер его пп. будет например 2007.:)

Покупатель всегда прав, если он платит.
Если он покупает, то ему наверное выгодно купить именно там, где он покупает. Надо договариваться по хорошему, а не выставлять неправомерные требования.
Утрирую.

Может ему и каждую семечку в отдельную бумажку завернуть?
Утрирую.

А зря смеетесь, у нас был один такой, который требовал гвозди ему поштучно продавать:rolleyes:
Но в бумажку-то каждый гвоздик не просил заворачивать?
А поштучно это вполне нормально, сейчас в магазинах даже есть расфасованные по 8, 12,20, 100 и т.п. Это логике поддается. Если человеку надо мелочь какую-то сделать, зачем ему 100 г или 1 кг гвоздей?
Порупатели бывают разные, и такие, про которых эта тема — цвет чернил (пасты или пр.) ему не подходит.

А поштучно это вполне нормально, сейчас в магазинах даже есть расфасованные по 8, 12,20, 100 и т.п.

Ну да, особенно если учесть, что торговля у нас оптовая и он покупал 200кг….
И каждое количество взвешивал? :wow:
Зато есть "+ " — вы его надолго запомнили и можно об этом рассказать. Когда считали и взвешивали, наверное:angrman: злились:razz: , а на следующий день наверняка уже смеялись:p , вспоминая такого покупателя. А смех — это хорошо!:)

Да…. страндарт черная или синяя ручка….И про печати прописано что чернила либо синие, либо черные…………..НО

Я ЛИЧНО НА ЭТОМ НАЛЕТЕЛА.
Растомаживали груз. На таможне запросили последний баланс с отметкой налоговой. А налоговая отметку поставила черными чернилами.
Так не приняли сволочи, уж что мы не делали и к нормативным актам взывали, и на печать плевали и размазывали (доказывая, что она не отксереная). НО УВЫ И ОХ…………ЕЗДИЛА В НАЛОГОВУЮ СИНЮЮ ПЕЧАТЬ ДЕЛАТЬ….. ВОТ.

Так что кто знает….. как над вашими покупателями наши гос.структуры издевавются.

Не судите…. Они не от хорошей жизни к Вам с исправлениями пристают.

Они издеваются не только над покупателями, но и над остальными тоже и ещё как! У нас горное производство, каких только лицензий, разрешений и пр. и пр. не надо получать …
А покупатель мог не требовать, а просто объяснить ситуацию и попросить. Это же так просто. Нельзя неготив полученный от одного переносить на другого, ведь дальше пойдет…

Так я (если хамоватые контрагенты) вообще не беседую (по возможности). Если НОРМАЛЬНЫЕ люди, то приходится идти на уступки. Понимаю я их горемычных. Один у меня просил в с/фактуре писать к какому приложению от договора данная с/фактура относится……… О КАК…. Писала….. МАТЕРИЛАСЬ но писала.
Еще интересней случаи были. Делали прдоплату аж 15-ю платежками, о-как. Просили ВСЕ их указать в с/фактуре….. Указывали, правда просила все номера и даты выписать, а то нам их отслеживать некогда….
У меня почти все покупатели — экспортеры, возвращают НДС. Уж там что только не просят……….УУУУУУУУУ.

Можно ли подписывать первичную документацию черной гелевой ручкой.В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г.? 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш. А конкретной информации по поводу ГЕЛЕВОЙ ручки найти не можем. Просьба разъяснить, будет ли считаться нарушением подписание счет-фактур и товарных накладных черными гелевыми ручками.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. Ситуация : Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

По общему правилу любым цветом,* но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.*

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П , указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Главбух советует : подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).*

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. ПИСЬМО УФНС РОССИИ ПО МОСКВЕ ОТ 07.10.2010 № 16-15/104968@

В соответствии с пунктом 7 Правил покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Согласно пункту 14 Правил счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок.

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем он подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Пунктом 2 статьи 160 ГК РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено.

Таким образом, покупатели не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Следовательно, налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету суммы НДС, указанные продавцом товаров (работ, услуг) в составе цены покупателю на основании счетов-фактур, заверенных факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Вместе с тем ГК РФ, равно как и НК РФ, не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелиевыми ручками*».

Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть. Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное – некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Для изготовления документов постоянного и долговременного сроков хранения рекомендуется также применять принтерную матричную печать, которая является износоустойчивой, и специальные «фирменные» сорта бумаги для принтеров со стабилизирующими свойствами, которые приспособлены для закрепления принтерных чернил / краски в момент нанесения. Для оформления идентификационных реквизитов оригинала в этом случае целесообразно применять следующие за черным по параметру светостойкости цвета – синий и фиолетовый (последний – цвет штемпельных красок для проставления печатей и штампов; светостойкость синего цвета все-таки выше). Таким образом обеспечиваются оформление и защита оригинала документа по его внешним признакам.
Современные пасты «фирменных» шариковых ручек в основном соответствуют параметру водостойкости и могут применяться для подписания документов.

Какой ручкой подписывать документы?

Важно

Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее. Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги.

Можно ли подписывать документы черной ручкой?

Инфо

В Положении Минфина сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Главбух советует подписывать первичные документы с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Так как при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. А это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки.

Можно ли подписывать кадровые документы чёрной шариковой ручкой?

Действительно, почти на подсознательном уровне черный цвет проставленной личной подписи всегда одобрялся нашими руководителями и даже сейчас иногда считается более «статусным». Очень правильно специалисты служб делопроизводства возвращают руководство с «высот» на профессиональную «почву», обращая внимание на необходимость обеспечения правовой функции документа, его сохранности и использования в качестве доказательства. Способы естественной (самой простой и дешевой) возможности отличить оригинал по внешним признакам от всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохраняют свою актуальность.
Обычаем делового оборота остается способ, когда при черном машинописном или принтерном тексте документа синим цветом оформляются идентификационные реквизиты (дата, индекс и личный росчерк в реквизите «подпись»), что и обеспечивает внешние признаки оригинала.

Какой ручкой подписывать договор

Внимание

Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию. А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки.
Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора.
Единой правовой нормы, относящейся к способам и средствам оформления официального управленческого документа на бумажной основе, на общегосударственном уровне не существует. В рамках своих зон ответственности государственные органы могут устанавливать свои ведомственные требования к оформлению реквизитов некоторых видов документов, что и делается в настоящее время прежде всего с позиций «износоустойчивости» чернил / цвета краски. А напрямую требования к цвету чернил, которые должны соблюдаться при оформлении документов, устанавливает, как известно, Банк России, но тоже по отношению к конкретным видам банковских документов – карточке образцов подписей и оттиска печати, чековым книжкам, векселям и ценным бумагам, существующим в документарной форме.

Можно ли заполнять документы перьевой ручкой

К решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими. Представьте, сколько раз делаются ксерокопии оригиналов, когда идентификационные реквизиты подвергаются «световой атаке», после которой сразу начинается процесс выцветания, и при последующей сдаче документов в архив возникает риск просто не обнаружить подписи на документе, а только ее следы. В бумаге, обладающей пористой структурой и большой гигроскопичностью, могут начаться физико-химические процессы, которые вызывают поглощение водорастворимой краски капиллярной ручки.
Требования к подготовке декларации об объекте недвижимости» (приложение № 2 к приказу Минэкономразвития России от 13.12.2010 № 628) 8. Оформление Декларации на бумажном носителе может производиться с применением технических средств, а также ручным (от руки) или комбинированным способом. Внесение текстовых сведений ручным способом производится разборчиво тушью, чернилами или пастой синего цвета. «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 439) 2. Заявления, уведомления и сообщения, а также приложения к ним заполняются от руки печатными буквами чернилами или шариковой ручкой синего или черного цвета либо машинописным текстом.
Договор вклада он хочет подписать своей синей гелевой ручкой (а может и не гелевой а со стирающимися чернилами). Шариковой ручкой договор он подписывать принципиально не хочет. Помогите пожалуйста, могу ли я в этом случае и по основанию неподписания договора шариковой ручкой ему грамотно отказать в открытии вклада? Он оставил претензию на которую я должна ответить в течении 5 дней(((((((Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

В каких случаях работник имеет право не подписывать договор о полной материальной ответственности?
С какого возраста может ребенок подписывать договора на обучения?

Ответы юристов (3)

Все услуги юристов в Москве Сопровождение сделок с недвижимостью Москва от 40000 руб. Раздел совместно нажитого имущества Москва от 15000 руб.

Во всех квитанциях, других документах, связанных с жизнью, подписываю ручкой синего цвета, что наиболее распространено. Можно подписывать и черной пастой. И тот кто будет говорить что это не правильно — не прав. Другое дело что существует не гласное правило использовать для подписи синюю пасту, для отличения оригинала документа от ксерокопии в том числе.

Пока это никак не прописано в законе, и если вы решите что вы хотите заполнить какой либо документ зелёной пастой, то в принципе вам нигде не имеют права отказать. Синий и чёрные пасты самые распространённые цвета, однако синий цвет куда более чаще встречается чем чёрная паста к примеру.

Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой? Адаптируя к современным реалиям нормы п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, делаем вывод: записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковой ручкой, с помощью электронной компьютерной техники либо иных средств механизации, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения первичных документов в архиве. То есть прямого запрета на подписание первичного документа гелевой ручкой в приведенном Положении не содержится. Кроме того, аналогичное заключение сформулировано в письме УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16–15/104968@. Письмо, правда, посвящено порядку оформления счетов-фактур, но в его заключительной части говорится: Гражданский кодекс РФ, равно как и Налоговый кодекс РФ, не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками. Однако еще неизвестно, каким образом отреагируют на «первичку» , подписанную гелевой ручкой, наши доблестные налоговики, обнаружив такой документ в ходе проверки. Ведь в судебной практике уже имеется прецедент, когда налоговые инспекторы отказали налогоплательщику в принятии налоговой декларации лишь потому, что форма налоговой отчетности была заполнена гелевой ручкой (см. постановление ФАС Центрального округа от 30.11.2005 № А09-1916/05–22).

Почему нельзя подписывать документы гелевой ручкой?

Поэтому, с нашей точки зрения, необязательно пользоваться гелевой ручкой, куда безопаснее подписать первичный документ стандартным и привычным способом - синей шариковой ручкой. Тогда вам не придется переделывать документ по просьбе вашего контрагента либо дожидаться из налоговой инспекции решения о привлечении вашей организации к налоговой ответственности за недоплату налога на прибыль в связи с завышением расходов или НДС в связи с отказом в вычете по налогу.

Можно, но не желательно. Она обычно очень долго сохнет и потому постоянно размазывается и получается не красиво, не брежно да и грязно! И вообще говорят, что она очень часто протекает

Общие требования к подписанию документов.

Счёт-фактура.

Договоры.

Расчётные документы.

Трудовая книжка.

Листок нетрудоспособности.

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Нюансы заполнения документов

Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]