Как правильно отобразить изменение фамилии сотрудника в трудовой книжке? Порядок и процедура внесения изменений. Смена фамилии в трудовой книжке Изменение фио в трудовой книжке

Регистрация брака или смена личных данных влечет необходимость внесения поправок в кадровые документы на работника. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке, образец 2019 года представлен в этом материале.

В каких случаях производится?

Запись в документы на работника в кадровом отделе вносятся в случае смены персональных данных работника.

Такие действия обязательны и их невыполнение может повлечь привлечение к административной ответственности, ошибки в уплате налогов и обязательных сборов в различные внегосударственные бюджеты.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Внесение новых данных на работника осуществляется с момента вынесения приказа. Он заверяется руководителем предприятия и подписывается сотрудником. Без этого вносить запись в трудовую книжку воспрещается.

Обязательно предоставление документарного подтверждения изменений в личные сведения – свидетельства о регистрации новой фамилии из загса при регистрации брака или по желанию гражданина.

Правила и этапы внесения изменений: пошаговая инструкция

Изменение сведений о фамилии в документе осуществляется в несколько шагов:

1. Предоставление работником заявления о смене фамилии с приложением подтверждающего документа.
2. Вынесение приказа, подписание его руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
3. Внесение записи в личную карточку работника.
4. Оформление замены фамилии в трудовой книжке кадровым работником.
5. Проставление печати предприятия в связи с внесенными поправками.

Изменение данных в трудовой книжке работника производится следующим образом:

• зачеркивается одной линией старая фамилия на первом листе документа, вписывается новая;
• на обложке трудовой книжке прописываются основания для внесения изменений, в частности, реквизиты документов-оснований. В качестве таковых может рассматриваться свидетельство из загса и новый паспорт гражданина РФ. Так поясняется причина изменения личных данных работника;
• запись с новой фамилией заверяется подписью уполномоченного сотрудника компании – начальника кадрового отдела или генерального директора либо индивидуального предпринимателя, а также синей печатью фирмы.

Документы-основания

В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются:

• свидетельство об официальной регистрации брака;
• справка из загс о смене фамилии при присвоении новой фамилии без оформления нового семейного положения;
• удостоверение личности с новыми данными на сотрудника/сотрудницу;
• в некоторых случаях могут предоставляться другие обосновывающие документы, однако, утверждение смены фамилии осуществляется исключительно органами загса по месту пребывания работника.

Оформляются в организации

Обязательно не только внесение записи в трудовой договор, но и внутренние документы организации – , а также в трудовой договор, должностную инструкцию, допуски к проведению специальных видов работ, особенно связанные с хранением вредных и опасных веществ, на производстве, в цехах и др.

Заявление

Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Он обязан проверить достоверность указанных сведений и собственноручно подписать документ.

Приказ

Форма документа заполняется работником отдела кадров или руководителем предприятия на основании представленных документов сотрудником.

Приказ предоставляется для ознакомления и подписывается работником лично, после этого помещается в материалы дела. Копия документа может выдаваться сотруднику для оформления иных бумаг, к примеру, допусков на ведение определенных видов работ.

Читайте также: Работа по совместительству, запись в трудовой книжке при занятости на двух предприятиях

В какие еще документы следует внести изменения?

Помимо трудовой книжки, смену фамилии следует зафиксировать в:

• должностной инструкции;
• личной карточке;
• трудовом договоре;
• допуске на ведение работ для определенных должностей.

Личная карточка

В кадровом отделе предприятия при приеме на работу заводится личная карточка. Она хранится в архиве предприятия и не подлежит выдаче сотруднику.

В личной карточке фиксируются сведения о персональных данных сотрудника, копия паспорта, свидетельств о заключении брака и рождении детей для получения социальных вычетов, приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и др.

Трудовой договор

Изменение в личных данных фиксируется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому контракту . В нем прописываются реквизиты оснований - номер и дата, орган, выдавший удостоверение личности, свидетельства загса о заключении брака или перемене фамилии.

Нюансы

Смена фамилии связана с некоторыми особенностями:

1. При не сообщении факта изменения личных данных на работника налагается ответственность. Такая обязанность прописывается в трудовом контракте и локальных нормативных актах предприятия, должностной инструкции, об ознакомлении с которой работник ставит подпись. Эти документы будут сверяться контролирующими органами в ходе выездной проверки.
2. Желательно, чтобы конкретный период, в течение которого сотрудник обязан предоставить сведения работодателю об изменении личных данных, был прописан в трудовом договоре. Так будет проще обосновать невиновность действий администрации при сокрытии указанного факта работником и привлечь его к ответственности.
3. Наличие ошибок в персональных данных и несвоевременная их замена связана с недостатками в отчетности Пенсионному фонду, Налоговой службе, Росстатистики, иных организаций. Для предприятия это может грозить привлечением к административной ответственности как нарушителя с материальным взысканием в виде штрафов и неустоек на недоначисленные суммы в бюджеты всех уровней.

Изменение фамилии в трудовой книжке в 2018 — 2019 году

Порядок внесения в трудовую книжку любых изменений регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), о которой подробно можно прочитать в нашей статье Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек . Эти нормативные акты гласят, что сделать исправления в трудовой книжке в связи со сменой фамилии можно только на основании следующих документов:

• свидетельства о заключении или расторжении брака;
• свидетельства о рождении;
• свидетельства о смене фамилии;
• паспорта сотрудника.

Указанная информация должна быть отражена в трудовой книжке в течение 1 недели с даты издания приказа по личному составу. Параллельно с внесением данных в трудовую необходимо отразить изменения в личной карточке, а также всех документах, касающихся сотрудника.

Помимо этого, администрация может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛС.

Внести информацию должны работники кадровой службы работодателя, в период работы у которого произошла смена фамилии. Если запись в указанный срок сделана не была, и работник уволился, изменения оформляются на следующем месте работы.

Как внести в трудовую запись об изменении фамилии

В соответствии с п. 2.3 Инструкции отметка об изменении фамилии делается следующим образом:

1. Прежняя фамилия зачеркивается 1 чертой. За ней вписывается новая. Не допускается исправление сведений при помощи корректора или поправок.
2. Слева на обложке трудовой книжки (точнее, на ее внутренней стороне) указываются реквизиты документа, служащего основанием для перемены фамилии. При этом нужно учесть, что в период трудовой деятельности такие сведения могут быть изменены несколько раз, поэтому при заполнении рекомендуется экономить место.
3. Затем лицо, вносящее изменения, обязательно ставит свою подпись, фамилию, имя, инициалы, а также заверяет все печатью предприятия (при наличии).

Необходимо помнить, что записи вносятся без сокращений, даты прописываются арабскими цифрами.

При оформлении трудовой книжки допускается использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер (в том числе шариковую), световодостойкие чернила (пасту, гель) синего, черного или фиолетового цвета.

Скачать образец записи о смене фамилии можно, перейдя по ссылке: Смена фамилии в трудовой книжке - образец .

Запись обизменении фамилии в трудовой книжке делается работником кадровой службы в соответствии с представленными документами. Необходимо зачеркнуть 1 линией предыдущую фамилию и вписать действующую. Одновременно с этим на обложке трудовой надо указать реквизиты документа, на основании которого изменены данные. Под этой записью сотрудник, вносящий сведения, ставит свою подпись с расшифровкой и печать предприятия (при ее наличии).

Итак, смена фамилии в трудовой книжке производится сотрудниками кадровой службы на основании документа, согласно которому эта смена была произведена.

Любой человек принимает решение о смене фамилии, исходя из личных интересов и потребностей. Но в любой ситуации необходимо внести соответствующие поправки в основные документы, включая трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Правила ее заполнения, внесения изменений предусмотрены актом «Инструкция о ведении и хранении трудовых книжек».

Общие положения

Она представлена в виде анкеты, содержащей информацию относительно личных характеристик, включая дату и место рождения, постоянное местожительство.

Изменение фамилии в трудовой книжке

В ней приведены основания, позволяющие осуществить процедуру, оформления сопутствующих документов, которые позволяют осуществлять жизнедеятельность.

Например, трудовой книжки, которая подтверждает причастность гражданина к категории трудоспособного населения страны.

Обязательно ли

По своей сути трудовая книжка есть один из видов документов, имеющих особую значимость для человека. К ее заполнению нужно отнестись внимательно, чтобы не допустить ошибок.

Они могут повлиять на размер пенсионного обеспечения, которое назначается на основании сведений, приведенных в трудовой книжке.

Зачастую ошибки происходят из-за неправильного внесения информации об изменении фамилии работника кадровой службой.

Соответственно положениям трудового права в ней фиксируются:

• предприятия, где человек осуществлял ;
• дата с предыдущего места работы;
• даты на новое рабочее место;
• основание каждой записи с указанием регистрационного номера, даты ее внесения;
• дисциплинарные взыскания за нарушение внутреннего распорядка предприятия;
• награды, благодарности, почетные грамоты, и вознаграждения.

Норма о правилах заполнения первичных документов кадровой службы предусмотрена постановлением Госкомстата .

В трудовую книжку вносит изменения нужно только на основании паспортных данных либо записей, которые зафиксированы в связи с изменением правового положения.

Необходимые условия

Изменения в кадровую документацию документ вносятся по правилам, утвержденным в постановлении правительства РФ . Акт опубликован 16 апреля 2003 года за номером 225.

Новая фамилия вписывается на титульной странице трудовой книги, а старая — зачеркивается. В вышеуказанном акте предусмотрены правила заполнения трудовой книжки при смене фамилии образец, которого приводится в приложении акта.

Ее размер составляет за оформление и выдачу свидетельства о рождении 1 000 рублей со времени вступления в законную силу Федерального закона . Акт испущен 27 декабря 2009 года.

Его указаниями были введены поправки и изменения в , а именно в части 1 и части 2 относительно размера госпошлины.

За выдачу нового паспорта подразделением ФМС изымается пошлина в размере 350 рублей.

Госпошлина оплачивается по специальным банковским реквизитам, которые установлены законодателем в каждом регионе индивидуально.

Граждане не должны допустить ошибку и правильно их указать при совершении платы. Уточнить информацию о банковских реквизитах можно в любом подразделении ФМС.

Чем регулируется

Вопрос о смене фамилии по поводу вступления в законный брачный союз, при его официальном расторжении, то регулируется указаниями Семейного кодекса.

При перемене фамилии гражданин имеет право истребовать внесения записи в документы, которые были оформлены на его прежнее имя.

Вопросы, касающиеся смены фамилии регламентируются рядом законодательных актов. Регламентация процедуры смены фамилии и сопутствующих ей юридически значимых действий производится рядом нормативно-правовых актов.

Кроме того они предусмотрены нормативно-правовыми актами, которые испускают исполняющие функции государства органы.

Гражданский кодекс, часть первая. Его положениями закреплена норма о приобретении гражданином прав и выполнения обязанностей под собственным именем.

Под ним понимается фамилия, личное имя и отчество, наделяемое по имени отца. Подлинность собственного имени, личность гражданина заверяется паспортом, являющимся основным документом.

Федеральный закон:

Постановление:

Постановление пленума Верховного суда:

В качестве основного трудового права регламентирует трудовые отношения, возникающие между работодателем и работником, иные виды отношений, связанных с ними.

В нем предусмотрены основания для возникновения, установления и прекращения трудовых отношений, основные права и обязанности работодателя, работника.

Работодатель обязан обеспечить нормальные условия труда, чтобы работник мог исполнить свои обязанности.

При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2019 год.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года поможет сделать это без ошибок.

Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).

Узнайте, как внести изменения в документ сотрудницы и на какой документ сделать ссылку в этом случае. В статье - образец записи в трудовой.

В статье:

Скачайте документ по теме:

Как отразить смену фамилии в трудовой книжке

Фамилия физического лица относится к персональным данным, которые входят в документацию, подтверждающую факт наличия трудовых правоотношений между сторонами: работодателем и работником. Фамилия сотрудника присутствует в следующих документах:

1. в трудовом договоре, заключенном между сторонами трудовых отношений;
2. в приказах;
3. в личной карточке работника;
4. в трудовой книжке.

Фамилию, имя и отчество сотрудника указывают на титульном листе книжки (п. 2.1 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»). Вписывать фамилию нужно полностью, без каких-либо сокращений. За основу берут паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника. Бланк трудовой утвержден Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225 «О трудовых книжках».

Необходимо учитывать, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж сотрудника за все время его работы у разных работодателей. Этот период достаточно продолжительный. У работника могут произойти изменения данных:

• фамилии;
• имени;
• отчества;
• образования.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества является наиболее распространенной причиной, на основании которой в документ приходится вносить изменения. Сотрудник может сменить фамилию по причине расторжения брака, по собственному желанию. Трудовая должна отображать актуальную информацию о сотруднике. Поэтому у кадровиков нередко возникает вопрос о том, как производится смена фамилии в трудовой книжке.

Как отобразить изменение фамилии в трудовой книжке

Обратимся к нормативно-правому акту, к пункту 26 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225. Там указано, что запись в трудовой книжке о смене фамилии должен вносить тот работодатель, у которого сотрудник работает на момент изменений. Но для этого работодателю необходимо предъявить документы, подтверждающие смену фамилии. Это может быть свидетельство о браке, если речь идет о корректировках, связанных с изменениями по причине вступления в брак. В других случаях потребуется свидетельство о расторжении брака, о смене фамилии по желанию самого работника.

В частности, в свидетельстве о браке, на основании которого производят смену фамилии в трудовой книжке при вступлении в брак, указана, какая фамилия присвоена супругу и супруге при вступлении в брак. Целесообразно сделать запись о смене фамилии в трудовой книжке сотрудницы после того, как она сменила паспорт после замужества. Новые паспортные данные также потребуются работодателю.

Эксперт «Системы Кадры» дает образец трудовой книжки и комментарии, как правильно вносить изменения в бланк

Как внести запись об изменениях: пошаговый алгоритм

Шаг 1 . Сотрудник обращается к работодателю с письменным заявлением, которое подается в свободной форме. В заявлении он указывает просьбу внести изменения в документы в связи со сменой фамилии.

Шаг 2 .К заявлению сотрудник прилагает паспорт с новой фамилией, свидетельство о вступлении в брак. Список приложенных документов он указывает в самом заявлении.

Заявление сотрудника об изменении в учетных документах в связи со сменой фамилии

Скачать образец вы можете

Шаг 3 .На основании заявления и приложенных к нему документов работодатель издает приказ. В нем он дает указание кадровой службе внести все изменения в документацию, в программные средства, в которых фигурирует фамилия работницы.

Шаг 4 .Кадровая служба вносит записи с изменениями и знакомит с ними сотрудника. На титульном листе трудовой прежнюю фамилию зачеркивают тонкой чертой (одной) и пишут новую фамилию (п. 2.3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Она может быть написана сверху, рядом или снизу.

Шаг 5 .На внутренней стороне обложки отображают следующую информацию:

«фамилия «____» изменена на «___» в связи с вступлением в брак. Свидетельство о браке серия ____ номер ____» или «фамилия «____» изменена на «___» на основании свидетельства о браке серия ____ номер.

Четкой формулировки нет в законодательстве. Важно лишь то, чтобы в формулировке было указание на прежнюю фамилию, на новую фамилию и на реквизиты соответствующего документа, на основании которого это внесено.

Шаг 6 .Далее ставит подпись кадровик, который внес изменения, указывает свою должности, Ф.И.О. и ставит печать организации, если она применяется. С апреля 2015 года АО и ООО вправе не применять круглую печать, поэтому запись можно заверить работодателем, если он применяет печать.

На какой документ ссылаться при внесении изменений

Изменить фамилию в трудовой книжке (образец) можно на основании свидетельства о браке или паспорта, в который ставят отметку о регистрации брака. Еще одним документом для внесения ссылки может стать копия записи о заключении брака. Свидетельство выдают на основании этой записи. И если сотрудник по каким-то причинам не может предъявить паспорт или свидетельство о браке, кадровик руководствуется представленной копией записи.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества является наиболее распространенной причиной, на основании которой в документ приходится вносить изменения. Сотрудник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, которое подается в свободной форме. В заявлении он просит внести изменения в трудовую.