Правильная отправка и принятие факса. Как пользоваться факсом: подробная инструкция Мобильные приложения для факса

Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.

Подготовка к отправке и требования к документам

Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.

Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.

Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.

Как послать несколько листов

Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).

Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.

Что следует сделать перед отправкой

Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.

Где можно отправить факс

Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?

Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.

Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.

Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.

Телефон для приёма и отправки документов

Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Сегодня факсы все также продолжают использоваться в бизнес кругах. И хотя, данную технологию практически вытеснили интернет-документы - мало кому нужно печатать все что присылают - данными устройствами все же пользуются огромное число предприятий. Тем не менее, возможно, кому-то как и мне в свое время, будет интересен вопрос: Как же пользоваться этой чудо-машиной? Как отправить факс Panasonic? Как принять факс Panasonic? Дело это не хитрое, поэтому если вы имеете хоть какое-то представление о компьютерной технике, то разберетесь в этом быстро. Надеюсь, что советы, приведенные в этой статье окажутся для вас полезными. Речь пойдет об факсе фирмы Panasonic.

Во-первых подключите аппарат к питанию и сети. После того, как он полностью включится, установите лист (А4) в специальную прорезь на приборе. Если вы услышите щелчок, а вы его должны услышать, это будет означать, что бумага закрепилась правильно. Возьмите трубку и введите цифры номера телефона, на который собираетесь отправить факс. Если документ предназначен для заграничных коллег, обязательно введите код города и страны. Если вы находитесь в Москве, убедитесь что абонент не находится в зоне 499. Если же аппарат находится в такой зоне, то введите цифру 8, потом 499 и далее номер абонента.

Совет! Когда пользователь примет звонок, объясните что собираетесь отправить факс и попросите его принять.

После команды «стартую», нажмите клавишу «старт» на вашем устройстве. О результате операции вы можете узнать на дисплее аппарата.

Такую последовательность действий необходимо произвести если вы отправляете факс на аппарат с ручным приемом. Если же устройство принимает факс автоматически (что вероятнее всего в наше время), тогда после набора номера и особых звуков в трубке нажимайте кнопку для отправки.

Если же, после выполнения всех вышеприведенных рекомендаций вы установите, что устройство неисправно, тогда скорее всего придется обратиться к услугам сервис-центра, производящего ремонт факсов и диагностику.

Как принять факс

Для того, чтобы принять, пересылаемый вам документ, не нужно больших знаний. После того как вам позвонят и попросят получить факс, нажмите на кнопку «старт» или «пуск» и скажите об этом позвонившему.

Совсем другое дело, когда под рукой нет устройства способного принимать факс, а другого способа отправить документ нет (в том случае если вы работаете в серьезной компании, где без такого способа передачи данных ну ни как). Что же делать в таком случае?

Прием и отправка факса через интернет

Отправка или прием факс-документов через интернет - более современный и удобный способ. Как отправить документ через натольный ПК или ноутбук? Или как отправить факс с телефона Panasonic (или любой другой модели)? Для такой цели существуют специальный онлайн-сервисы, которые сделают отправку документов за вас. Для произведения операции вам необходимо только отправить электронный документ на указанный при регистрации на таком сервисе адрес электронной почты. Все остальное система сделает за вас. Одним из таких сервисов отправки/принятия факсов является send-fax.ru.

Итак, применяя эти простые советы вы без труда сможете отправлять и принимать документы, пользуясь этим распространенным способом передачи информации.

Несмотря на все большую распространенность сети интернет и те очевидные удобства, которые несет с собой пересылка различных документов с помощью электронной почты, многие организации продолжают использовать различные факс-машины в своем документообороте. Сложно сказать чем это обусловлено. То ли страхом перед освоением чего-то нового (компьютер для многих людей старшего поколения так и продолжает оставаться чем-то сложнопостижимым), а может быть ностальгией по сакраментальной фразе «Я стартую!».

По этой причине нередки ситуации, когда вам нужно срочно переслать в определенную организацию документ, но у вас нет факса, а на другой стороне никогда не слышали и не пользовались электронной почтой. Как быть в данной ситуации и можно ли отправить факс с компьютера?
Для решения этой проблемы можно использование внутренний или внешний факс-модем и компонент «Связь и факс» из дистрибутива операционной системы Windows. Но в наше время это уже практически не актуально, так как данные модемы работают на Dial-Up подключении к интернету, которое тихо доживает свои дни и мало кем используется.

Лучшим вариантом будет использование различных сервисов по отправке отсканированных документов по факсу. Адреса сайтов данных сервисов можно легко найти в интернете, но чтобы сэкономить ваше время, мы подскажем адреса подобных сервисов и дадим краткие инструкции по их использованию. Среди них будут два сайта, которые предоставляют данную услугу бесплатно, и еще два, выполняющих то же самое за деньги.

Бесплатные сервисы для отправки факса с компьютера.

Платные сервисы.

На данном сайте присутствует также режим рассылки факсов по различным номерам, которые нужно загрузить в виде файла CSV-формата.

Единственная сложность, которая может возникнуть при использовании любого из описанных сервисов - это прием факсов в ручном режиме. Не у всех офисных работников, поднявших трубку и услышавших характерные звуки факса хватает сообразительности нажать кнопку «Старт» для начала приема. В этом случае может помочь предварительный звонок в данную организацию и просьба перевести их факсовый аппарат в автоматический режим.

Отправка факс-сообщения

Памятка для тех, кто впервые купил факс

Факс (англ. Fax, сокращ. от facsimile, от лат. fac simile, что значит - "делать одинаково").
Передача факсимильного сообщения (факс-сообщения) - передача изображения (с помощью электрических сигналов) на расстояние. Переданный факс имеет вид исходного документа; здесь могут быть видны все печати и подписи, а так же произвольные рисунки и надписи от руки, только, преимущественно, в черно-белой цветовой гамме.

Так как же отправить факс?

Для отправки факса вам потребуются:
- факс-аппарат (у вас);
- факс-аппарат, заряженный бумагой и картриджем (если это лазерный или струйный факс), у того, кому вы отправляете документ;
- а также, естественно, документ для отправки.

1 Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх.

2 Подготовленный таким образом документ вставьте в отделение для приема бумаг на отсылку (в автоподатчик документов), так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе.

3 Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс.

4 Дождавшись ответа, сообщите ему, что планируете отправить факс для него. Ваш собеседник должен ответить, что он готов «стартовать» - то есть нажать на кнопку «старт». Когда кнопка «старт» с той стороны нажата, вы услышите в трубке факса характерный тональный гудок, напоминающий звук загрузки интернета через телефон (звук модема). Услышав такой звук, нажмите на кнопку «старт» (Start) на своем факсе. До тех пор, пока факс-сообщение не отправится до конца, не кладите телефонную трубку.

5 Лист документа должен начать медленно исчезать в факсе и появляться с другой стороны аппарата. Если листов для отправки несколько, то их надо сложить стопкой в автоподатчик факса (как правило не более 10 листов). Если факс не позволяет сразу положить стопку листов на отправку, тогда, чтобы вставить следующий, дождитесь пока первый лист полностью зайдет в факс-аппарат и только тогда подавайте следующий лист.

6 После того как лист документа вышел с другой стороны, дождитесь ответа собеседника, которому отсылаете факс-сообщение. Осведомитесь, виден ли текст, рисунок, печать - т.е четко ли прошел факс. Если нет, повторите процедуру. Если оборвалась связь - перезвоните.

Полезный совет:
Для того, чтобы не повредить факс, не вставляйте в него документы, скрепленные скобами или скрепками.

Видео-инструкция

Дополнительную информацию сможете почерпнуть в соответствующих инструкциях пользователя. К примеру -

Отправить факс также можно с помощью технологий интернета. Наиболее простая - отправка с помощью электронной почты