Документооборот понятие документооборота и его основные этапы. Порядок движения документов в организации (вариант) Движение входящих документов

Порядок движения документов в организации (вариант).

Цель установления порядка движения документов или управления документацией организации подразумевает создание условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Он включает в себя организацию документооборота, в том числе и технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в организациях, различных по назначению, масштабу и структуре, выработан определенный порядок движения в них документов. Этот порядок в общих чертах закреплен в действующих нормативных актах и методических пособиях, в частности в ГСДОУ. Общий порядок движения документов в организации можно разделить на четыре последовательно выполняемых этапа, независимо от того, к какой категории относятся документы: входящие, исходящие или внутренние. Таковыми этапами являются:

? экспедиционная обработка документов;
? предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
? движение документов в ходе их исполнения;
? обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка поступающих в организацию документов имеет целью своевременный учет документов и включает первичную обработку документов, т.е. проверку правильности адреса поступления документов, их распаковку, счет и сортировку, а также регистрацию каждого документа.

Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения необходимо, чтобы определить последующую направленность движения поступивших документов, а именно либо представление их руководителю, либо направление соответствующим исполнителям.

Движение документов в организации в ходе их исполнения должно быть организовано рационально для того, чтобы обеспечить их оперативное доведение до исполнителей, своевременное возвращение документа и постановку его на контроль.

Обработка исполненных и отправляемых документов заключается в определении направления дальнейшего движения исполненных документов, а именно отправлять ли их на хранение или сдавать в архив, а для отправляемых документов - в их подготовке к отправке и регистрации.

Документооборот в организации формируется из трех самостоятельных документационных потоков: входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне от вышестоящей или иной инстанции. Порядок их движения включает:

? первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;
? подготовку документов на доклад;
? рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;
? постановку документа на контроль;
? отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;
? контроль исполнения документа;
? прием исполненного документа и снятие его с контроля;
? направление документа на хранение или сдачу его в архив.

Очевидно, что первичная обработка документов есть не что иное,

как их экспедиционная обработка. Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть отправлены адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

? в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
? в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
? при получении доплатной корреспонденции;
? если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов документов, соответствия их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационные журналы - журналы учета входящих документов.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм (при большом их количестве) - в течение месяца. Для удобства и точности нумерации поступивших документов применяют нумерационные бланки или «шахматки». Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если документы не вскрываются, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе Д ОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу устанавливается по информационно-поисковой системе и на поступившем документе делается соответствующая пометка.

При отсутствии штампов от руки ставятся подпись сотрудника, обрабатывающего поступивший документ, порядковый номер поступления и дата получения.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. На этой стадии ГСДОУ устанавливает распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов.

При оценке поступившего документа учитываются:

? важность его содержания;
? сложность и новизна поставленных вопросов;
? авторство, т.е. служебное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
? реальная срочность исполнения документа;
? вид документа: директива, приказ, распоряжение, письмо, отчет.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти, а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу). После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения документа и соответствующего его оформления исполнитель обязан возвратить его на место постоянного хранения. Вместе с ним подшивается и второй экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Своевременное исполнение документов не в последнюю очередь зависит от эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документа.

Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, проводимых руководством и органами управления организации, направленных на качественное, своевременное и полное исполнение требований служебных документов и данных по ним поручений. Он включает контроль доведения документов и поручений по ним до исполнителей и организации исполнения; сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов и поручений по ним и доведение этой информации до должностных лиц, которыми давались поручения; принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

Ответственность и обязанности органов управления и должностных лиц устанавливаются в положениях об органах управления и конкретизируются в ежегодном приказе руководителя, в котором определяются:

? цель и задачи контроля за исполнением служебных документов;
? должностные лица (органы контроля), ответственные за ведение работы по контролю исполнения;
? порядок обучения персонала органов управления правилам разработки и оформления служебных документов и организации контроля исполнения;
? средства контроля за исполнением служебных документов и порядок их использования;
? периодичность проверок контроля за исполнением служебных документов;
? периодичность проведения анализа исполнительской дисциплины подчиненных должностных лиц и органов управления, выработки и реализации мер по ее совершенствованию.

В планах работы органов управления, кроме того, назначаются конкретные мероприятия по организации и совершенствованию контроля исполнения.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы управления.

Контроль исполнения разделяется на текущий (оперативный) и долгосрочный.

Текущему (оперативному) контролю подлежат поручения со сроком исполнения не более одного месяца.

Долгосрочному контролю подлежат поручения, срок исполнения которых более одного месяца, а также поручения длительного характера, даваемые в приказах и директивах старших начальников. Контроль поручений длительного характера, даваемых в приказах и директивах старших начальников, осуществляется один раз в полугодие по докладам из подразделений.

Долгосрочный контроль в учреждении организуется согласно плану работы учреждения на год. В плане определяются перечень документов, подлежащих долгосрочному контролю, порядок и сроки их исполнения и контроля.

Поручения по основополагающим документам контролируются один раз в квартал, а поручения по вновь изданным документам контролируются ежемесячно (I квартал), ежеквартально (последующие три квартала), в дальнейшем - один раз в полугодие.

Результаты контроля исполнения отражаются в материалах подведения итогов работы учреждения за месяц, полугодие и год. Кроме того, состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в год (по состоянию на 25 января и 25 июня) специально назначаемой комиссией с оформлением акта проверки, а также при проведении итоговых (контрольных комплексных) проверок с отражением выводов в материалах разбора проверки.

Средствами контроля исполнения являются автоматизированные системы контроля исполнения на базе электронно-вычислительных машин; журналы контроля за исполнением служебных документов (карточки или табло контроля за исполнением служебных документов); рабочие тетради руководителя (начальников) и других должностных лиц.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются органами контроля в журнале (карточке, табло) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память электронно-вычислительных машин, предназначенных для этой цели.

Служебный документ считается исполненным и снятым с контроля при соблюдении следующих условий:

? выполнены все данные по нему поручения;
? результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которое давало первоначальные поручения, не требуют повторных ему докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
? результаты исполнения доложены в вышестоящий орган контроля исполнения, откуда получено подтверждение о снятии данного документа с контроля (лично, либо по телефону, либо с использованием локальной вычислительной сети). Задержка в представлении информации об исполнении считается задержкой в исполнении.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием даты исполнения, учетного номера (входящего или инвентарного), отработанных во исполнение поручений документов и номера дела, в которое они подшиты. Отметка делается на обороте последнего листа исполненного служебного документа и заверяется подписью исполнителя.

Исполненный документ снимается с контроля. О снятии документа с контроля делается соответствующая отметка в журнале контроля исполнения документов.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

Исходящие документы - это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости и размноженного документа в службу ДОУ. Движение документов включает регистрацию документа, подготовку к отправке, упаковку и отправку (рассылку) документа адресатам. При отправке экземпляр документа помещается в дело; в последующем осуществляется его текущее хранение, уничтожение и списание. При необходимости оставленный экземпляр сдается в архив.

К внутренним документам относятся документы, разрабатываемые в организации исходя из задач и потребностей самой организации; их документооборот происходит внутри организации и включает несколько этапов, а именно:

? регистрацию документа и доведение его до сведения лиц, которым он предназначен;
? исполнение документа и его контроль;
? обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др.

Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

ВХОДЯЩИЕ: Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

- ИСХОДЯЩИЕ: Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
- ВНУТРЕННИЕ: Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- организация рационального движения документов внутри организации;
- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов. Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Движение документов в учреждении

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;

секретарями;

с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

40. Понятие и общие правила регистрации документов.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.

Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

Дата получения;

Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

Дата документа;

Регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

Заголовок (о чем документ);

Резолюция;

Срок исполнения;

Исполнитель (кто с ним работает);

Ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

Номер дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

41. Виды регистрационных форм. Индексирование документов .

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500–600 документов в год.

се листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов – зеленого, исходящих – синего, внутренних – желтого цвета.

Индексирование документов - это задача присвоения им неких метаданных, позволяющих быстро классифицировать, сортировать и искать информацию в архиве без просмотра самого документа. Наиболее простой формой индексирования является картотека в обычной библиотеке, позволяющая найти нужную книгу без физического доступа к самому носителю.

Основа алгоритма индексирования документов - выделение ключевых слов, характерных для специфической области, к которой относится документ.

Проще говоря, проводился словарный анализ документа, где каждое ключевое слово имело отношение к какой-нибудь отрасли или же носило нейтральный характер.

Тема индексирования документов получила дальнейшее развитие в современности: появился термин «база знаний «, определяющий не только базу данных документов, но связи и взаимодействия этих документов. Развитие гипертекста, тегирования информации и автоматических средств лингвистического анализа позволяет весьма эффективно и просто решать подобные задачи сегодня.

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений (секретарей), или службу делопроизводства. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) исполнителям обычно пересылается регистрационно-учетная форма (карточка) документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба делопроизводства только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым относятся системы электронного документооборота, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

создание регистрационной карточки проекта документа;
изменение проекта с хранением предыдущих версий;
согласование проекта документа;
подписание или утверждение проекта документа;
регистрация документа, созданного на основе проекта.

Дополнительная информация:

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.

К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах (например, в ГСДОУ и ЕГСД) и различных методических пособиях.

Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока (входящего, внутреннего или исходящего) такие этапы, как:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация документов;

Направление на исполнение и исполнение документов;

Оформление и удостоверение документов;

Отправка документов.

Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.

Движение входящих документов

В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем. Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота.

Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.

Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.

После вскрытия упаковка уничтожается, исключение делается в следующих случаях:

В полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

В документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

При получении доплатной корреспонденции;

Если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др., детально она рассматривается в соответствующем параграфе учебного пособия.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При оценке поступившего документа учитываются:

Важность его содержания;

Сложность и новизна поставленных вопросов;

Реальная срочность исполнения документа;

Вид документа: приказ, письмо, отчет и т. д.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти , а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу).

После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр.

Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:

Первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;

Подготовку документов на доклад;

Рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;

Постановку документа на контроль;

Отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;

Контроль исполнения документа;

Прием исполненного документа и снятие его с контроля;

Направление документа на хранение или сдачу его в архив.

Пример движения входящего документа в организации показан на рис. 4.1.

Движение исходящих документов

Исходящие документы - это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.

Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании (визировании) и удостоверении, регистрации и отправке из организации.

Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования.

В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. 4.2.

Движение внутренних документов

В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.