Кадровая документация организации. Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО "Автотрэвэл")

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Бизнес-процесс, связанный с управлением и содержанием персонала, является одним из наиболее затратных для компании. На проверку квалификации, оформление документов по трудоустройству, осуществление расчетов с работниками затрачиваются время, денежные и трудовые ресурсы. Выходит, организация расходует часть оборотных активов на решение второстепенных задач вместо развития приоритетного направления деятельности.

С целью упрощения ведения кадрового делопроизводства часто применяется комплекс управленческих технологий:

• аутстаффинг;
• аутсорсинг сотрудников;
• лизинг персонала.

Каждая из представленных услуг имеет свои особенности и отличия от других технологий. Однако у них есть общая черта - они упрощают процесс менеджмента сотрудников. А это создает для компании множество резервов экономии и увеличения доходов.

Аутстаффинг - переоформление персонала в специализированное кадровое агентство. Услуга предназначена для официального сокращения штата. В ходе ее применения компания расторгает формальные трудовые отношения с работниками путем их увольнения. После этого аутстаффер нанимает персонал в свой штат.

Подрядчик оформляет сотрудников, осуществляет ведение кадрового делопроизводства, финансово обеспечивает работников заказчика. Он предоставляет их в распоряжение предпринимателя на субподрядных условиях. Заказчик в свою очередь оплачивает услуги аутстаффера в порядке, предусмотренном в договоре.

В результате, на предприятии официально работают только те кадры, которые оформлены в штате. Фактически же в распоряжении руководителя может быть намного больше людей. Он управляет ими при решении важных бизнес-задач, в то время как аутстаффер полностью ведет кадровое делопроизводство.

Аутсорсинг персонала - привлечение сотрудников к занятости из специализированного агентства. Заказчиком выступает предприниматель, подрядчиком - кадровый аутсорсер. Он подбирает работников в строгом соответствии с требованиями клиента для решения бизнес-задач.

На практике реализуется одна из представленных возможностей. Аутсорсер может просто сформировать команду работников и предоставить ее предпринимателю на условиях субподряда. В этом случае заказчик будет использовать труд внешних сотрудников для получения необходимых компании результатов.

Иногда спектр задач аутсорсера расширяется. В таких ситуациях он не просто подбирает персонал, но и организует его работу. Аутсорсер занимается ведением второстепенного бизнес-процесса организации, используя для этого собственных сотрудников. При этом предприниматель не должен отвлекаться на ведение непрофильных функций компании, а просто оплачивает услуги подрядчика за их выполнение.

Лизинг персонала - привлечение сотрудников к занятости на условиях аренды. Услуга предназначена для оперативного обеспечения компании квалифицированными трудовыми ресурсами. Как правило, данная технология применяется в тех случаях, когда предприятию срочно нужны опытные специалисты для решения конкретных задач.

В рамках этой услуги к сотрудничеству привлекаются бухгалтера, юристы, менеджеры, маркетологи... Они нанимаются в компанию на условиях субподряда и занимаются выполнением должностных функций под руководством предпринимателя. Как только получен необходимый результат от проектной деятельности, услуги труда специалистов оплачиваются подрядчику и они возвращаются в распоряжение лизингодателя.

Как осуществляется кадровое делопроизводство в 2017 году

Традиционное содержание всех сотрудников в штате - подход к организации менеджмента персонала, который с каждым годом теряет свою актуальность. Сегодня все больше предприятий прибегают к использованию эффективных управленческих технологий. Они существенно упрощают кадровое делопроизводство и обеспечивают получение множества выгод.

Преимущества привлечения персонала на условиях субподряда:

• официальное уменьшение штата или предотвращение его увеличения;
• создание резервов для сокращения отделов компании (временные сотрудники заменяют постоянных, подрядчик - HR-менеджера и бухгалтера по ЗП);
• снижение нагрузки на управленческие отделы (кадровый, финансовый);
• сокращение постоянных кадровых расходов (перераспределение части постоянных затрат в статьи переменных);
• оптимизация налогообложения;
• упрощение приема на работу мигрантов;
• повышение эффективности основной деятельности.

Привлекая сотрудников из агентства подрядчика, предприниматель может в аналогичном объеме сократить собственный штат. А поскольку в отношении их не придется осуществлять ведение кадрового делопроизводства, под сокращение также могут попасть отдел кадров и бухгалтерия, ведь спектр их рабочих обязанностей сужается.

Также данные управленческие технологии способствуют оптимизации налоговых затрат. Это обусловлено двумя факторами:

• уменьшением ФОТ;
• сохранением или получением статуса малого предприятия.

ФОТ - сумма всех ЗП штатных работников - является базой для налоговых и социальных отчислений в бюджет. Сокращая штат, предприятие уменьшает ФОТ, а значит и расходы на отчисления. Компания получает статус малого предприятия в том случае, если численность ее сотрудников не превышает допустимых требований. Оптимизация кадрового делопроизводства за счет аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала позволяет официально изменять штат для сохранения желаемой налоговой категории.

Актуальность применения управленческих технологий

Кадровое делопроизводство в 2017 году для большинства компаний связано с постоянным применением аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала. И хотя эффективность каждой из представленных технологий очень высока, выбор в пользу одной из них следует делать, исходя из целей и задач организации.

Аутстаффинг применяют, если требуется:

• уменьшить формальную численность сотрудников, сохраняя фактическую;
• получить статус малого предприятия;
• освободить ресурсы компании от кадрового менеджмента;
• принять на работу сотрудников-нерезидентов;
• сократить кадровые расходы.

Аутсорсинг персонала применяется, если требуется:

• подобрать сотрудников для решения текущих задач;
• увеличить фактические трудовые ресурсы организации без изменения официального штата;
• доверить ведение второстепенного бизнес-процесса подрядчику;
• оптимизировать постоянные кадровые затраты.

Лизинг сотрудников применяется, если требуется:

• найти квалифицированных специалистов для решения конкретных бизнес-задач;
• воспользоваться проверенными трудовыми ресурсами подрядчика для получения нужного результата;
• сократить расходы на содержание квалифицированных специалистов.

Отвечая на вопрос предпринимателей «Как улучшить кадровое делопроизводство?», можно с уверенностью предложить внедрение в организацию одной из представленных в этой статье технологий.

Каждая из этих услуг способствует сокращению официального штата компании, уменьшению постоянных кадровых расходов, оптимизации налогообложения. Более того, освобождение трудовых и денежных ресурсов организации от выполнения вспомогательных функций позволяет направить их на ведение главного бизнес-процесса. В результате этого удается значительно повысить его продуктивность и увеличить размер получаемого дохода!

Постановка задачи документооборота и современные программно - аппаратные решения

Постановка задач документооборота на предприятии

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

· Однократная регистрация документа;

· Возможность параллельного выполнения операций;

· Непрерывность движения документа;

· Единая база документной информации;

· Эффективно организованная система поиска документа;

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи , которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.

1. Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии

Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

2. Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации

Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

· номенклатура дел;

· описи дел;

· порядок формирования и оформления дел;

· порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Современные системы электронного документооборота

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

· организация эффективной работы с договорами;

· автоматизация документооборота предприятия;

· обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

· повышение эффективности работы с заявками;

· реализация возможности коллективной работы;

· управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

· повышение управляемости;

· оперативное реагирование на изменения;

· увеличение конкурентоспособности компании на рынке. по материалам сайта http://www.boss-referent.ru/

Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

· Автоматизация полного цикла работы с документами - от проекта до списания в дело.

· Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

· Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

· Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

· Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы. по материалам сайта http://www.eos.ru

Описание системы ЕФРАТ - Документооборот

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов по материалам сайта http://www.evfrat.ru/

Описание системы ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ - комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

· Управления документами - ECM (Enterprise Content Management)

· Автоматизации бизнес-процессов - BPM (Business Process Management)

· Интеграции корпоративных приложений - EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).

Рис.

Описание системы «Мотив»

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

· создание единого информационного пространства компании;

· организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

· возможность коллективной работы над проектами;

· возможность управлять большим количеством задач и поручений;

· контроль над занятостью персонала;

· управление большим объемом документов;

· обеспечение конфиденциальности информации;

· быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

· ведение архивов проектов, задач и документов. по материалам сайта http://www.motiw.ru

Описание системы CompanyMedia

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

· система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности. по материалам сайта http://www.intertrust.ru

Описание системы Corporate Business

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Комплексный электронный документообоот с изданием Corporate Business - это только технологические инновации, которые выводят bb workspace в лидеры комплексного программного обеспечения.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

Эргономичный современный интерфейс построенный по принципу «всё как на ладони»;

Интеграция с текстовыми и табличными редакторами из пакета Microsoft Office;

Маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

Динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

Описание системы Directum

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

· Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Описание системы DocsVision

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции СЭД DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием

· Поддержка процессного подхода в организации управления

· Автоматизация систем менеджмента качества

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

· Средства контроля исполнения документов и заданий

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

· Управление процессами обработки документов

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

· Автоматизация канцелярии

· Создание электронного архива документов. по материалам сайта http://www.docsvision.com

Описание системы Globus Professional

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

Описание системы LanDocs

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

· согласование документов в электронной форме;

· организация оперативной обработки внешних обращений;

· контроль исполнения документов и заданий;

· подготовка наглядной отчетности по движению документов;

· организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

· организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

Описание системы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow - это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

· документационного обеспечения управления;

· контроля исполнительской дисциплины;

· архивного хранение бумажных и электронных документов;

· управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

· преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

· межтерриториального и межведомственного обмена документами;

· формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

· защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 340 клиентами. Текущая версия продукта - 1.19.

Описание системы PayDox

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

· Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX)

· Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

· Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

· Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

· Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

· Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

· Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий.

· Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

Сравнительная характеристика СЭД

В данной работе мы проведем сравнение систем электронного документооборота, наиболее распространенные в настоящее время на территории России.

При проведении сравнительного анализа учитывались функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а также их сочетание, которое определяло в конечном итоге положение каждой системы на российском рынке.

Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Стоимостной анализ заключался в оценке того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой - быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

Результаты сравнения систем приведены в таблицах ниже. При этом используются следующие значения:

0 - возможность не реализована,

0,5 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1 - возможность реализована.

Направление «Канцелярия»

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 1 «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица «Маршрутизация и контроль исполнения»

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.

Таблица «Аналитика и управление»

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице «Аналитика и управление» приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица «Архив»

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.

Таблица «Информационная безопасность»

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица «Общие характеристики»

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации СЭД на предприятии. В нижеследующей таблице приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Таблица «Стоимость»

В таблице приводится стоимость СЭД из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Обращаем внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В таблице «Стоимость» приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Комплексная оценка функциональных возможностей систем и выводы обзора

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением таблицы «Общие характеристики». Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100. Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» СЭД в рамках данной методики сравнения.

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением электронного документооборота на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.

Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

Все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.

Заявления работников, акты, протоколы;

Трудовые договора и трудовые книжки;

- личные дела и личные карточки работников;

- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;

Лицевые счета по заработной плате.

Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.

Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.

Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля,снабжения и сбыта.

Основные организационно-правовые документы , регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации : правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.

Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.

Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.

Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Таблица 6.3 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

Оптимизация документооборота предполагает создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение бухгалтерского баланса?

2. Назовите основные виды балансов?

3. Почему бухгалтерский баланс является основным информационным материалом для внутренних и внешних пользований бухгалтерской отчетности организации?

4. Чем объяснить равенство итогов актива и пассива (валюта) бухгалтерского баланса?

5. Перечислите наименование и содержание разделов актива и пассива баланса?

6. Перечислите типы хозяйственных операций влияющих на бухгалтерский баланс?

7. Что представляет из себя план счетов бухгалтерского учета?

8. По каким признакам определяется активность и пассивность счетов бухгалтерского учета?

9. Каков порядок записей на активных и пассивных счетах?

10. Дайте определение метода двойной записи?

11. Что представляет собой корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка?

12. Как делятся счета по отношению к балансу?

13. Дайте определение сальдо и назовите методы расчета сальдо в активных и пассивных счетах?

14. Приведите пример синтетических, аналитических счетов и субсчетов?

15.Какие группы измерителей используются для отражения имущества организации?

16.Что представляет собой хозяйственный учет?

17.Что понимают под бухгалтерским учетом?

18.Какие особенности присущи бухгалтерскому учету?

19.Из каких частей состоит бухгалтерский учет?

20.Каковы основные цели бухгалтерского учета?

21.Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?

22.Какой информацией обеспечивают данные бухгалтерского учета?

23.Для чего служит учетная информация?

24.Каковы внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации?

25.Какие факторы влияют на выбор и обоснование учетной политики?

26.Назовите и охарактеризуйте предмет и метод бухгалтерского учета?

27.Как делится имущество организации по составу и размещению?

28.Каковы источники формирования имущества?

29.Дайте определение дебиторской и кредиторской задолженности?

30.Дайте понятия финансовых вложений?

31.Дайте характеристику собственных источников?

32.Дайте характеристику заемных источников?

33.Как группируют учетные регистры по содержанию?

34.Как группируют учетные регистры по внешнему виду?

35.Что понимается под формой бухгалтерского учета?

36.Что представляет собой структура бухгалтерии?

37.Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?

38.Что понимается под реквизитом документов?

39.Что понимается под кадровой документацией?

40.Назовите основные организационно - правовые документы, регулирующие основные вопросы работы с персоналом?

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.