Кто может утверждать документы в организации. Образец утверждаю

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

• или как отдельный раздел в составе учетной политики,
• или как приложения к ней,
• либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно - просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов , связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД) :

• формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте .

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях , а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий . Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

• видов и разновидностей создаваемых документов,
• формы их представления,
• срока хранения,
• полномочий по подписанию,
• ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять , что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3-5 раз меньше , чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

• в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
• в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
• разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

• Классификатор унифицированных форм документов;
• организации (или Табель применяемых форм документов);
• Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме .

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных . Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется , то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно , то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1

Свернуть Показать

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Свернуть Показать

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне » (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности , которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

• когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
• на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
• идентификацию утвержденных форм , например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

Свернуть Показать

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства . Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах .

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4

Классификатор видов документов

Свернуть Показать

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее - Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Свернуть Показать

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Свернуть Показать

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

Свернуть Показать

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

1. Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
2. Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
4. Приказ подписывается руководителем организации.
5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
   • вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
   • проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
6. Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Свернуть Показать

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов , а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля - классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

• типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
• формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

• на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
• для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
  • их распечатанные (визуализированные) формы,
  • а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм - закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

• главную таблицу Классификатора форм;
• классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
• классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9

Главные таблицы Табеля форм документов

Свернуть Показать

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

• по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
• по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

• код формы документа (по Классификатору форм организации);
• наименование унифицированной формы документа;
• код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД - 0301002, а индекс - Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
• ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
• срок подготовки (в рабочих днях);
• периодичность подготовки / издания;
• согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
• форма представления оригинала (бумажная / электронная);
• состав удостоверения:
  • подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
  • печать: какую возможно проставлять - «главную» или специальную;
• ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
• подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
• ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
• срок представления / направления;
• срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
• подлежит контролю исполнения или нет;
• подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
• место хранения оригинала:
  • ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
  • индекс дела по номенклатуре дел;
• срок хранения;
• ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
• использование документа / права доступа;
• отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте ». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом форм

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

• актуальную (действующие формы) и
• «архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства , должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Прокомментируем форму приказа о предоставлении отпуска, показанную в Альбоме форм в Примере 11.

Раньше отделы кадров для оформления отпуска сотруднику использовали форму приказа (распоряжения) , утвержденную Госкомстатом в составе альбома форм по учету труда и его оплаты (ОКУД 0301005). Во многих организациях она автоматически формировалась из 1С.

В нашем Примере 11 мы показали, что на основе этой «госкомстатовской» формы отдел кадров, служба делопроизводства и бухгалтерия могут совместно подготовить форму, обязательную для оформления всех приказов о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Витязь» с января 2013 г. Что в ней изменили:

• четко определили название вида документа - ПРИКАЗ, т.к. по уставу организации по всем вопросам деятельности приказы издает генеральный директор и это право не делегирует ни одному из своих заместителей;
• проставили код формы по Классификатору форм документов своей организации;
• при этом оставили код «базовой» формы по ОКУД и добавили ее индекс;
• ниже табельного номера внесли код структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Он проставляется по классификатору центров управленческого учета (ЦУУ), который используется в процессе корпоративного планирования и бюджетирования;
• отметка об ознакомлении с приказом предусматривает, что работник своей рукой может оформить наименование своей должности, специальности или профессии;
• принято решение, что код формы (0305010113) дополнительно будет проставляться и на ее нижнем поле.

Обратите внимание: код формы приказа о предоставлении отпуска по Классификатору - 030501, но мы решили добавить в него обозначение месяца и года утверждения формы, тогда он становится длиннее на 4 цифры - 0305010113.

И если в данную форму через некоторое время потребуется внести изменения, то после издания соответствующего приказа (об утверждении новой версии данной формы), например, в ноябре 2014 г., она будет помещена в Альбом форм с кодом, в котором изменятся лишь последние 4 знака (месяц и год утверждения) - 0305011114. Новую форму нужно будет поместить в тот же раздел 0305 «Предоставление отпусков», а для утратившей силу формы необходимо будет сделать похожий лист-разделитель с обозначением 0305 «Предоставление отпусков. Устаревшие формы» - и это будет началом ведения «архивной» части Альбома форм.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов - свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

• Единство документооборота;
• Корректность и ясность изложения информации;
• Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
• Отделение главного от второстепенного;
• Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
4. Априори предпочтительно единство документооборота;
5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

• Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
• Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
• Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
• Подпись и печать на документе не должны сливаться;
• В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
• По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
• Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

1. Юридические лица - именительный (кто);
2. Физические лица - дательный (кому);

• Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
• Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
• Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм - верхнее и нижнее;
2. 10 мм - правое;
3. 20 мм - левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал - обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал - от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках - 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак - вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа - вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки - верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

​

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного - к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь - после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом - более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

• Выравнивание - по центру или левому краю;
• Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

1. Наименование;
2. Номер правового акта;
3. Дата его принятия;
4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

УТВЕРЖДАЮ
по Мурманской области

советник государственной гражданской

службы Российской Федерации 1 класса

_____________________ И.С. Шишкова _

(подпись) (Ф.И.О.)

«__» _____________________________ 2011г.

Должностной регламент

Старшего государственного налогового инспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы

по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области

1. Общие положения

В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории специалисты.

Непосредственно подчинен начальнику и заместителю начальника отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

В своей деятельности старший государственный налоговый инспектор (далее-старший госналогинспектор) отдела анализа и планирования налоговых проверок руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности государственного служащего, должностным регламентом, инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка, документами, регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами.

В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" и от 31 декабря 2005 года N 1574 "О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы", приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» старший государственный налоговый инспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок по квалификационным требованиям к должностям федеральной государственной гражданской службы Федеральной налоговой службы должен иметь:

• 
  по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования , необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих федеральной налоговой службы - высшее профессиональное образование;

• 
  квалификационные требования к профессиональным знаниям : должны знать Конституцию Российской Федерации; федеральное законодательство в области государственной гражданской службы Российской Федерации, федеральные законы применительно к своим должностным обязанностям; правила делового этикета; служебный распорядок центрального аппарата Федеральной налоговой службы (территориального органа Федеральной налоговой службы); порядок работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству; должностной регламент;

• 
  квалификационные требования к профессиональным навыкам : должны уметь работать с людьми; иметь развитые навыки коммуникаций; владеть навыками делового письма; владеть компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением; обладать чувством ответственности за порученный участок работы.

3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области на старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок возлагается следующее:

• 
  
• 
  выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• 
  
• 
  выполнение комплекса работ, связанных с прогнозом поступлений платежей в бюджеты всех уровней, с предоставлением информации в пределах компетенции отдела;
• 
  ведение переписки с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
• 
  по поручению начальника (зам. начальника) отдела выполняет должностные обязанности иных работников в период их отсутствия,

• 
  принимать меры по рациональному использованию знаний, повышению квалификации;
• 
  соблюдать Правила служебного распорядка и государственной дисциплины при выполнении должностных обязанностей и полномочий;
• 
  обеспечивать соблюдение служебной налоговой тайны.
• 
  самостоятельно изучать систему ЭОД и другие программно - технические комплексы, эксплуатируемые в инспекции;
• 
  по поручению начальника отдела выполнять другие обязанности в пределах компетенции отдела.

Исходя из установленных полномочий госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок имеет право:

• 
  требовать от начальника отдела своевременной выдачи заданий и разъяснений по возникающим в работе вопросам;
• 
  вносить руководству предложения по доработке программных средств;
• 
  вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

• 
  другие права, вытекающие из действующего законодательства.

5. Ответственность
Старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

• 
  качественного и своевременного выполнения задач, возложенных на отдел;
• 
  соблюдения и надлежащего исполнения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Минфина России, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, управления ФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
• 
  разглашение государственной и налоговой тайны, иной информации, ставшей ему известной в связи с исполнением должностных обязанностей;
• 
  соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
• 
  обеспечения сохранности материальных ценностей инспекции и документационного фонда, находя­щегося в ведении отдела;
• 
  иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.

6. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор

отдела анализа и планирования налоговых проверок

• 
  прогноза поступлений платежей в бюджеты всех уровней,
• 
  
• 
  иным вопросам.

7. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по вопросам:

• 
  формирования установленной отчетности по предмету деятельности отдела,
• 
  выполняет другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела в пределах компетенции отдела;
• 
  иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования

и принятия проектов решений по замещаемой должности
Подготовка проектов докумен­тов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок в связи с исполнением им должностных обязанностей
Старший госналогинспектор отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами инспекции, в пределах своей компетенции в соответствии с инструкциями на рабочие места.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и

организациям в соответствии с административным регламентом

11. Показатели эффективности и результативности профессиональной

служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Планирование объемов поступления налогов и сборов на территории, включая поступления в государственные внебюджетные фонды, в разрезе бюджетов (государственных внебюджетных фондов) основных отраслей экономики и видов налогов, темпы их роста помесячно и поквартально, в сравнении с соответствующим периодом прошлого года. Темпы роста налоговых поступлений и темпы инфляции в сопоставлении с темпами роста производства основных отраслей экономики.

При этом необходимо уделить особое внимание:

• 
  вступившим в силу изменениям в налоговом законодательстве и их влиянию на объемы налоговых поступлений;
• 
  выпадающим доходам, связанным с изменениями порядка и сроков уплаты налогов (налоговые льготы, отсрочки, рассрочки и др.) и с изменениями налогового законодательства (переход на упрощенную систему налогообложения, на уплату единого налога на вмененный доход, изменения налоговых ставок в порядке исчисления налоговой базы и т.д.);

• 
  другие показатели.

Начальник отдела

анализа и планирования

налоговых проверок ************

Приложение № 4

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

_____________________ И.С. Шишкова
«___» ______________ 2011 год

Должностной регламент

Главного специалиста-эксперта юридического отдела

Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области
1. Общие положения
В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории «С пециалисты».

Назначается на должность и освобождается от должности начальником Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

Непосредственно подчинен начальнику юридического отдела.

В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением о юридическом отделе, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности гражданского государственного служащего; должностным регламентом; инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка документами регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами..
2. Квалификационные требования
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» и от 31 декабря 2005 года N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы», приказом ФНС России от приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» должен иметь по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы - высшее профессиональное юридическое образование .

Квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы: без предъявления требований к стажу .

Квалификационные требования к профессиональным знаниям: должен знать и уметь применять на практике Конституцию Российской Федерации; федеральные конституционные законы, федеральные законы; указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты применительно к исполнению должностных обязанностей; правовые основы прохождения федеральной государственной гражданской службы, основы управления, организации труда и делопроизводства; формы и методы работы со средствами массовой информации, обращениями граждан, правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, служебный распорядок инспекции; порядок работы со служебной информацией; должностной регламент.

Квалификационные требования к профессиональным навыкам : должен иметь навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения, оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; аналитической оценки в процессе выработки и принятия решений, прогнозирования последствий своих действий; взаимодействия с государственными органами и организациями, ведения деловых переговоров, публичного выступления, составления делового письма; подготовки проектов нормативных правовых актов, служебных документов, сбора, систематизации, использования актуальной информации, применения компьютерной и другой оргтехники, пользования программными продуктами.
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением о юридическом отделе Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области главный специалист-эксперт юридического отдела обязан:

• 
  соблюдать Конституцию Российской Федерации, Федеральные конституционные законы, законодательство Российской Федерации о налогах и сборах (Налоговый кодекс и принятые в соответствии с ним Федеральные законы о налогах и сборах), законодательство субъектов Российской Федерации о налогах и сборах, нормативные правовые акты представительных органов местного самоуправления по местным налогам и сборам, акты ФНС России, законодательство по вопросам, связанным с применением трудового, административного, гражданского и уголовного права в пределах, необходимых для выполнения служебных обязанностей;
• 
  выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», статьей 10 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации»;
• 
  всестороннее сопровождение мероприятий налогового контроля, участие в выездных налоговых проверках;
• 
  осуществлять подготовку: отзывов на исковые заявления, апелляционных, кассационных жалоб, заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иных процессуальных документов;
• 
  представлять интересы налоговых органов в судах всех инстанций;
• 
  подписывать служебную документации в пределах своей компетенции;

В случае несогласия с выводами, содержащимися в проекте акта или решения, в связи с их незаконностью, необоснованностью и противоречием сложившейся судебной практики ведущим специалистом-экспертом юридического отдела составляется докладная записка с визой начальника юридического отдела или лица его замещающего на имя руководителя налогового органа, которая содержит выводы юридического (правового) отдела об обоснованности выводов, содержащихся в проектах актов и решений инспекции, принятых по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, о полноте собранной доказательственной базы.

Формировать отчетность по предмету деятельности отдела, установленной Управлением Федеральной налоговой службы по Мурманской области;

Выполнять другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела;

В случае служебной необходимости замещает главного государственного налогового инспектора, ведущих специалистов-экспертов, специалистов-экспертов, специалистов 1 разряда юридического отдела.

• 
  осуществлять комплекс работ в соответствии с инструкциями на рабочие места согласно реестру РМ:

РМ 3-3 - Правовая экспертиза документов, подготавливаемых в инспекции. Оказание правовой помощи отделам инспекции;

РМ 3-4 - Обеспечение производства по делам об административных правонарушениях;

РМ 3-5 - Обеспечение производства по делам о налоговых правонарушениях.
4. Права
Основные права ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определены статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Исходя из установленных полномочий, в пределах функциональной компетенции, имеет право:

Принимать участие в подготовке проектов приказов, распоряжений и других документов, относящихся к компетенции отдела;

Вносить руководству отдела свои предложения по предмету деятельности отдела;

Вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

Иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном Положением об отделе;

Осуществлять другие права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актами ФНС России и УФНС России по Мурманской области.
5. Ответственность
Главный специалист-эксперт юридического отдела несёт ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями инспекции, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

Некачественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

Несоблюдение и надлежащее исполнение налогового законодательства, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, УФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;

Несоблюдение налоговой, коммерческой тайны хозяйствующих субъектов и сведений, составляющих служебную тайну;

Несоблюдения трудовой и исполнительской дисциплины;

Сохранность материальных ценностей и документационного фонда, находящегося в ведении отдела;

Иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.
6. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по следующим вопросам:

обеспечение правовой информацией структурных подразделений инспекции (отраслевые отделы) по их запросам путем консультаций по возникающим в их деятельности вопросам;

совместная подготовка с заинтересованными структурными подразделениями инспекции (отраслевые отделы) материалов, предъявление и рассмотрение претензий, исков, представление в установленном порядке интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судебных органах по спорам с ее участием;

обеспечение контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по поручению начальника и заместителя начальника отдела проверяет и подтверждает путем визирования на соответствие нормам действующего законодательства ненормативных актов Инспекции;

принятие участия в обеспечении своевременного представления достоверных сводных отчетов и информации в вышестоящие органы;

проведение правовой экспертизы проектов документов, подготавливаемых в Инспекции;

обеспечение правильности применения налоговых санкций, предусмотренных законодательством РФ за налоговые правонарушения, допущенные должностными лицами предприятий, учреждений, организаций и гражданами;

7. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан участвовать

при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)

проектов управленческих и иных решений
В пределах функциональной компетенции принимает участие в подготовке нормативных актов и (или) проектов управленческих решений в части обеспечения подготовки соответствующих документов по вопросам:

• 
  применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах;
• 
  иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения,

порядок согласования и принятия проектов решений

по замещаемой должности
Подготовка проектов докумен­тов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия специалиста-эксперта

юридического отдела в связи с исполнением им

должностных обязанностей
Главный специалист-эксперт юридического отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими сотрудниками отдела, отделами инспекции, с ИФНС России по городам и районам Мурманской области, иными организациями в пределах компетенции.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции.
11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Качественное выполнение своих функциональных обязанностей в соответствии с Положением о юридическом отделе, инструкциями на рабочие места.

Эффективность представления интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судах;

Соблюдение сроков предоставления отчетности в вышестоящие налоговые органы;

• 
  своевременность и качество исполнения поручений и распоряжений руководства Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
• 
  использование арбитражной практики;
• 
  другие показатели.

Начальник юридического отдела *******

Приложение № 5

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса

___________________ И.С. Шишкова

(подпись) (Ф.И.О.)