Справочно аналитические документы порядок составления и оформления. Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления: информационные продукты

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

· письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
· содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол

Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 N Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение

Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление

Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Представление

Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.

Аналитическая справка. Образец: №1.

Что представляет из себя аналитическая справка

В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:

Аннотация.
часть.
Введение.
Заключение.
Приложение.
Подписи.

Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.

Как написать аналитическую справку: Образец №2.

документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка.

Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных.

Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.

Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы.

В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация.

В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.

Как написать аналитическую справку. Образец №3.

Цели документа

Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений.

В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы.

Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.

Требования

Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:

Присутствие в документе аргументов.
Четкое построение.
Четкая оценка.
Соблюдение последовательности при изложении материала.

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
Более подробное раскрытие излагаемой темы.
Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.

Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных

Сфера применения

Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях.

Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет.

В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка.

Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры.

Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.

Посмотрите видео по теме: Аналитическая справка.

Как писать аналитическую справку по делопроизводству

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.

Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений.

Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия.

Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет.

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия: … В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж.

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления. Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

5.3.1 СПРАВКИ

Справки- документы, содержащие текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст.

Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации.

Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.

Пример оформления справки:

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, .

Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .

Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций - планирование, делопроизводство , сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство , выполняет различные операции с применением компьютерной.

Аналитическая справка.
Что это такое и как ее составить

Аналитическая справка: Образец.

Зачем нужна аналитическая справка

Аналитическая справка или записка должна писаться тем человеком, который занимается проведением комплексного исследования определенной проблемы, либо какой-то сферы деятельности.

Аналитическая справка: правила составления и образец

Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.

Структура

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:

аннотация;
содержание;
введение;
основанная часть;
заключение;
подписи;
приложение.

В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

документа

Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.

Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.

В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Состав документов системы:

Информационно-справочные документы:

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.

Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.

Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.

Представление - документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.

Информационно-аналитические документы:

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Справка – 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.

Заключение - документ, подтверждающий выводы организации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо документу, вопросу и т.п.

Отзыв - документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.

Общие требования к управленческим документам:

· Законность

· Достоверность (объективность)

· Полнота

· Конкретность

· Однозначность

· Непротиворечивость

· Убедительность (аргументированность)

· Юридическая значимость

· Информативность

· Унифицированность

· Структурированность

Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:

· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.

Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.

· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.

Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.

· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.

Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.

Структурно-логическая композиция информационной справки о факте, происшествии, событии:

Факт – действительное, реальное событие, явление; то, что действительно произошло, происходит, существует.

Происшествие – событие, нарушившее обычный ход вещей.

Событие – то, что произошло; то или иное произошедшее значительное явление, факт общественной или личной жизни.

§ Идентификация : время, место, формулирование описываемого факта, происшествия, события.

§ Общая характеристика : общие и отличительные существенные обстоятельства, количественные, качественные и прочие характеристики.

§ Участники, действующие лица : непосредственные участники и действующие лица, присутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные причины, истоки; следствия каких-либо событий, процессов, условий и т.д.

§ Результаты, последствия:

Структурно-логическая композиция информационной справки о ситуации, положении, обстановке:

Ситуация – совокупность обстоятельств, положение, обстановка.

Обстоятельство – явление, связанное с другим явлением; условие, определяющее положение, существование кого-либо или чего-либо.

Положение – состояние кого-либо или чего-либо, сложившиеся обстоятельства.

Обстановка – положение, обстоятельства, условия существования кого-либо или чего-либо.

Состояние – положение, внешние или внутренние обстоятельства, в которых находится кто-либо или что-либо.

Тенденция – направление развития, склонность, стремление.

§ Идентификация : привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

§ Типизация : квалификация, т.е. характеристика явления, процесса по типу, природе и т.д. через общие и отличительные существенные характеристики, признаки, показатели.

§ Обстоятельства, явления, элементы – существенные, определяющие, сопутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Тенденции, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о явлении, процессе:

Явление – проявление, выражение сущности, то, в чем она обнаруживается; всякое обнаруживаемое проявление чего-либо; событие, случай.

Проявиться – в свойствах, внутренних состояниях: обнаружиться, стать явным.

Процесс – ход, развитие какого-либо явления, последовательная смена состояний в развитии чего-либо.

Развитие – процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное; переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.

§ Идентификация : наименование, пространственно-временные характеристики описываемого явления, процесса.

§ Типизация : квалификация явления, процесса по типу, природе и т.д. с обоснованием по общим и отличительным существенным признакам.

§ Причины : непосредственные, возможные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Стадии, этапы, тенденции :характеристика направлений, стадий, этапов развития; тенденции.

§ Результаты, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:

Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.

Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.

Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.

Работа – занятие, труд, деятельность.

· Наименование, инициализация : наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.

· Время, место : пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

· Участники, действующие лица : субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.

· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.

Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке :

Общая характеристика :

o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,

o основные факторы,

o причины,

o тенденции.

Информационная часть :

последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.

Структурно-логическая композиция аналитической справки:

v Вступительная часть:

· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел

· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер

v Основная часть:

· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)

· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия : изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.

· Ожидаемые результаты, последствия : описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:

v Вводная часть:

· Основание – повод проверки (обследования):

§ Цели и задачи проверки

· Объект проверки (обследования)

§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)

§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности

§ Временные рамки проверки, обследования, изучения

· Субъект и особенности проверки (обследования):

§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей

§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий

v Описательно-мотивировочная часть:

Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.

Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.

Основные задачи редактирования:

· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.

· Устранение логических погрешностей изложения.

· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.

· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.

o Виды правки :

· Правка-вычитка

· Правка-сокращение

· Правка-обработка

· Правка-переделка

1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?

2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?

3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?

4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?

5. Какие виды протоколов Вам известны?

6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?

7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?

8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?

9. Каковы основные задачи редактирования?

10. Какие основные виды правки Вам известны?

Нормативно-правовые акты:

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477

Литература

Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001

Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.

Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.

Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.

Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.

Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.

Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.

Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.

Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.