Учетные журналы нумеровать. Как прошивать документы

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка - это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации - это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и учёта приказов, и журналы для отметок о и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста - не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет - все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда - это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

• Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
• Определиться с «колющим» инструментом.
• Не прокалывать обложку (только сами листы).
• Не делать отверстия далеко от обложки - журнал будет неудобно открывать.
• Нить должна быть прочной.
• Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
• Журнал пронумеровать.
• Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
• Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

95 комментариев

Никто, уважаемые комментаторы, не имеет права вас заставить что-то покупать для предприятия на свои кровные и заработанные деньги, тем более приносить что-то из дома на работу. Это же ваши личные вещи, мало ли чего нет на работе. Завтра домашний компьютер заставят отдать или другие вещи, в том числе и упомянутые нитки и иголки. Удивляюсь юридической безграмотности собравшихся тут. Хоть кто-нибудь свои должностные обязанности читал из вас?

Не поймёт вас начальник, так это его проблемы. Как говорится, мы не рабы, чтобы всё на подносе руководству приносить.

Легко рассуждать со стороны. Как говорят, чужую беду руками разведу. А вот если начальник самодур и требования выдвигает невыполнимые, то попробуй, докажи ему что-нибудь. Всё равно не поймёт.

Запомните раз и навсегда, на предприятии, в крупной организации или любом мелком предприятии работники и сотрудники не обязаны ничего приносить из своего дома для работы. Это обязанности работодателя. На это отпускаются деньги. А то что начальники хотят экономить на этом, это не ваши заботы и проблемы. Только бездумные люди и безропотные могут из дома всё приносить.

А вы предлагаете безропотной овечкой быть на работе, чтобы все тебя шпыняли и пинали как хотят?

С начальством нужно лояльно разговаривать и принимать достойно его пусть и необоснованные требования. Так и в немилость попасть можно.

Ну а что, вполне даже неплохие рекомендации. Основное, они умные и законные. Копию служебной записки не забудьте оставить себе на всякий случай. Пусть открывают трудовое законодательство, если они забыли, что в нём написано. Не хотят, так им прокурор всегда напомнит.

Предложение хорошее от Гордеева. Стоит над ним задуматься. Где-то подобное слышала, то ли подруга рассказывала, как они своего добились от начальства. Тут главное мотивация серьезная присутствует. Наказать точно за такое не накажут. Но на всякий случай рекомендую из собственного опыта: перед тем, как бастовать станете, предварительно напишите начальству служебную записку, в которой в мельчайших подробностях изложите суть проблемы.

Надо же у людей на работе какие проблемы ещё существуют. Даже не верится в подобное. Думала, порядок везде.

И что вы так мучаетесь, не понимаю я этого вашего упорства и рвения. Просто напросто не сдавайте отчёт или документы в налоговую. Я бы так и поступила, если бы перед таким фактом поставили. Будут они ещё условия мне выдвигать. Нет ниток, значит и нет отчёта. С меня взятки гладки.

Устали мы тоже клянчить нитки. Думаю всё это из-за того, что просто напросто мелочёвка. Вот и не хотят торги электронные проводить. Говорят дела у них поважнее и посерьёзнее есть. А если отчёт из-за нас вовремя не сдадут, то нам же и по шапке дадут.

У нас не лучше. Начальство и генеральный даже и слушать наши стенания не хотят, чтобы закупить шпагат на предприятие. Говорят, сшивайте как хотите. И вообще очень редко этим занимаетесь, поэтому решайте проблему сами как хотите.

Продаются нитки может и везде, только вот не везде работодатели выделяют деньги на подобные покупки. Мне вот неудобно даже говорить, но в нашем офисе, к примеру, носим из дома все эти расходники. Скоро из дома родственники выгонят из-за этого. Мы уж скрываем от них подобное.

Приобрести в специализированном магазине в магазине не только нитки, но и специальный шпагат для прошивки документов, в наше время не составит труда. Мне кажется в любом хозяйственном магазине они продаются. А есть даже и магазинчики для кройки и шитья. Там уж наверняка всё продаётся.

Ну сколько можно говорить: Не дырка, а отверстие! Дырка это совсем другое.

По инструкции и правилам (только вот не помню их номера и даты выхода в свет) сшивать проколотые документы необходимо нитью. Можно конечно и шпагатом. Но последний грубо выглядит. Хотя, в магазине можно отыскать и не очень толстый шпагат. Правда, сейчас это редкостью стало, уж и не знаю почему. Из Китая не привозят что ли.

Представляю, какой хохот стоял в налоговой инспекции, когда у вас документы принимали.

Один товарищ работал у нас в кадрах, так он был буквально помешан на рыбной ловле. Как-то принёс из дома леску и ей прошил все документы. Правда, мучился долго узлы вязать. Всё никак у него они не выходили почему то.

И правда можно рассмеяться. У нас одна дамочка умудрилась как-то скотчем всё скрепить.

Станете смеяться, но у моих коллег часто возникают вопросы, чем же нужно сшивать проколотые документы. Да-да, не стоит улыбаться. Некоторых это ставит в тупик. Особенно для новичков это вообще неразрешимая проблема. Раньше работала в архиве, так теперь ко мне приходят за со советом по этому делу.

По большому принципу, у всех в столе найдется метрическая линейка, и выдержать эти расстояния не проблема.

Думаю, отверстия тоже то же строго регламентированы. Если не ошибаюсь, где-то около двух-трёх сантиметров вроде должно быть.

Всё верно. Скрепление делают в три дырки (отверстия), во всяком случае так должно быть. А ещё обязательно выдерживают расстояния между отверстиями. Во-первых, чтобы было красиво. А не по всем полям дырки наверчены. Эстетика прошитого документа тоже много значит во все времена.

Всё верно, Наташа. Скрепляют эти документы, подавая в Государственные органы власти или контроля, не абы как, а в именно три дырки.

Я например прекрасно осведомлена о том, что когда подаёшь документы в суд или в инспекцию налоговую, то их нужно сшивать особым, а не обычным способом. Подумаешь, казалось бы, ерунда, однако нет, она может закончиться печально или даже трагично, как в описанном комментаторами случае.

Значит она по незнанию прошила, как требуется в государственный архив? Но ведь у них там всё иначе.

Ага, наша компания, таким образом, чуть не попала в неприятную ситуацию. На работу к нам устроилась девочка, которая до этого архивариусом работала на заводе. Ну и дали ей задание сшить документы в налоговую инспекцию. Думали она профессионал в этом деле. А когда пошли сдавать отчётность, то нас банально завернули обратно.

Если вам необходимо срочно подать документы или важные бумаги, в какие либо гос. конторы или т.п., то всегда возникают проблемы, какими же способами нужно их прошивать. А если кто не знает, подскажу, что допустим в тех же российских судах или в налоговой инспекции предъявляют совсем другие требования чем, когда их в архив сдают. Это к сведению для всех.

Надо же, а ведь верно. Вы мои мысли сняли с языка, только хотела написать про особенность этого момента. Сама давно работаю в бухгалтерии и опираемся исключительно на Инструкцию Центрально банка России. Не уверена, есть ли она в свободном доступе в сети интернета. Но где-нибудь точно сможете найти, при желании.

Глаголите верно. В каждой абсолютно сфере производства, в каждой отрасли, имеются свои правила и нормативные документы, могут быть свои требования регламентированы по прошивке важных документов. Обращайте внимание и не путайтесь.

Я так понимаю, вы нам о налоговиках речь ведёте. Естественно, у них очень жёсткие нормативы установлены. Ведь регулярно проходят серьезные какие-то расследования у них по уклонению налогов. Судебные органы часто запрашивают у них подобные дела. Вот и требуют особый порядок оформления.

Не нужно путать людей и вводить их в заблуждение они и сами запутаются. Этот приказ действительно существует. Однако, отменяет прошивание бумаг он если подача их при регистрации своей фирмы в налоговой инспекции. Или в случаях регистрации ИП. Но, рекомендую не сильно расслабляться. Налоговики не особенно торопятся следовать этому приказу.

В тексте обзора автор правильную ссылку даёт на более новый документ. Так называемый приказ (или постановление) Федеральной налоговой службы. Он был издан вроде бы 25 января 2012 г. Номер его (как у автомобиля) ММВ-7-6/25. Рекомендую каждому ознакомиться с ним. Так как по нему прошивка документов полностью отменяется при контакте с налоговиками.

А как же ГОСТ, ведь его никто не отменял. Он является основой основ. Как действовал так и продолжает действовать. Вот, допустим, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Мы пользуемся исключительно им. А остальное даже не признаём и не горим желанием это делать.

Нам начальство на работе велит руководствоваться исключительно единственным нормативным актом, регламентирующим процесс прошивки документов, на остальные регламенты не обращаем внимания. В обзоре он упоминается, что лишний раз подтверждает правильность нашей работы: приказ Министерства РФ по налогам и сборам. Вроде бы, издан 18.03. 2003г. Вот в нём много говорится о прошивании документов.

Эх, вообще ещё много нормативных приказов и распоряжений достались нам в наследство от СССР. А ведь столько времени казалось бы прошло с тех пор, как его не стало. Но вот, до сих пор пользуемся устаревшей нормативной базой. Это по крайней мере неправильно. Обещал вроде бы премьер-министр отменить все старые нормативы.

Нормативная база настолько большая, что неудивительно – многие плавают в ней. В одном правиле требования встречаются противоречащие другому. Разве можно не запутаться и, тем более, не сделать ошибок. Сошьёшь неправильно, так в той же налоговой вернут всё назад, придётся заново прошивать. А это лишняя работа и траты времени.

По моему уразумению, вся что нормативная база, старающаяся регламентировать порядок прошивки документов бесконечно обширная, и не мудрено запутаться даже профессионалу. А вот краткое и толковое по этому направлению лично мне ещё ни разу не попадалось, ни в инструкциях, ни в правилах.

Прошивка документов, вроде с одной стороны не такой уж обязательный аспект в делопроизводстве. Но в тоже время, комментаторы, правильно говорят, что некоторые государственные организации не возьмут к исполнению документы не прошитую должным образом. Могут условия конкурса предъявлять такие требование или налоговики.

Наша фирма участвует в тендерах на электронных площадках. В течении года более сотни заявок подаём. А при подготовке пакета документов для участие в торгах подаём их прошитыми. Юридический отдел у нас строго контролирует эту процедуру. Стоит случайно не подшить какой-нибудь документ, могут и отклонить, и до торгов не допустить. Тогда потеряем много денег.

Примерно выглядит так: заключили контракт со строительной фирмой на текущий ремонт. После того как работы будут все выполнены, собираем комиссию (оформляем приказом). Она принимает работы по акту. Туда же входит акт на недоделки и если есть такие, то и на скрытые работы. Вот эти все документы нужно подшить вместе (контракт, акты, приказы).

Я бы добавил в этот список все бумаги, связанные с оказанием услуг. Допустим, по выполнению подрядных работ. Ну, можно и по предоставлению услуг, что впрочем, одно и тоже в документальном плане (или почти, одно и тоже). По результатам проведённых торгов контракт был заключен, и всё что с ним связано нужно подшить вместе.

Хотите, перечислю документы, которые нужно подшивать, так как сама связана с этим процессом на работе. Во-первых, нужны все приказы, включая личные и оканчивая общие. Во-вторых, утвержденное и согласованное штатное расписание. В-третьих, отчёты, все какие у вас есть. Допустим, авансовые. В-четвёртых, книги кассовые и ведомости различные.

В продаже легко найти компактные станки для сшивания, которые облегчат ваш тяжёлый ручной труд. Требуйте у начальства, пусть вам купят такой.

А в чём могут возникнуть проблемы в нумерации страниц, тем более прошитых? Кстати, сшивать документы, сейчас, модно стало лентой, а не ниткой. Меня высмеяли на работе за такой дедовский способ, когда катушки из дома принесла. Хотя, признаюсь честно, нитью гораздо удобнее пользоваться. Но это, наверное, кто к чему привык. Пришлось и мне переучиваться.

Ага, рискните так подать документы в налоговые органы. Даже разговаривать там не станут, а отправят назад с порога. Пока всё не сформируешь правильно и не прошьёшь должным образом, номера не проставишь на всех листах, тогда только можешь смело идти в ФНС.

По идее, если нужно сдать отчётность в те же внебюджетные фонды, то и сшивают. А не отвозят всю кучу бумаг навалом в одной коробке. Помню, как то сдали не пронумерованные документы, а в них ещё вдобавок не хватило какой-то важной бумажки, так такой скандал был, начальника чуть не уволили.

Документы подшивают только тогда, когда их собралось уже слишком много. То есть наступила пора сдавать в архив. Вот тогда и готовят их готовят специальным способом. В нашей бухгалтерии сшиваем тогда, когда готовим в банк или в государственное казначейство. Или в подобные финансовые учреждения где требуется, чтобы документы были сшиты.

Я точно знаю, важные документы прошивают не всегда, а только в определённых законом случаях. То есть, когда они для чего-то требуются. Только вот в какие организации, не помню, вернее, и не знала даже. Трудно начинающему делопроизводителю разобраться в хитросплетениях не только прошивки документов, но и в перечне всех организаций, куда такие документы подают.

Я так полагаю, что во всяком деле должен быть осмысленный подход. Абсолютно верно, всё прошивать не надо. Прочитала, что тут пишут в комментариях, так за голову взялась, и откуда только у людей такие мысли берутся. Вот правда, если всё принимать за чистую монету, что тут некоторые предлагают, то следует бежать сшивать все приказы и указы на работе. Изучите сначала законодательство, а потому уж говорите по этому поводу.

Не спешите прошивать все документы и торопливо лезть в стол за иголкой и нитками. Прошивают только те бумаги, которые отвечают требованиям Правил и Инструкций. Для этого в вашей организации должен быть сперва разработан и утверждён специальный локальный документ для внутреннего пользования. Во всяком случае в нашей фирме именно так поступили.

Подскажите, пожалуйста, если документы двусторонние, например 4 страницы(2 листа), то заверительную бумажку наклеиваем на чистый 3 лист и нумеруем его тоже? Т.е. пишем пронумеровано, прошито 3 листа?

Теперь поняла, как нужно решать проблему хранения документов в офисе. Мы у себя суём по папкам, а потом мучаемся, найти ничего не можем. Каждый, кому не лень, из сотрудников роется, ищет для себя что-то нужное, естественно, потом в этих папках с документами такой бедлам лежит, что разобраться невозможно, что и в какой последовательности там лежало.

Вы правы, говоря про сшивание документов, бесспорно. Правда, что хочу добавить, чтобы не забывали о нумерации. Если все листы пронумеровать и правильно сшить, или сделать это наоборот (не знаю точной последовательности), а потом пронумеровать, не возникнут проблемы впоследствии. Если даже шнурок или нить оборвутся, по номерам на страницах не составит труда восстановить документы по порядку.

Потому умные и расчётливые люди помнят о всяческих нюансах и сшивают важные документы друг с другом, чтобы сохранность их и одновременно целостность обеспечить. И не тратить драгоценное время на восстановление. Опять же память напрягать не придётся, упорно вспоминая как всё лежало, в какой именно последовательности. Время на работе, как известно, – это деньги. Любой предприниматель вам про это скажет и на примере подтвердит.

Есть простой способ как заново собрать рассыпавшуюся папку с важными документами и подшить их. Я вам подскажу сейчас. Обратите внимание на даты. Нужно по датам всё сформировать впоследствии, если преднамеренно или случайно документы вывалятся из папки. К сожалению, бывает иногда, что дата неразборчиво или коряво написана, а порой и вообще на документе отсутствует. Вот тогда действительно придётся долго гадать какая же была соблюдена последовательность.

Бывают такие ситуации, когда кто-нибудь залезет в папку с важными делами, в поисках нужного документа, перевернёт в ней всё вверх дном и так оставит. А потом устанешь порядок наводить и всё заново раскладывать. В нашем офисе такая ерунда постоянно происходит. Представьте, никто не додумался сшивать документы. Я предложила начальнику, чтобы не мучиться с сортировкой документации нужно её предварительно сшить друг с другом. Тогда, даже если папка рассыплется, всё окажется на месте. И не придётся думать, что было первым, а что внизу лежало.

удобнее всего систематизировать документы хронологически (первый номер документа - это первый лист, последний - 250).

При этом в каждом томе своя нумерация листов.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив - ССЫЛКА .

Добрый день, подскажите, пжлст, как правильно подшивать приказы в дела для архива: первый номер снизу в папке, а потом по возрастанию (с 250(верх) по 1 (низ)) или наоборот - первый номер документа - это первый лист, последний - 250. Если несколько томов, как начинать продолжение, т.е. опять нумерация? Можно ответить на электронный адрес?! Спасибо

Не совсем поняла, где ставить цифры нумерации. То что в верхнем правом углу - это всегда так было. А вот начинать с лицевой стороны титульного листа или изнутри?

Не нашла ни где требования к ниткам для прошивки. Проблема в том, что у нас толстые нитки закончились. На канцелярские принадлежности деньги выделять перестали. Так мы обыкновенную нитку взяли и в несколько слоёв пропускаем, чтобы потолще было.

с большой степень вероятности можно предположить, что не накажут, т.к. количество страниц в томе от этого не изменилось.

Как вы думаете, если у нас вся документация пронумерована в левом нижнем углу (много лет так делали), накажут ли нас при проверке и является ли это грубой ошибкой? Не повлияет ли это на подлинность заверенных документов в томе?

Благодарю за консультацию. А в каком месте заднего прошитого листа нужно клеить этот заверяющий листочек, чтобы закрыть узелок на нитках? Может существуют какие-нибудь поля с указанием строгих размеров?

Артем Спицын,

Ваш делопроизводитель прав - бумажку "Прошито, пронумеровано..." следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.

Уважаемое "Делать свое дело" подскажите, для меня это важно. Собираем журналы: на принтере печатаем около ста листов, затем их дыроколим и вставляем в картонную папку "дело". То есть нанизываем листы на металлическую скрепку, которая имеется в папке. Затем их прошиваем, начиная с первого печатного листа (не с картонной обложи папки "дело"). Вопрос; куда приклеивать листочек "прошнуровано, пронумеровано..."? Мы всегда приклеивали его на заднею страницу картонной обложки. На днях делопроизводитель сказала, что нужно приклеивать на прошитые бумажные листы (на заднею сторону последнего листа). Как же правильно? Спасибо за ответ.

В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

Забюрократились донельзя. Вам же премьер-министр на всех совещаниях твердит, что нужно уходить от бумажного документооборота. А мы всё дырочки сверлим и считаем, вдруг на одну меньше окажется - это же трагедия вселенского масштаба наступит.

Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.

Добавить комментарий

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции. Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним. Справка На заметку

1. Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
2. Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда.

Нумерация журналов по технике безопасности

Все делается гораздо проще. Инструкция:

• В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
• Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
• Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
• Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
• Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео. ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела.
Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Голосование:

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы - обратиться к профессионалам.

Как прошивать журнал учета?

• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Форум

• Документооборот
• Документы делопроизводства
• Регистрация документов

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье. Из статьи вы узнаете:

• как оформляется журнал регистрации инструктажей;
• для чего нужна нумерация журналов по охране труда;
• как осуществляется нумерация страниц в журнале.

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах.

Нумерация журналов

Виды инструктажей по технике безопасности представлены ниже по тексту. Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа. Унифицированной формы данных журнала не установлено, следовательно, оформите данные журналы в свободной форме.
При этом, за основу можно взять формы данных журналов приведенных в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797. Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

Оформление журналов и книг

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

• Прошивка документов Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровнеПрошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.

Иванов Образец сшивания документов указан ниже по тексту. Если журнал имеет твердый переплет, то при сшивке страниц журнала сшивной материал (нитка, веревка, жгут) выводится с внешней стороны последнего листа перед обложной, концы сшивного материала приклеиваются к обложке переплета и опечатываются так же как указано выше. О перечне обязательных журналов: Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.

Важно

Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся: 1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Внимание

Нумерация журналов по охране труда Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности. Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа.

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания

Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности - это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Назначение этих занятий всегда одно - научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним.

На заметку

1. Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
2. Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда. Они оговариваются специальными отраслевыми нормативными документами.

Инструкции по технике безопасности

Типовое занятие по технике безопасности, которое проводится для всех сотрудников организации, а также специалистов других фирм, привлекаемых для работы в данной организации, состоит из изучения основ безопасного труда, на основе трех видов документов:

локальных нормативных актов компании;

технической документации по эксплуатации оборудования;

общих инструкций по охране труда и технике безопасности.

Несмотря на то, что порядок проведения занятий может варьироваться от фирмы к фирме, существует Примерные учебные планы обучения, разработанные Минтруда РФ, которые рекомендуется учитывать при подготовке плана обучения сотрудников.

В свою очередь, сами инструкции по технике безопасности, которые являются основным предметом данных занятий, также должны разрабатываться самим работодателем. Это положение закреплено ст. 212 ТК РФ. Традиционно это обязанность возлагается на специалиста по охране труда. Однако в ходе работы по составлению инструкции он имеет право обращаться за консультацией к специалистам профильных служб, в частности медицинской части.

Следует особо отметить необходимость проведения консультаций с представителями профсоюзного органа, если таковой действует в организации. Это определено ст. 372 ТК РФ.

Читайте также:

Журнал регистрации инструктажей

Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности предназначен для фиксации факт проведения всех видов обучающих занятий по охране труда. Такое положение определено п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29.

Локальная инструкция по охране труда и технике безопасности, которая должна быть в обязательном порядке утверждена нормативным документами фирмы, содержит перечень конкретных видов занятий по безопасности труда и порядок их фиксации в Журнале регистрации инструктажей. Такой порядок определен «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда», принятыми Минтруда РФ 13.05.2004 г.

Как правило, если организация небольшая, то журнал учета таких занятий заводится один. В него вносят данные обо всех видах инструктирующих мероприятий. На крупных предприятиях чаще всего создается несколько журналов для каждого вида занятий или для каждого структурного подразделения.

Существует ряд случаев, когда журнал не является единственным документом, подтверждающим факт проведения занятия. Информация об этом мероприятии может содержаться в наряде-допуске. Такими случаями, как правило, являются случаи проведения целевых инструктажей.

Журнал регистрации: образец 2017 года

Современное российское законодательство никак не регламентирует форму ведения журнала регистрации инструктажа по технике безопасности. Каждая организация может самостоятельно определять структуру содержания и форму заполнения данного документа в соответствии со своими потребностями и профилем деятельности.

Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.

Чаще всего стандартная форма журнала регистрации имеет форму таблицы, в которую включают следующие графы:

1. дата, когда обучающее занятие было проведено;
2. разновидность занятия - вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж;
3. ФИО сотрудника, прошедшего обучение;
4. дата рождения сотрудника;
5. должность и структурное подразделение, в котором числится обучавшийся работник;
6. данные об преподавателе, проводившем занятия - ФИО, должность;
7. дополнительные сведения о занятии. Например, если это внеплановый инструктаж, то можно указать его причины;
8. подпись сотрудника, проходившего обучение;
9. подпись сотрудника, проводившего обучение.

Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Нумерация журналов по охране труда

Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности

Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности.

Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом - дату окончания и общее количество страниц документа. На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определяет срок хранения журнала в 10 лет.

Нумерация страниц в журнале

Нумерация страниц в журнале преследует две цели:

1. Когда каждая страница имеет порядковый номер, возможность несанкционированного изъятия страниц исключается;
2. Нумерация позволяет облегчить учет общего количества страниц в журнал при добавлении этой информации на его титульную страницу.

Номера страниц проставляются черным карандашом, вверху страницы, справа. Использование чернил или карандашей других цветов не допускается.

Нумерацией страниц работа по оформлению документа не исчерпывается. После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом - часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть - на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент - около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала , дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции.

На заметку

В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда. Ответственным за журнал учета инструктажей по технике безопасности может быть также назначен другой сотрудник компании, которому вверены данные полномочия. Об этом руководство должно издать соответствующий приказ.

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

• ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
• периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Виды

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

• противопожарного;
• на рабочем месте;
• повторного;
• при выдаче наряда – допуска и т. д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

• о проведении вводных инструктажей;
• для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
• о получении инструктажа по ППБ;
• по учету инструкций в сфере ТБ;
• о выдаче инструкций;
• для регистрационного учета несчастных случаев;
• по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
• для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Пример:

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата проведения ;
• личные данные инструктируемого и его подпись;
• персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

• выполнить карандашом нумерацию страниц;
• прошнуровать все листы в журнале;
• заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
• указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
• указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

• пропуск незаполненных страниц или строк;
• исправлять внесенные данные;
• закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.