Конспект создание документов в текстовых редакторах. Создание документов в текстовых редакторах — Гипермаркет знаний

Тема: Создание документов в текстовых редакторах. Сохранение и печать документов.

Цели: проверить уровень освоения материала прошлого урока. Расширить знания учащихся о создании документов в текстовом редакторе и о вводе и редактировании текстовой информации в документе.

Задачи:

- образовательные - сформировать представление учащихся о сохранении и печати документа, познакомить с принципами работы текстового редактора, создать условия для формирования навыков обработки текстовой информации в текстовом редакторе, расширить умения создавать и редактировать документ в текстовом процессоре WORD, научить учащихся сохранять и отправить документы к печати.

- развивающие - развивать логическое мышление, воображение.

Цели:

- воспитывающие - воспитывать любовь к предмету, воспитывать аккуратность.

Оборудование : видеопроектор, экран, компьютеры.

Наглядности: презентация, карточки-задания.

План урока: время:

Организация начала урока. 1
Проверка знаний, умений и навыков. 4
Изучение нового материала. 15
Практическая работа. 20
Подведение итогов. 4
Сообщение домашнего задания. 1

Итого 45 мин.

Ход урока:

Организация начала урока.

Приветствие. Создание рабочей обстановки в классе.

Проверка знаний, умений и навыков.

Что мы изучали на том уроке? Да, правильно, тему «Кодирование текстовой информации». Для проверки знаний каждому учащемуся раздаю по одному слову. Используя текстовый редактор, вы должны перевести слово в двоичную систему счисления (во время практической работы консультирую учащихся и вношу необходимые коррективы).

Изучение нового материала.

Мы с вами закончили раздел кодирования и сегодня начнем новую тему. Давайте сами отгадаем тему урока. Это программа позволяет создавать и редактировать документы, можно добавлять в них таблицы и рисунки и т.д. Это программа используется при написании рефератов, заявлений… Да, правильно, мы сегодня поговорим о текстовом редакторе Microsoft Word ». Цель нашего урока: познакомиться с принципами работы текстового редактора, научиться сохранять и отправить документы к печати.

В тетрадях пишем число и тему урока, запишем определение, что такое текстовый редактор Microsoft Word .

Текстовые редакторы — это программы для создания, редактирования, форматирования сохранения и печати документов. Современный документ может содержать, кроме текста, и другие объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т. д.). (Слайд 2)

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют иногда текстовыми процессорами . Примером такой программы является Word из офисного пакета Microsoft Office. (Слайды 3, 4)

Посмотрим на проекторе как запускается это программа. 1 В меню Файл выберите команду Создать. Есть два способа создания документа.

Пуск - - все программы - - Microsoft Office - - Microsoft Office Word 2003.

Чтобы создать новый документ, выберите вкладку Общие и щелкните дважды значок «Новый документ».

Чтобы создать документ с помощью шаблона или мастера, выберите вкладку, соответствующую типу документа, который требуется создать, и щелкните дважды значок шаблона или мастера, который предполагается использовать.

А сейчас рассмотрим структуру окна. (слайд 5)

В тетрадях пишем:

1 строка - строка названия

2 строка - строка меню.

3 строка - строка инструментов.

4 строка - строка форматирования.

5 строка - рабочий лист

6 строка - бегунки, линейки.

7 строка - строка рисования.

8 строка - строка состояния.

Завершив работу над документом, его надо сохранить. Для этого необходимо:

1 Нажмите кнопку Сохранить .

2 Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный диск из списка Папка или щелкните дважды нужную папку в списке папок.

Чтобы сохранить документ в новой папке, нажмите кнопку Создать папку . 3 Введите имя документа в поле Имя файла .

В случае необходимости имя файла может быть довольно длинным, состоять из нескольких слов и служить кратким описанием документа.

4 Нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение существующего документа

Нажмите кнопку Сохранить .

Закрытие документа

Выберите команду Закрыть в меню Файл.

Если вам нужно данный документ напечатать, то нужно просмотреть документ перед печатью.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный документ, нажмите кнопку Предварительный просмотр .

Печать документа

Чтобы напечатать текущий документ, нажмите кнопку Печать .

Печать диапазона страниц

1 Выберите команду Печать в меню Файл.

2 Укажите часть документа, которую требуется напечатать, в поле Страницы .

При выборе значения Номера необходимо также указать номера или диапазоны страниц, которые необходимо напечатать.

Печать нескольких копий

1 Выберите команду Печать в меню Файл.

2 В поле Число копий введите нужное число копий.

Все встали. Перед практической работой сделаем физминутку.

Посмотрите вправо, потом влево, двигая каждый раз головой. Попытайтесь сделать теперь неправильный способ перемещения глаз (без поворота головы) и вы почувствуете, что в глазах появилось напряжение.

Попытайтесь подражать походке слона с раскачиванием. Сделайте шаг правой ногой и качните тело, голову и глаза вправо и наоборот.

Практическая работа

Сейчас пересаживаемся за компьютеры. Включаем и попробуем открыть текстовый документ 2-мя способами. Открыли документ и пишем свою биографию. Как вас зовут, ваше хобби, увлечения, где и когда родились, где учитесь и т.д. На следующем уроке мы с вами научимся форматировать и редактировать документ. Поэтому вам нужно написать 4 абзаца.

Сохраните документ под названием «биография» в моих документах.

Практическая работа.

Пересаживаемся за парты.

Вопросы для повторения:

Что вы узнали для себя нового?

Что такое текстовый редактор?

Какие возможности текстового редактора?

Как открывается это программа?

Выставление оценок за урок.

Создание документов в текстовых редакторах

Текстовые редакторы. Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами , имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы .

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .

Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов , т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).

Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная . Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.

На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.

Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.

Контрольные вопросы

Ввод и редактирование документа

Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому "слепому" методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter).

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Например, если исходный документ содержит слово "информатика", то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста "форма" документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить , которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова "ЭВМ" на слово "компьютер") (рис. 3.4).

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания , которая содержит орфографические словари и грамматические правила р,яя нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Проверка правописания в документе

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена , которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное "програма" должно заменяться на правильное "программа") (рис. 3.6).

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

Контрольные вопросы

Сохранение и печать документов

Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.

Формат ТХТ (только текст , расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат , расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат РОС (документ Word , расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров ) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.

Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

Контрольные вопросы

Создание и редактирование документов в текстовом редакторе. Сохранение и печать

документов.

Цели урока:

Познакомить учащихся со способами создания и редактирования текстовых документов, сохранения

документов в различных текстовых форматах;

Рассмотретьпринципы оптического распознавания сканированного документа;

Способствовать развитию познавательныхинтересов учащихся;

Воспитывать выдержку и терпение в работе, чувства товарищества и взаимопонимания.

Ход урока.

1. Организационный момент.

2. Работа над темой урока.

1.Проверка знаний учащихся(актуализация знаний).

Тест:презентация

3. Изучение нового материала

Какие существуют способы создания новых документов?

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения -

текстовые редакторы. Текстовые редакторыпозволяют создавать, сохранять и распечатывать документы

(слайд 3).

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее

форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют

широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки

орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные

программы обработки текста - настольные издательские системы.

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web- сайтов используются Web- редакторы.

В текстовых процессорах для создания документов многих типов сосложной структурой (письма,

резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем

внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно

использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке

обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов

определенного назначения. Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет

определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания

документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ,

который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

С чего начинается создание любого документа на основе пустого шаблона?

Какиепараметрыстраницнеобходимозадатьпередначаломсоздания документа? (слайд 4)

Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать

параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полей.

Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявленияцелесообразно

выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для

принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного

листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации

страницы - книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для

таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.

На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего,правого и левого),

которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.

Для вывода на каждой странице документа одинаковоготекста (например, имени автора, названия

документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы . Расстояния от краев страницы до

колонтитулов можно изменять(слайд 5).

страницы по центру, справа или слева.

Каким образом можно выставить нумерацию страниц?

Вставка - Номер страницы –Внизу страницы(например).

В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера

выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле.

Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством

текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми

редакторами(слайд 7).

Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым

форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в

объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также

универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования.

Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат D ОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового

фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web- страница(расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web -страниц в

универсальность, так как Web- страницы могут просматриваться с использованием специализированных

программ (браузеров) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного

формата в другой при его открытии и сохранении.

увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к

компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от

Школа №148(филиал)

Создание документов в текстовых редакторах

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .

Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.

Рис. 3.1. Параметры страницы: формат, ориентация, поля, колонтитулы, номер страницы

Контрольные вопросы

1. Какие существуют способы создания новых документов?
2. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?

Ввод и редактирование документа

Рис. 3.2. Таблица символов текстового редактора Microsoft Word

궜 2555

Рис. 3.3. Формулы закона Ома и корней квадратного уравнения, введенные с помощью редактора формул

Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.

После выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
- с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
- для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Таблица 3.3. Операции редактирования документа

Рис. 3.4. Поиск и замена слов в документе

Рис. 3.5. Проверка правописания в документе

Рис. 3.6. Настройка параметров автозамены

Сохранение исправлений. В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты - зачеркнутым шрифтом красного цвета) (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Настройка выделения исправлений

Контрольные вопросы

1. Какие существуют способы ввода содержания документов?
2. Какие существуют способы редактирования документов?

Сохранение и печать документов

Формат ТХТ ( только текст , расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF ( расширенный текстовый формат , расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат РОС ( документ Word , расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Контрольные вопросы

Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?
2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?
3. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?
4. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?

1.1.2. Создание документов в текстовых редакторах

Текстовые редакторы . Для обработки текстовой информации на компьютере используются текстовые редакторы, которые позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы (например, стандартное приложение Windows Блокнот) позволяют редактировать текст, осуществлять простейшее форматирование шрифау. Свременные текстовые редакторы (напри мер, Microsoft Word и OpenOffice Writer) имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.)- Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы (например, Corel Venture). Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web сайтов используются Web-редакторы (например, Компоновщик, входящий в интегрированное приложение для работы в Интернете SeaMonkey).

Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания многих типов документов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мае "ера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые окна.

Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения. Шаблон задает структуру документа, которую пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы формат, ориентацию и размеры полей. Формат страниц документа определяет их размер. Ориентация позволяет выбрать расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная. На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границы текста.

Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (напри мер, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний или нижний колонтитулы. Расстояния от края страницы до колонтитула можно изменять.

Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.

Ввод текста. Для представления текстов может использоваться 256 или 65 536 символов, однако ряд символов невозможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций, букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы сим в олов.

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа. Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента документа в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент. Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно использованное слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил. В большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе.

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены ошибки в написании слов и в построении предложений. Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила для нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах).

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Сохранение исправлений. В процессе работы над документом может участвовать несколько пользователей. Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты текста - зачеркнутым шрифтом красного цвета).

Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов (например, TXT , RTV, РОС и HTML ), которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы (например, ОРТ ), которые используются только определенным текстовым редактором OpenOffice Writer.

Печать документов. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как: будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Контрольные вопросы

1. Какие параметры страницы документа необходимо установить?

2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?

Цель: научиться создавать в текстовом редакторе шаблоны, электронные формы, а также выполнять слияние документов разных форматов.

Требования к содержанию, оформлению и порядку выполнения

Перед выполнением лабораторной работы необходимо создать папку «Ваша фамилия Lab1» (например: «IvanovLab1»). В эту папку в ходе выполнения работы необходимо сохранять требуемые материалы.

Лабораторные работы необходимо выполнять согласно своему варианту . Варианты лабораторной работы распределяются согласно номеру компьютера за которым вы работаете (см. Таблицу)

Перед выполнением лабораторной работы изучите теоретический материал. Далее необходимо изучить примеры выполнения лабораторной работы, а затем приступать к выполнению своего варианта лабораторной работы.

Задания лабораторной работы необходимо выполнять последовательно, при необходимости результат выполнения сохранять в свою папку.

После выполнения лабораторной работы ответьте на контрольные вопросы.

Теоретическая часть

1. Использование шаблонов для создания документов в Word

Деятельность любого учреждения невозможна без создания тех или иных документов: формуляров, справок, служебных записок и т. д. Текстовый редактор Microsoft Word является удобным средством создания электронных текстовых документов. Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования. Шаблон определяет основную структуру документа и определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д.

Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно:

колонтитулы;
параметры страницы;
элементы автотекста;
пользовательские меню и команды;
панели инструментов и кнопки;
комбинации клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.

Для создания документов на основе какого-либо шаблона необходимо выполнить следующие действия:

Рис.1 Создание документа.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Рис. 2.1. Окно диалога Создание документа

Часто документы создаются на основе шаблонаНовый документ (илиОбычный ), который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили.

В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопкуСоздать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалогаСоздание документа .

Общие шаблоны.

Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.

Шаблоны документов. Создание шаблонов документов.

Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны , содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.

Доступные шаблоны документов отображаются в диалоговом окне Создание документов на различных вкладках.

Для создания новых шаблонов документов необходимо (как и в случае создания документов) использовать команду Файл/Создать , но в диалоговом окнеШаблоны установите переключательСоздать , расположенный в нижнем правом углу в положениеШаблон .

Создать новый шаблон документа можно также следующим способом:

Создать новый документ на основе какого-либо шаблона;

При сохранении документа в диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файлаШаблон документа. dot .

При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (менюСервис , командаПараметры , вкладкаРасположение ). По умолчанию используется папкаШаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окнеШаблоны .

Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны , отображаются на вкладкеОбщие диалогового окнаШаблоны . Чтобы создать в диалоговом окнеШаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папкеШаблоны , а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.

Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны , также используется как шаблон.

Открытие шаблона.

Текстовый редактор Microsoft Word позволяет открывать шаблоны для их изменения. Для открытия шаблона необходимо выбрать команду Файл/Открыть в спискеТип файлов выбратьШаблон документа. dot , а затем перейти к папке, содержащей открываемый шаблон, выбрать нужный шаблон и нажать на кнопкуОткрыть .

Замена шаблона.

Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.

Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется окно диалогаШаблоны и надстройки .

2. Нажать кнопку Присоединить , откроется окно диалогаПрисоединение шаблона .

3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть . Снова будет открыто окно диалогаШаблоны и надстройки.

4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа . НажатьОК .

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

Перенос элементов одного шаблона в другой. Организатор.

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон, например Обычный , чтобы можно было использовать их в других шаблонах, основанных наОбычном . Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в MS Word в качестве общего шаблона. Для этого надо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется одноименное окно диалога.

2. Нажать кнопку Организатор . Откроется окно диалогаОрганизатор (рис. 2.2).

3. Перейти на вкладку, обеспечивающую доступ к элементам, которые нужно копировать.

Рис. 2.2. Вид диалогового окна Организатор

В MS Word по умолчанию в окне всегда появляется активный документ и шаблон Обычный (Normal . dot ) . Если требуются другие шаблоны, следует нажать кнопкуЗакрыть файл . При этом кнопка поменяет название наОткрыть файл .

4. Нажать кнопку Открыть файл , на экране появится окно диалогаОткрытие документа .

5. Выбрать нужный документ или шаблон, из которого требуется скопировать необходимый элемент.

6. Выбрать из соответствующего списка нужные элементы для копирования, а затем нажать кнопку Копировать .

Если требуется скопировать ряд элементов, расположенных подряд, указать первый элемент списка, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, указать последний элемент.

Если элементы расположены в произвольном порядке, отметить их при нажатой клавише Ctrl .

7. По завершении процесса копирования нажать кнопку Закрыть .