Примеры оформления общего бланка. Способы расположения реквизитов (оформления) Составьте бланк с продольным расположением реквизитов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

Виды бланков.

Требования к бланкам документов.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для внесения наименования вида документа;

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. код организации;

3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных

4. ИНН\КПП;

6. справочные данные об организации;

7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;

9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты и номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать, читайте в статье.

Материалы по теме:

В каких случаях нужно использовать общий бланк письма

Деловая переписка - неотъемлемая частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами. Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем. Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно фирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка.

На законодательном уровне не существует определения "общий бланк организации". Есть ряд требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов.

Согласно ГОСТу реквизиты общего бланка организации могут быть такими:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);
• 04 - код организации;
• 06 - наименование организации (автора документа);
• 12 - место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 - дата и 10 - регистраци­онный номер документа.

Общий бланк организации: образец по ГОСТу

Как составить бланк

Как сделать бланк организации

Расположение реквизитов вашей компании на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у вашей фирмы длинное название или вы хотите дать информацию о компании на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ. И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.

Общий бланк организации: образец с продольным расположением реквизитов

Бланк с угловым расположением реквизитов

Скачать образцы бланков

Поля в письме нужны не только "для красоты". Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого. Если текст сообщения не умещается на одной странице, используйте второй лист, но при этом обратите внимание, что он уже не должен содержать заголовочной части («шапки») фирменного бланка.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman. Два разных шрифта в шапке бланка лучше не использовать. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Запрещено выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами - это также не красиво, как кричать во время беседы.

Пошаговое создание «шапки» фирменного бланка

Шаг 1. Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов- моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах есть сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определите сами по схеме: если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2. Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3. Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4. Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Формат даты должен быть цифровым: 01.08.2019;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
4. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование".
5. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
6. Использовать государственную символику имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец бланка организации

Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1).

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

бланк документа;

классификация бланков документов;

размеры полей;

формат бланка документа;

реквизит документа;

реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";

реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";

реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";

реквизит "08 - наименование организации";

реквизит "11 - дата документа";

реквизит "12 - регистрационный номер документа";

реквизит "14 - место составления или издания документа.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 1

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации"; 09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 2 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. 3

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой 01 02 03 04 - код организации; 05 06 08 - наименование организации; 09 11 - дата документа; 12 13 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция". 4

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. 5

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book". 6

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 7