Проект документа: стадия согласования. Порядок согласования документа

Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, котор

txt fb2 ePub html

Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству - и никакой экзамен вам не страшен!

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа - воспользуйтесь этой формой.

Реквизит № 26 «Печать» Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, к

. и делопроизводство — Как оформляется согласование документа ?
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .
. и делопроизводство — Какой порядок проставления на документах .
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.
Документоведение и делопроизводство — Какой порядок оформления .
Как оформляется согласование документа ?
Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .
Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
Как оформляется согласование документа ?
Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) — совокупность документов , в которых зафиксирова. подробнее ».
Документоведение и делопроизводство — Обработка исходящих документов
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на.
. и делопроизводство — Порядок прохождения внутренних документов
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
В необходимых случаях проводится внешнее согласование .
. Какой порядок оформления приложений к документу ?
Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
. Какими способами оформляется утверждение документа ?
Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом.
. и делопроизводство — Назвать виды организационных документов .
Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
номер (10); — место составления или издания документа (12); — заголовок (17)1; — текст (19); — отметка о наличии приложения (20)2; — подпись (21); — гриф согласования (22) или.
. направления на исполнение и работы исполнителя с документами
— сбор и обработку информации; — подготовку проекта документа ; — оформление ; — согласование ; — представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

Гриф и виза согласования документа

Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.

Кто такие согласующие лица?

Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.

Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.

Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.

Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.

Как проводится согласование?

Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про электронное согласование документов доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.

Гриф или виза?

Согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы ставятся в той же компании, в которой создается документ. Еще раз:

Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.

Как оформить гриф согласования?

Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:

Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое сопроводительное письмо с элементарным текстом:

Прошу согласовать проект…

Подписывает письмо генеральный директор.

Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:

Направляем вам согласованный проект …

На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).

Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:

Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области

Колесов И.Н. Колесов

Обязательные составные части реквизита:

слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
его личная подпись;
инициалы, фамилия;
дата согласования.

Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:

Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4

Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.

Как оформить визу согласования?

Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.

Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.

Начальник управления по персоналу

Дробышева А.В. Дробышева

Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:

Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6

Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется лист согласования.

Где располагаются виза и гриф?

Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.

Вариантов расположения виз согласования больше:

под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).

Всегда ли ставят «согласовано»?

Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:

«не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
«согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.

«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.

thebestsecretary.ru

Реквизит 23 — гриф согласования документа

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 1

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3

Письмо ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 430

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»

Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4

Лист согласования может оформляться следующим образом: 5

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. 6

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. 7

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. 8

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. 9

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 56.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.
3 Там же. – Пункт 3.23.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5-7 Там же.
8 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
9 Там же.

Дополнительная информация:

Согласование документов

При согласовании документа по результатам ознакомления с файлами документа согласующим лицом устанавливается одна из резолюций:

документ согласован
документ отклонен

Участник согласования документа может документировать свои замечания и предложения. Согласовывая документ юрист может внести необходимые изменения как в текст самого документа, так и оформить свои предложения отдельным документом.

Необходимые правки и комментарии по согласуемому документу могут быть внесены на вкладке Обсуждение карточки документа.

Если согласующим лицом документ был отклонен в связи с необходимостью его доработки, то после исправления замечаний документ может быть направлен на повторное согласование документа .

Повторное согласование документа

При нахождении ошибок при предыдущем согласовании в программе IT Audit после доработки документ может быть направлен на повторное согласование.

ознакомиться с предыдущими результатами согласования
посмотреть внесенные замечания и предложения согласующими лицами

Повторное согласование может производиться неограниченное количество раз. На повторное согласование документ может быть направлен в любой момент за исключением случаев, когда он уже находится на выполнении или в архиве. При необходимости повторное согласование может быть предусмотрено в справочнике Маршруты документов .

Маршрут согласования документа

Инициатор согласования может направить договор на согласование:

по заранее настроенному маршруту согласования документа
определенным сотрудникам

Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования документов. При движении документа по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования документа. При создании маршрута согласования договора может быть указан:

контретный сотрудник (например, Петров Игорь Викторович)
роль, должность сотрудника (например, финансовый директор, начальник юридического отдела и т.д.)

На движение документа по маршруту может влиять сумма договора . Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.

Направление уведомлений участникам согласования документа

После подготовки документа согласующим лицам автоматически направляются уведомления о согласовании документа на электронную почту и в виде всплывающего сообщения в программе. После получения уведомления о направлении документа на согласование согласующее лицо открывает согласуемый документ и приступает к его согласованию.

История согласования документа

Информация о результатах согласования всеми согласующими лицами может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа .

xn--b1aaebdmgx1aadcfovq.xn--p1ai

Как можно оформить согласование?

Ушанов Александр | руководитель административного подразделения Группы компаний

Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Образец визирования документа

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

Образец классического листа согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Страховой стаж в псо Трудовой стаж – учитываемая при определении права на отдельные виды пенсий по государственному пенси txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему […]
Кавказ и переселение народов Отношения германцев с их южными соседями, римлянами, носили достаточно сложный характер. Нельзя их с txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря […]
Формы реагирования прокурора на выявленные нарушения законов Главный военный прокурор и подчиненные ему прокуроры обладают в пределах своей компетенции полномочи txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к […]
Характеристика субъектов права собственности Земельные правоотношения необходимо воспринимать не только в статике, но и в динамике Основанием воз txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и […]
Задачи с решением по налогам и сборам Упрощен система налогооблож орг-циями и индивид предпр-ми прим-ся наряду с иными режимами налогообло txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]
Понятие и виды криминалистической экспертизы Образцы необходимы для того, чтобы установить связь объектов, для сравнения с которыми их получают, txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (главным образом с главным бухгалтером). Согласование - это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Внутреннее согласование оформляетсявизой , состоящей из личной подписи визирующего и даты. Если подпись неразборчива, даетсяее расшифровка. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Н апример: Главный бухгалтер

(подпись) Н.А.Иванова

23.11.99

Место визы - ниже подписи на нижнем поле или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов - это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлениемгрифа согласования .

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом.

Н апример:

Согласовано

Главный бухгалтер фирмы "Заря"

(подпись) В.В. Тимофеева

08.08.99

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

08.08.99 №25

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава рф

12.05.99 № 01-04/185

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после словаСОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.

Инструкция

Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо, содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.

Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании.

В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее в скобках.

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.

Обратите внимание

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.

Полезный совет

Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

В процессе работы и подготовки документов важная роль отводится их согласованию, которое может быть внутренним, где документы визируется отделами самой организации или внешним, связанным с согласованием документов другими учреждениями. Юридически правильно согласованный документ дает право на осуществление действий, предусмотренных законами, нормами и правилами. Документы, прошедшие процедуру согласования, скрепляются печатью или штампом.

Инструкция

Составьте список документов, которые необходимо будет согласовывать в течение всего периода работы. Четко определитесь с отделами, отвечающими за их визирование. Составьте таблицу, в которой будут указаны виды документов, подлежащих обязательному согласованию, отделы, ответственные за проведение этой работы, должности, фамилии, имена, отчества сотрудников, их телефоны и адреса электронной почты.

Определитесь с документом, который необходимо согласовать. Составьте план, указав очередность обращения в отделы организации. Выясните сроки исполнения работы, переговорив с каждым сотрудником всех подразделений компании, ответственных за визирование документа.

Внимательно следите за сроками согласования документа, быстро реагируйте на любые изменения, вносимые в него сотрудником отдела. Если возникают какие-либо сомнения по внесенным в документ правкам, обязательно проконсультируйтесь со специалистами организации, уточнив все нюансы. Это поможет в последующем сократить время согласования и позволит юридически грамотно оформить документ.

В каждом отделе организации после прохождения процедуры согласования на документе ставится виза. Это может быть штамп отдела или гриф «Согласовано» с указанием , его фамилии и подписи. Проследите за тем, чтобы каждый работник, отвечающий за согласование документа, правильно его завизировал. В противном случае, он не будет подписан руководителем организации.

Последним звеном, визирующим документ, является руководитель предприятия. Документ считается согласованным юридически грамотно только при наличии руководства, сотрудников всех отделов, печати или штампа предприятия.

При внешнем согласовании документов, требующих их визирования различными учреждениями, ознакомьтесь со списком организаций, в которые предстоит обратиться. Узнайте подробную информацию об отделах, их сотрудниках, занимающихся согласованием. Созвонитесь с ними или отправьте сообщение по электронной почте, уточнив необходимый перечень документов. Согласуйте время встречи.

Подготовьте для сотрудника учреждения, занимающегося внешним согласованием документов, перечень вопросов, связанных со сроками визирования и процедурой внесения изменений. Составьте официальное заявления по установленной форме, указав перечень документов, подлежащих согласованию. Контролируйте сроки визирования документов и правильность их оформления.

Обратите внимание

Постановления, акты, а также различные решения не относятся к документам, подлежащим согласованию. Визированием документов занимаются отделы, деятельность которых напрямую связана с необходимостью осуществления контроля над выполнением действий юридического или другого характера, отраженных в тексте документа.

Полезный совет

Лица, ответственные за согласование документов, определяются ответственным исполнителем. Чаще всего ими становятся должностные работники, выполняющие свои обязанности согласно должностной инструкции.

Источники:

Экономический словарь. Визирование документа
Документоведение
как оформляется согласование документа

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.

Вам понадобится

- компьютер с подключением к интернету;
- телефонный справочник.

Инструкция

Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, претензию или просто поздравить партнеров с праздником.

Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.

Согласование документа - это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. При этом большая часть вопросов о порядке согласования документов отдана на усмотрение самой организации.

Данная статья поможет вам при описании порядка визирования документов в инструкции по делопроизводству вашей организации.

Законодательство четко не говорит о том, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации и, в частности, лица, ответственные за работу с документами, должны дорабатывать эти вопросы самостоятельно.

Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Конечно, не все документы до подписания подлежат согласованию. Оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.

Виды согласования документов

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа, например профессиональными союзами и т.п. Например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.

Обращаем внимание, что в зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее - грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Виза документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе оформляйте визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Количество виз на документе. Порядок визирования

Сколько виз может быть на одном документе? Законодательством не установлены ограничения относительно количества виз на одном документе.

При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Свернуть Показать

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Свернуть Показать

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
пояснения к «схемам» договоров и сделок;
материалы проведенных тендеров / конкурсов;
выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.