Виды деловой корреспонденции. Что такое корреспонденция в журналистике: примеры из газет

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация корреспонденции по следующим основаниям:

1. по территории: письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка

2. вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту: деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма , передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс ) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети

3. область применения: управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений

5. количество адресатов: деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов

6. роль в информационном обмене: инициативные письма, письма-ответы

7. уровень типизации текста: письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма.

8. место в иерархии органов власти и управления - письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций

9. тематика: письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др.

10. характер воздействия на адресата: деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма.

3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. Письмо-требование Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

4. Письма-ответы -письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии: Гарантийное письмо содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам

6. Этикетные письма - письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие: письмо-поздравление, деловое письмо, составляемое в торжественных случаях.

Тема 15. Классификация деловой корреспонденции и общие требования к деловым письмам

Деловая переписка

Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим письмом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно представить в виде схемы: внимание, интерес, просьба, действие. Здесь фактически используется тот же принцип, что и в устной презентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбудить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое действие должен предпринять читатель письма, если его заинтересует содержащаяся в письме информации. Чем подробнее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых - привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме:

· Начальные строки привлекают внимание, следующие одно или два предложения пробуждают интерес читателя,

· в следующих двух абзацах высказывается просьба.

Работа над более объемными документами, к которым относятся аналитические обзоры, отчеты, меморандумы и др., имеет несколько иную структуру. Подготовка таких документов требует больше времени, поэтому и подготовительная работа над документом оказывается иной.

Начинать эту подготовку целесообразно не с написания плана, как это делает большинство людей, а с «листа со­ображений». Действительно, бессмысленно работать над планом, когда еще не накоплены критическая масса сообра­жений, материалов, идей, которые должны лечь в основу документа. Поэтому чистый лист, озаглавленный «Сообра­жения к...», и есть начало работы. Сюда можно записывать (не заботясь о последовательности) все, что приходит в голову в связи с темой, которую предстоит осветить. Чаще всего вы сами ощутите, что необходимый объем материала накоплен, и можно приниматься за его упорядочение. Вот тогда-то и следует набросать план документа.

Как и устное выступление, объемный документ должен состоять из трех основных частей. Правда, смысловая на­грузка этих частей оказывается иной. Вступление обычно посвящается постановке проблемы; документ трудно чи­тать, когда не понимаешь, какую задачу поставил перед собой его автор. Основная часть документа должна раскрыть логику рассуждений, а заключение - содержать выводы. Ввиду большей скорости чтения «про себя» письменный документ обычно позволяет более подробно обосновать точку зрения, предложение и т.д. Деловая переписка

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т. п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* (* Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н.Лавриненко. - М., 1997.-С. 237.) приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...»

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...»

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка .

Письмо должно быть лаконичным;

Обязательно должна проставляться дата;

Письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

Должна быть разборчивая подпись.

Можно сформулировать и определенные рекомендации относительно оформления текста документа. Прежде всего, его необходимо хорошо структурировать. Длинные абзацы, многостраничные параграфы, отсутствие выделений в тексте - все это затрудняет чтение, поскольку требует большей концентрации внимания. Однако следует помнить, что все хорошо в меру. Параграфы, состоящие из двух строк, - это уже недостаток, который приводит к фрагментарности восприятия. Полезно помнить и о том, что многие люди хорошо воспринимают визуальную информацию, поэтому рисунки, графики, схемы также облегчают знакомство с материалом.

.» То есть в газетах того времени преобладали материалы, несущие образовательную, воспитательную функции. Постигая грамоту , народные массы молодой советской республики тянулись к знаниям, и газеты старались выполнять стоящие перед ними задачи - обучать и воспитывать людей на ярких примерах новой жизни.

Сегодня мы наблюдаем иную картину: крупные жанры на полосах ежедневных газет появляются не очень часто, они перекочевали в еженедельники, журналы . На первое же место вышли информационные жанры. Ускоренный темп жизни, информационный бум диктуют изданиям и соответствующие формы подачи материалов. Многие газеты, учитывая читательские интересы, ориентируют журналистов на небольшие по объему - 100-120 строк - материалы не только информационных, но и аналитических жанров с многочисленными фактами, лаконичной аргументацией, без лишних слов.

Наряду с традиционными жанровыми формами сегодня на страницах газет и журналов появляются новые, например, научно-популярные эссе , социально-политические диалоги, социальные портреты современников, социально-экономические очерки, проблемные социальные критические репортажи, аналитические интервью и т. д.

Информационные жанры

Сенсация - самый ходовой товар в массовой прессе. Издателю он повышает тиражи газет, приносит прибыли. Усилия репортёров этих изданий направлены на то, чтобы каждый номер обеспечить необычной, захватывающей новостью. И на страницы газет сплошным потоком идут материалы о катастрофах и убийствах, пожарах и наводнениях. А если вдруг ничего не случилось, сенсации приходится выдумывать, используя слухи и т. д.

Новости в такой печати - главный жанр. Они занимают больше половины площади газет (не считая рекламы). Светская, скандальная хроника , политические, экономические, спортивные сообщения заполняют многочисленные полосы. Обилие новостей приводит к тому, что многие читатели ограничиваются просмотром одних заголовков или в лучшем случае чтением первых абзацев, набранных крупным шрифтом. В заголовок или начало материала выносятся наиболее выгодные, часто второстепенные детали. Читатель же, приученный к тому, что изложение информационных материалов строится по принципу «перевернутой пирамиды» (главное сообщается вначале, а затем все менее и менее существенные подробности, чтобы легко было сокращать материал с конца при макетировании и вёрстке), воспринимает их как самое важное в сообщении.

Жанр материала журналист выбирает в зависимости от его содержания, от того насколько важны, злободневны и интересны найденные, отобранные факты.

Заметка

Это самый распространенный информационный жанр . Он сообщает о важном факте, событии общественной жизни. Основные его черты - сжатость изложения, высокая оперативность. Отвечает читателям на вопросы: что, где, когда? Не дает анализа событий, то есть не отвечает на вопрос: почему? В заметке должна содержаться новость, отраженная в конкретном факте общественной жизни - новый факт. Причём не просто факт, а факт, имеющий общественное значение.

Отчёт

Отчет-это развернутое информационное сообщение о событии сферы окружающей действительности(конференции, заседания, симпозиумы, семинары, собрания и пр.), т.е. о том событии, на котором совершается большой обмен информацией. В отчете должны быть представлены основные темы, положения и идеи докладов, речей, выступлений лиц, принимающих участие в обсуждении. В качестве деталей выступают отдельные реплики, реакции слушателей на выступление (аплодисменты, дискуссия и т.д.). Отчету свойственна предельная документальность и близость к словам говорящих, а также определенная сухость слога. Одно из главных требований к автору отчета – точность передачи сути высказываний говорящих. Журналист может использовать как прямую речь, цитаты, косвенную речь, так и на основе полученных из доклада сведений написать текст. Виды отчета. Прямой информационный отчет – воспроизводит событие в хронологическом порядке. Журналист подробно отражает происходящее, ничего не комментируя. Однако его позиция может выражаться в акцентировании внимания на определенных деталях, например, доклады некоторых лиц могут быть более детализированы. Аналитический отчет – рассказывая о событии, журналист сообщает подробности с некоторыми комментариями. Для этого он имеет право привлекать дополнительные сведения, факты, цифры, мнения, вычленяя наиболее актуальные проблемы, затронутые в выступлениях рассказчиков. Тематический отчет – нарушает хронологический порядок события, автор выбирает доклады, связанные одной-двумя темами, проблемами, отказывается от побочных деталей и уделяет внимание выступлениям людей, затронувших выбранную им тему.

Интервью

Этот жанр представляет собой беседу журналиста с одним или несколькими лицами, имеющую общественный интерес. Изложение фактов, высказывание о событиях ведется от имени человека, которого интервьюируют. Именно этим - мнением специалиста, компетентного в данном вопросе авторитетного лица - и ценно интервью для читателей.

Как и другие информационные жанры, интервью должно быть злободневным, отличаться целеустремлённостью, деловитостью. Интервью может играть даже роль официального политического документа, если его даёт журналисту крупный политический деятель, глава правительства, президент.

Репортаж

В отличие от других информационных жанров репортаж не просто сообщает о фактах, событиях, а показывает их через непосредственное восприятие автора, как бы воссоздавая картину происходящего. В основе репортажа всегда находится общественно значимое событие, которое развивается на глазах у читателя. Это своего рода история события.

Характерные особенности жанра - оперативность, динамичность, наглядность происходящего, активно действующее авторское «я», которое помогает создавать так называемый «эффект присутствия», позволяет читателю как бы находиться рядом с репортером и вместе с ним видеть, ощущать событие.

Аналитические жанры

Комментарий

Этот жанр используется для оперативного разъяснения важных событий общественной жизни. До недавнего времени его считали одной из разновидностей статьи, которая отличается оперативной и гибкой формой, применяется для отклика на такие явления, как документ, речь политического деятеля, выступление прессы и т. д. Однако несмотря на то, что эти два жанра часто фигурируют в одном ряду, между ними есть существенная разница. Комментарий требует минимального размера и выстраивается, как правило, вокруг одного факта (или цепи однозначных фактов). Статья же подразумевает обстоятельный анализ явления, раскрытия его разных сторон, привлечение фактов различных планов.

Как показывает практика, комментарий сегодня уже уверенно занял собственные позиции как самостоятельный жанр в ряду других аналитических жанров. Особенно это заметно в публикациях на международные темы. Комментарий представляет собой актуальное публицистическое выступление, которое объясняет факты и явления с политических позиций, на которых стоит автор. Основные требования к этому жанру - лаконичность и точность оценки автором происходящих событий.

Газетная практика дает большое количество примеров скромных по объему, построенных на одном или нескольких близких друг другу фактах, лаконичных комментариев. Вместе с тем, нельзя отрицать и право на существование развернутых комментариев, в которых автор опирается на факты из различных , прослеживает историю того или иного явления, раскрывает читателями его истинный смысл.

Публикации этого жанра довольно разнообразны по применяемым в них литературно-публицистическим средствам, которые определяются творческой и политической задачей, поставленной журналистом. Комментарий может иметь пропагандистскую , критическую , сатирическую , полемическую окраску в зависимости от конкретного повода.

Корреспонденция

Это наиболее распространенный аналитический газетный жанр , который основывается на конкретном анализе фактов, изучении какой-либо локальной ситуации. Назначение корреспонденции - пропагандировать новые явления общественной жизни, вскрывать имеющиеся недостатки.

Корреспонденция строится на ряде фактов, объединенных одной общей темой. В ней выдвигаются злободневные вопросы, требующие незамедлительного решения.

Основные черты корреспонденции - это оперативность, актуальность, конкретность темы, точный адрес освещаемых явлений, четкие временные границы происходящего, убедительность, аргументированность изложения проблемы, обобщение, конкретные рекомендации улучшения дела

Это один из самых распространенных и сложных газетных жанров. Ей присущи наибольшая по сравнение с другими жанрами широта теоретических и практических обобщений , глубокий анализ фактов и явлений, четкая социальная направленность. Это - исследование, посвященное какому-нибудь важному конкретному вопросу, явлению, где умело сочетается высокий уровень обобщения с мастерством литературного изложения. Жанр статьи присутствует в большинстве периодических изданий, именно он в значительной мере определяет их аналитический уровень и направление.

Рецензия

С помощью этого жанра журналист осмысливает и оценивает научные, общественно-политические , художественные произведения. Главное отличие рецензии от других жанров состоит в том, что ее объектом являются не непосредственные факты действительности, а факты и явления, уже изученные, осмысленные и отраженные в книгах, спектаклях, кинофильмах и т. д. Рецензия оценивает достоинства и недостатки работы учёного или художника, сопоставляя результаты исследования с жизнью, делая соответствующие выводы. Рецензия, как правило, рассматривает одно-два произведения, даёт им оценку , не ставя перед собой других, более сложных задач.

Периодические издания откликаются на те работы, которые представляют наибольший интерес для аудитории. Задача газеты - заметить лучшее, популяризировать его, а также указать на ошибочные или слабые работы.

Главное назначение рецензии - помочь читателю или зрителю глубже разобраться в вопросах политики, экономики, науки, техники, искусства. Рецензия всегда целенаправленна, рассчитана на определенную аудиторию, читательскую группу. Она содержит данные о рассматриваемом произведении, о замысле его автора, дает анализ и указывает на общественную значимость работы.

Обзор СМИ

Этот жанр весьма схож с жанром рецензии , поскольку представляет собой одну из форм рецензирования. Однако объект его изучения значительно более узкий - это газеты и журналы. Этот жанр имеет большую историю. Он всегда присутствовал в газетах, которые вели полемику с другими органами печати, что особенно характерно для партийной прессы, которая полемизировала со своими идейными противниками, оппонентами. К. Маркс и Ф. Энгельс , редактируя «Новую Рейнскую газету», постоянно использовали обзор печати в качестве средства для борьбы с буржуазной прессой. Кроме того, обзор печати использовался для руководства местной партийной прессой, особенно в первые годы Советской власти . Многие провинциальные газеты не имели в то время достаточно квалифицированных журналистских кадров, и задачей обзоров было повышение уровня журналистского мастерства работников печати на положительных примерах лучших изданий, разбор характерных ошибок и недостатков местной прессы. Обзоры печати заменяли тогда учебные пособия по журналистике, служили повышению профессионализма молодых газетчиков. Все это определило судьбу жанра как управленческого. В дальнейших постановлениях партии роль обзора печати была обусловлена потребностью изучать содержание местных газет, исходя из их анализа.

Обозрение

Это один из распространенных аналитических жанров, в основе которого лежит осмысление системы событий и фактов, ограниченных определёнными временными и географическими рамками. Обозрение дает читателю богатую, разностороннюю картину окружающей действительности, раскрывает связи между явлениями общественной жизни, указывает на тенденцию их развития.

Исследователи жанров журналистики отмечают следующие особенности обозрения:

• обозреватель оперирует не отдельным фактом, не отдельным событием, а более или менее широкой совокупностью фактов, событий, ситуаций, явлений, процессов, сторон общественной жизни. Это набор не случайных, а тщательно отобранных фактов, из которых складывается правдивая картина действительности в ее определенном аспекте (политика, промышленность, сельское хозяйство, культура и т. д.);

• каждый отдельный факт, событие, явление рассматривается автором не самостоятельно, а как элемент целого.

Художественно-публицистические жанры

Художественно-публицистические жанры - очерк , фельетон , памфлет - сочетают в себе понятийные и образно-выразительные средства, обладают большой эмоциональной силой, раскрывают типическое через индивидуальное.

Фельетон

Памфлет

Этот жанр отличается от фельетона более острой сатирической окраской, нередко внешнеполитической направленностью . В отличие от фельетона, который строится на одном или группе близких друг другу фактов, явлений, у памфлета более широкий масштаб. Его назначение - вести огонь по системе взглядов, вскрыть существенное в политике врага, в его идеологической концепции, в его методах действия. Этот жанр отличается «убийственной» иронией , едким сарказмом , разящим идейных противников. Много памфлетов публиковалось в советской прессе в годы Великой Отечественной войны , в них памфлетисты подвергали беспощадной критике фашизм и его главарей. Их безжалостное разоблачение и осмеяние, презрение и насмешка возбуждали у читателей глубокое чувство ненависти к врагам.

Очерк

История газет

Предшественниками газет традиционно считаются новостные сообщения, распространявшиеся в Древнем Риме о событиях, произошедших в городе. Переписывавшиеся от руки свитки под названием Acta diurna populi romani («Ежедневные дела римского народа») вывешивались на площадях и доставлялись политикам или просто знатным горожанам. Римские газеты представляли собой деревянные дощечки, на которых записывали хронику событий. Новостные сводки, как правило, имели неофициальный характер, пока Юлий Цезарь не распорядился в обязательном порядке распространять отчёты о заседаниях сената , донесения полководцев и послания правителей соседних государств.

Первой в мире печатной газетой стал «Столичный вестник», который начал выходить в Китае в VIII веке . В ней помещали указы императора и сообщения о важнейших событиях. Газеты печатали с досок, на которых вырезали иероглифы , покрывали тушью и делали оттиски . Эта технология была крайне неудобной, так как доска от частого покрывания краской быстро приходила в негодность.

На протяжении последующих столетий в газетах мало что изменилось: вплоть до изобретения в Германии в 1450-х годах Иоганном Гутенбергом печатного пресса, позволявшего размножать текст и изображения, не прибегая к услугам переписчиков, газеты (представлявшие собой всё те же переписанные от руки свитки с главными новостями) оставались весьма дорогим атрибутом жизни высокопоставленных чиновников или богатых торговцев. Свой современный облик газеты начали приобретать в XVI веке . Тогда и вошло в обиход само название «газета» - по наименованию мелкой итальянской монеты gazzetta , которую обычно платили за рукописный листок новостей в Венеции . Считается, что именно в этом городе были образованы первые бюро по сбору информации - прообразы информационных агентств - и возникла профессия «писателей новостей».

Первой газетой, сильно напоминающей современные нам издания, принято считать издававшуюся с 30 мая 1631 года во Франции газету «La Gazette ». Тираж газеты насчитывал около 1200 экземпляров, а её издателем стал получивший в 1630 году патент на распространение новостей по территории Франции дворянин Теофраст Ренодо . Политическое значение «La Gazette» было настолько велико, что некоторые сообщения в неё писали лично король Франции Людовик XIII , а также кардинал Ришельё . Значение «La Gazette» для развития этого типа СМИ было особенно велико ещё и потому, что в «La Gazette» стала размещаться платная реклама . В 1657 году одна из английских газет опубликовала первое рекламное предложение, вскоре король Карл II разместил частное объявление о пропаже любимой собаки , а полвека спустя Даниэль Дефо положил начало политической журналистике, основав еженедельник «Обозрение государственных дел».

Годом рождения европейской газетной периодики считается 1609 год (хотя некоторые исследователи называют 1605 год). Местом ее появления стала Германия . Газета, начинавшаяся словами «Relation: Aller Furnemmen», была напечатана в январе 1609 года в городе Страсбурге , и в ней были помещены новости из Кельна , Антверпена , Рима , Венеции , Вены и Праги . Редактором-издателем этого еженедельника стал типограф Иоганн Каролюс, ранее занимавшийся составлением рукописных листков новостей.

В том же 1609 году в Аугсбурге появилась «Avisa Relation oder Zeitung» - другая еженедельная газета, которую издавал Лука Шульте. Проникшее в немецкую печать итальянское слово «avviso» свидетельствует о генетической связи между первыми немецкими еженедельными газетами и их венецианскими прообразами. Формат немецких изданий и форма подачи новостей также напоминают венецианские avvisi.

Первые печатные газеты не имели четко обозначенного названия. Место издания и фамилия редактора-издателя обычно не указывались. Расположение новостного материала зависело не от степени важности самого описываемого события, а от дня поступления данной информации. Сами новости практически не комментировались и подавались без всяких рубрик, политические события перемежались с далеко не всегда достоверными сенсациями.

В России первые газеты - рукописные «вестовые письма» появились во времена царствования Михаила Федоровича с 1613 года . Они также назывались «столбцы», так как писались столбцами на приклеенных один к другому продолговатых листах, длиною несколько сажень . Позднее они были названы на европейский манер - «Куранты». Самым старым изданием такого рода из сохранившихся до наших дней считается экземпляр «Курантов», вышедший в 1621 году . Основу содержания «вестовых писем» составляли переводные заметки из иностранной прессы и донесения русских дипломатов и купцов из-за границы. Первой российской печатной газетой стала появившаяся в 1702 году по указу императора Петра I газета «Ведомости о военных и иных делах, достойных знания и памяти, случившихся в Московском государстве и иных окрестных странах». Первый лист этой печатной газеты появился в Москве 2 января 1703 года . Пётр сам правил корректуру . Газета представляла собой восьмушку листа, почти без полей, церковного шрифта . Большая часть сведений черпалась из голландских газет, причём Пётр сам отмечал карандашом, что нужно переводить для газеты. Печатались Ведомости в количестве 1000 экземпляров. Продажная цена номера была 2 копейки.

Определение термина

Одной из форм общения между людьми с использованием языковых конструкций является речевая деятельность. Она представляет собой некоторые усилия человека, которые направлены на достижение определенной цели. При этом речевая деятельность имеет такие виды, как говорение, чтение, перевод, письмо и т. д. Все они являются средствами коммуникации между людьми.

Письмо как представляет собой вспомогательную знаковую систему. Его используют для фиксации звукового языка. Но в то же время письмо является самостоятельной системой коммуникации, которая обладает рядом присущих только ему функций. Помимо фиксации речевой деятельности оно предоставляет человечеству возможность усвоить знания предыдущих поколений и расширить сферу общения. Другими словами, письмо связывает людей в том случае, когда нет возможности непосредственного общения в связи с их разделением временем или пространством.

Несколько иначе данный термин трактовал русский литературный язык 18-го века. В те времена под словом «письмо» помимо почтового отправления с текстом на бумаге понималось и написанное авторами сочинение или произведение. Такая трактовка давалась данному термину в связи со значительным влиянием польского языка на русский, которое имело место в тот период.

Сегодня за письмом сохранилась его главная - информационная функция. Однако значительно расширился перечень способов передачи того или иного послания. Так, письма сегодня можно получить по электронной почте, а также с использованием разнообразных мультимедийных элементов (картинок, аудио- или видеоклипов).

Классификация посланий

На сегодняшний день существуют различные виды писем. Прежде всего, их подразделяют на бумажные, являющиеся традиционными, и электронные.

Первый вид писем представляет собой корреспонденцию различного характера, запечатанную в конверте. Такие послания проходят продолжительный путь от своего отправителя к адресату.

Различные виды электронных писем, переданных при помощи современных средств коммуникаций (через e-mail, чат, видеосвязь и т. д.), по своей сути, не имеют отличий от традиционных. У них, как и у их предшественников, есть адрес отправителя и получателя, основной информационный текст, подпись, дата и т. д. Однако электронные виды писем являются особым средством коммуникаций. С их помощью люди могут общаться в режиме диалога, телеконференций и т. д. Иначе говоря, электронная почта предоставляет человечеству огромные возможности, передавая любую информацию в считанные секунды при нажатии лишь одной кнопки ввода.

Существует и иная классификация, согласно которой основные виды писем следующие:

1. Дружеские. Их пишут знакомым людям, живущим, как правило, в другом населенном пункте.
2. Любовные. Их пишут романтики, которые еще не перевелись в современном мире. Такие письма, переполненные чувствами, как и в былые времена, продолжают лететь от дома к дому, пересекая границы регионов, стран и континентов.
3. Рекламные. Основное их предназначение связано с продажами. На сегодняшний день в России такие письма только начинают пользоваться популярностью, наращивая объемы и развиваясь от года к году. Сюда можно включить различного рода коммерческие предложения, анонсы рекламных акций и т. д.
4. Деловые. Это письма, предназначенные клиентам и партнерам, должностным лицам и чиновникам. Отправка такой корреспонденции находится под строгим контролем. Письмо должно в срок дойти до своего адресата для сообщения ему важной информации.

Существуют и другие виды посланий. Так, есть письма, которые прикрепляют к резюме, отсылают в консульство, в редакцию, в посольство, а также в службу технической поддержки.

Необходимость в деловой корреспонденции

При составлении официального письма человек вряд ли задумывается о том, что способы его оформления и изложения шлифовались на протяжении многих столетий. Деловые послания, как и в прежние времена, являются неотъемлемым средством связи между различными учреждениями. При этом все они носят единое обобщенное название - "служебное письмо". Данное понятие включает в себя различные по своему содержанию документы, оформляемые в соответствии с существующим ГОСТом и пересылаемые по факсу, почте или иным способом. Текст такой корреспонденции должен быть корректен, грамотен и точен. От этого напрямую будет зависеть решение того или иного вопроса, а следовательно, и успех предприятия в целом.

История появления деловой корреспонденции

Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.

И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.

Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.

Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.

Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.

Виды деловых писем

В настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности.

Любое деловое письмо - это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте.

Существуют разнообразные виды При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют:

• Служебные письма, на которые необходимо дать ответ. Это и т. д.
• Деловая корреспонденция, не требующая ответа. К ней относят письма-предупреждения, письма-напоминания и т. д.

Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета.

Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим.

По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов.

Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).

Составление деловых писем

Вся официальная корреспонденция включает в себя несколько структурных элементов. В самом верху листа располагается область заголовка. В его левой части размещают угловой штамп предприятия с указанием наименования, а также почтовых и прочих реквизитов компании. Здесь же проставляются номер исходящего документа и дата регистрации.

Немного ниже этого углового штампа располагается заголовок текста письма, а далее следует сам текст. При написании такого документа должны быть соблюдены следующие правила:

• в тексте должен затрагиваться либо один вопрос, либо несколько взаимосвязанных между собой;
• в первой части текста должна излагаться причина его написания, а во второй - предложения, выводы, решения и т. д.;
• корреспонденция должна быть размещена на листах формата А5 или А4;
• при наличии приложений их указывают ниже основного текста.

Внизу находится область подписи. Здесь указывается должность подписавшего документ лица, а также его фамилия и инициалы.

Если требуется написать различные виды писем на английском, немецком и других языках, то при их оформлении нужно учесть особенности составления служебных писем страны-партнера. Так, в различных государствах существуют отдельные правила написания дат, адресов и иные специфические моменты.

Правила написания электронных писем

На сегодняшний день авторы многочисленных рассылок и блогов стараются поддерживать связь со своими читателями, регулярно подбрасывая им письма с полезными советами. Однако и в этом вопросе существуют определенные правила, касающиеся той рассылки, которую человек попросту не желает видеть в своем компьютере.

Необычная классификация

Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:

1. «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
2. «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
3. «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
4. «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
5. «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.

Письмо в процессе развития человека

Основные понятия о переносе графических символов на бумагу люди начинают познавать, будучи в школьном возрасте. Именно в эти годы письмо как вид деятельности принимает особое значение. Стремление четко и быстро отражать свои мысли на бумаге свидетельствует о том, что человек повышает свою грамотность. Кроме того, многие психологи отмечают тот факт, что своеобразие речи, перенесенной на бумагу, заключено в том, что она является не только привычкой пальцев и рук. Письмо является средством активной познавательной деятельности, и его усвоение тесно связано с процессом формирования личности.

Письмо в начальной школе

К знакомству с удивительным миром отображения речи на бумаге дети приступают уже с первого класса. При этом учащиеся начинают осознавать то, что существуют различные виды писем. учителя на данную тему должен содержать цели занятия. Они заключаются в знакомстве детей с жанром письма, в развитии связной речи, орфографической зоркости, рече-слуховой и зрительной памяти, мелкой моторики и эмоциональной сферы.

На таком уроке учитель объясняет своим воспитанникам ту роль, которую письмо играет в жизни людей. Это позволяет развить коммуникативные качества школьников. У детей воспитывается коллективизм, накапливается первоначальный опыт обдумывания, оформления и написания писем.

Необычное сочинение

На школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.

Конечно, письмо - это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.

Обучение в коррекционных школах

Для детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.

Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.

Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.

Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.