Документы по возврату товара поставщику. Списание уничтоженного товара в бухгалтерском учете у бывшего продавца

Рассмотрим ситуацию с возвратами. Данные операции всегда вызывают множество вопросов. Возвратом является передача товара от покупателя к продавцу в случае выявления фактов ненадлежащего исполнения продавцом своих обязанностей по договору купли-продажи, перечисленных в Гражданском кодексе РФ.

Это следующие случаи:

согласование заказа нарушена обязанность продавца передать товар свободным от прав третьих лиц (ст. 460 ГК РФ);
нарушена обязанность продавца передать принадлежности или документы, относящиеся к товару, в установленный договором срок (ст. 464 ГК РФ);
нарушены условия о количестве товара (ст. 466 ГК РФ);
нарушены условия об ассортименте товаров (пункты 1 и 2 ст. 468 ГК РФ);
передан товар ненадлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ);
нарушена комплектация товара (п. 2 ст. 480 ГК РФ);
нарушены условия о таре и/или упаковке товара (ст. 482 ГК РФ).

Если же покупатель при возврате не предъявляет продавцу претензий (по качеству, годности и т.д.), согласно вышеназванных нарушений, то данный возврат нужносчитать обычной реализацией. И в этом случае покупателюнеобходимо оформить накладную на отгрузку полученных от него товаров по форме ТОРГ-12.

В данной статье остановимся на возвратах поставщику и отражении различных вариантов в программе «1С: Бухгалтерия 8» редакция 2.0.

При принятии к учету товаров покупатель регистрирует счет-фактуру в книге покупок и НДС полностью принимается к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ), а при возврате товаров - он выставляет поставщику счет-фактуру на возврат, который регистрируется в книге продаж.

В бухгалтерском учете покупателя возврат товаров оформляется проводками по дебету счета 76.02 «Расчеты по претензиям» и кредиту счетов 41.01 «Товары на складах».

Иногда в силу большого товарооборота неудобно расчеты по возвратам выделять на отдельный счет учета 76.02, поскольку постоянно будет необходимо производить взаимозачеты с 60 счетом. Поэтому в данной статье будет рассказано, каким образом можно отражать возвраты через 60 счет.

Возвраты возникают в разных ситуациях: до или после оплаты за полученный товар. Поэтому рассмотрим различные варианты.

1.Товар куплен - оплачен поставщику- возвращен поставщику. (Расчеты по претензиямведем на счете 76.02)

При рассмотрении примеров не будем подробно останавливаться на создании типовых документов в программе «1С: Бухгалтерия 8».

Принятие к учету товаров отразим в программе с помощью типового документа «Поступление товаров и услуг». Товар поступает с НДС. (Отразим поступление счет-фактуры). Возникает кредиторская задолженность по счету 60.01 на сумму 2 000 рублей.

Проводки документа:

Таким образом, кредиторская задолженность по счету 60.01 полностью погашена. Это видно в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Поле «Документ поступления» в шапке документа не является обязательным для заполнения, но указание данного документа позволяет сделать взаиморасчеты в разрезе третьего субконто счетов расчетов более наглядными, а также исключить проведение лишних взаимозачетов.

Все изложенные примеры будут рассмотрены с указанием документа-поступления.

Рассмотрим сейчас этот вариант.

Проводки документа:

Поскольку задолженность по 60.01 закрыта, все проводки формируются с использованием вспомогательного счета 76.02 «Расчеты по претензиям».

Аванс поставщика, возникший в результате возврата,формируется на счете 76.02.

В случае возврата поставщиком денег оформляется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика».

Проводки документа:

Аванс возвращается.

2.Товар куплен - не оплачен поставщику- возвращен поставщику. (Расчеты по претензиямведем на счете 76.02)

Проводки документа:

Отразим возврат поставщику с помощью документа «Возврат товаров поставщику», который находится в меню «Покупка» - «Возврат товаров поставщику».

На закладке «Счета учета» у нас также используется счет 76.02 «Расчеты по претензиям».

Поскольку до возврата товар не был оплачен, задолженность не образуется ни на каком счете. Но взаиморасчеты отражаются оборотом на счете 76.02:

ВНИМАНИЕ! Если в данной ситуации в документе «Возврат товаров поставщику» мы не укажем документ - поступление, то программа «не увидит», какой документ расчетов необходимо закрыть по счету 60.01.

И соответственно проводки по 60.01 счету в этом случае не будет.

Тогда возникнет ситуация, в которой необходимо делать внутренний взаимозачет между 60.01 и 76.02. Это видно из двух отчетов:

3.Товар куплен - оплачен поставщику - возвращен поставщику. (Расчеты по претензиям ведем на счете 60.02)

Проводки документа:

Оплату кредиторской задолженности отразим с помощью документа «Списание с расчетного счета».

Проводки документа:

Таким образом, кредиторская задолженность по счету 60.01 полностью погашена. Это видно в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

На закладке «Счета учета» по умолчанию счет учета по претензиям заполняется 76.02.

В настройках можно установить счет 60.01 или 60.02.

Рассмотрим сейчас вариант, когда счет расчетов по претензиям будет 60.02.

Возникший в результате возврата аванс будет отнесен в дебет счета 60.02.

В отчете данная задолженность будет отражена следующим образом.

В случае возврата поставщиком денег также оформляется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика»

Проводки документа:

Аванс возвращается.

4.Товар куплен - не оплачен поставщику - возвращен поставщику. (Расчеты по претензиям ведем на счете 60.02)

Проводки документа:

Оплату отражать не будем, сразу же вернем товар.

На закладке «Счета учета» у нас также используется счет 60.02.

Документ «Возврат товаров поставщику»

Проводки документа:

Задолженности не образуется ни на каком счете, поскольку до возврата товар не был оплачен, однако взаиморасчеты отразились оборотом на счете 60.02:

Примечание: можно указать в документе возврата счет расчетов по претензиям - 60.01.

Но тогда, если за товар уже была произведена оплата, то при возврате аванс будет отражен на счете 60.01.

И соответственно суммы аванса в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 60.01 будут отображаться с минусом в кредите, так как это пассивный счет.

Если же предприятие не работает по предоплате с поставщиком, и всегда бывает задолженность, то:

1) Если в документе «Возврат товаров поставщику»мы не укажем документ-поступление, то по третьему субконто программа «не поймет» с какого документа следует «убрать» задолженность.

Соответственно, аванс опять же останется на счете 60.01 по документу возврата:

2) Если в документе «Возврат товаров поставщику» мы укажем документ-поступление, то все равно в результате проведения взаиморасчетов будет отражаться оборот по 60.01 счету, поскольку программе необходимо закрыть расчеты по третьему субконто.

Проводки документа:

Соответственно, в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» будет «накручиваться» оборот по 60.01 счету.

В данной статье будет рассмотрен вопрос, проливающий свет на такое непростое мероприятие, как возврат товара поставщику. Документальное оформление потребует отдельного обсуждения с учётом всех нюансов и с конкретными рекомендациями.

Закупка

При закупке никак нельзя пренебрегать заключением договора, в котором будут прописаны все условия. Договор должен содержать и пункты, где прописан возврат товара поставщику. Документальное оформление, выполненное по всем правилам, поможет в дальнейшем распорядиться закупленным товаром со всей выгодой, а при обнаружении брака можно будет беспрепятственно вернуть его продавцам.

Если постоянно соблюдать это простое правило, можно значительно сохранить собственное время и нервы, потому что не придётся тратить усилия на обоснование появившихся претензий. Всё должно быть предусмотрено в договоре, чтобы без лишних волнений состоялся возврат товара поставщику. Документальное оформление помогает быстро и без потерь получить деньги обратно. В некоторых случаях - и сверх того, если неустойка тоже прописана в договоре.

Закон

Гражданское законодательство России закрепляет достаточно оснований для возврата товара поставщику. Документальное оформление тоже прописано конкретно практически для каждого случая. Если товар не соответствует по ассортименту, по качеству, по комплектации, по упаковке и таре - это как раз те случаи, когда его можно и нужно возвращать. Для этого возврата товара поставщику. Образец такого документа вы можете видеть в иллюстрациях к этой статье. Бывают и такие случаи, когда поставщик идёт навстречу, и по акту товар возвращать не придётся. Например, если он что-то заменит, переупакует, доукомплектует.

Но здесь мы говорим не о тех случаях, когда бумажная волокита не понадобится. Чаще всего обстоятельства складываются так, что придётся заполнять необходимые документы и хлопотать о возврате. Практически каждый предприниматель рано или поздно сталкивается с таким явлением, как возврат некачественного товара поставщику. Здесь нужно понимать, что отказ покупателя принимать данный товар на том или ином основании (все они должны быть перечисленным в списке) означает расторжение договора купли-продажи.

Если договора не было

Если в документе не были прописаны те причины, по которым теперь приходится расторгать договор, или он вообще не был составлен в бумажной форме, и в этом случае покупатель имеет право на возврат бракованного товара поставщику, поскольку это предусмотрено нашим законодательством. Просто в таком случае процедура возврата усложняется, если поставщик не посчитал себя виноватым в предъявленных ему претензиях, а потому товар обратно принимать не хочет.

Тогда придётся тратить силы и время на защиту собственных прав и споры с поставщиком. В крайнем случае придётся обращаться в суд, где, опять-таки, тратить время и, скорее всего, деньги. Именно поэтому опытные предприниматели всегда смотрят на шаг вперёд и без договора с поставщиками не работают. Лучше потратить немного времени с самого начала и оформить поставку документально, чем после получить всевозможные треволнения и даже убытки.

Ситуации

Теперь подробнее о том, каким должен быть акт возврата товара поставщику. Образец для каждой ситуации свой. Прежде всего нужно выяснить, перешло ли право собственности на поставляемый товар к покупателю от поставщика, или ещё нет. Если нет - сценарий возврата самый простой. Могут быть и другие ситуации. Например, несоответствие или брак обнаружились при приёмке непосредственно. Тогда просто принимать этот товар не следует.

Бывает и так, что причины для того, чтобы вернуть товар, получилось выявить сразу, но не принимать его было нельзя. Тогда ненадлежащего качества продукцию нужно вернуть позже, оформив бланк возврата товара поставщику.

Третья ситуация тоже считается одной из часто встречающихся, когда покупатель и поставщик действуют по обоюдному соглашению, запланировав регулярные обратные поставки, если товар до истечения срока годности реализовать не удаётся. Все упомянутые случаи настолько часты, что каждый из них обязательно должен быть рассмотрен подробно.

Примеры

Допустим, владелец маленького продуктового магазина получил на реализацию кефир, у которого срок годности на исходе. Что он должен делать? Первый выход - не принимать всю эту продукцию, второй - не принимать только просроченные позиции. Документальное оформление не потребуется, нужно только приходную накладную отредактировать. Если продавец просроченные товары сразу готов забрать, то отдельное письмо поставщику о возврате товара писать не нужно, достаточно просто вычеркнуть из накладной бракованные позиции. Но обязательно это нужно сделать в присутствии экспедитора или другого человека, который несет материальную ответственность. Например, часто этим лицом является водитель, который поставит подпись рядом с каждой из вычеркнутых позиций, после чего кефир поедет с ним обратно.

Если нет желания платить весь НДС при возврате товара поставщику, остаётся лишь одно. Нужно пересчитать суммы отчислений за принятый товар и непринятый. А после возврата товара поставщику счет-фактура корректируется им же в меньшую сторону и в течение пяти дней присылается покупателю, поскольку он купил меньше товара. Есть ещё вариант: качественный товар допоставляется позже, и в данном случае можно обойтись без какой-либо бумажной волокиты. Принимается вся поставка, накладная подписывается без корректировок, а поставщик клятвенно обещает привезти недостающее. Это в случае если отношения между двумя сторонами строятся на доверии.

Возврат после приёмки

Очень часто бывают ситуации, когда сразу вернуть поставщику невозможно, даже если некондиция обнаружена уже во время приёмки. Например, если регион поставок отдаленный, и транспортная компания не уполномочена ничего везти обратно. Это более сложный случай. Как в таком случае оформить акт возврата товара поставщику? Образец заполнения такого документа вы можете видеть ниже. Продукцию по накладной принять всё-таки придётся, несмотря на брак. За этим следует оформление акта о расхождении по качеству и количеству. Полученные товарно-материальные ценности размещаются на складе, после чего составляется претензия. Далее ожидают реакции от поставщика.

Акт об установленном расхождении составляется всегда при представителях поставщика или его транспортной компании. Форма - ТОРГ-2. Документ подтверждает, что товар неликвидный, и может служить веским основанием для написания претензии. Это достаточно сложная форма с большим количеством полей, однако если отношения с поставщиком пока не складываются, лучше заполнить все поля внимательнейшим образом, а не составлять акт в произвольной форме, как многие делают, просто указав реквизиты из документации, по которой товар проходит (это договор поставки и, конечно, накладная ТОРГ-12). Так тоже можно делать, но остаётся фактор риска, что не слишком гладко пройдёт этот возврат товара поставщику. Письмо-образец для него тоже есть в иллюстрациях к нашей статье.

Обратная реализация

После того как претензия будет рассмотрена и удовлетворена, нужно составить накладную ТОРГ-12, которая будет возвратной для покупателя и приходной для поставщика (поскольку теперь его очередь покупать свой же товар, который по каким-либо причинам оказался неликвидным). Эта процедура и называется обратной реализацией. Оформляется такая накладная тоже в двух экземплярах, а графа "Основание" заполняется следующим образом: указываются реквизиты из приходной накладной и из договора (накладная та, по которой был получен брак) с пометкой "Возврат некачественного товара". Все перечисленные формы и бланки находятся в свободном доступе на соответствующих информационных ресурсах, так что проблем с поиском и распечаткой возникнуть не должно.

Обратная реализация действует и в случае договора с поставщиком о возврате непроданного через определённый промежуток времени. Здесь нужно, как и в описанном случае, заполнять такую документацию. Но обычно эта возможность возврата нереализованной продукции фиксирована в договоре поставки. Также обратную реализацию оформляют, если товар не был продан до определённой даты. Понадобятся для продажи товара его бывшему владельцу: накладная ТОРГ-12, счёт-фактура (с указанием в графе "продавец" названия фирмы, которая возвращает товар). В этом случае акт ТОРГ-2 заполнять не нужно, поскольку товар не бракованный, он просто не продан. В принципе, обратная реализация от прямой ничем не отличается.

Рекламации

Возврат товара часто сопряжен с конфликтами. Чтобы не допустить возникновения такой ситуации, нужно правильно оформлять всю сопутствующую документацию, провести процедуру рекламаций и соблюдать правила возврата бракованного и качественного, но по каким-то причинам неподошедшей продукции. В договоре обязательно детально прописывается процедура рекламаций, определяются критерии качества продукции (ГОСТ в том числе), а также оговариваются сроки, в которые возможно предъявлять претензии (например, 10 дней от даты поставки) для возврата некачественного товара поставщику.

Должен быть прописан и порядок извещения (определено точное время, до которого поставщик обязан подписать рекламационный акт), и процедура экспертизы (должно быть указано, где она будет проводиться и кто её оплатит). Если всё вышеизложенное применить, никакого конфликта быть не может в отношениях между поставщиком и покупателем. Если всё-таки возникнет спор, нужно предъявлять доказательства, что товар бракованный. Подтвердить свои слова можно при помощи представленного фото или видео продукта. Можно вызвать нотариуса и обратиться с просьбой провести экспертизу через торгово-промышленную палату или другую организацию, уполномоченную это сделать. Всё перечисленное - залог незыблемости интересов компании-потребителя, если придётся защищать их в арбитражном суде.

Извещение

Электронная почта в наш век компьютерных технологий часто выручает, но не в том случае, если назрела необходимость в замене товара или устранении его недостатков. Просьбу придется изложить на бумаге. Такое письмо должно содержать опись вложения. Отправить его нужно с обратным уведомлением о получении либо курьером (тоже с отметкой о доставке). Отправляется такое требование поставщику и на фактический адрес, и на юридический, если они разные. Только это сможет защитить права компании-потребителя в суде.

Товар хорошего качества, согласно ГК, возвращать нельзя. Предпринимателю сложно даже обменять его на такой же, но другого цвета или размера, это может сделать только отдельный потребитель. На такой обмен поставщик может согласиться добровольно. А вот если товар неликвидный, любые требования предпринимателя должны быть удовлетворены. Иначе он волен расторгнуть договор с требованием вернуть потраченные деньги.

Как оформить договор

В договоре особое внимание уделяется порядку (сроки и способ проверки качества), а также обязательно указывается срок, в который могут быть приняты претензии. На сырьё прописывается ГОСТ. Необходимо обратить внимание на предмет договора, поскольку о товаре должно быть известно всё: модель, марка, год выпуска, тип, сорт, класс. Поставщику тоже нужно быть внимательным и обязательно указать проверку качества, чтобы ненароком не получить по возврату чужую, а не свою, продукцию.

Игнорировать данное предписание нельзя, поскольку только правильно составленный документ позволит надлежащим образом провести учёты - налоговый и бухгалтерский, в том числе и 1С. Возврат товаров поставщику - дело хлопотное, и все этапы процедуры должны быть обоснованы оправдательными документами.

Содержание документа о возврате товара

1. Наименование контрагентов.

2. Перечень товарно-материальных ценностей.

3. Конкретные причины возврата.

5. Сроки передачи возвращаемого товара.

6. Дата перечисления покупателю денег за возвращённый товар.

7. Реквизиты сторон акта, подписи, печати.

Физические и юридические лица наделены правом вернуть продавцу приобретенный ранее товар, если на то есть основания. Возврат продукции важно правильно оформить и отразить в бухучете. Отношения между поставщиком и покупателем регулируются ГК РФ.

Законодательная база

Покупатель имеет право вернуть продукцию поставщику даже в том случае, если на ней нет брака и повреждений. Данное правило установлено статьей 421 ГК РФ. Существуют следующие основания для возврата:

Отсутствуют все необходимые документы.
Обнаружен дефект.
Срок годности продукции истек.
Поставщик прислал продукцию в меньшем, чем было обговорено, объеме, или был поставлен не тот товар (согласно статьям 466 и 468 ГК РФ).
Неудовлетворительное качество продукции (статья 475 ГК РФ).
Нет тары, если она должна быть (статья 482 ГК РФ).

При приемке товара покупатель должен тщательно осмотреть его. Если были обнаружены недочеты, оформляется возврат.

Порядок возврата товара при различных основаниях

Все случаи возврата товаров поставщику можно рассматривать как одну из трех частностей.

Ненадлежащее качество, брак, несоответсвие по ассортименту, комплекту или таре обнаружены при приемке - тогда возврат оформляется без передачи товара покупателю, он сразу же возвращается поставщику, так как приемки не происходит.
Несмотря на обнаруженные недостатки, приемщик вынужден принять товар, зная, что придется оформлять возврат позднее. При этом продукция принимается покупателем на ответственное хранение.
Плановые возвраты непроданной в срок продукции - так называемая обратная реализация.

Основания возврата принципиальны при оформлении операции. От них зависят используемые бухгалтерские проводки. Ключевой момент – успело ли право собственности перейти от поставщика к покупателю, или же еще нет.

Возврат некачественной продукции

Если покупатель обнаружил низкое качество товаров, он может выбрать один из нескольких путей:

Возврат продукции с возвратом уплаченных средств.
Возврат некачественных товаров для обмена их на качественные.

Процедура регулируется статьями 518 и 475 ГК РФ. Она отличается рядом нюансов:

Если на продукции обнаружены несущественные недочеты, которые можно быстро исправить, для покупателя возможен только один вариант – возврат товара с целью устранения недостатков.
Если дефект выявлен не на всей продукции, а лишь на части комплекта, заменяется только эта часть.
Если товар приобретается ЮЛ с целью перепродажи (к примеру, продукция закупается розничным магазином), действовать будут только положения ГК РФ, а не Закон о защите прав потребителей. Порядок возврата, актуальный для розничных покупателей, в данном случае не применяется.

Возврат может быть осуществлен в течение срока гарантии или годности. Однако существуют исключения. Вернуть продукцию можно в течение 2 лет при следующих обстоятельствах:

Покупатель может доказать, что деформация возникла до получения им товара (согласно статьям 471 и 477 ГК РФ).
Если продукция не предполагает срока годности или срока гарантии.

Доказать наличие деформаций можно при помощи фото, видео и свидетельских показаний.

Оформление возврата некачественного товара

Если покупатель обнаружил какие-либо недочеты, он должен незамедлительно сообщить об этом поставщику. Данный порядок оговорен в статье 483 ГК РФ. Если никакого уведомления продавцу направлено не было, то он имеет право отказать в возврате.

ВАЖНО! Покупатель, согласно статье 514 ГК РФ, должен принять некачественную продукцию на ответственное хранение до ее фактического возврата. До этого момента именно он отвечает за сохранность товара.

Если поставщик согласен с предъявленными ему претензиями, составляются следующие документы:

Акт об обнаруженных дефектах (может составляться по ), в котором излагаются существующие претензии.
Возвратная накладная на товар (может оформляться по ).

Если дефекты незначительные, продукция возвращается для их устранения. Имеет смысл составить документ, в котором будет прописан срок исправления всех обнаруженных дефектов.

Если поставщик обязуется устранить дефекты в самое минимальное время, можно не оформлять возвратную накладную. Правило оговорено статьей 518 ГК РФ.

Поставщик может также отрицать низкое качество продукции. В этом случае необходимо доказать наличие дефектов при помощи следующих документов:

Претензии.
Уведомления поставщика о дате проведения экспертизы.
Протокола о подготовке к экспертизе.
Экспертного заключения.

ВНИМАНИЕ! Акт об обнаруженных дефектах, составленный в одностороннем порядке, не является доказательством низкого качества продукции. Но существует и исключение: в договоре между сторонами указано применение инструкции «О порядке приемки товара» от 25 апреля 1966 года.

Возврат качественной продукции

Покупатель имеет право вернуть поставщику качественный товар при наличии следующих оснований:

Правами на продукцию наделены другие лица (статья 460 ГК РФ).
Поставщик своевременно не передал сопроводительную документацию и комплектующие к товару (статья 464 ГК РФ).
Было получено меньшее количество продукции, чем оговорено (статья 466 ГК РФ).
Не соблюдался ассортимент продукции (статья 468 ГК РФ).
Отсутствует полная комплектация (статья 480 ГК РФ).
Упаковка не соответствует требованиям к ней, установленным законодательством или договором (статья 482 ГК РФ).

Перечень можно дополнить самостоятельно. К примеру, поставщик обязуется в определенный срок передать сопроводительные документы. Если он этого не сделает, покупатель вправе оформлять возврат. Дополнения обязательно фиксируются в договоре между сторонами. Если участники сделки предварительно договорились, продукция может быть возвращена даже без серьезных оснований. К примеру, возврат оформляется в случае, если покупатель не реализует продукцию в оговоренные сроки.

Оформление возврата продукции, которую не удалось реализовать

Как уже упоминалось ранее, в договоре можно предусмотреть возможность возврата товара, который не удалось сбыть в заданные сроки. С точки зрения налоговой операция обладает признаками обратной реализации. То есть поставщик становится покупателем, а покупатель – поставщиком. Для оформления процедуры нужны следующие документы:

Товарная накладная.
Счет-фактура.

ВАЖНО! Крупные торговые сети не имеют право возвращать товар в случае, если его не удалось реализовать. Исключение – продажа хлебобулочных изделий.

К СВЕДЕНИЮ! Подобную сделку сложно провести при реализации алкогольной продукции, так как продажа алкоголя предполагает наличие отдельных лицензий.

Отражение в бухучете

В бухучете фиксируются три операции:

Регистрация накладной на поступление товара.
Списание товара с кредита.
Фиксирование выписки о поступлении денег от поставщика (при этом используется проводка ДТ51 КТ76).

Данный порядок актуален при обнаружении недочетов до учета продукции. В этом случае нужно составить акт. Продукция будет возвращена поставщику.

Если недочет выявлен после оприходования, требуется выставить поставщику акт несоответствия. В дальнейшем все операции отражаются на субсчете 76.6 «Расчеты по претензиям».

Пример использования проводок

Компания купила гвозди на сумму 25 000 рублей. До момента получения партии был осуществлен перевод поставщику в размере 50%. После оприходования обнаружен дефект – гвозди недостаточно ровные. При возврате покупатель использует следующие проводки:

ДТ60 КТ51 . Пояснение : предоплата. Сумма : 12 500 рублей.
ДТ68 КТ76 . Пояснение : отражение НДС. Сумма : 1 906 рублей.
ДТ41 КТ60 . Пояснение : принятие продукции к учету. Сумма : 25 000 рублей.
ДТ19 КТ60
ДТ60 КТ60 . Зачтен аванс.
ДТ68 КТ19 . Регистрация фактуры на сумму 3 813 рублей.
ДТ76 КТ68 . Восстановление НДС.
ДТ76 КТ41 . Возврат продукции поставщику.
ДТ76 КТ68 . Учет НДС на сумму 3 813 рублей.
ДТ51 КТ76 . Возврат средств поставщиком.

Поставщиком используются другие проводки.

Вопросы налога на добавленную стоимость при возврате товара

Налогообложение нельзя сбрасывать со счетов при отгрузке или возврате товара. Если и поставщик, и покупатель находятся на общей системе налогообложения, это наиболее простой вариант. В этом случае все поставки заносятся в книгу продаж, потом на них начисляется НДС. Когда товар реализуется, его стоимость включается в прямые затраты.

Но если один из участников сделки находится на специальной системе налогообложения, этот вопрос несколько осложняется, поскольку для спецсистем:

величина НДС включается в стоимость товара при его оприходовании;
себестоимость товара включает в себя НДС, за счет чего меняется цена отгрузки;
счет-фактуру не выписывают (НДС не начисляют).

Если поставщик находится на ОСНО, а покупатель - на «упрощенке», то при его возврате стоимость прихода будет больше, чем в накладной поставки - на величину НДС.

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

Если в контракте прописаны условия возвращения продукции или процедура выполняется на законных условиях, то составлять дополнительное соглашение к контракту не нужно. В других случаях необходимо изменить условия договора или провести отдельную сделку, в которой подробно указываются условия обратной передачи купленной продукции поставщику.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

Дата и место составления документа.
Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
Причины проведения процедуры возврата.
Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Образец акта возврата товара

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
Акт на возврат товара поставщику.

Образец письма на возврат товара поставщику

Образец возвратной накладной поставщику

Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Разрабатывая свой образец накладной на возврат товара поставщику, проконтролируйте, чтобы в форме документа были указаны все необходимые реквизиты. В противном случае документ будет считаться ничтожным.

Как составить акт на возврат

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Образец акта возврата товара поставщику

Сроки оформления и хранения

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.

Согласно Гражданскому кодексу РФ и Федеральному Закону «О защите прав потребителей» предусмотрен процесс возврата товара поставщику. В 484 статье оговорено, что в некоторых случаях у покупателя есть обоснованное право требовать замену товара или вовсе отказаться выполнять условия договора поставки.

Торговый и складской учёт с функциями возврата товара.
Попробуйте уже сегодня. Идеально для малого бизнеса!

По каким причинам возникает необходимость возврата товара, какие документы необходимы для оформления этой операции, когда продавцу не следует принимать товар обратно, какие налоговые тонкости нужно учесть - эти моменты стоит знать каждому, кто работает в сфере торговли.

Случаи, в которых допускается возврат товара поставщику

Если товар был передан в несоответствующей упаковке или таковая вовсе отсутствует. Покупатель имеет полное право требовать замены товара или же потребовать уплаченную сумму обратно, а от товара отказаться.
Если была осуществлена передача некомплектного товара. Покупатель вправе потребовать возврата денег или доукомплектовки товара.
Если товар ненадлежащего качества. Покупатель может вернуть деньги, либо заменить на аналогичный товар без дефектов.
Если были нарушены условия в отношении ассортимента товара. 468 ст. Гражданского кодекса показывает, что на основании договора купли-продажи при передаче продавцом товара в том ассортименте, который не соответствует договору, у покупателя есть право отказаться от оплаты и принятия товара (если товар был оплачен, требовать возврат денег).
Если были нарушены условия договора в отношении количества поставки, покупатель может требовать недостающее количество. Если же ответ будет отрицательным - отказаться от оплаты и вернуть товар.

Необходимые действия и оформление документов при возврате товара

Если при приеме товара были обнаружены какие-либо причины, могущие служить основанием для его возврата, должен быть составлен двухсторонний акт о недостатках товара (законодательством утверждена в случае расхождения по количеству или качеству при приеме товарно-материальных ценностей).

Покупатель обязан известить поставщика о факте нарушения им определенных условий договора и вызвать его представителя для проведения комиссии. Подписывать акт должны представители обеих сторон; односторонне составление акта может происходить лишь в сознательном отсутствии поставщика. Именно этот документ (акт) может в дальнейшем служить основанием для предъявления иска. Наряду с оформлением акта может быть составлена претензия поставщику , которую можно оформлять в произвольной форме.

Предъявляя претензии поставщику покупатель обязан указать недостатки товара или отсутствие комплектующих, указать дату поставки и номер договора, а также детальные данные о товаре (партия, цена, наименование и т.д.) Также указать дату составления акта и его номер.

Если во время приема товара, покупателем был обнаружен брак, то учитывать товар нужно согласно дебету забалансового счета 002, который будет аннулирован после возвращение бракованного товара поставщику. Если бракованной была часть партии, то качественный товар, принимается к учету, по счету 41 «Товары»

В отношении приема товара от покупателя действуют практически те же правила, установленные законодательством, что и в отношении возврата товара поставщику покупателем.

В каких случаях продавец не обязан принимать товар обратно

Если срок возврата, оговоренный законодательством или в договоре купли-продажи, уже истек.
Если товар не имеет существенных недостатков, но был использован.
При проверке экспертами качества возвращаемого товара обнаружено стороннее вмешательство (вскрытие и т. д.).
Товар сломан, поцарапан.
Нет документа, который подтверждает факт покупки.
Упаковка повреждена, отсутствуют ярлыки на товаре.

Действия продавца в случае возврата товара

Продавец при возврате товара должен:

принять возвращенный товар на учет;
внести соответствующие исправления на дату возврата товара в счета-фактуры (откорректировать по стоимости и количеству), заверить их подписью руководителя, печатью организации и указать дату внесенных изменений;

желательно дополнительно указать в счете-фактуре стоимость и количество возвращенных товаров;

передать покупателю исправленный счет-фактуру;
обязательно должным образом зарегистрировать этот счет-фактуру в книге покупок в графе возвращенного товара.

По возвращенному товару вычет по НДС проводится в период внесения соответствующих исправлений в счет-фактуру. Согласно первому пункту 172-й статьи НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные законодательством, проводят только на основании счетов-фактур, которые выставляет продавец.

Тонкости налогового учета при возврате товара

Согласно законодательству, при возврате товара, принятого на учет, допустима обратная реализация.
Может быть другая ситуация: покупатель принял товар, однако нереализованную часть решил вернуть продавцу. Тот, не желая терять постоянного покупателя, идет на этот шаг. В таком случае условия договора купли-продажи считаются выполненными.

Если товар не был принят на учет покупателем, согласно пятому пункту 171 статьи НК РФ, сумма НДС, предъявленная покупателю продавцом и уже уплаченная в бюджет, подлежит вычету в случае возврата товара.

Если ваш покупатель не является плательщиком НДС, самостоятельно исправьте выставленный счет-фактуру (поскольку от неплательщика НДС ничего подобного вы не получите). В счете-фактуре зачеркните данные обо всех отгруженных товарах данному покупателю и укажите данные о принятых товарах (то есть без учета возвращенных обратно). Все исправления необходимо заверить подписью и печатью руководителя, указать дату внесенных изменений.

Обычно, чтобы выйти из ситуации с наименьшими потерями, продавцы предпочитают предложить покупателю решить ситуацию полюбовно. Если часть партии была с дефектом, можно заменить бракованный товар аналогичным качественным; если по какой-то причине повредилась упаковка - пересмотреть цену на товар, договориться о скидках; а при неполной комплектации - в максимально короткие сроки организовать доставку недостающих деталей.

Автоматизация возврата товара в онлайн-программе Класс365

Нередко в ходе довольно многоступенчатой операции возврата допускается огромное количество ошибок. Чтобы избежать неправильно заполненных документов стоит использовать онлайн-программу для автоматизации бизнеса Класс365. В ней любая торговая операция выполняется мгновенно и без единой ошибки, буквально в 2 клика.

Многие предприниматели пренебрегают внедрением автоматизированной системы из-за потери времени на установку, обучение персонала, больших затрат. Однако современное онлайн-решение Класс365 дает возможность автоматизировать работу торговой организации всего за 15 минут. Все что нужно для начала работы - это регистрация и авторизация в личном аккаунте, ссылка на который придет пользователю на почту.

В программе вы сможете автоматизировать не только процедуру возврата товара, но и реализацию, приход, списание, инвентаризацию и множество других не менее утомительных операций.

Программа расчитана на комплексную автоматизацию бизнеса и вам не придется устанавливать для каждой задачи отдельный програмный продукт. В программе есть весь необходимый функционал для того, чтобы полноценно автоматизировать работу склада, интернет-магазина, торговый и финансовый учет, работу с клиентами.

Кроме того, вы навсегда сможете забыть об ошибках в документах, ведь в программе реализована функция автоматической выписки с автоподстановкой данных и собраны самые актуальные формы учетных документов.

Ведите бизнес легко и правильно! Начните работу с программой Класс365 уже сегодня абсолютно бесплатно!

Видеообзор возможностей системы Класс365 для торгового учета