Форма личной карточки выдачи спецодежды. Образец и бланк личной карточки учета выдачи сиз

Организация производственного процесса неразрывно связана с процедурой обеспечения безопасности труда. Одной из мер, предпринимаемых работодателем в указанной сфере, является выдача им средств индивидуальной защиты. В его обязанности входит ведение личной карточки работника, которая дозволяет вести строгий учет средств ИЗ и осуществлять контроль над их использованием.

Основные моменты

При трудоустройстве оформляется первичная учетная документация, чтобы работник обрел гарантии, предусмотренные трудовым правом. Что касается работодателя, то своевременное и правильное оформление документации позволяет избегнуть применение административной ответственности. Норма распространена на все случаи, касающиеся создания нормальных условий труда.

Что это такое

Под формулировкой «личная карточка СИЗ» подразумевается один из видов первичного учетного документа. Он удостоверяет факт соблюдения работодателем своих функциональных обязанностей. В него заносятся сведения о выдаче работодателем специальной рабочей одежды, позволяющей защитить работника от воздействия производственных факторов.

К ним относятся сообразно ГОСТ 12.4.011-89:

Работодатель помимо указанного выше документа ведет журналы учета СИЗ, которые должны содержат название поступившей на предприятие специальной одежды, ее название и количество. В журнал вписывается информация о ее выдачи со склада, где хранятся материальные ценности юрлица.

Средства индивидуальной защиты должны быть сертифицированы, находиться в исправном состоянии. Как правило, они выдаются вслед за подписанием трудового договора после прохождения вводного инструктажа.

Как правило, работник получает их на складе материальных ценностей предприятия. Если он не предусмотрен, то выдается руководством структурного подразделения.

На кого распространяется

Ответственность за предоставление работникам СИЗ возлагается на работодателя. В его функциональные обязанности входит ведение документов, связанных с заполнением, хранением и выдачей.

Он в соответствии с указаниями статьи 221 ТК РФ должен обеспечить работников униформой на бесплатной основе, если:

1. Они выполняют трудовые обязанности на предприятии с вредными и опасными для здоровья условиями.
2. Предполагается выполнение работы, порождающей загрязнения.
3. Работа выполняется в условиях, отрицательно влияющих на организм человека.

Если работодатель не создал надлежащие условия, не выдал причитающиеся работнику средства ИЗ, то он освобождается от несения материальной ответственности. Данное правило закреплено статьей 239 ТК РФ.

Кем заполняется

В соответствии с нормативами правовых актов некая часть личной карточки заполняется руководителем структурного подразделения. А другая часть заполняется заведующим складом. Он вносит в документ информацию, что работник получил требуемые средства ИЗ, сдает его в бухгалтерию предприятия.

Особенности бланка

Законодатель ввел нормы выдачи СИЗ для всех отраслей производственной деятельности, которые работодатель должен соблюдать. В правовых актах содержится перечень требуемых для определенного производства средств, сроки их выдачи. Работодатель наделен правом установления собственных норм, которые не должны противоречит установленные на федеральном уровне.

Необходимые условия и требования

Любой работодатель, принимая кого-либо на работу, обязуется создать для него потребные условия труда. Он в свою очередь принимает на себя обязательства своевременно и качество выполнять функциональные, трудовые обязанности. Их соглашение закрепляется трудовым договором, который может быть расторгнут, если одна из сторон не исполнить его условия.

Он удостоверяет появление, видоизменение и завершение трудовых отношений, возникающих между работодателем и работником. Если они предусматривают выполнение работы в соответствующей униформе, то она должна быть выдана работнику без каких-либо оговорок.

Кроме того, униформа должна меняться своевременно работодателем в установленные нормами сроки. Они определяются конкретными условиями и технологией производства. Например, электромонтеру СИЗ выдаются на один год, а сталевару – каждые полгода.

Если работник откажется от его получения, то отказ должен быть зафиксирован документально. Кроме того он не допускается к выполнению трудовых обязанностей.

Структура документа

Бланк личной карточки учета СИЗ унифицирована приказом Минздравсоцразвития № 139. В соответствии с его указаниями форма для заполнения размещена на обеих сторонах документа.

Они должны быть обязательно заполнены. Работодатель может разработать собственную личную карточку учета выдачи СИЗ.

Принятое на работу лицо знакомиться с содержанием личной карточки, после чего ставит свою подпись. Она подписывается ответственным сотрудником кадровой службы, руководителем структурного подразделения, где будет трудиться работник, материальным ответственным бухгалтерии.

Пример заполнения

На лицевой стороне личной карточке СИЗ указываются:

• персональные данные работника;
• табельный номер;
• профессия;
• дата приема на работу;
• основание для выдачи СИЗ, его название;
• требуемый набор вещей сообразно профессии работника – спецодежда и обувь, их размеры;

На оборотной стороне фиксируется дата, когда был выданы средства ИЗ, период их использования и дата возврата. Если они требуются не постоянно, а периодически, то в графе, предназначенной для внесения персональных данных, делается пометка – «дежурный».

Видео: правила заполнения

Важные нюансы оформления

Бланк учета выдачи СИЗ был введен указаниями приказа Минздравсоцразвития № 290н. Не допускается применение работодателем бланка старого образца личной карточки МБ-6. Его применение расценивается как грубое нарушение бухгалтерского документооборота, влечет за собой наложение меры воздействия.

Работодатель должен испустить распоряжение, с целью утверждения бланка личной карточки СИЗ. Она должна заполняться в полном соответствии с нормативами правовых актов, регламентирующих вопрос.

Если он не соблюдет порядок ведения отчетности первичной учетной документации, то привлекается к мере административной ответственности за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты.

Сообразно части 4 статьи 5.27 КоАП РФ налагается штрафная санкция на:

Работодателем факт выдачи работникам СИЗ, подтверждается сделанной в личной карточке записью.
На каждом предприятии осуществляется инвентаризация материальных ресурсов, имущества, вверенного коллективу для выполнения производственных задач. Ее проводит специальная комиссия, в состав которой входят материальный бухгалтер, должностные лица, отвечающие за имущество работодателя.

По результатам процедуры составляется письменный отчет о предпринятых комиссией мерах, об исполнении возложенного на нее поручения. Он может быть оформлен в виде акта недостачи имущества, дефектной ведомости порчи продукции, установления брака или иного вида официальной бумаги. В нем описывается движение материальных ресурсов, их остатки.

Отчет подписывается:

1. Руководством структурного подразделения, где была проведена инвентаризация.
2. Представителем рабочего класса.
3. Участниками комиссии.

Законодательная база

Вопросы относительно обеспечения средствами индивидуальной зашиты, регламентируются рядом законодательных и подзаконных актов.

В их число входит:

В заключение необходимо заметить, что заинтересованное лицо бланк личной карточки учета выдачи сиз бланк скачать бесплатно в ворде в сети интернет. Он размещен на многих сайтах, посвященных проблемам трудоустройства, включая вопросы оформления первичной учетной документации. Личная карточка по выдаче СИЗ должна оформляться в обязательном порядке всеми работодателями без исключения.

Несмотря на значительное усовершенствование методов труда и появление новых технологий, немало остается профессий, где работник неизбежно рискует здоровьем и даже жизнью. Насколько опасна его работа — определяется в ходе проведения (СОУТ). Чтобы снизить риски, оградить работника от опасностей, возникающих на рабочем месте, и предназначены средства индивидуальной защиты (СИЗ), которые, по ГОСТу 12.4.011-89, призваны защитить:

• органы дыхания, зрения и слуха;
• руки, ноги, голову, лицо и кожу.

Кроме того, есть средства предохранительные и изолирующие, а также комплексные.

Для чего нужна карточка учета спецодежды

Во-первых, есть правила обеспечения сотрудников специальной одеждой, которые установлены Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 N 290н, в них включен и бланк ведомости на выдачу спецодежды. Этот небольшой документ служит для контролирующих органов (в данном случае — для представителя Инспекции по труду) доказательством того, что в организации правильно поставлена работа по , работники обеспечены в нужном объеме правильными средствами индивидуальной защиты. Иначе серьезных штрафов не избежать.

Во-вторых, она закупается работодателем на свои средства, а значит, подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. И более того, Минфин 12.05.2003 в Письме N 16-00-14/159 высказал мнение, что ее могут признать основными средствами. А значит, использование должно быть тщательно задокументировано.

И в-третьих, самый неприятный аргумент. Если на производстве , наиболее пристальной проверке будет подвергнуто именно обеспечение работника одеждой, при этом проверяющие могут потребовать предъявить ведомость на выдачу специальной одежды (имейте в виду — это просто другое название этого документа).

Бланк карточки учета выдачи спецодежды

Как заполнить ведомость на выдачу специальной одежды

Карточка учета оформляется сразу при приеме на работу. Наиболее уязвимым местом является формулировка, касающаяся наименования типовых отраслевых норм: надо не ошибиться и сослаться на правильный документ. Такие нормы существуют, например, для:

• сельского хозяйства;
• химической промышленности;
• добычи полезных ископаемых;
• металлургии;
• строительства;
• транспорта.

Также в карточке учета важно правильно указать сроки использования (внимательно изучите маркировку, нанесенную производителем).

В остальном форма заполняется просто. На лицевой стороне указываются:

• данные работника (его ФИО, название структурного подразделения, в котором предстоит работать новичку, дата приема на работу);
• рост и размеры;
• отраслевые нормы, соответствующие специфике предприятия;
• перечень обязательной для него одежды.

Если лицевая сторона является своего рода

В организациях, работники которых при осуществлении своих обязанностей должны пользоваться спецодеждой, применяется специальный документ – ведомость учета выдачи спецодежды.

ФАЙЛЫ

Что входит в понятие «спецодежда»

Под «спецодеждой» понимается одежда, обувь, головные уборы, перчатки, рукавицы и различные приспособления, которые выдаются в индивидуальное пользование и помогают защитить работников предприятий и организаций от воздействия вредных, опасных и агрессивных факторов, в том числе пожарных, экологических, радиационных, электрических и т.д.

Наличие такой спецодежды в ряде компаний закреплено на законодательном уровне, т.е. является обязательным.

Приобретение спецодежды происходит за счет средств работодателя, она является его собственностью и подлежит обязательному учету.

Также за счет работодателя производится дальнейшая химчистка и ремонт данных специальных защитных изделий. Особенно это касается одежды, которая имеет специфические характеристики: низкую электропроводность, особые противопожарные и теплоизоляционные свойства и т.п. – при частом использовании, обработке и чистке таких изделий эти параметры не должны нарушаться.

Надо сказать, что термин «спецодежда» может применяться и к другим предметам, которые не имеют отношения к защитным средствам.

В частности, спецодеждой может называться типовая служебная форма сотрудников, которая предназначается для демонстрации их принадлежности к той или иной компании. В таких случаях спецодежда используется обычно при непосредственных контактах с потребителями продукции или услуг – например, продавцами, менеджерами и прочими подобными категориями персонала.

Здесь спецодежда не является неотъемлемым атрибутом сотрудников (т.е. без нее легко можно обойтись), но также покупается на деньги работодателя, принимается на баланс и учитывается.

Зачем нужна ведомость учета выдачи спецодежды

Ведомость – это учетный документ, который позволяет отследить движение спецодежды внутри компании, осуществить контроль за ее применением и сохранностью.

Спецодежда относится к и входит в группу малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Каждый работник предприятия, перед тем как приступить к смене, расписывается в получении спецодежды, а после окончания рабочего дня сдает ее обратно. При этом тот или иной комплект спецодежды может быть закреплен за конкретным сотрудником.

Кто заполняет документ

Ведение ведомости находится в компетенции работника склада, на котором хранится спецодежда. Данный сотрудник обязан контролировать количество выданных предметов и количество принятых обратно – эти позиции по концу смены должны совпадать.

Если какое-либо изделие подверглось порче или пропало по вине принявшего его работника, с кладовщика на него переходит материальная ответственность. Если же ущерб спецодежде был нанесен вследствие выполнения должностных обязанностей, объект подлежит списанию без наложения на кого-либо материальных санкций.

Особенности заполнения ведомости, общие сведения

В 2013 году единые формы первичных учетных документов были отменены, так что на сегодняшний день работники предприятий и организаций могут сделать выбор либо в пользу произвольного составления ведомости, либо в пользу ранее обязательного к применению унифицированного бланка по форме МБ-7. Надо сказать, что второй вариант по-прежнему пользуется спросом, поскольку бланк содержит в себе все нужные данные и освобождает сотрудников компаний от лишней работы по разработке и утверждению шаблона документа. В любом случае, вне зависимости от того, какой способ учета спецодежды будет выбран, информацию об этом нужно включить в учетную политику фирмы.

Ведомость может вестись в «живом» виде или в электронном (с помесячной распечаткой) – по концу учетного периода.

Документ заполняется регулярно и подписывается получателем спецодежды, а также ответственными работниками (материально-ответственным лицом — сотрудником склада и руководителем структурного подразделения).

При этом заверять его печатью организации не обязательно.

Ведомость, как правило, состоит из множества листов. Для грамотного ведения документа их необходимо пронумеровать и скрепить между собой при помощи толстой суровой нити. На последней странице нужно поставить штамп предприятия и подпись ответственного за ведение документа лица.

Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах , один из которых остается у кладовщика, второй передается специалистам отдела бухгалтерии.

Образец документа

В начале ведомости прописывается:

• присвоенный номер;
• полное название организации и ее адрес;
• структурное подразделение, в котором происходит выдача спецодежды;
• дата составления документа.

Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:

• номер работника (по хронологии данного документа);
• фамилия-имя-отчество сотрудника, его табельный номер;
• идентификационные характеристики спецодежды: ее наименование и номенклатурный номер;
• код и название единицы измерения (обычно штуки);
• количество выданных предметов по каждой строке;
• дата поступления в эксплуатацию;
• срок службы;
• подпись лица, получившего/сдавшего то или иное изделие.

После составления документа

После формирования и заполнения ведомость поступает в отдел бухгалтерии, где по завершении всех необходимых бухгалтерских операций хранится на протяжении периода, установленного внутренними актами компании или в течении срока, прописанного в законодательстве РФ. По истечении срока хранения, документ можно утилизировать при соблюдении описанной в законодательных актах процедуры.

Специальная и форменная одежда, используемая работниками, должна правильно учитываться в бухгалтерском учете предприятия. Причем нужно учитывать, передается ли спецодежда работнику в личное пользование или предназначена только для ношения на работе.

Специальная одежда – это одежда, выдаваемая тем работником, деятельность которых сопровождается опасными и вредными условиями, и предназначена она для защиты работников от вредных и опасных воздействий. Кроме того, спецодежда выдается тем работником, кто трудится в особых температурных условиях, а также в условиях с повышенных загрязнением. Об этот гласят ст.209 и 212 ТК РФ .

Форменная одежда не защищает работника от каких-либо воздействий, она предназначена только для того, чтобы показать, что данный сотрудник трудится в определенной организации.

Требования по ношению специальной и форменной одежды утверждает как законодательство РФ, так и организации своими внутренними решениями. В данной статье мы рассмотрим как осуществляется бухгалтерский учет спецодежды сотрудников, как осуществляется учет.

Если спецодежда остается в собственности организации

Бухгалтерский учет спецодежды

Для учета специальной одежда предназначены два субсчета : субсчет 10.10 «Специальная одежда на складе» и 10.11 «Специальная одежда в эксплуатации». Как следует из названия, первый предназначен для учета одежды, находящейся на складе организации, второй – для учета уже выданной одежды работникам.

Полученная спецодежда приходуется в дебет указанного субсчета с помощью проводки Д10.10 К60 – если спецодежда покупается у поставщиков, Д10.10 К23 – если она изготавливается своими силами.

При выдаче спецодежды работникам выполняется проводка Д10.11 К10.10.

Далее она подлежит списанию в дебет счетов учета затрат в том случае, если срок эксплуатации которой не превышает одного года. Соответствующая проводка, отражающая списания спецодежды на счет учета затрат имеет вид Д20 (23) К10.11 .

Если же срок полезного использования превышает 1 год, то стоимость специально одежды списывается постепенно в течение всего срока использования посредством амортизации линейным способом.

Налоговый учет спецодежды

Расходы на спецодежду могут быть учтены при налогообложении в том случае, если ее применение закреплено в законодательстве РФ.

Для спецодежды сроком полезного использования менее 12 месяцев эти расходы учитываются в составе материальных расходов в размере ее полной стоимости.

Для спецодежды сроком полезного использования более 12 месяцев расходы на ее приобретение списываются с помощью ежемесячной амортизации.

Все дальнейшие действия со спецодеждой: стирка, глажка, дезинфекция, ремонт, хранение и прочее также сопровождаются определенными затратами, которые организация списывает в качестве прочих расходов.

Если работник решает уволиться, то вся спецодежда подлежит возврату в организацию.

Если спецодежда передается в собственность работников

В случае, если организация передает специальную или форменную одежду работнику в личное пользование и возврату она не подлежит, то расходы на ее приобретение признаются расходами на оплату труда. Важно, что к этим расходов не применяются страховые взносы, НДФЛ.

Скачать бланк учета спецодежды

Бланк ведомости заполняется в двух экземплярах кладовщиком организации. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика. Если сотрудник теряет взятые средства индивидуальной защиты в форме МБ-6 (скачать →

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ: как автоматизировать учет выдачи спецодежды? Как отследить, чтоб каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой во время и в соответствии с нужными размерами? Как избавится от бумажного документооборота? Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?

Личная карточка учета выдачи СИЗ - это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.

Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:

1. На первом этапе необходимо заполнить документ , который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества.
При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».

2. Далее необходимо заполнить документ . Данный документ помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. Кнопка «Заполнить» - «Заполнить по всем нормам» позволяет быстро и удобно заполнить табличную часть сотрудниками.

3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ , который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.

После заполнения документа с легкостью можно распечатать , номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.

Схема бизнес-процесса обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ, реализованная в программном продукте "Охрана труда" для 1С: Предприятия 8:

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

• минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
• снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
• появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
• существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов спецодежды;
• значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи спецодежды и программа «Охрана труда» поможет Вам в этом!