Исправления в трудовой книжке: ошибка на титульном листе

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируется оплачиваемая трудовая деятельность экономически активного населения. Она имеет особый вид и правила заполнения. Именно с последними многие кадровики и владельцы трудовых «не дружат». Часто они забывают сделать необходимые записи внутри трудовой книги или могут допустить грубейшую ошибку прямо на ее титульной странице. Появляется логичный вопрос: что делать в такой ситуации и как исправить ошибку в трудовой книжке на титульном листе? Ситуация, мягко говоря, непростая, но на сегодняшний день существует несколько вариантов решения этой проблемы.

Документоведение имеет множество правил и ограничений. Оно и верно. Любой документ имеет свою определенную, установленную законодательством, форму учета. Каждая бумага должна быть грамотно оформлена, иначе она просто не имеет никакой юридической силы. К сожалению, довольно часто при оформлении необходимых договоров, бланков и прочих документов допускаются грубые, непростительные ошибки.

Основные требования при заполнении трудовой книжки

Этой информацией должны владеть не только сотрудники отдела кадров, но также работники и работодатели. Ведь многие ошибки происходят из-за невнимательности или неграмотности. Чего только стоят неправильно написанные фамилии людей при переводе на иностранный язык! Неправильно указанная дата рождения, место проживания, искаженная транскрипция инициалов и другие ошибки. Одна лишняя или недостающая буква в трудовой книге приводит к большим проблемам чаще всего у самих работников или соискателей.

16.04.2003 г. Правительством РФ №225 были утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в 9-м пункте которого четко указаны следующие неотъемлемые моменты правильного заполнения титульного листа трудовой книжки:

Ни в коем случае не допускается запись личных данных сотрудника в сокращенном виде. Это значит, что нельзя не только сокращать имена, но и записывать имя/отчество в форме инициалов.
Дата рождения (число/месяц/год) вносится в бланк трудовой в полном объеме. Для этого работник имеет право предъявить любой, удостоверяющий его личность, документ:

военный билет}
водительские права}
паспорт}
документ, временно выданный для удостоверения личности (если исходный был утерян и подлежит восстановлению)}
загранпаспорт.

На титульном листе сотрудник должен поставить свою подпись. Этим действием он подтверждает, что все записи им были проверены и являются достоверными.
После этого свою подпись на титульном листе оставляет и лицо, которое несет ответственность за ведение и выдачу данного документа.
Если все было выполнено верно, и при первой проверке ошибка на титульном листе трудовой книжки не была выявлена, то тогда на бланке ставится печать.

Важно: если сотрудник устраивается на работу впервые, то в таком случае работодатель должен оформлять трудовую книжку в его присутствии. Это должно произойти не позднее, чем по истечении недели со дня приема на работу или утверждения на должность. Понятно, что так бывает очень редко. В основном все происходит заочно. Работник со временем уже получает полностью заполненную трудовую и ставит на титульном листе подпись, предварительно не проверив правильности записанных личных данных. Или же в отделе кадров все данные вносятся только со слов работника.

Исправляем ошибку на титульном листе

Чтобы узнать, как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, нет смысла обращаться к источникам трудового права. Данная проблема не регулируется отдельными законодательными актами.

В этой ситуации большинство специалистов по кадровым вопросам рекомендуют поступать так же, как при исправлении инициалов и даты рождения. Помочь вам смогут несколько полезных советов. Если вы или ваш работодатель обнаружили ошибку на титульном листе трудовой книжки, то исправить ее можно одним из следующих способов.

Зачеркивание неправильных данных

Такой вариант распространяется непосредственно на дату рождения, имя, отчество и фамилию. Нужно тонкой линией перечеркнуть предыдущие неверные записи так, чтобы они отчетливо просматривались. Далее сверху над ними делаются записи с верными данными. На внутренней стороне титульной страницы трудовой книги необходимо сделать отметки со ссылками на документы, в соответствии с которыми сделана корректировка. Такими документами чаще всего бывают:

свидетельство о браке}
паспорт}
свидетельство о расторжении брака.

Не забудьте указать серию, номер и дату выдачи предъявленного документа.

Далее эти записи должны быть закреплены подписью ответственного лица (кадрового сотрудника или руководителя). Только после этого снова ставится печать. Важно запомнить: исправления на титульном листе трудовой книжки будут считаться недействительными, если они будут иметь частичный характер. Например, исправление некоторых букв или некоторых цифр.

Если при записи фамилии неправильно была записана хотя бы одна буква или в дате рождения ошиблись на день, то перечеркивать и исправлять придется всю запись полностью. Этот способ имеет очень шаткую основу. Такие исправления работодатель имеет право не признавать, так как на титульном листе трудовой книжки, как и на другом документе, не должно быть никаких помарок и исправлений априори. Сотруднику для того, чтобы его трудовую книжку приняли как достоверную и осуществили соответствующие начисления (например, выплата пенсии), необходимо обратиться с заявлением в суд. Такой поворот событий заберет много времени, сил и денег.

Открытие нового документа

Это самое простое и законное исправление на титульном листе трудовой книжки. Если в вашей трудовой книжке обнаружены ошибки, то значит, такой бланк вам не принадлежит и является недействительным. Получается, что у вас не было и нет такого документа. Чтобы в будущем не возникло слишком много вопросов по поводу обнаружения и исправления ошибок в записях на титульной странице трудовой книжки, лучше всего, устраиваясь на новое место работы, обратиться в отдел кадров или к начальству с заявлением о замене старой трудовой книги на новую.

Очень важно: ни при каких обстоятельствах не выбрасывайте и не отдавайте старый вариант бланка трудовой. Он пригодится в будущем.

Естественно, что при выходе на пенсию для расчета страхового и трудового стажа понадобятся все экземпляры – пусть даже с ошибками. Чтобы доказать, что неверные варианты принадлежат именно вам, придется снова обратиться в суд. После проведения необходимых проверок и сопоставлений с данными, указанными в вышеприведенных документах, суд признает, что бланки трудовых книжек с ошибками на титульных листах принадлежат вам. Это скажется на подсчете стажа и, как следствие, на размере пенсий и других социальных выплат.

Можно ли обойтись без исправлений?

По теории, в трудовой книжке не должно быть никаких исправлений, тем более на титульной странице. Любое исправление делает этот документ не имеющим никакой юридической силы. Поэтому нужно помнить, что не только кадровики, но и сами трудящиеся должны следить за правильностью внесения любых данных в столь важный документ.

Работодатель имеет полное право не принимать на работу соискателя, у которого трудовая книжка заполнена неправильно или имеет исправления на титульном листе. Если ошибки были допущены при первичном заполнении бланка, то он должен быть заменен за счет предприятия. Исправления, которые могут признаваться без судебного разбирательства, – это естественные исправления. Например, исправление фамилии на титульной странице трудовой книжки в связи с ее изменением. Сотрудник (сотрудница) после вступления в брак и получения паспорта с новой фамилией имеет право написать заявление о внесении в трудовую книгу необходимых изменений. Просто заявления недостаточно. Нужно предъявить новый паспорт и свидетельство о заключении брака.

Такая ситуация является идеальной. Довольно часто сами сотрудники не меньше кадровых служб халатно относятся к оформлению собственных документов. Но это грубейшее отношение к собственному будущему. Если не убедиться в правильности первичного внесения данных в трудовую книгу, то при переходе на новое предприятие или выходе на пенсию возникнет огромное количество проблем. Доказывать, что этот документ принадлежит вам, можно будет исключительно в судебном порядке. Все это можно предотвратить ответственным отношением к чужим и собственным документам.

Исправления в трудовой книжке оформляются особым образом. Для этого есть специальные правила. Ошибки заполнения титульного листа должны быть исправлены либо работодателем допустившим ошибку, или на текущем месте. Но существует масса нюансов. так например необходимо получить официальный документ от первой компании о допущенной ошибке. А если ее уже не существует, как быть.

Трудовая книжка установленного образца - основной документ о рабочей деятельности и трудовом стаже сотрудника (ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ). Именно поэтому ведение таких книжек требует особой внимательности и аккуратности. Поскольку даже незначительные ошибки на ее титульном листе могут привести к неприятным последствиям.

Особенно часто это случается при подаче сотрудником документов для назначения пенсии. Порой ошибки, допущенные при заполнении книжки, приводят к невозможности доказать стаж работы. А промахи, допущенные в титульном листе, - к признанию ее недействительной.

Как избежать исправлений при заполнении титульного листа трудовой книжки

Сведения о сотруднике, указываемые на первой странице (титульном листе), должны заполняться с соблюдением следующих правил. Они предусмотрены п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) ).

Правило 1. Чтобы избежать исправлений при заполнении титульного листа, фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Правило 2. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Во избежание описок при заполнении титульного листа, дату рождения следует вносить на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.

Помимо даты заполнения, титульный лист обязательно должен содержать подпись гражданина, которому эта трудовая принадлежит. Своей подписью сотрудник подтверждает отсутствие ошибок в титульном листе.

Первую страницу - титульный лист трудовой книжки - подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых, после чего ставится печать.

Принятому на работу впервые, заполнение осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня подписания приказа о приеме на работу . Эта норма содержится в п. 8 Правил оформление трудовой книжки. Но всегда ли действительно так происходит?

Стоит признать, что случаи, когда титульный лист заполняется в отсутствии владельца, совсем не редки. Или сведения заносятся со слов сотрудника. Нередко и сам сотрудник ставит свою подпись на титульной странице, не ознакомившись с внесенными сведениями. Вот так и появляются ошибки в трудовых.

Что важно помнить, чтобы избежать исправлений на титульном листе трудовой книжки

При заполнении трудовой не допускаются никакие сокращения, в том числе указание инициалов вместо имени и отчества сотрудника.

Как впоследствии выявляются подобные ошибки? Очень просто. Согласно ст. 65 ТК РФ гражданин при приеме на работу должен предъявить паспорт. Работодатель обязан сверить данные, указанные на титульной странице трудовой, с данными паспорта.

При несовпадении даже в одной букве формально работодатель делает вывод о том, что книжка не принадлежит данному гражданину. Почему? Да потому, что она, в отличие от паспорта, не содержит фотографию владельца. Поэтому идентифицировать владельца можно только по четкому указанию фамилии, имени, отчества работника, даты рождения, совпадающими с паспортными данными.

Парадокс заключается в том, что на титульной странице книжки вообще не должно быть никаких ошибок!

В случае выявления описок в записях на титульной странице трудовой, исправление его производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя допустившего ошибку.

Данная норма содержится в п. 27 Правил. Соответственно изменение сведений на основании паспорта незаконно. То есть здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях).

В разделах трудовой «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается зачеркивание ранее внесенных неправильных или иных признанных недействительными записей. П. 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек , утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .

Распространенные исправления при заполнении трудовой книжки

При приеме на работу работодатель может не принять трудовую книжку с ошибками в титульном листе. Если они были допущены при ее первичном оформлении, поскольку не может достоверно установить, что данная книжка принадлежит именно этому гражданину.

Таким образом, можно сделать вывод, что описки на титульной странице трудовой не подлежат исправлению. А допущенные в нем ошибки влекут признание бланка испорченным и подлежащим замене на новый.

Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил. В нем говорится об оплате работодателем испорченного бланка «в случае неправильного первичного заполнения». Пункт 42 Правил содержит прямое указание на уничтожение испорченных при заполнении бланков трудовых и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Допускается лишь изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов сотрудника. А не об их исправлении как ошибочных (п. 26 Правил и в п. 2.3. Инструкции).

Итак, нормативные акты, касающиеся ведения трудовых, не предусматривают правил исправления описок на титульной странице. Можно только дополнять сведения (например, об образовании) или изменять их по объективным причинам (например, при смене фамилии при вступлении в брак).

Поэтому, допустив неточность на титульной странице книжки или вкладыша, работник, ответственный за их ведение, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк.

Но это, как говорится, идеальная ситуация. И возможна она только в случае, если описка обнаружилась при первичном оформлении трудовой. Что же делать, если она с ошибкой в написании фамилии попала к вам в руки?

Варианты исправления ошибки на титульном листе трудовой книжки

На данный момент отсутствует установленный порядок исправления ошибки на титульной странице трудовой. Можно посоветовать поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника. Одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные.

паспорт,
свидетельство о рождении,
о заключении брака,
о расторжении брака

с указанием их серии, номера и даты необходимо внести на внутреннюю сторону обложки трудовой . А также заверить подписью лица, ответственного за ведение книжек, и печатью.

Если вы прибегаете к такому способу исправления описки не нужно зачеркивать (исправлять) только отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить».

Но у этого способа исправления описки конечно же, есть недостатки. Вряд ли работодатель является тем лицом, который может признавать принадлежность трудовой без совпадения сведений о ФИО с данными паспорта гражданина.

Решение вопроса о принадлежности трудовой гражданину находится в компетенции суда. И скорее всего, работнику придется обращаться в суд, если пенсионные органы не примут этот документ для назначения пенсии. При этом не принять книжку сотрудники ПФР могут и тогда, когда вы исправите сведения о работнике указанным выше способом.

Кадровиком допущена ошибка в титульном листе трудовой книжки. Запись о смене фамилии случайно сделали в трудовой книжке другой работницы – однофамилицы новобрачной. Поговорим о том, как исправить сделанную по невнимательности ошибку.

Порядок исправления ошибок не регламентирован

Порядок исправления ошибок, сделанных на титульном листе, действующим законодательством не регламентирован и прямо нигде не описывается. Самое разумное при исправлении ошибок на титульном листе трудовой книжки применять тот же порядок, что используется для внесения изменений в запись о ФИО работника.

Напомним, что при изменении ФИО сотрудника старую запись следует аккуратно зачеркнуть и рядом указать новую фамилию, имя или отчество (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Порой ошибки, допущенные при заполнении трудовой книжки, приводят к невозможности доказать трудовой стаж, а ошибки, допущенные в титульном листе, – к признанию трудовой книжки недействительной.

Исправляем ошибку, пользуясь правилами внесения изменений в книжку

В случае, если смена фамилии в трудовой – ошибка и ничего менять было не нужно следует действовать так:

Зачеркнуть ошибочно внесенную фамилию. Сделать это нужно аккуратно, одной чертой, так, чтобы предыдущую запись было легко прочитать.
Написать старую фамилию работника, которая не менялась.
Сделать соответствующую запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Примерное содержание записи может быть таким: «Запись о смене фамилии Кочеткова на Филимонова внесена ошибочно. Фамилия Кочеткова указана повторно. Основание: паспорт гражданина РФ серия 45 02 № 125857, выдан ОВД р-на Митино гор. Москвы 12.01 2004».

В том же порядке нужно исправлять все ошибки, допущенные при указании новых данных на титульном листе. Тот же алгоритм используется даже при допущении ошибок при написании фамилии (имени, отчества). Вносить исправления путем зачеркивания или замазывания отдельных букв нельзя.

В соответствии с п. 27 Правил ведения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .