Формы расчетного листка образец заполнения. Обязательно ли нужно это

Каждый сотрудник по окончании месяца должен получить расшифровку суммы своей зарплаты. Оформляется это документом, который называется .

Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка . Таким образом, днем выдачи являются дни выплаты зарплаты. не может быть позже 15 числа следующего месяца — эту дату можно считать последней и для выдачи расшифровки.

Особые положения

Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.

Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.

Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.

Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).

Что указывается в обязательном порядке

Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:

• составные части заработной платы;
• начисленные компенсации отдельными строками;
• общий облагаемый доход в расчетном листке;
• размер и основания удержаний;
• общую сумму, подлежащую выплате.

Предлагаем скачать образец расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.

Образец формы расчетного листка по зарплате в экселе

Приказ об утверждении формы расчетного листка, образец

Заработная плата

В составе заработной платы отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд. Это может быть , все возможные премии, .

Налоги и вычеты

В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник. Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу. За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.

Рассмотрим подробнее ситуации с вычетами

С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.

В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2019 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.

Сперва доход уменьшаем на вычет:

20 000 - 1400 = 18 600.

Полученную сумму умножаем на 13 %:

18 600 × 13 / 100 = 2418.

За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:

• и пр.

Сроки выдачи расчетного листка

Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?

Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.

Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.

Исключений не предусмотрено. Даже если работник отправляется в отпуск в середине расчетного периода, то выдавать расчетный листок заранее не нужно, но можно. Например, если работник обратится с письменным заявлением о выдаче расчетного листка с отпускными.

Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации. Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона (ст. 136 ТК РФ ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Ответственность за невыдачу расчетного листа

За невыдачу предусмотрены санкции, которые установлены . Рассмотрим их размеры подробнее:

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Расчетный листок представляет собой специальный документ, посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется и в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы, несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.

Во многих предприятиях расчетные листки считаются простой формальностью, однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает или получает травму, следует выплатить больничное пособие, а отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается в расчетном листке среди других выплат.

к меню

Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.

к меню

Порядок выдачи документов и ответственность работодателя

Следует помнить, что расчетный билет содержит персональную информацию о сотруднике, которая не подлежит разглашению. Таким образом, этот документ необходимо предоставлять конкретному работнику, с целью недопущения утечки данных.

Выдачу данных документов чаще всего проводит бухгалтер-расчетчик, который располагает информацией обо всех средствах начисляемых работникам. По этой причине, работодатель обязан ознакомить уполномоченных сотрудников, которые имеют доступ к личным данным с положением о конфиденциальности. Оно отражено в и 88 Трудового кодекса РФ. За нарушение положения о неразглашении персональной информации, виновному могут угрожать штрафы, а также, согласно Трудового кодекса РФ, уголовная ответственность. Размер штрафов варьируется в зависимости от виновного лица. Для простых граждан сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей, для должностных лиц - тысячу рублей, и для юридических лиц сумма будет составлять от 5000 до 10 000 рублей.

В настоящее время, с повсеместным распространением интернета, работодатели могут высылать расчетный листок на электронную почту сотрудника. Нельзя с точностью определить, правомерны ли подобные действия. Согласно Трудовому кодексу, расчетные листки должны предоставляться строго в письменной форме, что указано в статье 136 ТК РФ. Однако существует ряд судебных прецедентов, в соответствии с которыми, отправка расчетных листков посредством электронной почты не запрещена законом. Трудового кодекса РФ гарантирует возможность получения расчетных листков через e-mail исключительно для .

В случае, когда работодатель принимает решение о выдаче расчетных листков с помощью электронной почты, необходимо закрепить данное положение в локальном акте (ЛНА) организации или предприятия. Однако оптимальным вариантом будет выдача бумажных документов, поскольку это позволит избежать лишних .

В случае судебных разбирательств, компанию может обезопасить журнал выдачи расчетных листков. В нем, сотрудники будут ставить подпись о получении соответствующего документа. Также, можно предусмотреть отрывную часть расчетного листка, на котором будет стоять подпись подтверждающая факт выдачи. Каким образом будет подтверждаться выдача расчетного листка, работодатель может выбирать самостоятельно.

к меню

Разные ситуации выдачи расчеток

Нужно ли выдавать расчетный листок, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Организация или предприниматель обязаны в данной ситуации выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1 .

Как отразить в расчетном листке выплаты, если сотрудник болел во время отпуска

Укажите все выплаты за месяц, в том числе отпускные и больничное пособие. В расчетном листке сотрудник должен видеть составные части зарплаты и другие выплаты, в том числе отпускные. Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Включение районного коэффициента отдельной строкой листка

Районный коэффициент не должен включаться в оклад сотрудника. Если работнику устанавливается окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате, то размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре необходимо указывать отдельно. В расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.

к меню

Каким способом выдавать листок о зарплате?

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные способы выдачи (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560 (ссылка выше)). Но важно соблюсти требования.

1. Способ выдачи расчетных листков закрепите в локальном акте

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца высылать на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении 4 к настоящему Положению».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. С работника возьмите заявление для электронного расчетного

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (формат Ворд, 33 Кб) . В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя ( , ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

3. Если за сотрудника получает зарплату и листок кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать расчетный листок. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность и в ней есть запись и про зарплату, и про расчетный листок.

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить расчетный листок, то документ не выдавайте. В расчетном листке – персональная информация о сотруднике, которую работодатель не имеет права разглашать без его согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Об этом говорят пункт 1 , пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ и частей 1, 2 Трудового кодекса РФ.

к меню

Штрафы, если не выдавать расчетные листки

Право на получение расчетного листка закреплено в трудовом законодательстве, поэтому в случае невыдачи подобного документа, работодателю грозит административная ответственность согласно . Помимо этого, а повторное нарушение, должностное лицо предприятия может быть отстранено от работы на срок до трех лет.

Ответственность за нарушение правил выдачи расчетных листков сотрудникам возникнет, если одновременно соблюдаются два условия:

• нет локального акта, где утверждена форма листка,
• поступили в трудовую инспекцию.

Существуют такие виды ответственности:

• для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:

• для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
• для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

1. 
   Приведен расчет на калькуляторе компенсации за задержку зарплаты.
2. 
   На сколько увеличат зарплаты бюджетникам? Какое ожидается повышение заработной платы труда врачей, учителей, различных чиновников в 2019 г.

Расчетный листок — это документ, в котором расшифровывается заработная плата работника. Расчетный листок предоставляется работодателем каждому работнику с целью пояснения содержимого заработной платы. Информирование сотрудников о том, из чего складывается их зарплата, является обязанностью работодателей, согласно трудовому законодательству РФ.

Расчетный листок выдается независимо от того, в наличном или безналичном виде выдается зарплата. Каждый сотрудник в любом случае должен знать о составе полученной суммы.

Форма расчетного листка по заработной плате разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. Разработанная форма утверждается приказом и отражается в локальной документации организации.

Так как законодательство требует обязательной выдачи работникам расчетных листком, то работодателю нужно получить от работников доказательство того, что они действительно проинформированы о составе своей зарплаты и расчетные листки ими получены. Для этого работодателю следует собрать подписи работников в получении расчетного листка. Как это сделает каждая отдельная организация, не важно. Никаких требований к этому не предъявляется. Можно подготовить отдельный лист приложением к платежной ведомости, в котором работники будут ставить подпись в получении расчетного листка. Можно в добавить графу для подписи.

Другие образцы документов по заработной плате:

• расчетно-платежная ведомость — ;
• расчетная ведомость — .

Образец расчетного листка по заработной плате

Расчетный листок составляется для каждого работника свой. Если в документе используются какие-либо кодовые обозначения, то они должны быть расшифрованы для работника.

В бланке должны быть отражены все начисления, удержания и сумма к выплате на руки.

Начисления должны включать все виды выплат, произведенные в адрес работника.

Удержания также следует подробно расписать — аванс, НДФЛ, алименты, возмещение ущерба и пр.

Сумма к выплате — это разность между начисленной и удержанной суммой.

Помимо денежных сумм, должен быть указан месяц, за который проведен расчет, а также сведения о работнике: ФИО, должность, подразделение, установленный оклад, согласно трудовому договору.

В качестве примера предлагаем скачать образец по ссылке ниже.

ТК РФ обязывает работодателей не просто выдавать зарплату персоналу, но и предоставлять письменное разъяснение, из каких частей эта заработная плата сформирована. С этой целью составляется документ, именуемый расчетным листком.

Выдача расчетного листка

Расчетный листок представляет собой бланк поясняющего характера, в который включается информация:

• о формирующих зарплату составных частях;
• о начислениях в пользу работника различного характера;
• о величинах удержаний с указанием оснований для их произведения;
• о конечной сумме, подлежащей выплате сотруднику.

Расчетный листок формируется в отношении каждого работника в самостоятельном виде и включает в себя подробную информацию о том, откуда взялась выплачиваемая величина заработной платы.

Выдавать подобную бумагу работодателей обязывает 136 ст. ТК РФ. Право каждого работника – знать и понимать, каким образом работодатель вознаграждает его труд. Информация из расчетного листка позволяет трудящемуся отследить верность начислений и соблюдение работодателем требований трудового права в сфере оплаты труда и условий конкретного трудового договора, заключенного с сотрудником.

Пример расчетного листка

ТК РФ обязал работодателей выдавать работнику при выплате зарплаты расчетный листок, однако сама форма данного документа не разработана и не утверждена, причем не предусмотрено ни унифицированной, ни рекомендованной формы. Это позволяет работодателю проявить инициативу в данном вопросе и составить удобный для себя бланк расчетного листка, который будет отражать всю перечисленную выше информацию.

После подготовки форма расчетного листка подлежит утверждению руководителем организации с помощью приказа. Если в организации имеется профсоюзный орган, выступающий в интересах трудящихся, то разработанную форму следует согласовать с членами этого органа.

Форма расчетного листка, разработанная компанией, должна учитывать требования, прописанные в 136 ст. ТК РФ, в частности первая часть указанной статьи определяет перечень тех сведений, которые должны найти отражения в бланке.

• Название компании работодателя;
• Название подразделения, в котором трудится сотрудник;
• ФИО трудящегося, основные сведения о нем, включающие табельный номер, профессию или должность;
• Временной отрезок, за который предоставляется листок (указывается наименование расчетного месяца, за который выплачивается зарплата);
• Наличие задолженностей за одной из сторон трудовых отношений (за организацией или работником);
• Список всех начислений за расчетный месяц с указанием наименования вида выплат и соответствующей суммы, при необходимости прописывается количество дней, часов, подлежащих оплате по данному виду начислений;
• Список всех удержаний с распределением по отдельным их видам с указанием наименований и соответствующих сумм;
• Суммарная величина начислений и удержаний за расчетный месяц;
• Общая начисленная сумма, подлежащая выплате сотруднику (разность начислений и удержаний с учетом наличия возможной задолженности за одной из сторон);
• Реквизиты ведомости, на основании которой работник получает указанную в листке сумму (это может быть платежная или расчетно-платежная ведомость);
• Оставшаяся на конец периода задолженность за сторонами (при наличии таковой).

Данный список реквизитов можно дополнить данными о начисленных страховых взносах обязательного характера для уплаты в фонды, о величине положенных вычетов, учитываемых при исчислении НДФЛ.

Когда выдается листок?

Согласно ТК РФ, расчетный листок подлежит предоставлению сотруднику в момент выдачи денежных средств зарплаты на руки . Дни для оплаты труда определяются работодателем самостоятельно, при этом их не может быть меньше двух – в первую дату выдается аванс в счет текущего месяца, во вторую дату – остатки зарплаты.

Выдавать расчетный листок следует при выплате зарплаты за вторую часть месяца, когда сумма полностью посчитана, все начисления и удержания за месяц отражены.

Не нужно выдавать листок при выплате отпускных, так как они не попадают под определение «заработная плата».

Если работник увольняется, то в последний трудовой день ему оплачивается выполненный труд, при этом вместе с деньгами предоставляется и расчетный листок.

Трудовое законодательство позволяет рассчитываться с работником как в наличном, так и безналичном виде. При перечислении зарплаты на карты сотрудников надлежит также выдавать на руки расчетные листки. В понятие «выплата заработной платы», при которой требуется предоставлять данный листок, включается и ее безналичное перечисление на счета персонала.

Порядок выдачи расчетного листка

В трудовом законодательстве не прописан конкретный пошаговый порядок выдачи данных листков сотрудникам, поэтому компания вправе разработать свой порядок и закрепить его в локальной документации внутреннего характера. Как правило, локальный акт определяет вместе с порядком выдачи и форму расчетного листка.

День выдачи расчетного листка должен совпадать с днем выплаты зарплаты или с днем ее перечисления на счет сотрудника.

Так как предоставление работнику данного документа является обязанностью работодателя, то последнему нужно иметь письменное подтверждение того, что работник расчетный листок получил, а, значит, работодатель исполнил свои обязательства по ТК РФ.

Подтверждением получения трудящимся расчетного листка может быть его подпись, поставленная в нужном месте. Может быть сформирован отдельный лист с перечнем всех сотрудников, в котором каждый работник ставит свою подпись в момент получения листка. Документ с подписями прикладывается к платежной ведомости. Можно также добавить в ведомость дополнительную графу и назвать ее «расчетный листок получен», в которой сотрудники будут ставить свои подписи.

Допускается также вести журнал учета выдачи расчетных листков, в который работники ставят подписи по факту получения документа.

Не важно, как именно компании организует данную процедуру, важно, чтобы была в наличии подпись каждого сотрудника организации. В этом случае любая проверка надзорными органами не выявит никаких нарушений со стороны работодателя в вопросе выдачи расчетных листков.

Ответственность для работодателя

Невыдача расчетных листков при выплате зарплаты представляет собой нарушение требований трудового права, за которое предусмотрена административная ответственность. Ст.5.27 КоАП РФ определяет величину данной ответственности.

Ответственность для работодателя в указанном размере наступает не только при невыдаче расчетных листков в день выплаты заработной платы, но и при формировании данного документа с помощью бланка, не утвержденного работодателем.

Форма расчетного листка обязательна должна быть подготовлена и утверждена распорядительным документом, нельзя использовать не утвержденную форму расчетного листка . Данное действие является неправомерным и влечет за собой административную ответственность в указанном выше размере.

Штраф работодателю придется уплатить также в том случае, если в расчетном листке не содержатся все те сведения, которые подлежат обязательному отражению, согласно 136 ст. ТК РФ.

Повторное допущение указанных нарушений карается более значительным штрафом.

Хранение расчетных листков

Конкретных сроков хранения данного документа не установлено трудовым кодексом, однако имеется указание в Перечне архивной документации на срок, установленный для ведомостей расчетного и платежного характера и документов к ним приложенных, в том числе и расчетных листков:

• В общем случае – 5 лет;
• При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Необходимость хранения расчетных листков требует формирования данного документа в двух экземплярах. Один передается работнику под роспись, второй остается у работодателя и хранится установленный промежуток времени.

Нарушения трудового законодательства встречаются сплошь и рядом. Часто работники не знают своих прав, но бывает, просто не спешат воспользоваться ими, чтобы не испортить отношения с начальством или даже не потерять работу. Расчетный листок по заработной плате обязан выдавать работодатель отдельно каждому сотруднику. Это одно из самых часто нарушаемых положений закона. Бухгалтерам, кадровикам и просто работникам будет полезно узнать все о расчетном листе по зарплате: как выглядит, как выдавать, зачем он нужен и что грозит за нарушение?

Что такое расчетный листок по заработной плате

Не так давно был в стране период, когда люди работали за трудовые дни, попросту говоря, за «галочки». К счастью, это время миновало, и сейчас квалифицированный труд, достойно оплачивается. Государство сегодня более чем настойчиво рекомендует устраиваться туда, где платят «белую» зарплату. С чем это связано? В первую очередь с налоговыми отчислениями и последующими гарантиями для работника.

Зарплата – вознаграждение работника за труд, которое включает в себя компенсационные и стимулирующие выплаты. Оно обговаривается с работником до вступления в должность и не может быть меньше прожиточного минимума.

Трудовой кодекс обязует работодателя извещать в письменной форме работника о том, что включает в себя его зарплата за определенный период. Т.е. каждый сотрудник должен получать документ, в котором будут расписаны составные части его заработной платы за период (чаще всего месяц).

Таким информирующим документом и является расчетный листок по заработной плате работника.

Зачем это нужно?

Документы в организации - всегда деликатный вопрос. С одной стороны - очень «скучный», с другой - важный. Хорошо, если сотрудник, отвечающий за них (бухгалтер или кадровик), это понимает, всегда стоит на страже порядка и готов вступать в конструктивный спор даже с руководством, отстаивая интересы компании с точки зрения закона.

Итак, трудовое законодательство предписывает всем работодателям выдавать каждому сотруднику расчетный листок по заработной плате. Для чего он нужен:

• чтобы получить информацию о составных частях и размерах зарплаты;
• для предъявления в суд в качестве доказательства в случае возникновения спора.

Почему важно работодателю выдавать сотруднику расчетный листок по зарплате:

• чтобы избежать неприятностей в случае трудовой проверки, поскольку он обязателен к выдаче;
• чтобы оградить себя от возможных судебных тяжб. Дело в том, что по закону работник может обратиться в суд в течение трех месяце после возникновения трудового спора, основанного на финансовой почве. Если он обратится позже, суд не будет рассматривать его заявление. Этот период считается с момента уведомления работника о его зарплате. Т.е. если он получил расчетный лист, то у него будет только три месяца, а если таковой ему не выдавался, сотрудник может прийти даже через год и сказать, что только вчера узнал (из любого источника) о том, что ему недоплачивали.

Форма

Примечательно, что нет специальной унифицированной формы расчетного листа. Каждый работодатель вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть расчетный листок по заработной плате на его предприятии. Конечно, есть ряд рекомендаций, которые стоит учесть при подготовке своего бланка.

В первую очередь необходимо разработать положение и утвердить форму расчетного листа, закрепив их в локальном нормативном акте. Подписывают образец директор и профсоюзный орган, если такого не имеется, на бланке должна быть запись: «На момент утверждения формы не создано профсоюзного органа работников».

Графы, которые непременно должен содержать расчетный листок по заработной плате:

1. название документа (расчетный листок за «период»);
2. наименование организации, ФИО и должность сотрудника, выдавшего лист, а также ФИО и должность работника, получившего документ;
3. Далее удобнее все разместить в табличке, которая будет включать несколько основных граф: начислено, удержано, выдано;
4. Также должно быть указано количество отработанных часов (дней), даты выплат и суммы в соответствующих графах.

• Графа «Начислено» будет подразделяться на выплаты, которые были начислены за период: оклад, отпускные, премии, надбавки, компенсации и т. д.
• Поле «Удержано» может подразделяться на НДФЛ, алименты, штрафы и т. д.
• В графе «Выплачено» будет информация о реально выданных средствах, с учетом всех удержаний: аванс, зарплата, отпускные, больничные.

К слову сказать, печать и подпись руководства не являются обязательными, но если они будут (на всех листах или по запросу определенных работников), нарушением это не является.

Ниже представлен расчетный листок по заработной плате (бланк) одной из российских компаний в качестве образца.

Как правильно выдавать расчетные листки

Расчетные листы по зарплате должны выдаваться совместно с зарплатой. Но поскольку она выплачивается, как правило, дважды в месяц (аванс и остаток), то лист может выдаваться один раз при последней выплате. Но содержать он должен информацию обо всех операциях с заработком работника за период.

Чтобы не возникло спорных ситуаций, лучше выдавать расчетный листок по заработной плате под подпись работника. Работодатель самостоятельно решает, где удобнее фиксировать выдачу листков: в отдельном журнале, в отдельной графе зарплатной ведомости или же на корешке, который остается в бухгалтерии.

Кстати, сейчас встречаются предприятия, которые расчетные листки не выдают в распечатанном виде, а отправляют на электронную почту работника. Закон не запрещает такой способ уведомления (точнее, он ничего о нем не говорит). Хотя Роструд настойчиво рекомендует выдавать каждому только распечатанные листы. Здесь главное, продумать все до мелочей, возможно, получить письменное согласие работника.

Сегодня электронными расчетными листками активно пользуются военнослужащие. С недавних пор каждый человек, состоящий на службе, может войти в свой личный электронный кабинет, найти раздел «Расчетный листок по заработной плате военнослужащего» и распечатать его.

При выдаче расчетных листов, стоит помнить о законе персональных данных и не допускать обнародование конфиденциальной информации сотрудника перед другими работниками.

Зарплата на банковскую карту. Как быть с расчетными листами?

Сегодня все чаще предприятия переводят зарплату сотрудников на их банковские карты, а не выплачивают наличку через кассу. Это связано с современным ритмом жизни.

Как же быть в таких случаях с расчетными листками? В законе четко и ясно прописано: работодатель обязан выдавать каждому сотруднику расчетный листок по заработной плате.

Получается, даже если работник не приходит ежемесячно за зарплатой в бухгалтерию, расчетный лист ему должен выдаваться. Причем не по запросу, а обязательно. Бухгалтер справедливо отметит, что это неудобно и занимает много времени. Да, это так, но поделать с этим ничего нельзя. Если вам не нужны проблемы с трудовой инспекцией, соблюдайте букву закона.

Ответственность за нарушение по расчетным листкам

В случае нарушения законодательства в области подготовки и выдачи расчетных листов работодателя ждет следующая ответственность:

• Штраф на сумму от 1000 до 5 000 рублей могут наложить на должностное лицо (лиц) или предпринимателя;
• Для организации (юридического лица) предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
• Приостановление деятельности предприятия на срок до девяноста дней.

Эта административная мера наказания может быть назначена судом после проверки трудовой инспекцией согласно статье 5.27

Справка 2 НДФЛ и расчетный листок по зарплате – в чем разница?

Справка 2 НДФ – документ установленного образца, отражающий доход человека за определенный период (чаще всего 2 месяца или год). Эта справка выдается работодателем в течение трех дней с момента обращения сотрудника. На бланке обязательно должна стоять подпись директора и бухгалтера, а также печать организации. Выдача справки фиксируется в журнале.

Нередко такой документ работники заказывают для подтверждения доходов при подаче заявок на кредит или субсидирование.

В отличие от него, расчетный листок выдается ежемесячно и без запроса работника, а также обязательно при увольнении.

Бухгалтерия компании и зарплата работника

Бухгалтерский учет на всех предприятиях ведется в виде зашифрованных числовых кодов. Они различаются в зависимости от деятельности компании. Для государственных организаций принято использовать огромные десятизначные коды, тогда как хозрасчетные предприятия обычно пользуются двух- или трехзначными кодами.

Эта особенность ведения бухгалтерского учета затронула и отечественный расчетный листок по заработной плате. Расшифровка кодов – это задача бухгалтера и кадровика, работникам вникать в эти тонкости нет необходимости.