Как пишется опись документов образец. Опись документов

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
5. Номера листов.
6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере - и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

• Указание порядкового номера дела.
• Индекс дела согласно номенклатуре.
• Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
• Крайние даты дела.
• Число листов в деле.
• Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта - отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.

О Г Л А В Л Е Н И Е

В В Е Д Е Н И Е

Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.

1. Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов – это архивный справочник , предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.

1.1. Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

1.2. Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание.

«, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем »;

«, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы».

3. Аннотации к портретам следует начинать с фамилии, затем дается характеристика данного лица (должность, почетное звание и т. д.). В скобках приводится указание (портрет).

«, врач Соликамской детской больницы (портрет)»;

«, преподаватель Краснокамского финансового техникума (портрет)».

4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий.

«, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»;

«, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы».

5. Порядковые числительные, употребляемые в аннотациях, следует писать словами

«Жилые дома улучшенной планировки на Второй улице Строителей»;

«, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет).

6. Числительные, которые употребляются как слова собственные, пишутся цифрами (арабскими или римскими).

«, заместитель главы администрации района, делегат II областной конференции обкома профсоюза государственных учреждений»;

«Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника».

7. Перечисление изображенных на снимке лиц в аннотации дается слева-направо и сверху-вниз.

«Работники Суксунского оптико-механического завода, награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник, инженер-конструктор, слесарь »

8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц.

«Работники Суксунского оптико-механического завода: художник (слева), инженер-конструктор (в центре)».

9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т. д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются.

«Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – , ныне глава администрации района»;

«Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – , председатель, крайний слева стоит – , главный бухгалтер »;

«Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год.

Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.»

10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко:

а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события.

б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено.

«В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы.

«, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель);

11. К пейзажным снимкам, на которых сняты городские, сельские, либо индустриальные пейзажи, в аннотациях необходимо делать пояснения о масштабности и месте съемки.

«Панорама рабочего поселка Тюлькино Соликамского района. Вид с противоположного берега Камы»;

«Панорама поселка Теплая гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»;

«Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»;

«Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»;

«Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»;

«Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета »;

«Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы».

12. При написании даты фотодокумента число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г.

Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки.

Распоряжения главы администрации по основной деятельности, с № 1 по № 32

Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г.

Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г.

Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т. п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т. п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.

V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов

5.1 Систематизация документов постоянного хранения

Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:

5.2 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи:

1. Опись личных дел;

2. Опись невостребованных трудовых книжек;

3. Опись актов о несчастных случаях и др.

Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий.

5.3. Систематизация фотодокументов

При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме:

1. Хроникальные документы

1.1. Общественно-политическая жизнь города (района)

1.2. Народнохозяйственная тематика

1.2.1. Государственные предприятия

1.2.2. Муниципальные предприятия

1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия

1.3. Транспорт и связь

1.4. Строительство и архитектура

1.5. Образование

1.6. Культура

1.7. Здравоохранение

1.8. Физкультура и спорт

1.9. Религия

2. Портреты

2.1. Индивидуальные

2.2. Групповые

3. Пейзажи

3.1. Городские

3.2. Сельские

3.3. Индустриальные

4. Фоторепортажи

5. Фотоэтюды

В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия.

В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т. д.

VI Нумерация дел в описях

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел.

VII Нумерация описей

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л. с.» (личный состав): 3л. с., 4л. с. , «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т. д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л. с.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2.

В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях.

Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л. с.», например, 3л. с., 4л. с. и т. д. К описи №2 буквенный индекс «л. с.» обычно не добавляется.

Примеры:

«Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9.

«Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4.

«Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке.

Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря , в течение которого в учреждении документы формируются в дела.

Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы:

1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т. д. дела, инвентарные дела и др.);

2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.);

Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения.

Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения.

Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3.

См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14.

«Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4.

Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23.

«Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1.

Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т. д.)

Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов , протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т. п.)

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34.

См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2.

См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23.

В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист

Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам.

К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров.

Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

К описи составляется титульный лист

Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

• Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
• Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
• Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
• Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
• Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные , протоколы, планы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в . После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

• наименование документов;
• количество;
• индивидуальный признак – оригинал или копия;
• стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

ОПИСЬ № 02сп-10

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.