Как вести личное дело сотрудника образец. Чем предусмотрено ведение личных дел

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.

Основные требования закона

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.

Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:

Фото 1. Образец внутренней описи.

Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
Копия паспорта.
Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
Трудовое соглашение.
Фотография.
Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).

Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

Фото 3. Обложка дела.

ФИО в именительном порядке;
первая буква фамилии;
дата поступления на работу;
срок хранения;
общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

порядковый номер;
номер личного дела;
ФИО сотрудника;
дата оформления папки;
другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.

До того, как провести внутреннюю опись личного дела, его необходимо правильно сформировать, убедившись, что все документы в нем являются документами длительного хранения. И обложка личного дела, и внутренняя опись документов личного дела заполняются в соответствии с требованиями, установленными государственными регламентами. В статье расскажем, как это правильно сделать.

Из статьи вы узнаете:

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело. Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении государственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение - полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется опись личного дела сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. - далее - Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Внутренняя опись личного дела образец

Внутренняя опись составляется, когда дело уже сформировано, но еще не отдано в переплет. По своему назначению она является оглавлением, благодаря которому в папке быстро можно найти подшитый в нее документ. Если составлять опись в соответствии с тем образцом, который предложен в Перечне, она будет представлена в виде таблицы, графы которой сдержат следующую информацию:

Порядковый номер документа, в соответствии с тем порядком, в каком он был подшит в дело;

Индекс документа - это его регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В случае, когда такого номера документ не имеет, в этом поле проставляется пометка «б / н»;

Дата документа. За эту дату, как правило, принимается дата регистрации документа. В том случае, когда документ не был зарегистрирован, за его дату принимается дата подписания должностным лицом, она также является обязательным реквизитом;

Наименование документа и его краткое содержание, суть;

Примечание - в этом поле, в том числе, делаются пометки о состоянии документа, например: «включение», «изъятие» с обязательной ссылкой, на основании чего это включение или изъятие было произведено.

Опись личного дела образец представлен ниже.

Таблица, представляющая собой внутреннюю опись документов личного дела сотрудника, имеет последнюю, итоговую строку. В ней цифрами и прописью указывается количество документов, пошитых в деле. Если количество таких документов велико, внутренняя опись может состоять из нескольких листов. В этом случае каждый из них должен быть пронумерован и их общее количество также указано в описи. Все эти сведения справочного характера заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение кадровых дел, составившего опись.

Обратите внимание: Нумерация листов описи личного дела сотрудника не сквозная. Листы должны быть пронумерованы отдельно от нумерации документов дела, поскольку она является научно-справочным документом и к ним не относится.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

наименование предприятия,
должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
список описываемых документов,
полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

номер документа по порядку,
затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
дата составления и подписания,
заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
номера листов,
примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
Опись может составляться вручную или печататься.
Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

Порядковый номер.
Регистрационный номер.
Дата оформления.
Название документа.
Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
Количество страниц описи.
Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Зачем нужен документ

Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать . Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию , определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию , кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.

Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае . Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале - в случае личного дела и их систематизации - в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом , в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Порядок составления документа

Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве . Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.

В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:

её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.

Она сама может включать несколько страниц, которые в подобном случае нумеруются отдельно от собственно личного дела.

Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:

порядковый номер бумаги;
числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
номера листов дела, которые занимает данный документ;
примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.

Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов . Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.

Пример оформления описи

Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.

В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.

Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.

Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.

Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование - способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.

После того, как завершающая бумага была внесена в опись, в частности, по причине прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, все пустующие строчки под той, где описывается данная бумага, перечёркиваются большой Z.

Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.

Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует . Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному .

В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.

Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.

Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.

В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.