Уведомление о начале отпуска — образец. Образец уведомления об отпуске по графику

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

• ежегодный — оплачивается компанией;
• дополнительный;
• , повышением квалификации;
• за собственный счет;
• декретный — в случае беременности;
• для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

• название компании;
• наименование документа и его номер;
• дата составления бумаги;
• ФИО сотрудника;
• указание должности, которую занимает работник;
• срок начала и конца отпуска;
• общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

• о начале реорганизации;
• об оформлении объяснительных;
• о переводах сотрудников в другие отделы;
• о том, что были изменены условия работы;
• о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер, присвоенный после регистрации;
• выдержка текста уведомления;
• должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
• дата ознакомления с бумагой;
• данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

• уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
• обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

1. Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
2. Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

• номер п/п;
• дата составления;
• регномер документа;
• название уведомления, поясняющее его суть;
• ФИО и должность адресата;
• дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Работнику ежегодно положен отпуск. Причём длительный и оплачиваемый. На многих предприятиях с целью наиболее эффективной работы вводится график отпусков, согласно которому периодически сотрудникам предоставляется время непрерывного отдыха.

Время пришло - обязаны известить

Если на предприятии в отпуск работники идут согласно графику, у сотрудников нет нужды самостоятельно следить за тем, когда придёт время положенного отдыха.

На администрацию компании законом налагается определённая обязанность в уведомлении заблаговременно о предстоящем отпуске. Уведомление должно быть обязательно письменным и доводиться до сотрудника под роспись. Правила устанавливают и минимальный срок, за который такое извещение должно быть сделано - две недели.

Уведомление требуется лишь в тех случаях, когда отпуск работников регламентируется графиком. Если работник самостоятельно обратился к руководителю с просьбой об отпуске, написав письменное заявление, уведомления не нужно. Одобрить отпуск руководитель может поставив визу на самом заявлении.

Как пишется уведомление об отпуске

Требований к стилю написания, правил оформления подобных бумаг у законодателя нет. Важен сам факт того, что имеется письменное свидетельство выполнения работодателем своих обязанностей, подписанное работником.

В уведомлении в форме обращения к сотруднику доводится, что он с определенной календарной даты может уйти в законный отпуск. Указывается и количество дней непрерывного отдыха с указанием конкретных дат.

Если не поставили в известность

Работник, который обнаружил, что его время отпуска вот-вот подойдёт, а уведомления за две недели до даты начала отдыха он не получил, вполне может требовать у начальника переноса отпуска на другое время. В таком случае закон на стороне работника.

Обязанность письменно ставить в известность возложена законом и в случае судебных разбирательств суд будет на стороне сотрудника, не получившего письменного напоминания о предстоящем отпуске.

Но наличие письменного извещения вовсе не означает, что работник именно с определённой даты должен непременно уйти в отпуск. Трудовые отношения - это прежде всего диалог сотрудника и руководителя.

По договорённости отпуск вполне может быть перенесён на более удобную для обеих сторон дату. В сохранении нормальных отношений в трудовом коллективе должны быть заинтересованы все его участники и не стоит при первом, малейшем нарушении правил, обращаться в суд.

В первую очередь необходимо попробовать решить вопрос самостоятельно. Возможно перенос отпуска будет выгоден самому работнику.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления об отпуске, вариант которого можно скачать бесплатно.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

1. Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
2. Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
3. Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

• номер исходящего документа и дата его составления;
• ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
• в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
• завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

1. Полное название предприятия.
2. Наименование журнала, для чего был оформлен.
3. Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
4. Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

• документ: уведомление или оповещение;
• порядковый номер записи;
• число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
• причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
• инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
• ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
• примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

• выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
• предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
• совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
• отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
• до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
• когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.