Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства. План работы архива предприятия

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать законодательные, нормативно-методические акты и государственные стандарты по документированию управленческой деятельности; состав нормативнометодической базы документационного обеспечения управления;
• – уметь применять законодательные и нормативно-правовые акты в управленческой деятельности;
• – владеть навыками поиска необходимой нормативно-правовой информации в законодательных и нормативных актах Российской Федерации но делопроизводству.

Законодательные акты и государственные стандарты в области документирования управленческой деятельности

Нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления включает в себя совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления включает в себя:

• – правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• – правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• – правовые акты, издаваемые органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• – правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций .

По предметам ведения Российской Федерации принимаются:

• – федеральные конституционные законы;
• – федеральные законы.

Официальным опубликованием закона считается первое размещение его полного текста в "Российской газете" или в "Собрании законодательства Российской Федерации". Закон вступает в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней его официального опубликования, если самими законами не установлен другой порядок вступления в силу. Рассмотрим основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы документирования управленческой деятельности.

Основным документом, обеспечивающим право документирования информации, является Конституция Российской Федерации, принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Конституция имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ принят Государственной думой Федерального собрания Российской Федерации 21 октября 1994 г. В кодексе изложены основные правила заключения, изменения, оформления и расторжения гражданско-правовых договоров; правила составления и применения доверенностей.

Статья 51 и последующие части 1 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. Статья 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 и последующие содержат нормы обязательственного права и, в частности, определяют виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420–453 содержат общие положения о договоре. В части 4 ГК РФ содержится информация о применении товарного знака и знака обслуживания.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N° 197-ФЗ используют при оформлении записей о приеме, перемещении и увольнении сотрудников в приказах по личному составу и трудовых книжках.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Законом определены порядок проведения работ по стандартизации, виды документов но стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Действие настоящего закона не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг.

Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" является базовым законом информационного законодательства. Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов" устанавливает правовые основы деятельности в области присвоения наименований и переименования географических объектов, а также нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов как составной части исторического и культурного наследия народов Российской Федерации.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации " определяет органы власти и управления, которым разрешено изображать один из трех вариантов герба па бланках: многоцветный, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации " определяет последовательность работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также правила ведения делопроизводства но ним.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи >> (далее – Закон РФ "Об электронной подписи") регламентирует условия, при которых использование электронной подписи в электронных документах признается равнозначным собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В законе указаны также виды электронных подписей и порядок их применения.

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов " определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документа, как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документа, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документа, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документа, ответственность за их нарушение. В тексте приведены основные понятия: документ, обязательный экземпляр документа, виды документов и т.п.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" закрепляет перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов вводят учредительные документы (учредительный договор и/ или устав) подлинник или нотариально заверенная копия.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне " регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает: полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей; распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну; порядок защиты государственной тайны; контроль и надзор за обеспечением государственной тайны; порядок проставления грифа секретности на документах и др. вопросы.

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера " применяется при работе с персональными данными сотрудника и при работе с конфиденциальными документами. В частности указ устанавливает, что сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации, в установленных федеральными законами случаях, являются конфиденциальной информацией.

Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне " содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. В указе представлены наименования федеральных органов исполнительной власти и других организаций, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями отраслевой (ведомственной) принадлежности в рамках сто компетенции, определенной положением о конкретном государственном органе, а также сведениями других собственников информации соответствующей тематической направленности по их представлению.

Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью " определяет требования к печатям и штампам ООО. В частности, в законе указано, что общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" закрепляет задачи, права и ответственность акционеров. В законе указан состав документов акционерного общества, который должен храниться по месту нахождения головной организации, определен состав документов, издаваемых руководителем организации, а также порядок протоколирования заседаний коллегиальных органов акционерного общества.

Оформление документов регламентировано стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определены государственными органами управления. В соответствии с Законом Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации" государственные стандарты принимает Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификаци (Госстандарт; ныне – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, Росстандарт).

Приведем основные стандарты в области делопроизводства.

ГОСТ 6.10.4–84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам па машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

ГОСТ 6.10.5–87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Настоящий стандарт устанавливает основные правила построения формуляров-образцов, разработки унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления производством при реализации всех его функций. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, а также на организационно- распорядительную документацию.

Обратите внимание!

Несмотря на то ч то ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер, требования к оформлению организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, указанные в стандарте, в целях единства оформления документов на территории Российской Федерации применяются практически всеми организациями, учреждениями, предприятиями.

ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Требования данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав ОКУД по классу 020000. ГОСТ устанавливает состав и расположение реквизитов, состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ определяет размеры листа, в зависимости от которых выделяют форматы бумаги трех видов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей на то, сколько раз исходный лист ряда разделен пополам. Исходные форматы АО – 841 × 1189 мм; ВО – 1000 × 1414 мм; СО- 917 × 1297мм.

ГОСТ 17914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ Р 7.0.12–2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила.

ГОСТ Р 7.0.66–2010 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию.

ГОСТ Р 7.0.83–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.

ГОСТ 7.89–2005 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования. В ГОСТ дано понятие оригинала документа.

ГОСТ Р 54471–2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Применение этого ГОСТ носит добровольный характер. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов но оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Существующие международные нормы в области документации должны учитываться при разработке правил работы с документами в организациях различных форм собственности.

Обратите внимание!

Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO ) трактует понятие "стандарт" как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом .

Перечислим международные стандарты, наиболее часто применяемым в документационном обеспечении управления.

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий; регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ИСО 216:1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В. Определены форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

ИСО 3535:1977 Листы для разработки форм и схемы размещения. На основании данного стандарта разрабатываются формы документов.

ИСО 8439:1990 Конструкция бланков – основная схема расположения. В стандарте указаны размеры полей, форматы бумаги, размеры текстовой части.

ИСО 4882:1979 Офисные машины и оборудование для обработки данных. Стандарт определяет межстрочный интервал и шаг письма.

ИСО 11180:1993 Адресация почтовая. Определяет правила размещения адреса на бланке.

ИСО 8601:1988 Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени. Установлены правила представления календарной даты, времени дня, периода.

• Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.]. М.: МЦФЭР, 2004.
• ISO 5127:2001 Информация и документирование. Словарь. Ч. 2. Традиционные виды документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

• Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
• Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

• "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
• "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
• "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

• состав реквизитов документов и бланков;
• правила их оформления реквизитов документов и бланков;
• виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
• правила создания документов.

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
2. Конституция Российской Федерации
3. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют:

состав реквизитов документов,

требования к оформлению реквизитов документов,

требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.

В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т.д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т.д.

Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т.д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.

Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

делопроизводство документ архив оформление

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включены не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

• * организационно-правовая документация;
• * плановая документация;
• * распорядительная документация;
• * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• * отчетная документация;
• * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• * финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• * документация по материально-техническому обеспечению;
• * договорная документация;
• * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Вся совокупность этих видов документов и составляет ОКУД.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, -- это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• * установление ее структуры;
• * определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
• * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
• * формирование совещательных органов управления;
• * регламентацию деятельности аппарата управления;
• * лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• * установление режима работы и системы охраны;
• * организацию труда работников и оценка труда работников;
• * реорганизацию;
• * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов -- наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Практическое задание

• 1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
• - ООО «Дружба», образована в 2002 г и является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «Дружба» специализируется по дизайну помещений, составление архитектурных планов, смет и т.д.

2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого тру да и охране труда;

Канцелярия. Основными функциями секретариата являются:

• - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
• - регистрация документов,
• - машинописные работы,
• - распределение телефонных звонков,
• - отправка документов,
• - информационно-справочная работа с документами;
• - снабжает канцелярскими принадлежностями;
• - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
• - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
• - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
• 3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

• - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
• - Входной контроль и регистрация технической документации;
• - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
• - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
• - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
• - Документальная подготовка сдачи объекта;
• - Оформление и согласование проектов технической документации;
• - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
• - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
• - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• - адрес отправителя;
• - время отправки и получения документа;
• - при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• - составление проекта документа исполнителем;
• - проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• - согласование проекта документа;
• - подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• - регистрация документа;
• - отправка документа адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

• - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• - получение информации о ходе и результатах исполнения;
• - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• - снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Заключение

Отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция, по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления создает необходимость в разработке целого ряда документов - инструкции по делопроизводству, внутреннему распорядку и некоторых других, так же необходимо установить точную номенклатуру дел и распределение обязанностей, так же нужно расширить канцелярию.

Список литературы

• 1. А.Ю.Чуковенков, В.Ф. Янковая Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2004.
• 2. В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2-е издание.-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2005.
• 3. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995..
• 4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

- это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения:

1. Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

2. Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

3. других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

Стандартизация и унификация системы ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) . Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :

Правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :

Законодательные и правовые акты Российской Федерации;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :

Законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы , а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций . Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

- Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

- Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

- Механизация и автоматизация работы с документами .

- Организация службы документационного обеспечения управления .

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит :

Общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.