Опись 2 дел постоянного хранения. Методические рекомендации

© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.

О Г Л А В Л Е Н И Е

В В Е Д Е Н И Е

Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.

1. Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов – это архивный справочник , предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.

1.1. Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

1.2. Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание.

«, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем »;

«, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы».

3. Аннотации к портретам следует начинать с фамилии, затем дается характеристика данного лица (должность, почетное звание и т. д.). В скобках приводится указание (портрет).

«, врач Соликамской детской больницы (портрет)»;

«, преподаватель Краснокамского финансового техникума (портрет)».

4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий.

«, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»;

«, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы».

5. Порядковые числительные, употребляемые в аннотациях, следует писать словами

«Жилые дома улучшенной планировки на Второй улице Строителей»;

«, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет).

6. Числительные, которые употребляются как слова собственные, пишутся цифрами (арабскими или римскими).

«, заместитель главы администрации района, делегат II областной конференции обкома профсоюза государственных учреждений»;

«Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника».

7. Перечисление изображенных на снимке лиц в аннотации дается слева-направо и сверху-вниз.

«Работники Суксунского оптико-механического завода, награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник, инженер-конструктор, слесарь »

8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц.

«Работники Суксунского оптико-механического завода: художник (слева), инженер-конструктор (в центре)».

9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т. д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются.

«Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – , ныне глава администрации района»;

«Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – , председатель, крайний слева стоит – , главный бухгалтер »;

«Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год.

Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.»

10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко:

а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события.

б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено.

«В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы.

«, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель);

11. К пейзажным снимкам, на которых сняты городские, сельские, либо индустриальные пейзажи, в аннотациях необходимо делать пояснения о масштабности и месте съемки.

«Панорама рабочего поселка Тюлькино Соликамского района. Вид с противоположного берега Камы»;

«Панорама поселка Теплая гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»;

«Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»;

«Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»;

«Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»;

«Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета »;

«Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы».

12. При написании даты фотодокумента число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г.

Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки.

Распоряжения главы администрации по основной деятельности, с № 1 по № 32

Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г.

Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г.

Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т. п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т. п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.

V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов

5.1 Систематизация документов постоянного хранения

Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:

5.2 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи:

1. Опись личных дел;

2. Опись невостребованных трудовых книжек;

3. Опись актов о несчастных случаях и др.

Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий.

5.3. Систематизация фотодокументов

При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме:

1. Хроникальные документы

1.1. Общественно-политическая жизнь города (района)

1.2. Народнохозяйственная тематика

1.2.1. Государственные предприятия

1.2.2. Муниципальные предприятия

1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия

1.3. Транспорт и связь

1.4. Строительство и архитектура

1.5. Образование

1.6. Культура

1.7. Здравоохранение

1.8. Физкультура и спорт

1.9. Религия

2. Портреты

2.1. Индивидуальные

2.2. Групповые

3. Пейзажи

3.1. Городские

3.2. Сельские

3.3. Индустриальные

4. Фоторепортажи

5. Фотоэтюды

В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия.

В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т. д.

VI Нумерация дел в описях

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел.

VII Нумерация описей

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л. с.» (личный состав): 3л. с., 4л. с. , «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т. д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л. с.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2.

В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях.

Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л. с.», например, 3л. с., 4л. с. и т. д. К описи №2 буквенный индекс «л. с.» обычно не добавляется.

Примеры:

«Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9.

«Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4.

«Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке.

Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря , в течение которого в учреждении документы формируются в дела.

Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы:

1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т. д. дела, инвентарные дела и др.);

2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.);

Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения.

Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения.

Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3.

См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14.

«Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4.

Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23.

«Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1.

Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т. д.)

Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов , протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т. п.)

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34.

См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2.

См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23.

В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист

Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам.

К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров.

Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

К описи составляется титульный лист

Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

1. Общие положения

1.1.Инструкция составлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ.

1.3.Цель настоящей инструкции - приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).

2. Составление исторических справок

2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.

2.2. Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.

2.3. Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном, составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.

2.4. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

2.5. Для поиска необходимых сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.

2.6. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

Название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;

Дату создания фондообразователя и его местонахождение;

Название организации - предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;

Задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;

Структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;

Состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;

Даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;

Название организации - правопреемника.

2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации.

Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.

При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.

Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений).

2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п.

2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.

Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1.

Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия ГА РФ приводится название архива организации. Например: «Архив Минздрава России, ф. ... , оп. ... , д. ... , лл. ... ».

2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ.

2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи.

2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

2.8. История фонда должна содержать следующие сведения:

Количество дел в фонде;
- крайние даты документов фонда;
- наименование организации, передавшей документы на государственное хранение;
- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.

2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации).

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.

2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;

2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование.

2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК.

2.10. В третьем разделе исторической справки отражается:

Основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота;

Перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;

Сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Степень сохранности и физическое состояние документов;

Наличие и место хранения документов по личному составу;

Наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

Сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

Наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;

Возможность использования документов фонда (в каких целях);

Состав научно-справочного аппарата к фонду.

2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.

2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Например:

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы и его фонде.

2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1).

При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее.

2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 - 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы.

Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке.

2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним.

2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.

3. Составление справочного аппарата к описи

3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:

Титульный лист;
- оглавление;
- предисловие;
- список сокращенных слов.

3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3.3 Составление титульных листов

3.3.1. Титульные листы составляются к законченной описи (архивной и дел постоянного хранения), а также томам описей (см. приложение 2).

3.3.2. На титульном листе указываются:

Полное название государственного архива, включая хронологические рамки;
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи;
- крайние даты документов, внесенных в опись.

3.4. Название фонда указывается в соответствии с п. 2.13 инструкции.

Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность. Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. При этом после каждого названия указываются крайние даты существования организации под данным названием (см. приложения 3,3а).

Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название (см. приложение 4).

3.5. Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений. В этом случае название описи на титульном листе не указывается (см. приложение 2), приводится лишь номер описи, а для её новых годовых разделов к номеру описи добавляется номер тома.

Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа (см. приложение 5). Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п.3.5.

Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов (см. приложения 6,6а).

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись (см. приложение 7).

3.6. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

3.7. Составление оглавлений

При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел) (см. приложение 8).

3.8. Составление предисловий

3.8.1. Предисловия составляются

К каждой описи;

К годовым разделам описей, представляемым на утверждение ЭПК ГА РФ, томам описей;

Одно общее, в отдельных случаях, ко всем описям фонда;

3.8.2. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи.

3.8.3. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда. В этом случае в оглавления остальных описей вносится слово «предисловие» и делается ссылка «см. предисловие к описи № 1».

3.8.4. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие.

3.8.5. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда. При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие.

3.8.6.Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, утверждаемых ЭПК ГА РФ.

3.8.7 В предисловиях к описи (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:

История фондообразователя (или его структурной части);

История фонда;

Состав документов, включенных в опись;

Особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов);

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав научно-справочного аппарата к фонду

Место хранения документов по личному составу

3.8.8.При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.

3.8.9.Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. 2.11.3. настоящих методических рекомендаций.

3.8.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

3.8.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.

3.8.12 Справочный аппарат к описи распечатывается без использования оборотной стороны листа.

3.9. Составление списков сокращенных слов

3.9.1. Списки сокращенных слов составляются к годовым разделам, к законченной описи (ее тому) если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся (см. приложение 9) .

3.9.2. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.

3.9.3. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании.

3.9.4. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.

3.9.5. При формировании годовых разделов в законченную опись (том) составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

4. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей

4.1. Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

4.2. Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

4.3. Если опись составляется в ведомственном архиве, то первый и последний листы годовых разделов описи оформляются в соответствии с приложениями 10 и 10а.

4.4. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве (архивная опись), первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением 11.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

4.5. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях (см. приложение 12). При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

4.6. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу.

При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях. Исторические справки, описи и справочный аппарат передаются в форматах документа Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, в случае других форматов - по согласованию с ГА РФ.

4.6.1. При подготовке и оформлении описей с применением персонального компьютера необходимо руководствоваться «Инструкцией по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий» (М.: ГА РФ, 2001), «Требованиями к графическому оформлению архивных описей» и «Памяткой по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации» (Приложения №№ 13-15).

Приложение № 1

Приложение № 2

Приложение № 3

Приложение № 3а

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

Приложение № 6а

Приложение № 6а (продолжение)

Приложение № 7

Приложение № 8

Приложение № 9

Приложение № 10

Приложение № 10а

Приложение № 11

Приложение № 12

Приложение № 13

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Инструкция по подготовке архивных описей
с применением компьютерных технологий

для организаций - источников комплектования ГА РФ

Введение

Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ (баз данных) для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов , поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи).

Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:

Хх.х.хх.)..Ххх#

Правка и форматирование (переформатирование) такого текста - крайне трудоемкий процесс, поэтому рекомендуется использовать редакторы, предлагающие другой подход - каждый элемент таблицы, представляющий из себя отдельный параграф, формируется программой - редактором. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет с легкостью менять форматирование текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы позволяют прилагать минимум усилий для работы с ними. Наиболее распространенный текстовой редактор, позволяющий работать с такими таблицами - Microsoft Word для Windows . Кроме того, эта программа позволяет отображать текст так, как он будет выглядеть на бумаге, что необходимо для распечатывания бумажных описей в соответствии с правилами оформления архивных описей.

Подготовка описей с использованием персональных компьютеров состоит из нескольких этапов:

1. ввод (набор) описи и внесение исправлений в опись,
2. оформление описи и распечатывание готовой описи.

1. Ввод описи:

1.1 Подготовка файла с таблицей:

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать" (в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов.

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы (нажав несколько раз на клавишу "Enter"), в меню "Таблица" - "Вставить таблицу". В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов (порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание ) и строк (для начала достаточно 10 - 20), затем, нажав на кнопку "автоформат", выбрать в новом окне (прокрутив список вниз) оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 (предпочтительней использовать сетку 6):

Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются. Если эти линии не видны в окне редактора, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть на пункте "Сетка".

Форматирование сетки в Word для Windows может отличаться в зависимости от версии программы, поэтому при вставке таблицы в подменю «автоформат» следует обратить внимание на окно предварительного просмотра таблицы и, при необходимости, отметить или убрать галочки в соответствующих пунктах «использовать» и «изменить оформление»

Следующим шагом является подгонка таблицы:

Во-первых, надо, выделив таблицу, указать через меню "Формат" - "Шрифт" необходимый шрифт и его размер (например, Arial Cyr, 12) .

Затем, перейдя в режим разметки страницы через меню "Вид" - "Разметка страницы", с помощью мыши установить ширину столбцов. Для этого указатель мыши ставится на линию, ограничивающую столбец слева или справа. Когда указатель мыши примет вид двух вертикальных линий со стрелками, надо, нажав и не отпуская левой кнопки мыши, передвинуть линию столбца до требуемой позиции влево или вправо, затем отпустить кнопку мыши. При изменении ширины столбцов сдвигаются и другие столбцы, поэтому для изменения ширины только двух смежных столбцов, необходимо предварительно выделить нужный столбец ("Таблица" - "Выделить столбец") и передвинуть его.

После создания файла с таблицей необходимо сохранить его. Для этого следует в меню "Файл" - "Сохранить" ввести имя файла и нажать кнопку "Сохранить". Теперь файл для описи готов к использованию.

1.2 Ввод описи в таблицу

Ввод описи в таблицу в принципе не отличается от обычной работы с текстом. Следует помнить, что Word самостоятельно разбивает текст внутри абзаца на строки, поэтому нажимать на клавишу "Ввод" (Enter) следует только для перехода на новый абзац, текст внутри одного абзаца вводится в одну строчку. Перемещаться по строкам и столбцам можно клавишами для перемещений (со стрелками) или ставя в нужную ячейку указатель мыши (указать на нужную ячейку и нажать на левую кнопку мыши). Если в таблице не видны линии сетки, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть по пункту "Сетка".

В первую строку таблицы вводятся наименования столбцов. Для нее выбирается меньший размер шрифта с полужирным начертанием и выравниванием по центру.

Если поставить курсор в верхнюю строку таблицы, то выбором в меню "Таблица" пункта "Заголовки" можно указать редактору Word вставлять в начале каждой новой страницы эту строку в качестве заголовка таблицы. Практически это можно использовать, вставив в две первые строки таблицы наименования столбцов и их номера, затем, поставив курсор на вторую строчку, вставить разрыв таблицы ("Таблица" - "Разбить таблицу") и указать строчку с номерами столбцов, ставшей первой строкой в таблице как заголовок таблицы. Чтобы разрыв таблицы не бросался в глаза, необходимо выделить место разрыва и выбрать для него минимальный размер шрифта (в меню "Формат" - "Шрифт" в поле выбора размера шрифта ввести цифру 1). При разбиении таблицы получаются две автономные таблицы, поэтому подгонку ширины таблицы и ее столбцов под страницу следует делать до разбиения таблицы.

При вводе описи на каждую строку таблицы должен вводиться только один элемент описи. Недопустимо вводить, например, в одну ячейку несколько заголовков дел: во-первых, такое форматирование будет сбиваться при изменении любого из параметров текста (интервалов между абзацами, использовании другого шрифта, размера букв и др.), во-вторых, при этом оформлении автоматическое конвертирование (преобразование) для передачи текста в базу данных невозможно, каждый заголовок необходимо исправлять и подгонять вручную.

Для ввода заголовков разделов / подразделов описи следует использовать пустые строки: курсор ставится на строку первого дела данного раздела и в меню "Таблица" выбирается пункт "Вставить строки". Заголовок раздела описи вводится в столбец заголовка дела.

Для ввода наименований разделов разных уровней следует использовать отдельные строки, выделяя начертанием (например полужирный шрифт), размером шрифта и выравниванием по центру. Если заголовки разных уровней идут друг за другом, их также следует печатать в разных строках, например:

Пустые строки добавляются в таблицу либо указанным выше способом (в этом случае строка добавляется над той строкой, где стоит курсор), либо нажатием клавиши табулятора ("Tab") в последней ячейке последней строки.

При вводе описи в Word существует несколько способов ускорения работы:

• проверка орфографии (подчеркивание слов с ошибками при вводе или проверка всего текста сразу через меню "Сервис" - "Орфография") облегчает исправление орфографических ошибок (последнее позволяет проверить орфографию по всему тексту после ввода описи);
• использование инструмента автозамены (автокоррекции) позволяет задавать сокращения, которые при вводе будут заменяться на соответствующее выражение. Таким образом можно автоматизировать ввод повторяющихся слов и выражений, в том числе на иностранных языках;
• аналогично можно использовать элемент "Автотекст": в этом случае достаточно выделить фрагмент текста и выбрать в меню "Правка" пункт "Автотекст". В этом случае предлагается дать этому элементу автотекста имя и нажать на кнопку "Добавить". Замена будет производиться при вводе имени элемента автотекста и нажатии клавиши F3. В качестве имени элемента также можно давать сокращения;
• использование буфера обмена позволяет, скопировав текст в память ("Правка" - "Копировать") или вырезав ("Правка" - "Вырезать", используется для перемещения), многократно вставлять его ("Правка" - "Вставить"). При копировании и перемещении через буфер обмена или с помощью мыши можно копировать или перемещать не только текст, но и элементы таблицы - строки, столбцы, ячейки.
• расширением копирования является использование мыши: выделенный кусок текста можно переместить на новое место, нажав на левую кнопку мыши (для этого необходимо так поставить курсор мыши на выделенном тексте, чтобы он принял форму стрелки), либо копировать на новое место при нажатой клавише "Ctrl".
• в Word возможно повторить последнюю операцию нажатием клавиши F4 (верхний ряд клавиш на клавиатуре), а также отменить последнюю операцию или вернуть отмененное действие через меню "Правка" - "Отменить..." или "Повторить...", либо используя кнопки со стрелками налево (отменить) или направо (повторить) , кнопки со стрелками (треугольниками) вниз рядом с кнопками отмены операции или возврата отмененной операции позволяют выбрать сразу несколько операций для отмены или возврата.

При вводе описи следует избегать вставки лишних абзацев: в столбце дат, например, желательно отделять даты пробелами (если даты сбиваются на одну строку, следует отрегулировать ширину столбца). Во-первых, увеличивать или уменьшать интервалы между строками удобнее, если выделить таблицу и выбрать нужный интервал перед и после абзаца через меню "Формат" - "Абзац", во-вторых, такое форматирование необходимо только при выводе документа на печать.

Текст вне таблицы в начале и конце описи печатается обычным способом.

1.3 Внесение исправлений в опись и распечатывание черновика.

Внесение исправлений в опись подразумевает считывание текста описи и ввод исправлений. Для считывания и выделения мест, нуждающихся в правке, опись можно распечатать в черновом экземпляре. Печать черновиков описей осуществляется стандартным способом:

Создается копия файла описи: в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как..." и в строке "Имя файла" дать новое имя файла, например "Черновик описи". Это необходимо для того, чтобы при подготовке чистовика описи не пришлось удалять лишние абзацы, вставленные во время форматирования черновика. Созданная таким образом копия описи форматируется и распечатывается, после вывода на бумагу ее можно стереть.

Опись желательно отформатировать таким образом, чтобы заголовки дел не переносились на другой лист (достигается вставкой дополнительных абзацев в конце предпоследнего заголовка на странице) и чтобы на бумаге было место для рукописных пометок (т.е. выделить весь текст (меню "Правка" - "Выделить все") и поставить в меню "Формат" - "Абзац" полуторный или двойной межстрочный интервал);

Печать осуществляется стандартными средствами текстового редактора: меню "Файл" - "Печать...";

После распечатывания черновика и считывания текста описи, исправления вносятся в основной файл описи.

2. Подготовка и печать чистового экземпляра описи.

Печатается опись стандартным способом через меню "Файл" - "Печать". Если необходима двусторонняя печать, то перед печатью в параметрах страницы отмечается галочкой пункт "Зеркальные поля": на печать документ выводится сперва на печать выводятся нечетные страницы (пункт "Вывести на печать:" в меню печати), затем, по окончании печати - четные страницы. Для печати четных страниц необходимо перевернуть листы (как класть листы зависит от модели принтера).

Перед печатью текст описи подгоняется на том компьютере, с которого будет осуществляться печать. Для начала необходимо перейти в режим разметки страницы (меню "Вид").

Сперва нужно проверить, как текст умещается в столбцах (например, в столбцах номера, индекса дел, крайних дат), при необходимости столбцы можно расширить или сузить.

На следующем этапе надо отформатировать (исправить) расположение текста на листе. Производится форматирование в режиме разметки страницы ("Вид" - "Разметка страницы") на том компьютере , на котором будет осуществляться печать при помощи вставки абзацев (клавиша Enter). Абзацы для раздвижения строк следует вставлять в тот столбец, где они не требуются для ввода (при оформлении) описи, например в столбец номеров дел. Опись форматируется таким образом для того, чтобы названия разделов не находились в самом конце страницы, заголовки дел не переносились на новую страницу, оставляя на старой странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты печатались на одной странице. Кроме того, если опись находится на стадии разработки, при форматировании желательно оставлять свободное место в конце страницы (раздвигать абзацами), чтобы, например, при необходимости вставить в опись (пропущенное) дело, можно было бы ограничиться перепечатыванием нескольких страниц, а не с места вставки и до последней страницы.

Нумерация страниц в описи при двусторонней печати (печати с оборотом) не ставится; при печати описи на одной стороне листа нумерация страниц должна продолжать нумерацию страниц (подсчитывается количество листов в НСА, следующем перед описью, и в меню "Вставка" - "Номера страниц..." - кнопка "Формат" в поле "Начать с:" ввести получившуюся цифру + 1 .

В случае необходимости внести поправки в готовую опись, в том числе после представления описи на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (при наличии замечаний экспертов), соответствующие изменения должны вноситься также в опись в электронном формате

Одной из задач архивных учреждений и ведомственных архивов является создание научно-справочного аппарата на документы, хранящиеся в этих архивах и составляющие архивный фонд страны. Данная инструкция была составлена таким образом, чтобы облегчить и унифицировать работу ведомственных архивов по подготовке архивных описей с использованием компьютерной техники и предусмотреть возможность создания электронного НСА в архивах, используя уже имеющиеся в электронном формате описи. Именно этим обусловлено требование поддержания электронной версии описи в строгом соответствии с описью на бумажном носителе; кроме того, необходимо предусмотреть возможность предоставления в госархив вместе с обязательным экземпляром описи на бумажной основе ее электронной версии.

Точное выполнение требований данной инструкции позволит в дальнейшем использовать создаваемые в учреждениях электронные версии описей для создания БД "Опись дел " на документы, поступающие на государственное хранение.

Список сокращенных слов

Приложение 1. Ввод научно-справочного аппарата к описи.

Научно-справочный аппарат к архивным описям готовится как обычный документ Word. Для ввода НСА рекомендуется создать новый файл. Элементы НСА в файле располагаются в том порядке, в котором они должны следовать в бумажной копии.

Сразу после создания файла устанавливаются размеры страницы: через меню "Файл" - "Параметры страницы", вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

В отличии от описи в файл НСА можно вставлять номера страниц: меню "Вставка" - "Номера страниц...", пункт "Номер на первой странице" должен быть чистым (первая страница предназначена для титульного листа).

После каждого из элементов НСА ставятся разделители страниц (меню "Вставка" - "Разрыв..." - "Начать новую страницу".

Титульный лист . Для сдвига вправо названий фонда и номера фонда можно использовать таблицу (если линии таблицы видны на распечатке, то следует выбрать всю таблицу (меню "Таблица" - "Выделить таблицу") и в меню "Таблица" - "Автоформат..." выбрать вариант форматирования <нет>, из всех остальных пунктов в этом окне рекомендуется убрать галочки), например:

ПОСЛЕДНЕЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА

ЗА (хххх - хххх) ГОДЫ

СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

Видимые при распечатке линии таблицы можно убрать.

Предисловие. Предисловие вводится как обычный документ, набираемый в Word. Абзацы выравниваются по ширине ("Формат" - "Абзац" - "Выравнивание: по ширине"); красные строки ставятся в меню "Формат"-"Абзац" - "Первая строка" - "Отступ" (для примера, этот абзац инструкции имеет отступ 0,75); расстановка переносов слов в Word 95/7.0 ставится через меню "Сервис" - "Расстановка переносов...", в Word 97 / 2000 через меню "Сервис" - Язык" - "Расстановка переносов...".

Сноски в предисловии внизу страницы вставляются через меню "Вставка" - "Сноска..." - "обычная", при этом сноски вставляются в то место, где стоит курсор, номера сносок формируются и изменяются при добавлении, удалении и перемещении сносок автоматически. Сноски можно перемещать, копировать и удалять отдельно от текста или вместе с текстом, к которому они относятся. Режим отображения текста сносок зависит от представления документа:

• в режиме "обычный" (меню "Вид" - "Обычный") текст сносок не виден, для доступа к сноскам нужно щелкнуть дважды по номеру уже вставленной сноски либо добавить новую;
• в режиме "разметка страницы" ("Вид" - "Разметка страницы") текст сноски всегда виден внизу страницы.

Иногда при печати документов со сносками происходит смещение сносок на следующую страницу. В этом случае попробовать передвинуть основной текст над сносками вниз: для этого добавляются пустые абзацы перед последним параграфом (абзацем) на листе.

Приложение 2. Передача текста описи в базу данных.

Под конвертированием понимается передача текста документа из одного формата в другой. Это может быть как перенос данных внутри одного семейства ПО (текстовых редакторов, СУБД) , так и между СУБД и текстовыми редакторами. Следует отметить, что в данном случае учесть все возможные варианты крайне сложно, однако следующие моменты достаточно универсальны:

• наиболее универсальным способом перевода данных является использование в качестве промежуточного звена т.н. простого текста, т.е. текста, не содержащего никакого оформления, в котором элементы данных разделены тем или иным способом (символами - разделителями или расположены на определенном месте строки/страницы), кроме того, такой текст могут прочитать практически все программы;
• многие программы имеет встроенные средства преобразования других форматов в собственный и наоборот, однако
• СУБД, как правило, понимают только форматы баз данных, электронных таблиц и простой текст, текстовые редакторы - соответственно форматы текстовых файлов, в том числе простой текст, и некоторые программы способны импортировать данные из баз данных при наличии соответствующих конверторов.

Винворд способен импортировать данные баз данных, при наличии подобных конверторов . Для экспорта данных наиболее удобным способом конвертирования данных является просто текст, оформленный соответствующим образом.

Для создания из таблицы промежуточного файла для передачи данных в Ms Access необходимо:

1. удалить из таблицы все названия разделов и подразделов, пустые строки;

2. удалить из документа все элементы кроме таблицы;

3. удалить все абзацы (в заголовках дел заменить через "Правку" - "Замену" на любой символ, не встречающийся в тексте, например "!!!", кроме символа табуляции, в остальных полях либо просто удалить (см. выше про форматирование текста для печати), либо заменить на пробелы;

4. выделив таблицу, в меню "Таблица" выбрать пункт "Преобразовать в текст..." и выбрать в качестве разделителей символ табуляции;

Получившийся в итоге текстовой документ можно свободно импортировать в большинство баз данных (для СУБД под ДОС необходимо сохранять как "текст D OS ".

Способы импорта данных в Винворд зависят от формата источника. Если это база данных Access, dBase, FoxPro и ряд других, то Винворд способен импортировать данные непосредственно из файлов баз данных, кроме того, многие из них могут экспортировать текст в Винворд напрямую (Access), либо через формат RTF или буфер обмена. В последнем случае, текст нужно приводить к таблице.

Однако такой способ не всегда доступен или удобен, в этом случае необходимо выводить данные из СУБД в текстовом формате, если это предусмотрено, либо печатать с сохранением текста в файл. В последнем случае надо смотреть "Проблемные файлы" .

При импортировании данных через текстовой файл с разделителями текста в Винворд необходимо проделать следующие операции:

• открыть текстовой файл, при этом, если текст в кодировке ДОС, открыть его именно как текст ДОС ;
• удалить из файла все элементы перед и после данных, не имеющих отношения к будущей таблице;
• если текст был импортирован с какими-либо разделителями, то достаточно убедиться, что каждый набор элементов (номер, индекс, заголовок и т.д.) занимают один абзац;
• если разделителей нет, например, каждый элемент занимают отдельную строку, необходимо отформатировать документ для приведения в надлежащий вид (сперва заменить все абзацы, разделяющие наборы элементов, на какой-либо символ, затем заменить оставшиеся абзацы на символ табуляции в меню "Правка" - "Замена" - "Специальный", затем символ из первой операции заменить обратно на абзацы);
• выделить все записи и через меню "Таблица" - "Преобразовать в таблицу..." преобразовать в таблицу, указав как символ-разделитель символ табуляции;
• проверить получившуюся таблицу;
• отформатировать текст.

Проблемные файлы могут быть нескольких видов:

1. текстовые файлы, которые были изначально выведены в формате таблицы, представленной следующим образом:

#..........Ххххххххх.хх..............##.##.##......###

Ххххххххххх.х.ххххххх.....##.##.##

ХХХХХ.Хххххххххх.ХХХХ.х

Хххххххххх.х.хххххххххх-

Ххххх-ххххххххххххххх.хх-

Ххххх.х.ххххххх.хххххххххх

...........(ххххх.хххххх.х.хххххххххх-

Ххх,хххх,ххххххх,ххххххх-

Хх.х.хх.)..Ххх#

#..........Хх.хх.ххх.#...............##.##.##......###

.....................................##.##.##

В этом случае, если нет возможности получить исправленный файл (экспортировать данные в правильном формате из базы данных, текстового редактора) все исправления придется выполнять вручную, то есть объединять в отдельные строки заголовки дел, даты, выносить на отдельные строки другие элементы, затем заменять символы абзацев на символы - разделители;

2. данные находятся в базе данной, оболочка которой не предоставляет условий для экспорта данных в необходимом формате. Для получения нужного результата необходимо либо использовать промежуточные форматы, если это возможно, либо печатать записи в файл, причем результирующий файл, скорее всего, будет похож на указанный в пункте 1), затем править вручную. При использовании промежуточного формата вероятна потеря части данных.

Приложение № 14

Требования к графическому оформлению архивных описей

Архивная опись:

Архивная опись состоит из следующих элементов:

Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том " пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

Приказ № 150 Роспрома от 1 июня 2006 года по основной деятельности о предоставлении лицензий

Приказы №№ 2 - 150 Роспрома по основной деятельности за 2007 год

Соглашения о взаимодействии между Роспромом и администрациями субъектов Российской Федерации за 2004 год. Том 1 (республики, края)

Отчет Минпромторга России об организации выставки " HeliRussia ", г. Москва, 1-3 апреля 2006 года.

Штатные расписания Роспрома на 2004 год

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:

"от 1 марта 2009 года ", "за 2009 год ", "на 2009 год ", "за 2009-2010 годы ", "за январь-февраль 2009 года ", "1-5 марта 2009 года "

В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже:

Личное дело работника Роспрома, уволенного в 2004 году:
Иванов Иван Иванович

Личное дело сотрудника персонального пенсионера.
Иванов Иван Иванович

Документы на выплату денежной компенсации.
Иванова Мария Ивановна

Оформление крайних дат

В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г. ", "гг. ", "год " не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век ". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Примеры:

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "- " для диапазона или ", " для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").

Оформление таблицы описи

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа - по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа - если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа - заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа - заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002- ") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа - как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа - если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" - "Параметры страницы" - "Поля" - "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3...) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом - в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT - стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем - с нижней.

Приложение № 15

Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел, содержащих распорядительную документацию для последующего конвертирования в БД «Документ »

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец

Внутренняя опись

документов дела №

В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения), если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак « / » дробь.

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов

Номер документа проставляется вручную, применение автонабора в графе 1 не допускается.

В графе 2 - дата документа обозначается следующим образом: день - арабскими цифрами «01», «12» , месяц - строчными буквами, год арабскими цифрами

В графе 3 - заголовок документа переносится полностью без сокращений

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.

В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф

В одну строку вносится информация только об одном документе.

При их составлении следует руководствоваться п. 5.5.4 « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...», М, 2007

Оглавление Описи № 1 дел постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации за 2003-2005 годы

Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для работы с текстовыми документами. Предпочтительнее привлечение систем управления базами данных (СУБД) для создания и дальнейшего использования электронного НСА (архивных описей), однако процесс разработки, заполнения и работы с базами данных более трудоемок и требует наличия соответствующих знаний у разработчиков и пользователей. Привлечение текстовых редакторов - наиболее удобный и быстрый способ ввода при отсутствии готовой описи и специальных программ (баз данных): он позволяет достаточно быстро вводить данные, проверять орфографию, форматировать текст, распечатывать описи.

Далее Word.

Названия пунктов меню могут изменяться в зависимости от версии программы.

Данная опция работает начиная c 7 -ой версии Word (Ms Office 95).

Для проверки орфографии в Ms Word встроены специальные словари. Слова, не совпадающие с внесенными в словарь, определяются как слова с опечатками. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь.

Автозамена доступна через меню "Сервис" - "Автозамена". Можно вводить сокращения (что заменять) и их расшифровку (на что заменять) либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне "Что заменять" какое-либо сокращение. После ввода слова и нажатия на пробел, вставки точки или запятой, сокращение автоматически заменяется его значением. Например:

вс рф - Верховный Совет Российской Федерации

россии - России

Как правило, при переносе текста с одного компьютера на другой подобное форматирование сбивается и связано это, скорее всего, с установленным в системе принтером и/или его отсутствием. Правила составления заголовков дел, крайних дат - см. подробнее:

п. 5.4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);

разделы 2, 4, 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).

Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.

В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.

Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации - это так называемые дела постоянного хранения.

Заполнение архива и учёт бумаг

Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию. Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.

В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов. Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив. Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.

Дела постоянного хранения

Постоянному хранению - хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.

Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив. Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего - годовая опись. То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.

Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.

Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.

И как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.

Что говорят правила работы архивов

Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.

Нормативный документ: Правила работы архивов-2015

Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):

«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются , предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».

Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):

«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».

Делаем выводы:

1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.

2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).

Предисловие к описи дел: скачать образец

Предлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

Опись дел по личному составу (Приложение 15);

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Лицевые счета;

Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

Акты о несчастных случаях;

Журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части :

Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Предисловие;

Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).