Формы первичной учетной документации при применении ккт. Формы первичной учетной документации при применении ккт Ошибки при заполнении

Акт КМ-1 перестал быть обязательной для применения формой с середины 2016 года, а с 01.07.2017 и вовсе утратил свою значимость. О том, для каких еще целей он применялся и как заполнялся, читайте в нашей статье.

Сфера применения документа КМ-1

Форма КМ-1, представляющая собой акт о переводе на нули показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков ККМ, была необходима для работы с кассами, оснащенными ЭКЛЗ, и применялась в 2 ситуациях:

• при вводе в эксплуатацию новой ККМ;
• при проведении инвентаризации для оформления обнуления денежных счетчиков на ККМ (что требовало занесения в акт данных счетчиков до и после этой операции).

С помощью акта фиксировались показания:

• производящих регистрацию числа обнуления суммирующих счетчиков;
• контрольных счетчиков;
• секционных счетчиков, суммирующих денежные поступления;
• главного по суммированию счетчика.

Акт заполнялся в 2 идентичных экземплярах, один из которых передавался в бухгалтерию (этот акт и сейчас может потребоваться для предъявления в налоговую), а второй (контрольный) — в обслуживающую и контролирующую работу ККМ организацию.

Форма КМ-1 оказалась необязательной к применению после внесения в середине 2016 года изменений в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Однако эта необязательность до 01.07.2017 (даты прекращения использования ККМ с ЭКЛЗ) сводилась к тому, что форму можно было заменить разработанной самостоятельно. С заменой касс с ЭКЛЗ онлайн-кассами необходимость в использовании КМ-1 отпала вообще.

Особенности заполнения «обнуляющего» акта

Акт КМ-1 составлялся в виде двустороннего документа, для заполнения которого создавалась специальная комиссия. В ее состав обязательно включался работник ФНС. Заполненный акт также подписывали руководитель, главный бухгалтер и кассиры хозяйствующего субъекта, использующего ККМ.

В шапке формы при заполнении графы с регистрационным номером ККМ указывался тот порядковый номер, под которым машина была зарегистрирована в налоговой инспекции.

О том, как регистрируются кассы нового образца, читайте в статье .

Все организации при использовании в работе ККТ обязаны пользоваться унифицированными формами документов (Постановление №132). Поскольку все эти формы рассчитаны на организации, частным предпринимателям следует их немного подкорректировать, таким образом, чтобы они соответствовали специфике работы.

Когда кассовый аппарат вводится в эксплуатацию (а также тогда, когда происходит инвентаризация кассы) нужно оформлять Акт о переводе показаний суммирующих денежные счетчики на нули. Это проходит по форме № КМ-1 (). Этот акт членам комиссии (с обязательным присутствием председателя комиссии) следует оформить в двух экземплярах. Один из экземпляров (контрольный) передают в организацию, занимающуюся обслуживанием и контролем ККТ. Второй оставляют индивидуальному предпринимателю.

В Акте фиксируют следующие показания:

• Контрольные счетчики, которые регистрируют количество переводов показаний.
• Главный суммирующий счетчик.
• Секционные суммирующие счетчики.

Когда Акт составлен, его обязательно должен подписать представитель организации, контролирующей ККТ и индивидуальный предприниматель.

Для каждого кассового аппарата открывают специальный Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. В этом журнале каждый день фиксируется приход и расход денежных средств. Этот журнал обязательно прошнуровывают, пронумеровывают и скрепляют подписями предпринимателя и налогового инспектора. В нём можно отследить учёт выручки, которая была получена с помощью ККТ.

Как уже говорилось, записи должны производиться ежедневно. Их вносят в хронологическом порядке. Помарки недопустимы. Любое исправление должно быть оговорено, а также заверено подписями предпринимателя и кассира-операциониста. Даже когда за день вообще не было выручки, записи всё равно делаются на основе Z-отчета.

В тех случаях, когда работа кассового аппарата осуществляется без кассира-операциониста, используется журнал для регистрации, оформленный по форме № КМ-5. Его также следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью и подписью частного предпринимателя. Существенной разницы между этими двумя журналами нет.

Форма КМ-1. Образец заполнения

Заполнение формы форма КМ-1 происходит при регистрации новой ККМ или замене фискальной памяти, когда обнуляются счетчики ККТ. Или при любом другом виде ремонта, когда пробитые на кассе суммы обнулены в ЦТО.

Если вы регистрируете новую кассу, то форму следует заполнять следующим образом.

1. Строка “организация, адрес, номер телефона”. Сюда вписываются данные фирмы, достаточно одного названия или фамилии ИП.
2. В поле “структурное подразделение” указывается название и адрес обособленного подразделения. Это в случае, если такое имеется и ККМ оформляется на него.
3. В поле “ИНН” вписывается ИНН ИП или фирмы.
4. В поле “номер производителя” вписывается заводской номер кассы. Его можно посмотреть либо на коробке, либо на корпусе самого аппарата.
5. В поле “дата составления” вписывается дата регистрации ККМ в налоговом органе.
6. Далее заполняем “показания главного суммирующего денежного счетчика”. Цифрами и прописью.
7. На странице 2. Заполняем поле “Основание”. К примеру: Ввод в эксплуатацию, регистрация ККТ.
8. И в самом низу должны расписаться Руководитель (ИП или генеральный директор) и главный бухгалтер.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт по форме № КМ-1 применяется при вводе в эксплуатацию новых контрольно-кассовых машин, а также при инвентаризации на предприятии.

Данный акт служит для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков до и после их перевода на нули.

Унифицированная форма № КМ-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму КМ-1

Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный направляется в фирму, обслуживающую и контролирующую ККМ, второй остаётся в данной организации.

Акт фиксирует показания следующих счетчиков:

Контрольных счетчиков (отчёта фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули,

Главного суммирующего счетчика,

Секционных суммирующих денежных счетчиков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

рвичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132.

При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин применяются формы первичной учетной документации №№КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

При вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой техники и при проведении в организациях инвентаризации для оформления перевода показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули применяется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма №КМ-1) .

Перевод показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрация контрольных счетчиков ККТ осуществляется в присутствии комиссии, в состав которой в обязательном порядке входит представитель контролирующей организации или представитель налогового ведомства. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй экземпляр остается в организации.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации и фиксирует показания следующих счетчиков:

· контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти);

· регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;

· главного суммирующего счетчика;

· секционных суммирующих денежных счетчиков.

При заполнении акта в строке «Номер»/«Производителя» проставляется номер контрольно-кассовой техники, указанный в ее техническом паспорте, в строке «Номер»/«Регистрационный» указывается номер, под которым данная ККМ зарегистрирована в налоговом ведомстве.

Причина составления акта указывается в строке «Основание».

При ремонте контрольно-кассовых машин специалистами центра технического обслуживания и при передаче их для работы в другие организации для оформления снятия показаний счетчиков применяется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма №КМ-2) . Ремонт контрольно-кассовой техники производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти).

Акт составляется и подписывается членами комиссии, в состав которой, как и при составлении Акта формы №КМ-1, входит в обязательном порядке представитель контролирующей организации или налоговый представитель, а также руководитель, старший кассир, кассир организации и специалист центра технического обслуживания ККТ.

На передачу контрольно-кассовой техники в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта составляется накладная. Акт вместе с составленной накладной не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию организации. Отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день.

После ремонта показания счетчиков проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой техники пломбируется.

Нередки случаи, когда покупатель отказывается от покупки и обращается к администрации торговой организации с требованием возвратить ему денежные средства. В этом случае руководитель подписывает пробитый в кассе чек и разрешает кассиру возвратить покупателю денежные средства, при этом денежные средства могут быть возвращены только по чеку, пробитому в данной кассе, и в сумме, указанной в чеке.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, используется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3) . Акт составляется и подписывается в единственном экземпляре комиссией, в состав которой входят руководитель, заведующий отделом или секцией, старший кассир и кассир-операционист. Акт, в котором перечисляется номер и сумма каждого чека, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации, где и хранится в документах за данное число.

Следует учесть, что на сумму денежных средств по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Во всех организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением с применением контрольно-кассовой техники, учитывается приход и расход наличных денежных средств по каждой контрольно-кассовой технике. Для этой цели применяется Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4) , который помимо этого является также контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, а также руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. В журнале ведется учет выручки, полученной с применением контрольно-кассовой техники.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Если при записи данных в журнал допущены ошибки, то внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день или смену на начало работы и заверяют подписями кассира и дежурного администратора.

Дата снятия отчета указывается в графе 1, показания денежных счетчиков на начало и конец смены записываются в графы 6 и 9, общая сумма выручки указывается в графе 10, сумма выручки, сданная наличными, записывается в графу 11 журнала, сумма выручки по кредитным карточкам указывается в графе 12 «Оплачено по документам».

Для записи сумм, выписанных по возвращенным покупателями чекам, на основании данных Акта по форме №КМ-3, а также количества напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков, предусмотрена графа 4 журнала. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет, вместе с которым по приходному кассовому ордеру сдает выручку старшему кассиру.

Запись в журнале кассира-операциониста делается после снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки, произведенная запись подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

В случае расхождения результатов сумм на контрольной ленте с выручкой следует выяснить причину расхождения, а выявленные недостачи или излишки занести в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Во многих организациях, работающих без кассира-операциониста (установка ККТ на прилавках магазинов, для работы официантов) для учета операций по приходу наличный денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой технике применяется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5) . Как и предыдущий журнал, он также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков и должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке после окончания рабочего дня (смены) чернилами или шариковой ручкой. В журнал заносятся показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и сумма выручки. Прием – сдача денежных средств оформляется подписями представителя администрации организации, контролера-кассира, продавца, официанта и другими. В случае расхождений суммы фактической выручки с результатом сумм на контрольной ленте выявляются причины расхождения, выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В случае внесения в журнал исправлений, внесенные исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно кассир-операционист в одном экземпляре составляет отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовой технике и выручке за рабочий день (смену). Для составления отчета используется Справка-отчет кассира-операциониста (форма №КМ-6) . Подписанный отчет вместе с выручкой по приходному ордеру сдается кассиром-операционистом старшему кассиру или руководителю организации. Если организация небольшая и в ней работает одна – две кассы, то допускается сдача денежных средств кассиром-операционистом непосредственно инкассатору банка. Сдача денежных средств в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниями суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены), при этом вычитаются денежные суммы, возвращенные покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Выручка подтверждается подписями заведующих отделами, при этом выручка принимается и приходуется по кассе на основании приходного кассового ордера и в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Справка-отчет кассира-операциониста является основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7) . Данный отчет составляется старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами и до начала работы следующей смены передается в бухгалтерию организации. Данная форма представляет собой таблицу, в которой согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой технике рассчитывается выручка, распределяется по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). Итоги показаний счетчиков всей контрольно-кассовой техники и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам, а также итоговая сумма денежных средств, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, подводятся в конце таблицы. Форма подписывается руководителем и старшим кассиром организации.

В случае поломки контрольно-кассовой машины, при невозможности устранения неисправностей силами кассира, администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. Также специалистами центра технического обслуживания проводятся плановые технические осмотры, во время которых проводится проверка состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, а также устраняются мелкие неисправности.

В организациях для отражения этих фактов применяется Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8) . Находится журнал у руководителя организации или его заместителя, но ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, в частности, об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости проведения ремонта контрольно-кассовой машины в центре технического обслуживания, об этом сообщается руководству организации и также делается соответствующая запись в журнале, которая подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККТ.

Стандартная унифицированная форма КМ-1 называется «Акт о переводе показаний суммирующих денежные счетчики на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» и заполняется при обнулении счетчиков контрольно–кассовых машин в организациях.

Иными словами, она применяется при вводе в эксплуатацию новой кассы, замене фискальной памяти, а также при инвентаризации кассового аппарата.

Любые виды ремонтов контрольно-кассовой техники, требующие обнуления счетчиков, также возможны только после предварительного составления акта по форме КМ-1 по всем установленным правилам.

ФАЙЛЫ

Пользоваться формой КМ-1 при обнулении счетчиков могут как юридические лица (организации и предприятия), так и индивидуальные предприниматели – порядок заполнения для них одинаков.

Данный документ должен обязательно оформляться в двух экземплярах. Один из них передается в организацию по техническому обслуживанию контрольно-кассовой техники, с которой у компании–владельца ККМ заключен договор на ТО, а второй остается у самой компании. Форма КМ-1 заполняется в присутствии налогового инспектора от той налоговой службы, в которой зарегистрирована фирма – владелец кассы или ее структурное подразделение.

Что фиксирует акт по форме КМ-1

Основная часть акта КМ-1 включает в себя отражения показаний следующих систем, входящих в ККМ:

• контрольных счетчиков (отчет фискальной памяти);
• счетчиков, которые регистрируют данные о том, сколько раз показания суммирующих счетчиков были обнулены;
• секционных суммирующих счетчиков;
• главного суммирующего счетчика.

Кто должен подписать бланк КМ-1

Поскольку контрольно-кассовые машины являются аппаратами, подпадающими под строгий государственный контроль, то любые действия с ними должны быть строго зарегистрированы и удостоверены всеми заинтересованными сторонами. В частности, после обнуления денежных счетчиков, акт должен быть подписан членами специально созданной комиссии, в обязательном порядке присутствующих при данной операции. В состав этой комиссии, как правило, входят:

• представитель налоговой инспекции;
• руководитель организации – владельца контрольно-кассовой техники;
• главный бухгалтер организации;
• старший кассир;
• кассир.

Инструкция заполнения лицевой стороны акта по форме КМ-1

Сам бланк не является особенно сложным и по большей части вполне понятен даже для не очень опытных специалистов.

Заполняем «шапку» документа

Первая часть включает в себя сведения о предприятии, которому принадлежит касса, счетчики которой подверглись обнулению.

Здесь нужно вписать полное наименование предприятия с указанием его организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также – ее адрес и номер телефона (мобильный или городской – не имеет значения, эти сведения нужны на случай, если у контролирующих органов в дальнейшем появятся вопросы).

Рядом в соответствующие ячейки нужно вписать (можно найти в регистрационных документах), а также ИП или юридического лица. Если касса принадлежит структурному подразделению – обязательно нужно указать и его, с полным наименованием и адресом места нахождения.

Далее вписывается название контрольно-кассовой машины (по паспорту) и номер, присвоенный производителем – тут надо поставить заводской номер кассы (обычно он указан на корпусе кассового аппарата). Рядом надо отметить название прикладной компьютерной программы, которая используется на предприятии (чаще всего это 1С различных версий).

Основная часть акта КМ-1 — таблица

Вторая часть данного документа является основной. В ячейку «Номер документа» нужно вписать цифру «1», а в строку «Дата составления» — дату регистрации кассы в территориальной налоговой инспекции (именно дату постановки ККМ на налоговый учет!). При этом важно учесть один момент: дата составления данного акта должна быть не ранее, чем за один день до регистрации ККМ в налоговой службе.

Далее необходимо указать ФИО налогового инспектора, присутствующего при обнулении счетчиков и составлении данного акта, номер его служебного удостоверения, а также налоговую службу, которую он представляет.

После этого нужно вписать показания контрольных счетчиков до обнуления и после обнуления (сделать это нужно обязательно и цифрами и прописью), а также показания главного суммирующего денежного счетчика (тоже цифрами и прописью).

Заполнение оборотной стороны бланка формы КМ-1

Здесь сначала надо указать показания секционных суммирующих счетчиков затем вписать основание, по которому проводилась данная процедура (ввод в эксплуатацию новой контрольно-кассовой машины, регистрация ККМ и т.д.).

В завершение данный акт в соответствующих строках должны подписать все члены комиссии, включая представителя налоговой инспекции, с обязательной расшифровкой своих подписей.