Отпуск с последующим увольнением оформление. Увольнение после отпуска

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. Сразу отметим, что отпуск не может быть предоставлен тем работникам, которые трудятся по гражданско-правовому договору.

По общему правилу продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно. Если сотрудник только устроился в организацию, то право на использование за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Совместителям же отпуск предоставляется одновременно как по основному, так и по второму месту работы.

По соглашению сторон ежегодный отпуск может быть разделен на части: одна из них не может быть менее 14 календарных дней, а вторая половина никак не ограничивается, то есть предоставляться в любом количестве из оставшихся дней (например, три календарных дня).

Расчет отпускных производится по , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Выплатить их необходимо не позднее, чем за три дня до начала отпуска (). Отпуск сотрудника в табеле учета рабочего времени отражается кодом «ОТ» или «09».

В трудовой книжке указывается причина расторжения договора (например, ) и дата увольнения, то есть число месяца соответствующее последнему дню отпуска.

О получении трудовой работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в личной карточке.

Если же период отпуска совпадает с тем, что указан в графике отпусков, то работник должен написать только заявление на увольнение. Это связано с тем, что основанием для предоставления отдыха является утвержденный график отпусков (подробнее см. статью «Ежегодный отпуск: от общего к частному» в журнале «Практическая бухгалтерия» № 6, 2013).

Временная нетрудоспособность

В случае, когда работник заболел, находясь в отпуске с последующем увольнением, ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Расчет пособия производится по общим правилам, которые закреплены в Федеральном законе от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

При этом дата увольнения не переносится, поскольку не предусмотрено продление отпуска на число дней болезни, а также его перенос на другое время.

Отзыв заявления на увольнение

Трудовое законодательство разрешает работнику отозвать свое заявление даже в день увольнения (). Однако в данном случае заявление может быть отозвано только до начала отпуска, поскольку фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска.

При этом работодатель может отказать в отзыве заявления на увольнение и в том случае, когда он осуществлен в срок, то есть до начала отпуска Это возможно, когда на место увольняемого уже приглашен другой человек, которому нельзя отказать в приеме на работу. Приглашение на работу должно быть оформлено в письменном виде.

Е. Г. Чекмарев, эксперт по правовым вопросам

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Прежде всего обратимся к положениям ст. 127 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), в которой предусмотрена возможность предоставления работнику отпуска с последующим увольнением по его письменному заявлению. Но подобным правом могут воспользоваться не все работники, а только те, увольнение которых не вызвано их виновными действиями, такими как неоднократное неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей либо однократное, но грубое . Перечень виновных действий работника установлен ст. 81 ТК РФ.
Обратите внимание, что предоставление работнику отпуска с последующим увольнением является для работодателя правом, но не его обязанностью. Если работодатель решает отказать, то при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Работодатель также может предоставить часть отпуска, а оставшуюся часть оплатить в виде компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Оформление отпуска

Порядок оформления отпуска работника, решившего уволиться по собственной инициативе, подразумевает следующие варианты.
1-й вариант. Работник уходит в отпуск согласно утвержденному на предприятии графику отпусков и пишет . Причем он может написать это заявление и находясь в отпуске.
В этом случае период перед увольнением сотрудника может оказаться продолжительным. Ведь у работника могут быть как дополнительный отпуск, так и неиспользованный отпуск за предыдущие рабочие периоды. Но это позволит работодателю иметь достаточное время на поиск нового сотрудника взамен уходящего. Как известно, по общему правилу работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).
2-й вариант. Сотрудник пишет заявление на отпуск и одновременно с этим - заявление об увольнении по собственному желанию. Обратите внимание, что в данном случае работник уходит в отпуск без привязки к графику отпусков, утвержденному в организации на текущий год. Он не обязан этого делать.
В любом из приведенных вариантов днем увольнения считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ).
Как видим, работник пишет два заявления:
- на отпуск с указанием даты его начала и продолжительности. Причем желательно указать, что данный отпуск будет с последующим увольнением;
- на увольнение с указанием причины и даты увольнения.

К сведению. Если причиной увольнения является соглашение сторон, оформляется соглашение о расторжении трудового договора между работником и работодателем. Работник также пишет заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением.
Если причиной расторжения трудового договора является сокращение численности или штата работников организации, ее ликвидация и т.п., то работник подписывает (знакомится) уведомление о сокращении штатной должности, на которой он находится, а также с приказом по предприятию о сокращении штатной единицы. Далее работник пишет заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

В любом случае работодатель составляет два приказа:
- о предоставлении отпуска, где основанием служит заявление сотрудника на отпуск (можно использовать ставшую не обязательной с этого года форму N Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
- об увольнении, при этом основанием является заявление работника об увольнении (в данном случае можно использовать форму N Т-8, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Напоминаем, что вышеуказанные формы необходимо утвердить как применяемые первичные учетные документы приказом руководителя по предприятию (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Иногда на практике работник подает одно заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. В принципе, подача такого заявления не противоречит нормам, установленным ст. ст. 80 и 127 ТК РФ. Работник соблюдает сроки предупреждения работодателя о расторжении трудового договора и использует возможность получения отпуска, оформив письменное заявление.
В качестве основания приказов о предоставлении отпуска и об увольнении в данном случае будет указано одно и то же заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением. К одному из приказов придется приложить копию заявления работника о представлении отпуска с последующим увольнением. Поэтому, на наш взгляд, целесообразнее иметь два перечисленных выше заявления от работника: на отпуск и об увольнении.

Оплата отпускных

ТК РФ предусмотрена возможность предоставления отпуска с последующим увольнением. Но из его норм непонятно, предоставляется отпуск полностью или пропорционально отработанному времени.
Ведь по общему правилу если сотрудник отработал менее года и при увольнении хочет отгулять полный ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней, то работодатель должен удовлетворить его просьбу, так как право на использование отпуска за первый год работы у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Если отпуск будет предоставлен полностью, но не согласно отработанному времени, то при окончательном расчете с работника придется удержать определенную сумму денежных средств за неотработанные дни отпуска, предоставленные до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 137 ТК РФ). Напоминаем, что удержания за эти дни нельзя произвести в случаях, когда работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. п. 1, 2 и 4 ч. 1 ст. 81, п. п. 1, 2, 5 - 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Напрашивается простой вывод. Стороны могут прийти к договоренности о предоставлении отпуска согласно отработанному работником времени. В этом случае отпадет необходимость в удержании излишне оплаченных сумм отпуска.
Но возникает вопрос: как правильно рассчитать количество дней отпуска, которое следует предоставить? Для этого можно воспользоваться нормами Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, действие которых в части, не противоречащей ТК РФ, обусловлено ст. 423 ТК РФ.
За каждый отработанный месяц работнику полагается 2,33 календарного дня (28 календарных дней / 12 месяцев). При исчислении срока работы, дающего право на отпуск или компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Для пояснения приведем пример.

Пример 1. Работник принят по трудовому договору 14 ноября 2012 г., а увольняется 23 августа 2013 г. За этот период он полностью отработал 9 месяцев и 10 дней, что составляет менее половины месяца и, соответственно, исключается из расчета.
Таким образом, работник при увольнении может получить компенсацию за 20,97 дня (2,33 календарного дня x 9 месяцев) неиспользованного отпуска или ему предоставляется отпуск в количестве 21 календарного дня (произведено округление в пользу работника) с последующим увольнением.
Обратите внимание, что по срочным трудовым договорам, заключенным с сезонными работниками, расчет отпуска с последующим увольнением будет производиться пропорционально отработанному времени, по два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

Удержания из зарплаты

Выше мы коснулись вопроса о необходимости удержания средств при увольнении работника за отгулянные им, но не отработанные дни отпуска. В соответствии с законодательством общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
В этой связи интересно Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-04-06/14298. В нем затронут вопрос размера удержаний из заработной платы работника. Правда, он касается размера удержаний НДФЛ из зарплаты работника налоговым агентом. Финансовое ведомство отмечает, что агент обязан удержать налог с каждой производимой им выплаты налогоплательщику в размере 50% суммы выплаты.
Положения Письма можно распространить и на удержание сумм, приходящихся на неотработанные дни отпуска. То есть их размер составит 50% сумм выплат при увольнении работника.
Но если с работника все же нельзя взыскать долг? Такое может случиться не только когда работодатель решил простить ему долг, но и тогда, когда сумма долга превышает 50% суммы выплаты при увольнении. В этом случае налоговые органы считают суммы неотработанных дней отпуска необоснованными, их нельзя принять в расходы при исчислении налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061148).
Поэтому если придерживаться такой позиции, то на сумму неотработанных дней отпуска необходимо уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения работника. Но что касается НДФЛ и страховых взносов, то отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в расходах при исчислении налога на прибыль (Письмо Минфина России от 23.04.2010 N 03-03-05/85).
Правда, можно поступить и по-другому. Не удержав долг с работника, не оформлять прощение долга. По истечении трех лет (срока исковой давности в соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса РФ, далее - ГК РФ) долг списывается как безнадежный (п. 1 ст. 1102 ГК РФ). В этом случае никаких корректировок по прибыли организации делать не нужно.

НДФЛ

Как известно, в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход. Об этом напоминает Минфин России в Письме от 21.02.2013 N 03-04-06/4831.
Данное разъяснение касается порядка перечисления в бюджет НДФЛ, исчисленного и удержанного налоговым агентом с сумм, выплачиваемых работнику при увольнении, если такие выплаты были произведены за счет денежных средств, находящихся в кассе организации.
Ведомство ссылается на положения п. 6 ст. 226 НК РФ. Согласно им налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.
В иных случаях налоговые агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, - для доходов, выплачиваемых в денежной форме.
Соответственно, делается вывод, что в случае, когда расчет с увольняемым работником производился за счет денежных средств, находящихся в кассе организации, НДФЛ налоговым агентом должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода.

Трудовая книжка

Согласно ч. 2 ст. 127 ТК РФ днем увольнения считается последний день отпуска, но в нашем случае последний день работы с этим днем совпадать не будет. Им будет являться день, предшествующий первому дню отпуска.
Конституционный Суд РФ в Определении от 25.01.2007 N 131-О-О указал, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением работодатель в целях надлежащего исполнения закрепленных ТК РФ обязанностей по оформлению увольнения и расчету с уволенным работником должен исходить из того, что последним днем его работы является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.
Таким образом, в день, предшествующий началу отпуска, работодатель обязан издать приказ об увольнении, ознакомив с ним сотрудника, а также произвести с работником окончательный расчет и выдать ему трудовую книжку с внесенной записью об увольнении. Причем в трудовой книжке указывается дата увольнения, соответствующая дате на последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением по собственному желанию в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Такая же запись повторяется в личной карточке работника.
Получив трудовую книжку, сотрудник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Данный порядок предусмотрен п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила N 225).
Фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. В Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 Федеральной службы по труду и занятости (далее - Письмо) разъяснено, что, изъявив желание получить отпуск с последующим увольнением, работник тем самым выразил и желание прекратить трудовые отношения с работодателем (при увольнении по собственному желанию) или согласился с правомерностью их прекращения (при увольнении по другим основаниям).
Все расчеты производятся до ухода сотрудника в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами. Так же следует поступить с трудовой книжкой и другими документами, связанными с работой, которые работодатель обязан предоставить работнику, - их нужно выдать перед уходом в отпуск, т.е. в последний день работы.
Может сложиться ситуация, когда работодатель по каким-то причинам задержал выдачу трудовой книжки. Возникает вопрос: как следует поступить в данном случае? Казалось бы, ответ дан в абз. 4 п. 35 Правил N 225. В нем сказано, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае является день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами N 225.
Из норм приведенного пункта следует, что в случае задержки выдачи трудовой книжки днем увольнения работника считается день ее выдачи. При этом факт предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением значения не имеет. Таким образом, имеет место противоречие между нормами п. 35 Правил N 225 и ч. 2 ст. 127 ТК РФ.
Обратимся к нормам ТК РФ. Согласно абз. 2 ч. 1 ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией РФ, федеральными конституционными законами осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из настоящего ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.
Также подобное регулирование осуществляется постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (абз. 5 ч. 1 ст. 5 ТК РФ). В то же время ч. 7 ст. 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам и указам Президента РФ. Отсюда следует, что положения ч. 2 ст. 127 ТК РФ имеют большую юридическую силу, чем абз. 4 п. 35 Правил N 225.
Поэтому если произошла задержка выдачи трудовой книжки работнику со стороны работодателя, то днем увольнения следует считать последний день отпуска. И никаких манипуляций с изданием новых приказов производить не следует.
Но все же если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Поступив таким образом, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня направления указанного уведомления. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ст. 84.1 ТК РФ).
Обратите внимание на интересный нюанс. Поскольку работник находится в отпуске с последующим увольнением и трудовые отношения между работником и работодателем прекращены, место работы за ним уже не сохраняется, соответственно, период данного отпуска не засчитывается в стаж для расчета отпуска.
Как следствие, подсчет количества дней отпуска, предоставляемого работнику с последующим увольнением, производится аналогично расчету дней неиспользованного отпуска для выплаты компенсации, то есть исходя из продолжительности стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, имеющегося у работника на последний день работы, а именно на день, предшествующий дню начала отпуска.
Для наглядности рассмотрим пример.

Пример 2. Воспользуемся условиями Примера 1, внеся следующие изменения. Работнику предоставляется отпуск с 24 августа на 21 календарный день с последующим увольнением (вместо компенсации за неиспользованный отпуск). Согласно ч. 2 ст. 127 ТК РФ последний день отпуска является днем его увольнения. Казалось бы, стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, увеличивается и составит 9 месяцев и 31 день (10 дней + 21 день). То есть 10, а не 9 месяцев, как это было рассчитано в Примере 1 при определении компенсации. Но это не так. Предоставленный отпуск с последующим увольнением не удлинит стажа. Стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, в данном случае составит все те же 9 месяцев.

Если работник пишет заявление об увольнении в период нахождения в отпуске, то время отпуска входит в стаж расчета отпускных на общем основании. И тогда, обращаясь к уже приведенному примеру, работник, выйдя из отпуска, при увольнении должен получить компенсацию за неиспользованный отпуск - за один месяц, так как за 9 месяцев (21 рабочий день) отпуск он уже отгулял.

Болезнь во время отпуска

Обратите внимание: в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.12.2007 N 5277-6-1 разъяснен еще один важный момент. Он касается случая наступления временной нетрудоспособности работника, находящегося в отпуске с последующим увольнением.
Там указано, что с момента начала отпуска работодатель не несет обязательств перед работником, получившим отпуск с последующим увольнением, в части продления ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного ч. 1 ст. 124 ТК РФ. За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за этот период, однако отпуск на число дней болезни не продлевается в отличие от общеустановленных правил, предусмотренных ч. 1 ст. 124 ТК РФ. Соответственно, дата увольнения также не переносится.

Право на отзыв заявления

У работника есть возможность воспользоваться дополнительными гарантиями, предусмотренными ТК РФ, в частности, отозвать свое заявление об увольнении. В данном случае он должен это сделать до дня начала отпуска. Соответственно, приказ об увольнении работника на предприятии аннулируется.
В Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.12.2007 N 5277-6-1 отмечено, что фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно поэтому в соответствии с ч. 4 ст. 127 ТК РФ работник, которому предоставлен неиспользованный отпуск с последующим увольнением по его инициативе, не вправе отозвать свое заявление об увольнении после начала отпуска, даже если это лишь первый день отпуска. Значит, когда сотрудник во время отпуска примет решение об отзыве заявления об увольнении, работодатель с полным правом может ему отказать.
Если работник отозвал свое заявление об увольнении в установленный срок (до начала отпуска), работодатель все равно имеет возможность ему отказать.
Такая ситуация возникает в случае, когда на место увольняющегося работника в письменной форме приглашен другой человек, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора (ст. 80 ТК РФ). Например, в письменной форме приглашен работник в порядке перевода от другого работодателя, и тогда в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы ему не может быть отказано в заключении трудового договора.

Внесение исправлений

На практике может сложиться ситуация, когда сотруднику в последний перед отпуском день была выдана трудовая книжка и работник расписался о ее получении в книге учета движения трудовых книжек. Но за час до окончания рабочего дня работник отозвал свое заявление об увольнении.
В таком случае следует произвести исправление (изменение) записей в трудовую книжку путем внесения записи о том, что предыдущая запись недействительна как внесенная ошибочно. Такой порядок установлен разд. 3 Правил N 225.
А вот внесения исправлений в книге учета движения трудовых книжек на законодательном уровне не установлено. В таком случае, по нашему мнению, можно воспользоваться порядком внесения исправлений в первичные документы.
В соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, подписи лиц, составивших документ, в котором произведены исправления, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Также можно воспользоваться порядком, изложенным в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Так, ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым пишется исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, также должна быть проставлена дата исправления.

Расставание сотрудника и компании – ответственный момент. Неважно, что стало причиной такого решения: инициатива работника или нанимателя, нужно учесть интересы каждой из сторон и не упустить значимые детали. Одна из них – компенсация неиспользованных дней отдыха. Человек может взять ее в денежном эквиваленте или уйти в отпуск с последующим увольнением. Как правильно оформить эти ситуации? Рассмотрим алгоритм действий бухгалтера при разных обстоятельствах пошагово.

ТК РФ обязывает фирму-нанимателя выплатить специалисту причитающиеся средства за не использованные на дату расставания с коммерческой структурой дни отпуска. Для проведения вычислений бухгалтер использует данные:

длительность отпускного стажа специалиста;
количество дней отдыха, «наработанное» за период трудоустройства в организации;
число ранее взятых дней оплачиваемого отдыха.

Рассмотрим пошаговый алгоритм вычислений, позволяющий определить сумму денег к выплате увольняющемуся специалисту за неотгулянный отдых.

1. Находим отпускной стаж

Трудовое право обязывает нанимателя выделять специалисту 28 дней оплачиваемого отдыха за каждый год исполнения служебных обязанностей. Этот период стартует в день трудоустройства в организацию и оканчивается через 365 дней. На следующие сутки начинается новый рабочий год, и «отпускной отсчет» возобновляется.

В стаж для исчисления отпуска входят дни, когда человек фактически находился на рабочем месте. Из него нужно вычесть три типа периодов:

отгулы без сохранения зарплаты (если их продолжительность превышает две недели);
отсутствие на рабочем без уважительной причины;
отпуск по уходу за ребенком.

Если в трудовом периоде сотрудника бывали указанные обстоятельства, бухгалтер обязан их учесть при расчете отпускного стажа.

Пример 1

Иванов С.П. устроился в ООО «Актанта» 20.06.2015 года. За период работы в компании он трижды оформлял отгулы без сохранения зарплаты: на 3, 6 и 4 дня. Как определить длительность рабочего стажа? Как рассчитать дни отпуска при увольнении?

Согласно действующим нормативам, рабочий год специалиста Иванова оканчивается 19 июня. Общая продолжительность отгулов составляет: 3+6+4 = 13 дней, что не превышает двух недель, включаемых в стаж по законодательству. Следовательно, последним днем рабочего года будет 19 июня.

За 12 месяцев сотруднику полагается 28 дней. Если 20 июня Иванов решит уволиться, бухгалтер возьмет это число и вычтет из него количество фактически отгулянных дней. Получится цифра-основа для исчисления компенсации.

Пример 2

Петрова Н.Ф. устроилась на работу в ЗАО «Ромашка» 15 сентября 2013 года. С 1 августа по 20 декабря 2014 года она находилась в отпуске по беременности и родам. 21 декабря 2014 года она ушла в отпуск по уходу за ребенком. Согласно законодательству, этот период должен был закончиться 20 июня 2016 года. Однако Петрова вышла на работу раньше – 1 марта 2016 года. Она трудилась на полставки. 16 сентября 2016 года сотрудница покинула организацию по согласованию сторон. Как определить отпускной стаж, чтобы исчислить неиспользованный отпуск при увольнении?

Согласно трудовому праву, первый рабочий год начался 15.09.13 и закончился 14.09.14 г., второй стартовал 15.09.14. С 01.08.14 Петрова находилась в отпуске по беременности и родам, который включается в стаж для расчета отпуска. Первый год отработан на 100%, поэтому работнице за него положено 28 дней отдыха.

Второй год стартовал 15.09.14 г. На него выпало время нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком, не включаемом в трудовой стаж. Всего она пробыла дома 436 дней. На них нужно сместить дату окончания отпускного года. Получается, что период окончится не 14.09.15 г., а на 436 дней позже – 23.11.2016 г.

Петрова не доработала до этой даты и покинула организацию 16.09.16 г. Общий стаж для расчета дней отдыха составит 1 год 9 месяцев 16 дней. Когда бухгалтер будет производить расчет отпуска при увольнении, он возьмет за основу это число.

Пример 3

Сидоров А.А. устроился в ООО «Техмонтаж» 2 ноября 2015 года. Со 2 июня 2016 года он перестал появляться на работе, не имея на то уважительных причин. Не дождавшись объяснений сотрудника, руководство приняло решение распрощаться с ним. Приказ об увольнении подписали 2 июля 2016 г. Как определить отпускной стаж Сидорова для расчета компенсации?

Период с 02.11.15 по 02.06.16 составляет семь месяцев. После этой даты сотрудник не появлялся на работе, а потому все время до его увольнения признается прогулом и не включается в отпускной стаж. ООО «Техмонтаж» обязана компенсировать неотгулянный отдых, «наработанный» за 7 месяцев.

2. Высчитываем количество дней отдыха, подлежащих компенсации

КД = Число календарных дней годового отпуска * Отпускной стаж (в месяцах) /12.

При расчете нужно использовать стандартные правила математического округления: менее половины не учитывается, более половины округляется в большую сторону.

Пользуясь формулой, можно определить число дней отпуска, «нарабатываемых» за месяц труда в компании:

2,33 – для тех, чей годовой оплачиваемый отдых составляет 28 дней;
2,92 – для лиц, занятых на вредных и опасных производствах, которые имеют право на неделю дополнительного оплачиваемого отдыха.

Важно: законодательство не допускает округления числа дней для компенсации до целого числа. Работодатель может предусмотреть такую возможность во внутренних регламентах компании, но делать это он должен всегда в большую сторону (в пользу сотрудника).

Пример 1

Федоров И.П. трудится вахтером на предприятии «Стройлифт». Согласно законодательству, он имеет право на 28 календарных дней отдыха в год. После семи месяцев работы он решил уволиться, ни разу не сходив в отпуск. Как рассчитать неиспользованный отпуск при увольнении, если локальные акты «Стройлифта» подразумевают округление числа дней для компенсации в сторону увеличения?

Подставим имеющиеся данные в формулу:

КД = 28 *7 / 12 = 2,33 * 7 = 16,31.

Согласно внутренним документам компании, эту сумму нужно округлить в большую сторону. Получим 17 дней. Их нужно компенсировать исходя из среднего заработка Федорова.

Важно: Рабочий год специалиста складывается из 11 месяцев труда и одного – отдыха. Если человек решил уволиться после 11 месяцев работы в компании, она должна компенсировать ему отпуск полностью – все 28 календарных дней.

Пример 2

Суриков Д.Д. отработал в ООО «Лютик» с 1 июня 2015 года по 07 мая 2016 г., не сходив на оплачиваемый отдых ни разу. Как произвести расчет количества дней неиспользованного отпуска при увольнении?

Согласно действующим правилам, первый рабочий год Сурикова должен был окончиться 31.05.16. По факту он отработал 11 месяцев и 7 дней. Дни не учитываются, так как они составляют менее половины месяца.

Согласно нормам трудового права, сотруднику причитается компенсация отпуска за 11 месяцев. Это 28 календарных дней.

Если человек трудился в организации менее 11 месяцев, но более 15 календарных дней, он имеет право на компенсацию неиспользованных дней отдыха пропорционально фактическому времени работы.

Пример 3

Егоров С.Р. устроился в ООО «ЦветТех» 01.06.2016 года и проработал 27 календарных дней. Как правильно рассчитать правильно отпуск при увольнении?

Период труда Егорова более 15 дней, это больше половины месяца. Следовательно, сотруднику компенсируют оплачиваемый отдых за один месяц – 2,33 рабочих дня. Если локальные акты компании подразумевают необходимость округлений, то за три дня.

Важно: Если сотрудник проработал в компании более 5,5 месяцев, но менее 1 года, ему полагается полная компенсация отпуска в случаях:

сокращения персонала;
закрытия компании-нанимателя;
иных обстоятельств (военного призыва и т.д.).

Это правило актуально только для тех, кто отработал в структуре менее года.

3. Исчисляем компенсацию в денежном эквиваленте

Для определения суммы компенсации нужно использовать величину среднедневного заработка сотрудника. Рассмотрим, как рассчитать количество дней отпуска при увольнении и найти сумму компенсации, на примере.

Пример 1

Иванов И.И. проработал в ООО «Светик» с 09.02.15 года по 03.06.16 г. За этот период он брал две недели отпуска осенью 2015 года. Как найти сумму компенсации, если локальные акты «Светика» предполагают округление число дней причитающегося отпуска в пользу сотрудника?

Величина среднедневного заработка Иванова – 1 700 рублей.

Отпускной стаж Иванова составляет год три месяца 26 дней. 26>15, значит нужно принять их за целый месяц. Итого 1 год 4 месяца.

Количество отпускных дней, «наработанных» за этот период, = 16 мес. *2,33 = 37,28 дн.

Из них использовано 14. Осталось: 37,28 – 14 = 23,28 дн.

По правилам компании округляем полученное число в большую сторону. Получаем 24 дн.

Определяем сумму, подлежащую выплате сотруднику Иванову. Она равна:

Сумма = 1 700 * 23,28 = 39 576 рублей.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении облагается подоходным налогом. Работодатель обязан перечислить с нее страховые взносы во внебюджетные фонды.

Срок перечисления причитающихся сотруднику средств – последний день работы в компании. Вместе с компенсацией должны быть выданы все прочие выплаты: оклад, премии и иные средства, предусмотренные законодательством или внутренними актами компании.

Отпуск авансом при увольнении

Трудовой Кодекс гласит, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику после полугода непрерывной работы в компании. Однако законодательство не запрещает работнику взять дни отдыха раньше по соглашению сторон.

На практике часто случаются ситуации, что специалист договаривается с руководством об отдыхе авансом, а после увольняется, не дождавшись истечения положенных 6 месяцев (или года). В такой ситуации компания-наниматель вправе вычесть из расчета при увольнении «лишние» деньги, выданные в виде отпускных. Удержание из оклада оформляется распоряжением руководителя о возврате ранее выданных сумм отпускных, написанным в произвольной форме на официальном бланке компании.

Важно: Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то компания вправе удержать не более 20% от суммы, выдаваемой специалисту на руки (т.е. очищенной от налогов).

Долг в размере, превышающем установленный законом лимит, человек может возвратить на добровольной основе. Если он отказывается это сделать, у фирмы есть два выхода: инициировать судебный процесс или простить долги, сэкономив собственное время и нервы.

Рассмотрим алгоритм удержания средств пошагово.

Шаг 1. Рассчитываем незаработанные, но отгулянные отпускные дни

Чтобы найти это число, необходимо вычесть из числа использованных фактически дней количество, положенное сотруднику по законодательству. Первый параметр известен из заявления об отпуске, написанного сотрудником. Второй определяется по формуле:

КД = Число положенных в год отпускных дней * Число отработанных месяцев / 12.

Результат, полученный в ходе вычислений, можно округлить до целого числа для удобства дальнейших расчетов. Это можно сделать только в пользу специалиста. Например, если он «задолжал» компании 2,33 дня отпуска можно округлить количество до 2.

Шаг 2. Находим удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в денежном эквиваленте

Для этого нужно воспользоваться формулой:

Сумма = КНО * СЗ, где

КНО – число «незаработанных» дней отпуска, фактически отгулянных сотрудником;
СЗ – среднедневной заработок человека на момент ухода в отпуск.

Важно: Средний оклад нужно взять именно на момент ухода на оплачиваемый отдых, а не на дату увольнения. Нужное число у вас уже есть: вы рассчитали его, когда определяли размер отпускных.

Ситуация усложняется, если в период работы сотрудника в компании происходило повышение заработных плат. Чтобы найти удержание за использованный авансом отпуск при увольнении, нужно посмотреть календарь и определить количество неотработанных дней отдыха, приходящееся на период до роста оклада и после него.

Пример 1

Иванов И.И. брал отпуск в период с 19.07.16 по 07.08.16 г. 1 августа 16 г. в компании произошла индексация зарплат. Число «ненаработанных» дней – 10. Соответственно, 3 считаются по прежнему окладу, а 7 – с учетом его повышения.

Для примера с повышением зарплаты применима формула:

Неотработанные отпускные = КД1* СЗ1 + КД2* СЗ2, где

КД – число неотработанных дней до повышения;
СЗ – среднедневная зарплата за тот период;
КД2 – дни после повышения;
СЗ2 – среднедневной оклад после роста зарплат.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, перед компанией встает проблема. На сумму ранее выплаченных отпускных был начислен подоходный налог и страховые взносы, она была принята к вычету при исчислении налога на прибыль. Однако ситуация объяснима: предоставив человеку дни отдыха, компания не нарушила закон, а пошла навстречу работнику. Следовательно, производить правки в заднем периоде нет необходимости.

Корректировки вносятся в периоде увольнения сотрудника. Министерство финансов рекомендует отнести сумму полученных в кассу (на расчетный счет) фирмы отпускных и излишне начисленные страховые взносы к внереализационным доходам. На НДФЛ за неотработанную разницу дней необходимо уменьшить подоходный налог, перечисляемый за специалиста в бюджет при окончательном расчете.

Если организация не хочет судиться с бывшим работником и принимает решение простить ему удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск, она обязана вычесть сумму «излишних» отпускных из базы по налогу на прибыль. Вносить правки в отчетность по НДФЛ и страховым взносам нет необходимости.

Увольнение и отпуск: совмещаем правильно

Работника не всегда устраивает выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск. Специалист может захотеть использовать причитающиеся ему дни и принять решение:

уйти в отпуск с последующим увольнением;
написать заявление, находясь на оплачиваемом отдыхе.

Две приведенных ситуации подразумевают разный алгоритм действий бухгалтера и кадровиков. Рассмотрим его пошагово.

1. Увольнение из отпуска

Находясь на отдыхе, человек может по телефону или лично известить работодателя о желании прекратить отношения с ним. Эта ситуация ни в коей мере не противоречит нормам ТК РФ. Дни, в которые человек отсутствует на работе (находится на курорте) включаются в двухнедельный период отработки, установленный законодательно. «Обратный отсчет» начинается с дня, следующего за датой получения заявления от сотрудника.

Человека, написавшего заявление на увольнение во время отпуска по собственному желанию, нужно уволить по истечение двух недель с момента начала «обратного отчета». Не имеет значения, вышел ли он с оплачиваемого отдыха или нет. В этот день организация перечисляет окончательный расчет, куда входит заработная плата, премии, компенсация неиспользованного отдыха (если таковой имеется и т.д.). Человеку нужно выдать трудовую книжку и иную кадровую документацию.

Согласно нормам ТК РФ, у компании-нанимателя нет права отозвать специалиста, написавшего заявление на увольнение во время отпуска, с оплачиваемого отдыха. Все, что остается фирме, – искать ему замену.

Если работник в день увольнения находится на заграничном курорте, он вряд ли явится за деньгами и документами. Чтобы у него не было оснований привлечь работодателя к ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки, нужно направить на его известный адрес заказное письмо с уведомлением о прочтении. В его тексте следует изложить приглашение явиться за кадровой документацией и расчетом.

Если фирма снимает деньги в банке, чтобы выдать их сотруднику, подавшему на увольнение во время отпуска, у нее нет оснований держать наличность в кассе более пяти дней. Если за указанный срок бывший работник не явится за расчетом, сумму следует сдать обратно в кредитную организацию (депонировать).

2. Отпуск с последующим увольнением: когда производить расчет

Законодательство предоставляет работникам право взять отпуск, плавно переходящий в разрыв отношений с нанимателем, получив неотгулянные дни не деньгами, а «натурой». В этой ситуации «расчетным днем» станет дата окончания оплачиваемого отдыха, независимо от того, выпадает ли она на рабочий или выходной день.

Соглашаться на увольнение в отпуске или нет – решение работодателя. ТК РФ не обязывает его идти на это условие. Подобное расставание с организацией-нанимателем недоступно для сотрудников, которых увольняют по причине их виновных действий.

Для беспроблемного расставания важно правильно оформить кадровую документацию. Приказ на отпуск с последующим увольнением – образец:

ЗАО «Ромашка»

Приказ №11

Г. Санкт-Петербург 30.10.2016 г.

О предоставлении отпуска с последующим увольнением

Приказываю:

Оформить ведущему бухгалтеру Сидоровой Е.А. отпуск с последующим увольнением с 02.11.16 по 14.11.16 г.
Расторгнуть с Е.А. Сидоровой трудовой договор от 05.10.2014 № 15-ТД в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ по соглашению сторон. Дата увольнения Е.А. Сидоровой – последний день отпуска - 14 ноября 2016 года.

Генеральный директор Ефремов В.Г.

ООО Ромашка»

У специалиста, написавшего заявление, есть время передумать, предоставленное ему законодательством. Он может изменить решение о расставании в любой день до даты ухода на оплачиваемый отдых, если на его место не вышел другой сотрудник.

Работодатель отражает период отдыха перед увольнением как обычные дни основного или дополнительного (льготного) отдыха. Согласно разъяснениям Роструда, компания обязана нарушить стандартную процедуру расставания с сотрудником. Расчет, трудовая книжка и кадровая документация передаются ему не в последний день работы, а в дату, предшествующую уходу на отдых. Когда отпуск специалиста заканчивается, стороны уже не связаны взаимными обязательствами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .