Виды банковских документов и порядок их хранения. Понятие банковской документации и виды документов

Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Οʜᴎ предназначены для руководителœей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

2. Кредитно-плановые документы . К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, к примеру, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

4. Кассовые документы , ᴛ.ᴇ. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денеᴦ.

5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы . Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы делятся на приходные и расходные . К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денеᴦ. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера

Мемориальные документы - ϶ᴛᴏ документы по безналичным расчетам , которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. Сегодня, основная масса документов оформляются на ЭВМ

Все документы имеют следующие реквизиты: название документа͵ № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счёт плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, ᴛ.ᴇ. ставят дату, подпись и штамп.

Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

• распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
• распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При осуществлении безналичных расчетов в формах, предусмотренных в пункте 1.2 настоящей части Положения, используются следующие расчетные документы:

• платежные поручения;
• аккредитивы;
• чеки;
• платежные требования;
• инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее - ОКУД) ОК 011-93 (класс "Унифицированная система банковской документации").

Банковские документы для осуществления безналичных расчетов

• Заявление на открытие счета. ОКУД 0401025
• Карточка образцов подписей и оттиска печати. ОКУД 0401026
• Заявление на открытие корреспондентского счета (субсчета). ОКУД 0401027
• Вкладная книжка. ОКУД 0401041
• Кредитовое авизо. ОКУД 0401050
• Дебетовое авизо. ОКУД 0401051
• Платежное поручение. ОКУД 0401060
• Платежное требование. ОКУД 0401061
• Аккредитив. ОКУД 0401063
• Объявление на взнос наличными. ОКУД 0402001
• Платежный ордер. ОКУД 0401066
• Банковский ордер. ОКУД 0401067
• Опись расчетных документов. ОКУД 0401068
• Инкассовое поручение. ОКУД 0401071
• Заявление об акцепте, отказе от акцепта. ОКУД 0401004
• Реестр счетов. ОКУД 0401065
• Реестр переданных на инкассо расчетных документов. ОКУД 0401014
• Квитанция к сумке. ОКУД 0402300
• Препроводительная ведомость к сумке. ОКУД 0402300
• Платежная квитанция извещение ПД-4
• Платежный документ (извещение) физического лица на уплату налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации. ОКУД ПД (налог)
• Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.
• Сообщение банка об открытии (закрытии) счета. ОКУД 1114301
• Сообщение банка об изменении реквизитов счета. ОКУД 1114304

Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин.

Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, если копирование производится без искажений. Отклонения от установленных размеров могут составлять не более 5 мм при условии сохранения их расположения и размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми.

Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими.

При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения.

Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

• а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
• б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
• в) вид платежа;
• г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);
• д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;
• и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
• к) очередность платежа;
• л) вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;
• м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Поля "Плательщик", "Получатель", "Назначение платежа", "ИНН" (ИНН плательщика), "ИНН" (ИНН получателя), а также поля 101 - 110 в расчетных документах на перечисление и взыскание налоговых и иных обязательных платежей заполняются с учетом требований, установленных Министерством Российской Федерации по налогам и сборам, Министерством финансов Российской Федерации и Государственным таможенным комитетом Российской Федерации в нормативных правовых актах, принятых совместно или по согласованию с Банком России. Поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными.

Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

Расчетные документы предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично.

Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или электронно-вычислительных машин.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати. По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом. В рамках применяемых форм безналичных расчетов допускается использование аналогов собственноручной подписи в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов Банка России.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.

При приеме банком расчетных документов осуществляется их проверка в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и настоящей частью Положения, а также контроль на наличие в расчетных документах информации о плательщике, установленной законодательством. Расчетные документы, в которых указана информация в поле 101, подлежат проверке на обязательное указание информации в полях 102 - 110. Расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему не подлежат. Списание банком денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа.

Плательщики вправе отозвать свои платежные поручения, получатели средств (взыскатели) - расчетные документы, принятые банком в порядке расчетов по инкассо (платежные требования, инкассовые поручения), не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку по внебалансовому счету N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок".

Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные - в сумме остатка. Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Отзыв расчетных документов осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).

Оба экземпляра заявления на отзыв подписываются от имени клиента лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика, - по платежным поручениям или получателя средств (взыскателя) - по платежным требованиям и инкассовым поручениям. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв.

Банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя), осуществляет отзыв платежных требований и инкассовых поручений путем направления в банк плательщика письменного заявления, составленного на основании заявления клиента.

Отозванные платежные поручения возвращаются банками плательщикам; расчетные документы, полученные в порядке расчетов по инкассо, - получателям средств (взыскателям) после их поступления от банков, обслуживающих плательщиков.

Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок" в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.

Платежные поручения возвращаются плательщику.

Расчетные документы, поступившие в банк в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств (взыскателям) через обслуживающий их банк с указанием даты закрытия счета.

При возврате расчетных документов банком составляется их опись, подлежащая хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

При невозможности возврата платежных требований и инкассовых поручений в случае ликвидации банка получателя (взыскателя) или отсутствия информации о местонахождении получателя средств (взыскателя) они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банков, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком. На оборотной стороне первого экземпляра платежного требования и инкассового поручения делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника. В журнале регистрации платежных требований и инкассовых поручений делается запись с указанием даты возврата.

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

То, что является основанием для операции отражения в учете банка;

То, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

То, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

Расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

Кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

Документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование - поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;

Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

При проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

Дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

Номер документа;

Наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

Наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

Сумму (числом и прописью);

Контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

Назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);

Коды технической обработки;

Подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

Подписи работников банка, проверивших документ .

Все документы должны быть оформлены на пишущих или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий .

Журнал банковских документов является одним из инструментов контроля исполнения планов поступления и расходования денежных средств и предназначен для мониторинга фактических операций с безналичными денежными средствами, отраженными (зарегистрированными) в информационной базе 1С:Бухгалтерия 8. Функциональные возможности системы "Платежный календарь" позволяют работать с разными версиями (1.6 и 2.0) прикладного решения 1С:Бухгалтерия 8, поэтому в состав журнала включен объединенный набор первичных документов, отражающих операции с безналичными денежными средствами в этих версиях 1С:Бухгалтерии.

Состав первичных документов, включенных в журнал:

• Виды документов, используемые при работе с информационной базой 1С:Бухгалтерии версии 2.0:
  • Поступление на расчетный счет - документ отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Списание с расчетного счета - документ отражает операции расходования денежных средств с расчетных счетов организации;
• Виды документов, используемые при работе с базой 1С:Бухгалтерии версии 1.6:
  • Платежное поручение входящее - документ отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации по платежным поручениям плательщиков;
  • Платежное поручение исходящее - документ формирует платежное поручение банку и отражает операции расходования денежных средств с расчетных счетов организации;
  • Платежное требование выставленное - документ формирует платежное требование банку и отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Платежный ордер на поступление денежных средств - документ отражает факт поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Платежный ордер на списание денежных средств - документ отражает факт списания денежных средств с расчетных счетов организации (например, безакцептное списание).

Описание формы журнала банковских документов

Форма журнала банковских документов открывается для работы через пункт главного меню «Платежные документы» «Банковские документы» . Форма журнала имеет следующий вид:

Форма журнала банковских документов

В форме журнала банковских документов размещены панель быстрого отбора и список документов. Панель быстрого отбора позволяет установить отбор списка документов по следующим критериям:

• Организация – ограничивает выборку документов по выбранной организации (справочник "Организации");
• Банковский счет – ограничивает выборку документов по расчетному счету организации (справочник "Банковские счета");
• Контрагент – ограничивает выборку документов по выбранному контрагенту (справочник "Контрагенты");
• Назначение платежа – обеспечивает возможность отбора документов по строке назначения платежа. Документы отбираются по условию вхождения указанного в отборе слова или словосочетания в строку назначения платежа документа.

Отбор списка документов также можно установить стандартным способом с помощью кнопок отбора, размещенных на командной панели формы.

Список документов, выводимый в журнале, доступен для просмотра и редактирования ограниченного набора реквизитов. Основная работа с банковскими документами (ввод, редактирование, проведение) осуществляется в информационной базе 1С:Бухгалтерия 8. Информация, выводимая в списке, имеет следующую структуру колонок:

• Дата – дата документа;
• Вид документа – вид первичного документа;
• Вид операции – вид проведенной операции с безналичными денежными средствами;
• Организация – указанная в документе организация;
• Банк.счет – расчетный счет организации, по которому произошло движение денежных средств;
• Контрагент – контрагент плательщик или получатель денежных средств;
• Статья ДДС – статья движения денежных средств, по которой произошло поступление или расходование;
• Поступило – сумма поступления денежных средств;
• Списано – сумма расходования денежных средств;
• Валюта – валюта денежных средств;
• Назначение платежа – строка назначения платежа, указанная в документе;
• Ответственный – ответственное лицо;
• Номер – номер документа;

Синхронизация (передача) списка банковских документов из информационной базы 1С:Бухгалтерия 8 в систему "Платежный календарь" выполняется при открытии формы журнала и принудительно, при нажатии на кнопку "Синхронизация", расположенную на командной панели формы.

Методика работы с банковскими документами

Процесс работы с банковскими документами в системе "Платежный календарь" осуществляется в три этапа. На первом этапе выполняется оперативное планирование операций поступления и расходования денежных средств в системе и на основании планов расходования формируются платежные поручения, которые передаются в 1С:бухгалтерию. На втором этапе отражается Фактическое движение безналичных денежных средств в системе бухгалтерского учета организации (1С:бухгалтерии 8), т.е. происходит исполнение планов и формируются банковские документы. Сформированные банковские документы автоматически передаются в систему платежного календаря в результате синхронизации данных. На третьем этапе выполняется сопоставление запланированных и фактических операций движения денежных средств. В системе "Платежный календарь" при синхронизации вновь созданных платежных документов происходит автоматический поиск и сопоставление соответствующих им документов планирования (планов поступления денежных средств и планов расходования денежных средств). Критериями поиска документов планирования являются:

• Интервал поиска, определяемый как период с даты платежного документа до даты отражения банковской операции в базе 1С:Бухгалтерия;
• Организация, контрагент, договор контрагента, указанные в документах. Поиск документов планирования выполняется по соответствию значений перечисленных реквизитов;
• Сумма документа. Данный критерий отбора используется только при поиске планов расходования денежных средств.

Результат сопоставления платежных документов с документами планирования отображается в строках журнала банковских документов. Строки платежных документов, по которым не найден документ планирования, подсвечиваются красным цветом. При возникновении такой ситуации необходимо открыть платежный документ и указать соответствующий документ планирования вручную.

В случае, когда проведен платеж без предварительного планирования, необходимо в платежном документе указать статью движения денежных средств, соответствующую назначению платежа.

В системе "Платежный календарь" существует возможность рассылки уведомлений о проведенных платежах. Уведомления создаются в момент синхронизации вновь созданных платежных документов (момент приема новых платежных документов из 1С:Бухгалтерии) и рассылаются адресатам по следующим правилам:

• Рассылка уведомлений физическим лицам. Уведомления о проведенных платежах рассылаются сотрудникам, отвечающим за взаиморасчеты с контрагентом платежа. Состав ответственных сотрудников и вид рассылки задаются в карточке (форме элемента) контрагента. В системе поддерживаются следующие виды рассылок:
  • Рассылка внутренних уведомлений . Внутренние уведомления о проведенных платежах рассылаются сотрудникам, отвечающим за работу с контрагентом - получателем или плательщиком денежных средств, и отображаются в персональном списке уведомлений пользователя, расположенном на рабочих столах "Платежный календарь", "Заявки на платежи";
  • . Данный вид рассылки подключается индивидуально для каждого ответственного сотрудника (в форме элемента справочника "Контрагенты"). Адрес электронной почты сотрудника, используемый в рассылке, указывается в настройках физического лица (в форме элемента справочника "Физические лица"). Для рассылки данного вида уведомлений в системе предназначен журнал e-mail уведомлений;
• Рассылка уведомлений на e-mail плательщикам денежных средств. В системе существует возможность рассылки уведомлений контрагентам - плательщикам о поступлении от них денежных средств на расчетный счет организации. Необходимость рассылки и электронный адрес плательщика указываются в форме элемента справочника "Контрагенты". Для работы с вновь созданными уведомлениями предназначен журнал e-mail уведомлений.

Шаблоны рассылаемых уведомлений указываются в форме элемента справочника "Организации".

Специальная банковская документация разрабатывается и утверждается ЦБ РФ и обязательна к применению юридическими и физическими лицами , которые производят через банки расчетные , ссудные и прочие операции. Основные виды банковских документов , применяемых кредитными организациями при совершении банковских операций , представлены в таблице 4. Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащих отражению на балансовых счетах.

Таблица 4

Для ведения информации о деятельности банка по внебалансовым показателям используются документы, представленные в таблице 5.

Формы документов унифицированы, стандартны, их реквизиты предусмотрены положением о расчетных документах.

Важным и обязательным фактором является наличие в документе информации аналитического и синтетического характера, указания корреспондирующих счетов и суммы (денежного выражения) совершаемой операции. Подписи материально ответственных лиц и контролеров сверяются с их образцами. В результате ввода первичной бухгалтерской информации , зафиксированной в документах, и ее обработки бухгалтерия получает все необходимые выходные данные как аналитического, так и синтетического характера, отчетные формы, балансы и пр.