Акт приема документов в архив. Документальное оформление описей приема-передачи дел на архивное хранение

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:

Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:

1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, - приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).

2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.

Форма описи

Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.

Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

Когда он применяется

желательно составлять в следующих случаях:

• перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
• передача документов от одного должностного лица другому;
• передача товарно-материальных ценностей;
• передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Особенности процесса в различных ситуациях

Архивное хранение

В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

Дела долгого срока хранения должны быть и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.

Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

Смена директора, учредителя

При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

Нюансы составления для различного вида бумаг

Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в организации.

Для бухгалтерского делопроизводства

Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

Для кадровых документов

При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

Чистые бланки лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

Учредительные и правоустанавливающие

Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:

Смена ответственных лиц всегда сопровождается муторными процедурами и бумажной волокитой. Увы, но это факт. Чтобы не затягивать дело, нужно один раз изучить правила составления и оформления нужных актов. Если делать всё строго по инструкции – не придётся переделывать и терять время.

Предварительные шаги

Акт приёма-передачи при смене ответственного за архив – это важный документ, и его нельзя составлять «на коленке». Обязательный этап перед тем, как дела будут переданы от прежнего заведующего к новому – создание специальной проверяющей комиссии. Эта комиссия должна всесторонне проверить все факты, которые будут указаны в самом акте. Создаётся комиссия на основании специального приказа руководителя. Этот же приказ, в свою очередь, служит основанием для составления акта приёма-передачи. Вот такая схема.

В своём приказе руководитель сам определяет состав комиссии. Нужно назначить минимум трёх человек, которые могут дать объективную оценку проверяемым фактам (иначе говоря, что-то смыслят в делопроизводстве и архивных документах). Хотя бы один из членов комиссии должен быть представителем службы документационного обеспечения – например, секретарём. Ответственный за архив членом комиссии быть не может, поскольку это заинтересованное лицо.

Проверка проводится один раз и занимает максимум один рабочий день. Что именно проверяется?

• наличие в архиве всех документов, которые там должны быть (как оригиналов, так и копий);
• их состояние, степень сохранности;
• соответствие фактического количества документов указанному;
• наличие печатей и штампов архива (если они изначально были предусмотрены);
• исправность охранной и противопожарной систем помещения архива.

Только после этого можно писать сам акт.

Реквизиты

В левой верхней части листа следует указать название фирмы. Ниже с той же стороны пишется название акта, его номер и дата составления. Специфический реквизит акта приёма-передачи дел – гриф утверждения. Он проставляется в правом верхнем углу. В грифе утверждения нужно указать должность утверждающего лица (то есть руководителя организации). Должность указывается кратко: «генеральный директор объединения», «начальник цеха» и т.п.

Это все необходимые реквизиты.

Что писать?

1. Сперва в тексте указывают, что акт составляется на основании приказа о создании комиссии («на основании приказа № от такого-то числа»).
2. Затем нужно констатировать сам факт передачи дел. Должно быть чётко и однозначно указано, что в присутствии всех членов комиссии прежний ответственный передал дела, а новый принял их.
3. Дальше кратко упоминается, что именно было передано (например, «архивные документы за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним»).

Выглядит всё это примерно так: «В соответствии с приказом ООО «Артемида» от 15.06.2015 № 176 Иванова И. И. передала, а Петрова А. А. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа (в составе председателя Сидорова В. В. и членов Скворцовой С. С. и Плотниковой Е. Е.) документы архива за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним».

После этого нужно составить и заполнить таблицу. Таблица состоит из шести столбцов:

• порядковый номер строки;
• название и номер описи;
• количество экземпляров описи;
• количество принятых единиц;
• количество единиц хранения страхового фонда;
• примечания.

Ниже таблицы пишется, что ещё было передано дополнительно (обычно это дело фонда, книга и журнал учёта и печать). Затем прикладывается опись помещения архива. Тут нужно указать площадь помещения и перечень всего, что в нём есть (стеллажи, полки, ремонтные инструменты и т. д.). В самом конце текста следует поставить отметку о том, что помещение архива и все внутренние системы (сигнализации, пожарной безопасности) находятся в удовлетворительном состоянии и исправно работают.

Наконец, ставятся подписи. Вначале акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим документы архива (то есть прежним и новым заведующими), а затем – всеми членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя, а ниже расписываются члены комиссии (в алфавитном порядке по фамилиям, но без указания должностей).

Нюансы оформления

1. Иногда в акте приёма-передачи дел указывают сведения о количестве экземпляров этого документа и их местонахождении. Это дополнительный элемент, и включать его в акт необязательно.
2. К акту можно прикладывать документы, подтверждающие, разъясняющие или дополняющие изложенные в нём факты. Если есть приложения, на них нужно дать ссылку после текста. Эта ссылка оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения» и располагается сразу за пунктом с указанием данных о числе составленных экземпляров акта.
3. Если в тексте есть название приложения, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров. Если в тексте названия приложения нет, то это название указывается в отметке (как и количество листов и экземпляров).
4. Если приложений несколько, то их нужно пронумеровать.
5. Случается, что в ходе приёма-передачи дел выявляется факт их недостачи. Как составить акт приема-передачи при смене ответственного за архив в таком случае? Никак, этого нельзя делать. О недостаче следует немедленно сообщить руководителю компании. Если документы найдутся – акт можно будет оформить по стандартной процедуре. Если нет – придётся привлечь к ответственности и покарать виновных.

Кстати, акт приёма-передачи составляется не только при смене «архивного управленца», но и при смене руководителя организации. Алгоритм действий при этом сохраняется тот же.

Архивное хранение -- хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.

Приём документов оформляется актом приёма-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи. Прием-передача (Приложение 2) дел в архив производится работниками службы делопроизводства.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись). При этом на всех экземпляров описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Архивная опись (приложение 3)- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

• - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
• - порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
• - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• - графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям .

Акт о выделении к уничтожению дел (Приложение 4), не подлежащих хранению, оформляется по результатам экспертизы ценности документов организации .

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

На документы, выделенные к уничтожению , составляется акт . Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации , описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива , то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, оформляется только при условии оформления и утверждения годовых разделов описей дел за соответствующий период.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года (получается, что после 2005 года мы должны хранить их в 2006, 2007 и 2008 году и только в 2009 можем уничтожить).

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

4. Ситуация: с целью комплектования штата специалистов ЗАО «Планета» проводился конкурс резюме. Вы приняли участие в конкурсе и получили предложение заключить трудовой контракт с ЗАО «Планета». Задание: в роли поступающего на должность специалиста оформите заявление о приеме на работу. В роли руководителя ЗАО «Планета» оформите резолюцию на заявлении о приеме на работу специалиста

5.Ситуация: в адрес ЗАО «Планета» поступило письмо-оферта с предложением заключить договор на поставку спортивного инвентаря. Автор письма АО «Старт» является производителем данной продукции. Задание: в роли специалиста коммерческого отдела ЗАО «Планета» подготовьте проект договора поставки. Зарегистрируйте его в контрольно-регистрационной карточке

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.