Закупка через подотчетное лицо. Какими документами оформляется приобретение товара за наличный расчет через подотчетных лиц организации? Документальное подтверждение покупок

Не возвращенные из подотчета денежные средства - не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.

А был ли подотчет?

Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, - сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», - считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).

Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, - это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.

«Первичка» оформлена на работника

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом - 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».

С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».

Документов не хватает

Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?

«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», - солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.

Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг ().

Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.

Озадачим подотчетников

Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».

На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

1. На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.
2. Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.
3. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.
4. По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.
5. Непотраченные деньги верните в кассу организации!

Мы производим закупки согласно 44-ФЗ. Нужно отправить в командировку сотрудника. Задали вопрос в наш Комитет госзаказа о необходимости отражения расходов на оплату проезда и проживания в план-графике (т.к. с этим трудности - ЖД вокзал не предоставляет коммерческих предложений о стоимости проезда, невозможно в городе командирования собрать коммерческие предложения от гостиниц). Комитетом было предложено следующее: сотрудник едет в командировку за свои средства, по возвращении пишет заявление "прошу возместить расходы за проезд и проживание", тогда это за рамками 44-ФЗ. Но в данном случае ведь будет нарушение трудового законодательства - отправить сотрудника в служебную командировку, не выплатив командировочные расходы перед ее началом? Какая разница, когда выплачивать командировочные до начала командировки или после ее, чтоб оплата проезда и проживания была за рамками 44-ФЗ? Как правильно отразить расходы и нужно ли вносить изменения в план-график до начала командировки, если они все же подпадают под 44-ФЗ? В план-график изменения вносятся за 10 дней, а если командировка срочная и нет на это времени, либо узнали об учебе в другом городе за несколько дней до начала, как быть в этом случае?

Ответ

По общему правилу закупки, связанные с командировками сотрудников, учреждение должно производить у единственного поставщика, путем заключения контрактов на основании п. 26 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. (то есть без выдачи наличных денег под отчет). Эти расходы должны быть учтены в совокупном годовом объеме закупок.

Согласно последним частным разъяснениям специалистов Минэкономразвития РФ закупки за наличный расчет, выдача командировочных сумм подотчетным лицам (в том числе и возмещение понесенных расходов) возможны, и они должны учитываться в плане-графике закупок как закупки у единственного поставщика до 100 тысяч рублей. Поясняется это тем, что в соответствии со статьей 21 закона № 44-ФЗ планы-графики содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд на финансовый год и являются основанием для осуществления закупок. В план-график включается информация в отношении каждой закупки, предусмотренная частью 3 указанной статьи. При этом Закон № 44-ФЗ не содержит понятия «возмещение расходов». Таким образом, возмещение расходов подотчетному лицу, в том числе командировочные расходы (кроме суточных), следует считать закупкой для нужд учреждения.

Для того, чтобы произвести закупку за наличный расчет у единственного поставщика Вам следует внести изменения в план-график и добавить эту закупку в него не позднее, чем за 10 календарных дней до дня закупки.

Закупки у единственного поставщика за наличный расчет следует обосновать по общим правилам в документально оформленном отчете (форма отчета в настоящее время не утверждена).

В случаях, когда производится закупка у единственного поставщика до 100 т.р., заказчик вправе оформить сделку, не учитывая требования по оформлению контракта, установленные Законом 44-ФЗ (часть 15 статьи 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).

По мнению автора статьи 4 выдача наличных на командировки не является закупкой и не учитывается в плане-графике. Однако, по мнению специалистов Минэкономразвития России, эти суммы также должны быть учтены в 5% закупок у единственного поставщика.

Таким образом, суммы возмещения расходов подотчетным лицам следует учесть в 5% объеме закупок. Основанием для отражения в учете данных товаров (работ, услуг) в данном случае будут счета на оплату гостиничных услуг, (договор или акт, если сотрудник проживал в съемной квартире), проездные билеты, товарные чеки, счета.

Статьей 434 ГК РФ предусмотрено, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале .

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале .

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале .

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

«Мелкие» закупки

Закупки через подотчетных лиц. О чем следует помнить

Даже если «подотчетники» приобретают товары на небольшие суммы, эти закупки нельзя совершить в обход Но оформить их гораздо проще, надо лишь знать ряд важных нюансов…

Александр БУРКОВ, ведущий аналитик Института управления закупками и продажами им. А. Б. Соловьева ГУ-ВШЭ

Закупки через подотчет

Бюджетные учреждения как заказчики имеют право выдавать своим сотрудникам деньги под отчет для производственных нужд. Их не ограничивает Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе). Однако надо учесть следующее.

От имени юридического лица могут выступать не только его органы в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (ст. 53 Гражданского кодекса РФ), но и его представители. Это лица, действующие на основании выданной им доверенности или полномочия которых следуют из обстановки (п. 1 ст. 182 , п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Действия представителя (подотчетного лица) непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности представляемого учреждения (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ).

Поскольку подотчетное лицо, закупая товары (работы, услуги) по поручению учреждения, действует от его имени и в его интересах, то оно выступает в качестве уполномоченного представителя учреждения. Поэтому приобретение им за наличные деньги товаров (работ, услуг) от имени заказчика квалифицируют как закупку, которая должна совершаться в соответствии с правилами Закона о контрактной системе .

Исходя из сказанного, можно сделать вывод, что если на суммы, выданные подотчетным лицам, закупают товары (работы, услуги) для обеспечения государственных (муниципальных) нужд или нужд учреждений, то такие отношения регулируются положениями Закона о контрактной системе и указанные средства должны быть учтены в плане-графике размещения заказов в 2015 году (письмо Минэкономразвития России от 28 марта 2014 г. № Д28и-385).

«Мелкие» закупки

Рассмотрим подробнее, чего при закупке малого объема делать не надо.

Не требуется составлять отчет с обоснованием невозможности или нецелесообразности использования иных способов закупки, начальной цены и иных существенных условий контракта. Случаи оформления этого отчета регламентированы частью 3 статьи 93 Закона о контрактной системе.

Не нужно размещать на сайте извещение о закупке. Но при некоторых закупках у единственного поставщика его все же надо опубликовать – не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта (ч. 2 ст. 93 Закона о контрактной системе).

Кроме того, нет необходимости устанавливать обеспечение исполнения контракта. Ведь заказчик обязан это делать только в ситуациях, предусмотренных частью 1 статьи 96 Закона о контрактной системе.

На заметку

Контракт может быть заключен в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом РФ, в том числе и в устной.

Сведения о такой закупке не включают в реестр контрактов (ст. 103 Закона о контрактной системе). Отчет об исполнении контракта (ч. 9 ст. 94 Закона о контрактной системе) по форме, определенной постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1093 , тоже не составляют.

При закупке небольшого объема заказчик может отступать от требований статьи 34 Закона о контрактной системе.

Требования к закупке

Информацию о закупках, которые планируется совершать в соответствии с пунктами , части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, указывают в плане-графике одной строкой по каждому коду бюджетной классификации в размере совокупного годового объема денежных средств по закупкам товаров, работ, услуг, не превышающих 100 тыс. руб. и не превышающих 400 тыс. руб. При этом расчет допустимого объема «мелких» закупок на период до конца 2015 года производится без учета плана-графика.

Предельный размер расчетов наличными для учреждений – 100 тыс. руб.

Заказчик должен корректно определить свой общий совокупный годовой объем закупок, то есть утвержденный на соответствующий финансовый год общий объем финансового обеспечения для осуществления закупок, в том числе для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в указанном финансовом году.

До 2016 года такой расчет делают исходя из бюджетной сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности заказчика. До следующего года эти понятия не связаны с планом-графиком.

Для закупок товаров, работ, услуг на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., заказчику надо выбрать схему расчета объема «мелких» закупок: или общее количество таких закупок не должно превышать 2 млн руб. в год, или нужно ориентироваться на 5 процентов совокупного годового объема закупок.

Первый вариант подойдет заказчику с небольшими объемами закупок, второй – заказчику с крупными объемами. При проведении закупок в соответствии с пунктами , части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе надо помнить, что сумму таких закупок не учитывают при вычислении минимального объема закупок, которые заказчик обязан проводить с ограничением для субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций.

Как внести закупку в план-график

Важно запомнить

Запрещено включать в условия банковской гарантии требование о представлении заказчиком гаранту судебных актов, подтверждающих неисполнение принципалом обязательств, о беспечиваемых этой банковской гарантией (ч. 4 ст. 45 Закона о контрактной системе).

• сумму, подлежащую уплате гарантом заказчику в случаях, установленных частью 13 статьи 44 или статьей 96 Закона о контрактной системе;
• обязательства принципала, надлежащее исполнение которых обеспечивает гарантия;
• обязанность гаранта уплатить заказчику неустойку в размере 0,1 процента денежной суммы, подлежащей уплате, за каждый день просрочки;
• условие, согласно которому исполнением обязательств по банковской гарантии является фактическое поступление денежных сумм на счет, на котором в соответствии с законодательством РФ учитывают операции со средствами, поступающими заказчику;
• срок действия банковской гарантии с учетом требований статей и Закона о контрактной системе;
• отлагательное условие, предусматривающее заключение договора предоставления банковской гарантии по обязательствам принципала, возникшим из контракта при его заключении, в случае предоставления банковской гарантии в качестве обеспечения исполнения контракта;
• установленный Правительством РФ перечень документов, предоставляемых заказчиком банку одновременно с требованием об осуществлении уплаты денежной суммы по банковской гарантии.

Устанавливаем дополнительные требования

Дополнительные требования к банковской гарантии, порядок ведения и размещения в ЕИС реестра этих гарантий, форма требования об уплате по гарантии определены в постановлении Правительства РФ от 8 ноября 2013 г. № 1005 .

С 20 декабря 2014 года оно действует в редакции постановления Правительства РФ от 9 декабря 2014 г. № 1339 .

В новой редакции сохранена норма о том, что банковская гарантия должна быть оформлена на бумаге или в виде электронного документа.

При этом уточнено, что усиленной неквалифицированной электронной подписью такой документ может подписать лицо, имеющее право действовать от имени банка на условиях, предусмотренных гражданским законодательством РФ и статьей 45 Закона о контрактной системе.

В банковской гарантии необходимо закрепить такие положения.

1. Право заказчика представить письменное требование об уплате денежной суммы и (или) ее части по банковской гарантии при ненадлежащем выполнении или невыполнении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, а также в случаях, установленных частью 13 статьи 44 Закона о контрактной системе.

7 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Скачать статью

Проверка

Поставщик нарушил обязательства: суммы можно удержать

Правительство РФ определило ряд случаев, когда заказчики в 2015 году могут заключать государственные контракты без предоставления обеспечения (Постановление Правительства РФ от 6 марта 2015 г. № 199). Если такое условие все же установлено, то эти суммы учитывают на отдельном лицевом счете. Причем впоследствии их можно будет удержать в счет неустоек...

Ольга ФУЦАЙ, эксперт журнала «Госзакупки в учреждениях»

Обеспечение по контракту – защита от мошенников

Победителю закупки необходимо перечислить аванс, если это предусмотрено контрактом. В то же время авансирование всегда связано с риском. Ведь есть вероятность того, что контрагент, взяв предоплату, не выполнит свою часть обязательств. Поэтому законодатели предусмотрели несколько механизмов защиты от недобросовестных поставщиков. В частности, авансовый платеж не должен превышать размер обеспечения контракта (залога).

А при финансировании контракта за счет средств субсидии на капвложения в объекты строительства государственной (муниципальной) собственности или на приобретение объектов недвижимости суммы удержания отражают на лицевом счете с отметкой «без права расходования».

Операции с данными средствами будут невозможны, пока учреждение не сдаст в отделение казначейства сведения об операциях с целевыми субсидиями, предоставленными государственному (муниципальному) учреждению (ф. 0501016). При этом в графах 6 и 8 указывают удержанные суммы, а в графе 9 – планируемые расходы.

Казенные учреждения должны перечислить удержанные суммы в соответствующий бюджет.

Перечисление и возврат средств казенным учреждением

Суммы удержанного казенным учреждением обеспечения подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета, для обеспечения нужд которого заключен контракт (подп. 6 п. 1 ст. 46 Бюджетного кодекса РФ).

А обеспечение, источником финансирования которого является межбюджетный трансферт, должно быть возвращено в бюджет, из которого оно предоставлено.

При этом указывают следующие коды КБК:

• 000 2 18 00000 00 0000 151 «Доходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от возврата бюджетами бюджетной системы Российской Федерации остатков субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, прошлых лет» – при отсутствии потребности в возврате;
• 000 2 19 00000 00 0000 000 «Возврат остатков субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, прошлых лет» – при необходимости возврата средств для их последующего направления на эти же цели (на основании решения главного распорядителя бюджетных средств).

Впоследствии удержанный аванс по решению главного распорядителя бюджетных средств могут вернуть заказчику.

Так, если удержанное обеспечение поступило в течение финансового года, в котором были оплачены обязательства, при возврате казенное учреждение может направить средства на заключение нового госконтракта.

Если суммы удержаны после завершения финансового года, в котором выплачен аванс, сумму могут вернуть только для выполнения обязательств, которые должны быть исполнены в текущем финансовом году по заключенным контрактам.

Важно запомнить

Суммы, которые остались после соответствующих удержаний, должны быть возвращены контрагенту в срок, предусмотренный контрактом.

7 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Скачать статью

Закупки по закону № 223-ФЗ

Определены правила закупок у предпринимателей

Правительство РФ установило правила закупок с участием малого бизнеса, совершаемых из средств от приносящей доход деятельности по Закону № 223-ФЗ (Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2014 г. № 1352). Многим учреждениям надо будет руководствоваться новыми нормами уже с 1 июля.

Вместе с тем действует ограничение по численности работников: микропредприятия должны иметь до 15 работников, малые предприятия – до 100 работников, а средние предприятия – до 250 работников.

На заметку

Объем выручки за предшествующий год для признания бизнеса малым (средним) ограничен такими суммами (без учета НДС): микропредприятия – 60 млн руб.; малые предприятия – 400 млн руб.; средние предприятия – 1 млрд руб. (постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 101).

Осуществление закупок у предпринимателей

В то же время участники закупок в заявках должны будут декларировать свою принадлежность к малому бизнесу (п. 11 Положения № 1352).

Отметим, что предельная начальная (максимальная) цена договора при проведении закупки только среди субъектов малого предпринимательства будет составлять 200 млн руб. (п. и Положения № 1352).

Как определить годовой объем закупок

Часть 5 Положения № 1352 предусматривает, что годовой объем закупок у малого и среднего бизнеса устанавливается в размере не менее 18 процентов совокупного годового стоимостного объема договоров, заключенных заказчиками по результатам закупок.

Совокупный годовой стоимостной объем договоров, заключенных по результатам закупок, предназначенных исключительно для малых и средних фирм, должен составлять не менее 10 процентов совокупного объема договоров, заключенных заказчиками по результатам закупок.

Об этом сказано в пункте 5 Положения № 1352.

Правила расчета совокупного годового объема закупок изложены в частях , Положения № 1352 и учитывают многочисленные особенности применения норм Закона № 223ФЗ различными заказчиками.

Важно запомнить!

Годовой отчет составляют по форме, утвержденной постановлением № 1352 , и размещают в ЕИС не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным.

Не забудьте отчитаться по закупкам

Положение № 1352 устанавливает требования к содержанию годового отчета о закупке товаров, работ, услуг отдельными юридическими лицами у среднего и малого бизнеса.

Важно, что данную отчетность составляют все заказчики вне зависимости от годового объема выручки. Заказчик должен помнить, что нормы, связанные с подготовкой и публикацией отчета, помимо этого дополняются требованиями части 19

6 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

• - товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
• - счета;
• - счета-фактуры;
• - торгово-закупочные акты;
• - накладные на отпуск товаров;
• - акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

• - подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
• - подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.