Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию. Памятка по заполнению паспорта архива городского (районного) суда Общие положения Паспорт архива организации бланк

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к Паспорту архива Муниципального учреждения «Администрация Козловского сельского поселения» Конаковского района Тверской области,
хранящего управленческую документацию, на 1 декабря 2015 года.

На основании паспорта архива Юрьевский сельский Совет Конаковского района Калининской области образовался в 1929 году и упразднен 31 декабря 1970 года. Документы по личному составу включительно по 1970 год переданы на хранение во вновь образованный Гаврилковский сельский Совет Конаковского района Калининской области.

На основании решения исполкома Калининского областного Совета депутатов трудящихся от 31 декабря 1970 года № 571 «Об изменении территориальных границ отдельных сельсоветов» административный центр Тешиловского сельского Совета перенесен в населенный пункт деревня Гаврилково и переименован в Гаврилковский сельский Совет Конаковского района Калининской области.

На основании решения исполкома Калининского областного Совета народных депутатов от 13 ноября 1979 года № 260, в связи с тем, что отдельные населенные пункты фактически слились с поселками, деревня Фофаново Гаврилковского сельского Совета включена в черту поселка городского типа Новозавидовский.

Исполнительный комитет Синцовского сельского совета депутатов трудящихся Тургиновского района Калининской области образовался в 1950 году и относился к Калининскому району. На основании второй сессии Синцовского сельского Совета от 13 июля 1977 года Синцовский сельский совет стал относиться к Конаковскому району.

Во исполнение Указа Президента Российской Федерации № 1617 от 9 октября 1993 г. «О реформе представительных органов власти и органов местного самоуправления в РФ», Постановления Главы администрации г.Конаково и Конаковского района № 557 от 14 октября 1993 г. функции сельских Советов возложены на администрацию сельского округа.

Исполнительный комитет Гаврилковского и Синцовского сельского совета депутатов трудящихся Конаковского района Калининской области стали называться соответственно Администрации Гаврилковского и Синцовского сельского округов.

В связи с передачей полномочий городским и сельским поселениям с 01.01.2006 года в соответствии с федеральным законом от 06.10.2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», законом Тверской области от 28.02.2005 года №31-30 «Об установлении границ муниципальных образований, входящих в состав территории муниципального образования Тверской области «Конаковский район», территория Гаврилковской сельской администрации частично изменена: д.Лазурная, д.Тешилово, п.Мирный и д.Селиверстово относятся к городскому поселению «Новозавидовский»; д.Бушмино, д.Гаврилково, д.Дорино, д.Ивановское, д.Клещево, д.Павельцево, д.Юрьево будут относятся к Козловскому сельскому поселению.

Администрации Гаврилковского и Синцовского сельских округов реорганизованы в Муниципальное учреждение «Администрация Козловского сельского поселения». На её территории следующие населенные пункты: поселок Текстильщики и деревни - Бережки, Бушмино, Гаврилково, Гришкино, Дмитрово, Дорино, Долгая Пожня, Заозерье, Зеленцино, Ивановское, Клещево, Койдиново, Курьяново, Павельцево, Синцово, Узкол, Юрьево.

В связи с вышеизложенным, в паспорте архива Муниципального учреждения «Администрация Козловского сельского поселения» Конаковского района Тверской области на 2015 год произошли изменения:

Раздел 1 Строка 101 Графа 1

На 01.01.2014 г. в паспорте архива числился 1 фонд. В 2015 году произошло уточнение количества фондов: Юрьевский сельский Совет, Гаврилковский сельский Совет, Синцовский сельский Совет и администрация Козловского сельского поселения.

Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива числится 4 фонда.

Раздел 2 Строка 201 Графа 1

На 01.01.2014г. в паспорте архива числился 31 документы постоянного хранения администрации Козловского сельского поселения. В связи с уточнением количества фондов, в паспорт архива на 01.01.2015 г. добавлены документы постоянного хранения Юрьевского сельского Совета, Гаврилковского сельского Совета и Синцовского сельского Совета. Также в эту графу включаются похозяйственные книги с 1980 по 2011 годы. Итого на 01.01.2015 г. в паспорт архива в Графе 1 включено 453 дела.

Раздел 2 Строка 201 Графа 2

На 01.01.2014г. в паспорте архива указана крайняя дата 2009 год. В паспорте архива на 01.01.2015 г. добавлены документы Юрьевского сельского Совета, Гаврилковского сельского Совета и Синцовского сельского Совета с более ранними датами документов. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в Строке 202 Графе 2 крайняя дата 1938 год.

Раздел 2 Строка 201 Графа 4

На 01.01.2014г. в паспорте архива числится 31 документ постоянного хранения. В паспорте архива на 01.01.2015 г. добавлены документы, утвержденные ЭПК архивного отдела Тверской области за 2012 год и похозяйственные книги за 1980-2011 гг. Итого на 01.01.2015 г. в паспорт архива в Графе 4 включено 153 дела.

Раздел 2 Строка 201 Графа 5

В паспорте архива на 01.01.2015 г. указана крайняя дата 1980г., так как в нее включены похозяйственные книги за 1980-2011 гг.

Раздел 2 Строка 202 Графа 1

На 01.01.2014г. в паспорте архива числился 197 документов по личному составу. В паспорт архива на 01.01.2015 г. добавлены личные дела работающих и уволенных работников в количестве 22 дела. Итого на 01.01.2015 г. в паспорт архива в Строке 202 Графе 1 включено 219 дел.

Раздел 2 Строка 202 Графа 2

На 01.01.2015 г. изменений нет. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в графе 2 крайняя дата 1940 год.

Раздел 2 Строка 202 Графа 4

На 01.01.2015 г. в паспорт архива включено 197 документ по личному составу. В паспорте архива на 01.01.2015 г. добавлены документы, согласованные ЭПК архивного отдела Тверской области за 2012 год. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в графе 4 включено 199 дел.

Главный специалист Администрации Козловского сельского поселения

паспорта архива организации

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), яв­ляется документом централизованного государственного учета и установлен Регла­ментом государственного учета документов Архивного фонда.

1. Общие положения.

1. 
   «Паспорт...» составляется каждой организацией - источником комплектования
   государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра­жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года .
2. 
   Один экземпляр «Паспорта...» представляется в архив, второй хранится в организации.

2.1. Раздел 1. Общие сведения.

Графа 1 - «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает­ся в паспорте только один раз.

Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле:

(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей
формуле:

(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на хранение в архив, внесенных и не внесенных в описи.

Строка 201а – похозяйственные книги, строка 201б- нотариальные дела .

Графа 1 «Всего» с троки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации, внесенные в описи.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в архив, внесенные в описи и ут­вержденные ЭПМК Комитета культуры.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

• 
  постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
  организации;
• 
  постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные архивным отделом.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архив­ных документов в нём.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г. регистрационный № 1344).

Общие положения.

Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст. 17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.

Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. ... наступающего года и хранится постоянно.

Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема-передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации:

• книги учета поступлений документов;

  списка фондов;

  листов фондов;

  архивных описей (на правах научного инвентаря).

Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.

Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.).

Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.

Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фоно-документы (речевые и музыкальные) и др.

В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.

Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.

К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.

Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения.

Исправления, вклейки не допускаются.

Состав показателей паспорта.

Раздел 1. Состав и объем архивных документов.

Графа 1. Количество фондов.

Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее архивный фонд).

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст.18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные) семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего(ведомственного)и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).

Архивная коллекция учитывается как самостоятельный фонд, не зависимо от того, является ли она результатом деятельности коллекционера до поступилления на постоянное хранение в музей, библиотеку, либо была сформирована в музее, библиотеке.

Архивное собрание учитывается как общая совокупность документов, постоянно хранящихся в музее, библиотеке или несколько совокупностей документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).

Собрание рукописных книг учитывается как один или несколько комплексов рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой по одному или нескольким признакам.

Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения - музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.

Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.

Каждый архивный фонд независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.

В строке 101 "Количество фондов документов на бумажной основе" указывается сумма показателей граф 102 - 104.

В строке 102 "Количество фондов управленческой документации" указывается количество архивных фондов, основу которых составляет управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106 - 110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).

При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.

Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

В строке 103 "Количество фондов документов личного происхождения" указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).

В строке 104 "Количество фондов НТД" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из картографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.

Строка 105 "Количество фондов документов по личному составу" не заполняется.

В строках 106 - 110 "Количество фондов кино- фото- фоно- видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)" указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.

При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.

В строке 111 "Количество фондов микроформ на правах подлинников документов" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и(или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.

В строке 112 "Итого" показывается сумма строк 101, 106 - 111.

Графа 2. Количество ед.хр. (Всего).

В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.

Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

Единица хранения документов Архивного фонда Российской Федерации - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Строки 102 - 111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются.

В строке 101 "Количество ед.хр. на бумажной основе. (Всего)" указывается сумма строк 102 - 105.

В строке 102 "Количество ед.хр. управленческой документации" указывается суммарное количество ед.хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных. Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно-технической документации.

В строке 103 "Количество единиц хранения личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения, внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных.

Строки 104, 106 - 111 "Количество единиц хранения НТД, аудиовизуальной, машиночитаемой документации, микроформ на правах подлинников" заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Микроформы на правах подлинников учитываются по единицам хранения - физически обособленным рулонам микрофильмов или комплексам микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.

Строка 105 "Количество дел по личному составу" заполняется только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования соответствующего государственного архива.

Указывается количество дел по личному составу (приказов по музею, библиотеке о приеме, перемещении и увольнении сотрудников, сформированные в отдельные дела лицевые счета, личные дела и личные карточки сотрудников, а также других документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан, юридических лиц), как внесенных в архивные описи, так и неописанных.

В строке 112 "Количество дел. Итого" указывается сумма строк 101, 106-111.

Графа 4. Количество секретных ед.хр. не заполняется.

Графа 5. Количество учтенных особо ценных единиц хранения - указывается количество особо ценных единиц хранения, в объяснительной записке кратко характеризуется их состав.

Графа 6. Количество единиц хранения, принятых на временное хранение, заполняется в соответствии с указаниями по заполнению графы 2. Учитывается количество единиц хранения, принятых на временное (депозитарное) хранение на основании договоров (соглашений) с собственниками документов, в том числе учтенных в книге временных поступлений музея.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.

Показывается наличие упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.

Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.

По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.

Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.

По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования (комплекс копий подлинных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенный для использования взамен оригиналов), при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.

Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.

Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.

В строках 201 - 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.

Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.

Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.

Раздел 3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.

3.1. Описи, каталоги, базы данных.

Графы 1, 2. Количество описей (Всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.

Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

Графы 3 - 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек - заполнение не обязательно.

Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов - учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.

БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.

3.2. Справочно-информационные издания.

Заполняется только строка 315 "Путеводители, краткие справочники по фондам" , в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.

Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки - не заполняется.

Раздел 5. Условия хранения документов.

Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.

В строках 501 - 503 "Количество зданий (помещений)" учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.

В строках 504 - 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.

Строка 508 - заполнение не обязательно.

Строки 509 - 510 - в суммарном паспорте музеев, библиотек субъекта Российской Федерации показатель определяется как отношение количества музеев, библиотек, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, выраженное в процентах.

Строка 511 - учитывается количество единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспеченных первичными средствами хранения (архивными коробками, папками). Документы, упакованные в бумагу или конверты, не показываются.