Изменение данные паспорта в Госуслугах: пошаговая инструкция. Как проходит смена паспорта директора организации Если изменились личные паспортные данные

Подборка наиболее важных документов по запросу Смена паспорта генерального директора (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Смена паспорта генерального директора

Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ было допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ была допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

семейного статуса;
фамилии, имени, отчества;
паспортных данных;
номера ИНН;
номера СНИЛС;
номера медицинской страховки;
сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
Место жительства (смена регистрации или переезд).
Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
В основной части приказа содержится:
- распоряжение руководителя об утверждении приказа;
- перечень документов подлежащих изменению;
- указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Важно! На документе должна быть подпись руководителя, всех ответственных лиц и самого работника.

Пример

Содержание	Пример
«Шапка» приказа	_____(название компании, место составления) Приказ о внесении в учетные документы № ___от ______ .
Преамбула	В связи с изменением фамилии с ___(прежние данные работника) на___(новые данные работника) Приказываю: Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные ____________(прежние данные работника, должность).
Основание	Личное заявление работника. Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____. Копия паспорта с новыми данными.
Основная часть	В срок до______(дата): Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).
Подписи	Генеральный директор___/ФИО/ С приказом ознакомлены: Работник ______/ФИО прежняя/ Делопроизводитель____/ФИО/ Бухгалтер ____/ФИО/.

На основании приказа производятся следующие действия:

С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

Граждане – от 1000 до 2000 руб.
Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

16.10.2018

Иногда директор даже самого крупного юрлица в силу различных причин вынужден менять свои паспортные данные или даже сам паспорт. Наша новая статья расскажет читателям о том, что следует делать руководителю в данной ситуации и надо ли ему подавать заявление в регистрирующий орган.

Отсутствие обязанности лично вносить сведения в ЕГРЮЛ

До 2011 года директор, сменив паспортные данные, должен был подать заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ. Однако закон № 169-ФЗ отменил эту обязанность. Вот уже более 7 лет действует иной, незаявительный порядок внесения подобных изменений. Человек просто идет в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД РФ (или в МФЦ), сдает старый паспорт и пишет заявление на получение нового. Затем он получает новый документ. Именно с даты его выдачи и начинается отсчет времени для внесения сведений в ЕГРЮЛ. Он происходит в порядке межведомственного взаимодействия. Структурное подразделение ГУВМ МВД по электронным каналам связи направляет в регистрирующий орган информацию о новых паспортных данных физлица. ИФНС получает их, запускает поиск по электронной базе и, если человек фигурирует где-либо в качестве руководителя, либо директора - вносит изменения в ЕГРЮЛ. По истечении 5 дней эти сведения появляются в реестре. Вот и всё. Не надо оформлять заявлений, оплачивать нотариальные услуги и сдавать бумаги в уполномоченное ИФНС. Процедура происходит без участия граждан.

Впрочем, так было не всегда. Ещё в 2013 году суды, по иску налоговых чиновников, иногда привлекали к ответственности руководителей, которые сменили фамилию и паспорт, но не известили об этом регистрирующий орган. (Решение Кирово-Чепецкого районного суда Кировской области по делу № 2-1965/2013 от 12.12.2013 года) . Однако уже в 2014 году подобная тенденция сошла, как говорится, на нет.

Поэтому сегодня смена паспортных данных директора в ЕГРЮЛ проходит вообще без его участия. Правда иногда это даже приводит к возникновению комичных ситуаций.

Например, крупная компания решила «оптимизировать» свою деятельность и, по-видимому, получить возмещение НДС. Для этого она заключила договор с фирмой-«пустышкой», не ведущей реальной хозяйственной деятельности. Но все вскрылось во время первой же налоговой проверки. Оказалось, что владельцы «контрагента» оформили на женщину-руководителя целых 45 фирм. При регистрации ее в качестве директора они платили ей 2000 рублей за каждое ООО. После внесения записи и оплаты «услуг», интерес мошенников к номинальному «директору» пропал, а зря. Она впоследствии вышла замуж, сменила фамилию, а также паспорт, и даже ушла в отпуск по беременности и родам. УФМС (тогда за выдачу паспортов отвечало независимое миграционное ведомство), в свою очередь, аккуратно отправило сведения в регистрирующий орган, который скрупулезно внес новые данные в ЕГРЮЛ. Однако истинные собственники фирм об этом ничего не знали. Они продолжали «штамповать» договоры, доверенности и документы за её прежней фамилией и со старыми паспортными данными . Это уже изначально делало все бумаги незаконными. А в реестр юрлиц собственники фирм, естественно, не заглядывали. То есть, фактически, аферисты сами себя и раскрыли.

Проверяющие установили этот факт и быстро доначислили налогоплательщику НДС, а также взыскали штрафы и пени. Компания обжаловала данное решение в суде. Представители фирмы заявили на процессе, что они не могли знать о смене фамилии директора, а она, в свою очередь, не выполнила свою обязанность и не предоставила им копию заявления о внесении информации в ЕГРЮЛ, в связи со сменой фамилии. Однако арбитраж оставил в силе решение ИФНС. Судья напомнил, что с 2011 года руководитель при смене паспорта не подает заявление в ЕГРЮЛ, а контрагент всегда может проверить данные о директоре партнёра в реестре юрлиц. (Постановление Арбитражного суда Уральского округа по делу № А76-1254/2016 от 28.11.2016 года) .

Поэтому ссылки на то, что контрагент должен передать второй стороне копию заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспорта руководителя, или даже Лист записи в ЕГРЮЛ, могут сегодня вызвать только улыбку. Законы надо знать.

Отмена старых и выдача новых доверенностей

Смена паспорта директора при утере или достижении определенного возраста не вызывает изменений в локальных нормативных актах юрлица. Правовой статус субъекта, в принципе, остаётся прежним. Чаще всего, в данном случае меняются доверенности, выданные самой компанией. Ведь в них, как правило, указываются не только сведения об организации, но и паспортные данные директора. В этом случае старая доверенность отменяется и вместо неё выдается новая. Кроме того, если человек, сменивший паспорт, является директором филиала или представительства, то и его доверенность от фирмы также подлежит замене.

Оформление решений, протоколов или приказов

Другое дело, когда руководитель меняет паспорт в связи со сменой фамилии (вступление в брак), или имени. В этом случае, кроме простых замены доверенностей придется ещё вынести решение, либо составить протокол (или просто издать приказ) для того, чтобы удостоверить данный факт локальным нормативным актом юрлица. Дело в том, что для участия в тендерах, оформление новой карточки образцов подписей и оттисков печати в банках, а также для партнеров по бизнесу обычной выписки из ЕГРЮЛ недостаточно. Она малоинформативна. Кредитные организации, контрагенты, и особенно организаторы госзакупок требуют предоставить еще и протокол (решение или приказ) «о подтверждении полномочий» руководителя. (Решение Волжского городского суда Волгоградской области по делу № 12-823/2011 от 16.11.2011 года) . Хотя, в свою очередь, закон и арбитраж считают, что выписка является единственным документом, подтверждающим данный факт.

Впрочем, и сами суды, в процессе рассмотрения дел, зачастую требуют представить дополнительные бумаги, подтверждающие факт смены фамилии. Например, свидетельство о браке. (Определение Арбитражного суда Рязанской области по делу № А54-2742/2015 от 21.05.2015 года) . И чтобы руководителю не пришлось каждый раз направлять копию паспорта и свидетельство о браке третьим лицам, лучше всего подготовить решение или протокол. Этого будет вполне достаточно.

Выводы

Итак, сегодня обязанность по внесению изменений в ЕГРЮЛ, в случае смены руководителем компании паспорта, лежит исключительно на МВД и ФНС РФ. Именно они отвечают за появление новых сведений в ЕГРЮЛ. Юрлицо, в свою очередь, должно просто подтвердить полномочия директора (если в этом есть необходимость), или заменить доверенности (если они есть).

Впрочем, существует один вариант, когда заявление по форме Р14001 всё-таки придётся подавать при смене паспортных данных. Он возникает, если фирма зарегистрирована по адресу проживания руководителя, а последний (по каким-то обстоятельствам), решил сменить свое место регистрации. В этом случае адрес организации также изменится. Она может быть зарегистрирована по новому месту проживания директора, либо вообще по другому адресу. Поэтому в любом случае придется подавать заявление по форме Р14001. Но подобная ситуация встречается крайне редко.

Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. © Материал из Системы КадрыГотовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Изменение фамилии: в каких отразить документах? Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок).

Какой приказ нужно оформить в случае изменения у работника личных данных?

Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69); документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России); пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н). Примечание: Изменения в трудовом договоре: В настоящее время допускается внесение в трудовой договор несколькими способами: Первый способ: внесение исправлений непосредственно в текст первоначального документа. Авторы системы исходят из прямого положения ст.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Внимание

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией. Более подробно о приказе об утверждении штатного расписания вы можете узнать в статье. Основным документом, удостоверяющим личность работника является паспорт.

Однако, в паспорте, при его замене в связи со сменой фамилии, не указывается, какую фамилию работник носил до замены паспорта. Только в свидетельстве о браке, расторжении брака и свидетельстве о смене фамилии прямо указано: какая фамилия и на основании чего изменена и как она изменена. Поэтому в трудовой книжке при внесении записи о смене фамилии, как правило, ссылка делается именно на свидетельство о браке (либо как на единственный документ) либо на паспорт и свидетельство о браке.
Аналогичная позиция озвучена в п. 29 Постановления Минтруда РФ N 16, ПФ РФ N 19па от 27.02.2002 (ред.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Инфо

Трудового Кодекса РФ, согласно которой недостающие сведения могут вноситься непосредственно в текст трудового договора. Эта позиция имеет право на существование. Однако, порядок внесения технических исправлений в документ требует соблюдения определенной процедуры. Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункт 7 ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013) «О бухгалтерском учете»), если документ скреплен печатью, то на удостоверительной записи ставится и печать.

Изменение паспортных данных сотрудника

Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одномуэкземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Обаэкземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон: Работодатель: Закрытое акционерное общество«Производственная фирма «Мастер»»(ЗАО «ПФ»Мастер»»)Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д. 20ИНН 7708123456, КПП 770801001р/с 40702810400000001111в АКБ «Надежный»к/с 30101810400000000222БИК 044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл.
15.04.2002 Адрес регистрации: 125373,г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В. Львов В.Н. Зайцева Экземпляр дополнительногосоглашения получил(а) В.Н. Зайцева25.08.2010 3. Правовая база: «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв.
ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Изменение определенных сторонами условий трудового договора Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп.
соглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии должно быть подготовлено в 2-х экз. (по одному для работодателя и сотрудника), а его номер – это порядковый номер дополнений к ТД.

Если изменились паспортные данные работника

Важно

Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону. В ст. 57 ТК РФ сказано, что в трудовой договор (далее – ТД), наряду с иными сведениями, вносятся ФИО. При возникновении обстоятельств, приведших к смене фамилии, и на этом основании получении нового основного персонального удостоверения – паспорта, требуется в обязательном порядке корректировка ТД.

Сотрудник, как только получит новые персональные документы, должен немедленно предоставить оригиналы и копии кадровику. Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию? Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа. Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству.

Если у сотрудника изменились паспортные данные

Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец). * Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). ** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
Формы документов:

Формы документов: пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475 г.
В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений. Мнение эксперта Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ.

Изменились паспортные данные сотрудника

Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов. Что исправляем? Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации.

На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор. Основания для изменения личных данных работника Действие Дата начала действия изменений Подтверждающий документ Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения Заключение брака День государственной регистрации (ст.

В настоящий момент необходимость уведомлять регистрирующий орган о том, что паспортные данные учредителя ООО (в т. ч. прописка, фамилия, имя или отчество) были изменены, отсутствует.

Согласно абз. 5 п. 4 ст. 5 закона «О госрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — закон № 129-ФЗ), ФНС РФ в рамках межведомственного взаимодействия получает от органа, производящего регистрацию граждан по месту жительства или занимающегося выдачей удостоверяющих личность документов:

актуальную информацию о паспортных данных учредителей и участников юрлица;
сведения об их месте жительства.

Обновленные сведения должны быть зафиксированы в Едином государственном реестре юрлиц (далее — ЕГРЮЛ) не позднее чем через 5 дней с момента поступления в ФНС информации об их изменении.

После этого от имени ООО с целью контроля может быть заказана расширенная выписка из ЕГРЮЛ, в которой уже должны быть отображены новые паспортные данные учредителя или участника ООО (см. п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ). На практике встречаются ситуации, когда регистрирующий орган не внес или внес несвоевременно актуальные сведения о паспортных данных учредителя или участника ООО, что может повлечь за собой различные негативные правовые последствия для юрлица.

Если по истечении установленного законом срока налоговая не сделала все необходимые изменения в ЕГРЮЛ, ООО может написать письмо в ФНС с требованием осуществить в надлежащем порядке процедуру внесения изменений.

Смена паспорта учредителя и директора ООО: когда необходимо уведомлять налоговую

Существуют случаи, когда налоговый орган все же необходимо уведомить о смене паспорта участника ООО или его руководителя:

Паспортные данные директора или участника ООО отражены в уставе юрлица. Несмотря на то, что закон не требует указывать в учредительных документах сведения о гражданине, являющемся директором, участником или учредителем ООО (п. 2 ст. 12 закона № 14-ФЗ), некоторые юрлица все же фиксируют их в уставе, что влечет за собой необходимость регистрации изменений в нем при возникновении таковых. Это относится и к ситуации, когда были изменены паспортные данные таких лиц, указанные в уставе. О том, как в надлежащем порядке зарегистрировать изменения в уставе, расскажет другая наша статья: «Порядок внесения изменений в устав ООО 2018-2019 (образец) ».
Учредитель, участник или директор ООО является иностранным гражданином или лицом без гражданства. Поскольку абз. 5 п. 4 ст. 5 закона № 129-ФЗ урегулированы ситуации, касающиеся только граждан РФ, в отношении прочих лиц регламент автоматического уведомления органов ФНС не действует. В этой ситуации согласно п. 2 ст. 17 закона № 129-ФЗ в регистрирующий орган требуется направить заявление по форме Р14001 (утв. приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@).

Алгоритм действий ООО при смене паспорта учредителем или директором

В общем случае юрлицу, учредитель и/или участник которого сменил паспорт, можно порекомендовать следовать такой схеме действий:

Если смена удостоверяющего личность документа была произведена учредителем ООО и при этом реквизиты паспорта названного лица не фигурировали в учредительной документации ООО, юрлицу в данном случае можно ограничиться контролем за своевременностью и точностью внесения актуальных данных в ЕГРЮЛ (см. первый блок данной статьи).

Если паспортные данные учредителя зафиксированы во внутренней документации ООО (в т. ч. кадровой), следует издать соответствующие приказы, на основании которых будут внесены изменения в локальные акты организации.

На основании выписки из ЕГРЮЛ и внутренней распорядительной документации необходимо произвести актуализацию измененных данных в банковской документации (например, обновить карточку с образцами подписей и печати и т. д.), договорах с контрагентами, в базах данных электронных систем, которыми пользовалось ООО, и т. д.

Если смену паспорта произвел руководитель ООО, то алгоритм действий будет аналогичен приведенной выше схеме для учредителя (участника) ООО. Если же учредителем (участником) или руководителем юрлица является иностранное лицо или лицо без гражданства, первым пунктом будет уведомление ФНС.

Итак, смена паспорта учредителя/участника или руководителя ООО не влечет за собой необходимость со стороны юрлица уведомить ФНС о данном факте. Однако если в роли учредителя/участника или руководителя ООО выступает иностранное лицо или лицо без гражданства, в этом случае налоговая должна быть уведомлена со стороны ООО посредством направления заявления по форме Р14001.