Организация работы с документами. Система отчетной документации Ведение отчетной документации

→ Техническая экспертиза зданий

Оформление отчетной документации

Материал, отбираемый для включения в отчетную документацию, должен быть обработан и систематизирован. Обязательный комплект отчетной документации состоит из текстовой и графической части. Отчет о специальных инженерных изысканиях составляется после согласования предпроектных проработок и оформления их в виде строительного паспорта.

Порядок оформления отчетной документации по результатам инженерных изысканий, необходимых при проектировании реконструкции, освещается в специальной литературе и нормативных актах, утверждаемых Госстроем СССР.

По структуре отчетная документация состоит из титульного листа, списка исполнителей, оглавления, технического заключения и чертежей, составленных в процессе изучения объекта и инвентаризационного плана. Основной ее частью всегда является письменное обобщение результатов исследований с выводами, представляемое в форме технического заключения.

На титульном листе указывается наименование организации, выполнившей работу по договору (в Ленинграде это институт Ленжилпроект). Назначение работы может быть различным: отчет о проведении специальных инженерных изысканий или техническое заключение. Кроме того, перечисляются должностные лица (их фамилии и инициалы), в обязанности которых входит руководство структурным подразделением, занимающимся технической экспертизой, а также должность, фамилия, инициалы лица, ответственного за проведение данной экспертизы.

Отчетная документация по объекту - это итог коллективного труда. Каждый его участник, выполнивший по заданию технического эксперта свою часть работы, несет за нее личную ответственность в границах, установленных правами и обязанностями, указанными в должностной инструкции.

Ответственность за достоверность всего объема работ, представленного в отчетной документации, несет только лицо, руководившее всей работой. Им является технический эксперт, подписавший титульный лист и последний лист текстовой части работы. На титульном листе должна быть подпись лица, правомочного утвердить отчетную документацию, это обычно главный инженер проектного института.

Бланк титульного листа изготовляется типографским способом, он должен иметь рамку, обведенную черной тушью. Размер левого поля - 35, правого - 10, размеры верхнего и нижнего полей - 20 мм. За титульным листом следует список исполнителей в алфавитном порядке, после фамилии необходимо указать инициалы, занимаемую должность. Далее в скобках указываются номера чертежей и информация по специальным вопросам, составленная данным исполнителем. К информации по специальным вопросам относятся: заключение по результатам обследования лифтов, историческая справка и т. п.

После списка исполнителей следует оглавление. В нем перечисляются составные части работы и указывается нумерация страниц. Как и в текстовой части, в оглавлении указываются наименование чертежа и его номер согласно штампу. Чертежи комплектуют последовательно: сначала инвентаризационные планы с нанесением на них результатов освидетельствования скрытых конструкций, затем топографическая съемка, отчетная документация по геологическим изысканиям, результаты измерений и дефектоскопии строительных конструкций и схемы размещения инженерного оборудования. После чертежей в необходимых случаях комплектуются приложения, куда включаются служебная переписка по объекту, решения, приказы и распоряжения, поступившие после составления строительного паспорта. Последний всегда комплектуется отдельно.

Ни один документ, кроме заголовка на титульном листе, не носит название «Отчет о специальных инженерных изысканиях»; оно дается только всему отчету. По объему и содержанию инженерные изыскания значительно шире, чем технические изыскания для строительства, которые ограничиваются топографическими, геологическими, гидрогеологическими, метеорологическими и другими изысканиями, определяющими естественные условия в районе строительства. По содержанию этот отчет ближе к научному, составляемому при проведении реставрационных работ, чем к отчету о технических изысканиях для строительства.

Название, указанное на титульном листе, лучше всего характеризует специальный состав инженерных изысканий, который необходим для проектирования комплексного капитального ремонта и реконструкции жилых домов в районах старой застройки.

Текстовая часть отчета носит название технического заключения и начинается с вводной части. В ней указываются: фамилия и инициалы лица, ответственного за проведение технической экспертизы; даты начала и окончания работ, на основании чего и с какой целью они выполнялись; какие материалы предыдущих обследований экспертиза нашла необходимым использовать при проведении данного обследования.

Первыми источниками информации для вводной части заключения являются сведения об объеме, площади, числе квартир и инженерном оборудовании строения, представленные в первом, третьем и четвертом разделах технического паспорта, составляемого районным бюро технической инвентаризации. Цифровые показатели этих сведений принимаются без проверки и вписываются в техническое заключение. Далее следует написать: о планировочной зоне, в которой находится дом; принят ли дом или отдельные помещения в нем под государственную охрану как памятник истории или архитектуры; о назначении соседних строений и предполагается ли в них в ближайший пятилетний период капитальный ремонт или реконструкция. Такие сведения могут оказать влияние на выводы, которыми завершается работа.

В тех случаях, когда используется материал предыдущих экспертиз по данному объекту, необходимо указать их дату и кратко (по усмотрению эксперта) содержание. В отдельных случаях копии материалов предыдущих экспертиз или отдельные чертежи и документы, входившие в их состав, могут быть приобщены к последующей отчетной документации.

Когда в жилом доме имеются нежилые помещения, сданные в аренду, то перечисляются все арендаторы и занимаемая ими площадь, в этом случае текстовая часть дополняется соответствующей иллюстрацией инвентаризационных планов. Кроме того, в тексте и на инвентаризационном плане указываются нежилые помещения, используемые службами технической эксплуатации, охраны общественного порядка и другими (не арендаторами). Записи о фактическом использовании таких помещений и их площади, а также обозначения на инвентаризационных планах выполняются по аналогии с записями о помещениях, сданных в аренду.

На этом сбор информации для формулирования вводной части отчетной документации обычно завершается, если экспертизой не будет установлена необходимость включения в нее дополнительных сведений. Эта часть работы носит в основном j камеральный характер. Далее начинается исследовательская часть, выполняемая в соответствии с программой и заданием.

Направление и объем исследований определяются целью работы и итогами рассмотрения документации, выполненной в процессе 2-5-й операций диагностического цикла.

Оформление текстовой части отчетной документации ведется в традиционной последовательности, которая не всегда совпадает с последовательностью проведения самих работ. Например, обследование конструкций старого дома можно начать с перекрытий, одновременно произвести обследование стен и в зависимости от результатов этой работы решить, в каких местах закладывать шурфы для освидетельствования фундаментов. Но при оформлении отчетной документации сначала идет раздел под названием «Подземная часть здания», куда входят фундаменты, затем «Стены», а потом уже «Перекрытия».: т.е. так, как это принято в любой документации по строительству. Поэтому отчетная документация оформляется всегда в одном порядке: градостроительное значение объекта; исторические сведения; подземная часть здания (объединяется с под-разделом «Инженерно-геологическая характеристика участка»), затем идет раздел «Надземные конструкции» с подразделами (стены, отдельно наружные и внутренние, перекрытия, лестницы, крыша, прочие конструктивные элементы). В отдельный раздел выделяется планировка помещений, а если необходимо, то отделка помещений. Отделка фасадов и лестниц освещается в разделах «Стены» и «Лестницы». К последнему разделу относится инженерное оборудование. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текстовая часть дополняется фотоиллюстрациями и рисунками с натуры, в ней делаются ссылки на фотографии и чертежи, следующие за текстом.

Фотографии и рисунки нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например «

Рис. 1.2» (вторая иллюстрация первого раздела). Рисунки и фотографии должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте. Если заключение состоит из небольшого числа страниц текста и большого количества фотографий, их допускается помещать по порядку номеров в конце текста.

Не допускается делать фотографии объекта и складывать их в «карман», приклеиваемый с внутренней стороны переплета. Каждая фотография должна сопровождаться содержательной надписью, отпечатанной на машинке рядом с номером.

Выводы после завершения исследовательской части работы должны быть краткими, но доказательными, так как подтверждаются всем ходом исследований, в них излагается суть рекомендаций экспертизы по изученному вопросу. В тех случаях, когда в исследовательской части работы отмечается, что отдельные конструктивные элементы заселенного дома представляют собой угрозу общественной безопасности, указываются конкретные мероприятия, которые должны быть выполнены для предупреждения аварии, о чем эксперт безотлагательно должен сообщить руководству эксплуатирующей организации.

Рекомендации экспертизы не могут находиться в противоречии с документами строительного паспорта. Если после завершения исследований выявились такие противоречия, то экспертиза должна представить инстанциям, выдавшим строительный паспорт, дополнительную информацию, полученную в ходе исследований, и просить пересмотра ранее выданных документов. До устранения противоречий экспертиза не может быть законченной и результаты ее не могут быть подписаны экспертом.

Отчеты о проведении специальных инженерных изысканий размножаются в пяти экземплярах, три из них выдаются заказчику проекта (из них один остается у него, второй передается в экспертный орган, а третий - подрядной ремонтно-строительной организации). Из двух экземпляров, остающихся в институте Ленжилпроект, один хранится в архиве, второй используется проектировщиками.

Технические заключения размножаются в трех экземплярах. В их состав не входят строительные паспорта. К ним прикладывается меньше чертежей, чем к отчетам. Обмеры зданий, топографическая съемка, историческая справка не составляются совсем или составляются только по части здания, для которой это было необходимо. Заказчику выдается два экземпляра, один остается в Ленжилпроекте.

Весь текстовой материал отчетной документации должен быть отпечатан машинописным способом на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через два межстрочных интервала. Выравнивания текста (выключки строк) с правой стороны не требуется. Поля должны быть с четырех сторон листа размером слева 20, справа 5, сверху и снизу по 5 мм.

Шрифт машинки должен быть четким, лента - черного цвета. Вписывать в текст отчета отдельные слова, формулы, условные знаки от руки чертежным шрифтом, а также выполнять схемы и рисунки допускается только черными чернилами или черной тушью. Опечатки и графические неточности исправляются таким же образом. Заголовки разделов: «Стены», «Перекрытия» и т. д. печатаются прописными буквами, заголовки подразделов, например «Перекрытие над вторым этажом», «Чердачное перекрытие», печатаются строчными буквами, кроме первой прописной. Расстояние между заголовком и последующим текстом должно быть равно трем межстрочным интервалам, расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего текста - четырем интервалам.

Количество фотографий, помещаемых в отчет, определяется его содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.

Четкость и аккуратность оформления отчетной документации должны соответствовать тщательности проведения всего процесса исследований, осуществляемого экспертом.

Отчетная документация – система документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени˸ год, полугодие, квартал, месяц, декаду. Образует обратную связь˸ план ʼʼ отчет о выполнении плана, является основой для корректировки деятельности организации, её финансирования. Отчетная документация организации включает в себя государственную статистическую, ведомственную, внутриорганизационную отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений. Порядок их составления и оформления установлен Положением ʼʼО порядке предоставления Государственной статистической отчетности в Российской Федерацииʼʼ, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений. Например, ЦБ РФ, Госналогслужба РФ, Минфин РФ разрабатывают формы бухучета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Министерства разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех организаций отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетности представляются в установленные сроки соответствующим территориальным органам. Представляется первый экземпляр отчета на бумаге и электронная копия документа.

Внутриорганизационная отчетность представляется специалистами структурных подразделений на рассмотрение руководству или вышестоящей организации. Составляется либо по итогам всей деятельности, или по отдельным направлениям деятельности.

Составление и оформление отчетных документов

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на базе утвержденных унифицированных форм и, в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

Новая страница 1

Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

документы государственной статистической отчетности;

документы ведомственной отчетности;

внутриучрежденческие отчетные документы.

Документы государственной статистической отчетности

Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи;

- документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).

Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы , в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Требования к составлению отчетов

Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

- наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

- наименование отчета;

- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

- регистрационный номер;

- место составления отчета;

- составители (исполнители) отчета;

- основание для составления отчета;

- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

- печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

Отчет может оформляться с титульным листом или без него.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада отчетная документация в деятельности предприятия и государства выполняет функции обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показаниями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственных подразделений (совершенствовать структуру управления, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение организации финансовыми, материальными и иными ресурсами).

Отчетная документация учреждения, организации, предприятия сосотоит виз нескольких комплексов документов:

государственная статическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций, предприятий.

Порядок становления оформления документов государственной статистической отчетности установлен «положением о порядке представления государственной статистической отчетности в РФ», утвержденным Госкомстата от 14 августа 1992 года №130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатывают Министерства и ведомства, Федеральные органы исполнительской власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий. Например Центральный банк РФ, Государственная Налоговая служба РФ, Министерство финансов РФ разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Кроме государственной статической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении плановых заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций.

Отчетные докуме6нты могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и организаций в целом, о результатах научно-исследовательской деятельности, командировках, о результатах рекламной деятельности, о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и т.д.

Составление и оформление отчетных документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации (предприятия) или вышестоящему органу.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

Наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»; «Отчет о работе аттестационной комиссии …»).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались, последовательность отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работы структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения и ответственным за подготовку отчета.

Отчеты о работе организации утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов

Общие правила оформления организационно-распорядительных документов включают требования к организационно-распорядительным документам, определяемые стандартом, и правилами оформления ОРД, определяемые №Альбомом форм унифицированных организационных документов унифицированная система организационно-распорядительной документации» подготовленные ВНИИДАД».

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

В зависимости от вида заседания может быть выбрана одна из следующих форм протокола: краткая или полная.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, реплики и замечания. Полный протокол применяется, когда необходимо подробное документирование заседания.

Протоколы оформляются на бланках образовательного учреждения или на обычной бумаге и содержат следующие реквизиты:

· Наименование образовательного учреждения.

· Наименование вида документа (протокол).

· Дата заседания.

· Номер документа.

· Место заседания.

· Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению).

· Заголовок.

· Подписи.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит постоянную информацию (т. е. слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При большом количестве участников заседания указывается только их общее количество, отдельно составляется полный список присутствующих, который оформляется как приложение к протоколу.

После слов "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" ставится тире и перечисляются инициалы и фамилии в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

В вводную часть протокола обязательно включается повестка дня. Она состоит из перечисления тем (вопросов), которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Последовательность расположения тем определяется степенью их важности. Темы перечисляются в именительном падеже. Каждая тема повестки дня нумеруется арабской цифрой, ее наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня тему "Разное". Каждая тема должна быть конкретизирована.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.

В части "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки

в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы к докладчику. Они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемой теме. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько действий, каждое из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ оформляется как приложение к протоколу (на нем должны быть указаны ссылка на номер и дату протокола)

Оформление учетной - отчетной документации

Отчетная документация - своды информации, включают в себя данные из первичной учетной документации и вторичной учетной документации, и служат для целей управленческого, бухгалтерского и налогового учета

Первичная учетная документация - документ, составляемый при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания, на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Вторичная учетная документация - документ, составляемый на основе первичной учетной документации и служащий дополнительным основанием для совершения факта хозяйственной жизни.

В учетно-отчетную документацию входят такие документы как табель учёта рабочего времени и табель учёта заработной платы.

Организации сами определяют формы и системы оплаты труда всех лиц, работающих в них. Применяются следующие формы оплаты труда:

· повременная (простая повременная, повременно-премиальная),

· сдельная (индивидуальная, коллективная),

· аккордная оплата труда.

· Отдельные организации используют оплату труда по конечному результату (в процентах от полученного дохода или прибыли).

Организации могут применять почасовую и поденную формы оплаты труда как разновидности повременной оплаты труда. В этом случае заработок работника определяют путем умножения часовой ставки оплаты труда на число фактически отработанных часов.

При повременно-премиальной форме оплаты труда работники дополнительно получают премию, которая, как правило, устанавливается в процентах к оплате труда, начисленной за фактически отработанное время. Премирование может осуществляться по итогам работы за месяц или более длительный период (квартал).

При сдельной оплате труда заработная плата работникам начисляется за фактически выполненную работу на основании действующих расценок за единицу работы.

Сдельная форма оплаты труда имеет несколько разновидностей: прямая сдельная, сдельно- прогрессивная, косвенная и сдельно- премиальная.

При прямой сдельной форме заработок начисляется за выполненную работу по установленным сдельным расценкам.

При сдельно- прогрессивной форме расценки увеличиваются для оплаты продукции, изготовленной сверх установленной нормы.

Косвенная форма, как правило, применяется к рабочим, выполняющим вспомогательные работы, обеспечивающие основные работы.

Как правило, управление фондом оплаты труда осуществляется:

1) Самостоятельно, с использованием внутренней системы расчета заработной плат.

2) Путем передачи процесса расчета заработной платы в специализированные аутсорсинговые компании.

При использовании внутренней системы, процедуры, связанные с расчетом заработной платы, выполняются в ручном либо полуавтоматическом режиме с применением специального программного обеспечения. Обычно процесс включает в себя расчет размеров чистых окладов сотрудников с учетом действующих в компании видов начислений и удержаний, а также расчет налогов и взносов с ФОТ, предусмотренных законодательством.

Вручную или автоматически готовятся:

· расчетные и налоговые ведомости;

· расчетные листки на сотрудников;

· платежная ведомость (при выплате заработной платы через кассу);

· платежные банковские поручения и банковский реестр (при перечислении заработной платы на личные банковские счета сотрудников);

· платежные банковские поручения на перечисление налогов и взносов с ФОТ.

Внешний расчет заработной платы выполняется специализированными расчетными компаниями.

Расчет заработной платы в «СТРОЙДЕПО» ведется внутренним методом, заработную плату рассчитывает главный бухгалтер. Учет рабочего времени в организации ведется с помощью табеля (таблица №7), который в конце месяца передает в бухгалтерию вместе с приказами начальник отдела кадров. Выплата заработной платы производится 2 раза в месяц: 25 числа аванс и 5 числа следующего месяца окончательный расчет.

Размер премии каждому работнику за определенный период устанавливается в приказе руководителя фирмы. При этом он учитывает:

· личный вклад работника в деятельность предприятия;

· результат работы подразделения, в котором выполняет трудовые обязанности работник;

· результат деятельности компании.

Таблица 7 Табель учёта рабочего времени «СТРОЙДЕПО», отдела стройка за июль

Где 1- смена с 8 00 до 17 00 ; 2- смена с 11 00 до 19 00 ; 3- сменс с 13 00 до 22 00 ; в- выходной

Сумма премии определяется на основании положения о премировании, принятого в организации. В этом положении предусмотрены:

· показатели премирования;

· условия премирования;

· размеры и шкала премирования;

· круг премируемых работников;

· источник премирования.

При расчете заработной платы в первую очередь рассчитываются сотрудники, у которых в апреле были отклонения (отпуска, больничные, командировки и т.д.)

На основании всех начислений и удержаний создается расчетная ведомость.

После расчета страховых взносов подготавливаются платежные поручения на перечисление зарплаты каждого сотрудника, НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, которые отправляются в банк.

Каждому сотруднику выдается расчетный листок за месяц, в котором отражены все начисления, удержания и выплаты.

Основной документ, регламентирующий расчет заработной платы в ЗАО «СТРОЙДЕПО» это Положение об оплате труда работников. На основании Положения об оплате труда в организации утвержден следующий табель учётного времени.